企業が RPA ツールを採用している理由

RPA ツールと他のプロセス オートメーション ソリューションの違い

自動化と RPA の違いを理解すると、他のワークフロー オートメーション ソリューションと比べた RPA ツールのメリットがわかります。ワークフローの自動化はテクノロジを使用してビジネス プロセスの手動ステップを減らしますが、プロセスを完了させるには人の操作が必要になります。RPA ツールは GUI を介して動作するロボットを作成するため、人間の介入が不要です。これらには、人間がタスクを開始する必要があるアテンド型のプロセスと、完全に 自動化された非アテンド型のプロセスがあります。

RPA ツールはコーディングをほとんど、またはまったく必要とせず、ボットは従業員が使用するものと同じインフラストラクチャとソリューションを使用するため、基になるアーキテクチャを変更する必要はありません。RPA ソリューションはビジネス ユーザーによって管理されます。実際に、一部の RPA ソリューションは、技術経験のない従業員、通称市民開発者が、日常的に行われている手動プロセスを自動化できるように設計されています。IT による最小限の関与で、場合によっては IT がまったく関与せずに、従来の開発のようなコストをかけずに、業務を最適化し、従業員の満足度を向上させることができます。

RPA は、以下の点でも従来のプロセス オートメーション ツールとは異なります:

• 従来の自動化プロセスでは、テクノロジ インフラストラクチャの一部またはすべてを変更する必要があります。RPA ボットは GUI で動作し、人間と同じ方法で他のシステムを操作します。
• RPA ボットは、複数のアプリケーションのプロセスを自動化するのに十分な柔軟性を備えています。
• RPA ボットはデータ入力など、繰り返し行われる一般的なプロセスを対象としているため、1 つのプロセスを対象に設計されたワークフロー ソリューションよりもスケーラブルで、アップグレードが容易です。

RPA ソフトウェアは繰り返し行われるルールベースのワークフローの効率を上げることで価値を生み出しますが、一部のプロセスは従業員に任せるのがベストです。一般的に、多くの非構造化データやグラフィック情報を使用し、急速に変化するパラメーターに依存するプロセスは、クリエイティブな従業員が管理することをおすすめします。

RPA の現在と将来の役割

現在、RPA ソフトウェアは、企業が使い方を学び、時間やコストの削減などのメリットを目の当たりにする中で、多く見られるようになっています。しかし、すべてのテクノロジと同様に、RPA はビジネス ニーズの変化と共に、より高度に進化します。RPA ツールがどのように進化するか、いくつかの予測を次に示します:

• AI とのより深い統合。RPA が進化するにつれて、企業は AI、機械学習、さらにはモノのインターネット (IoT) など、次のレベルのテクノロジと組み合わせる方法を見出すことでしょう。一部の企業では既にこれが実現しています。ハイパーオートメーション (インテリジェント オートメーション) は、RPA ツールが実行できるタスクの種類を広げ、さまざまな複雑な業務の自動化を可能にします。
• より複雑な自動化。企業は RPA を使用してあらゆる種類の日常的なタスクを自動化していますが、AI や機械学習と組み合わせることで、まったく新しい範囲のタスクを効率化できるようになります。たとえば、企業は現在 RPA ツールを使用してドキュメントをデジタル化できますが、AI を組み込んだ RPA ツールなら、ドキュメントの内容を理解し、エラーなしで効率的に分類することもできます。
• コストが下がり、利用しやすくなる。RPA ツールが初めて市場に出たときは、価格が高く、手が出しにくいものでした。しかし、RPA ソフトウェアの需要が増えたため、今ではより多くの企業が提供するようになりました。利用可能なオプションが増えるほど価格が下がり、機能競争が激しくなる傾向にあります。

RPA ソフトウェアの主な機能

現在、多くの RPA ツールが市場に出回っていて、それぞれ異なる機能を備えています。しかし、優れた RPA ソフトウェアは、少なくとも次のコア機を提供します:

• 相互運用性。RPA ソフトウェアは、既存のデスクトップ アプリケーション、Web アプリケーション、その他主要なソフトウェア アプリケーションと連携する必要があります。また、システム API に接続し、データベースへの読み取りと書き込みも行える必要があります。
• データ拡張。ソフトウェアは Web サイトやソーシャル メディアからデータを抽出できる必要があります。
• さまざまな種類のデータの処理。ソフトウェアがデータの抽出と入力を行ったり、複数のソースからのデータを組み合わせたり、if/else などの条件付きステートメントに従ったりできることが重要となります。
• プログラミング インターフェイス。プログラミング可能なインターフェイスは重要です。RPA ソフトウェアには、ボットが意思決定を行えるように構成するためのインテリジェントな機能 (コグニティブ機能) を提供し、ビジネスの効率化に役立ちます。たとえば、ボットは IT サポート チケットへの対応をサポートし、IT チームの事務的負担を減らすことができるので、チームは他の取り組みに専念できるようになります。一部のソフトウェア オプションでは、ボットをプログラミングするためのノー コード手段も提供されていますが、通常、RPA ツールであればどれでも、さまざまな種類のアプリケーション、メール、ファイル、フォルダーを操作できます。

RPA ソフトウェアの選択と使用

使用可能な RPA ツールの評価を開始するときは、 自動化するプロセスの種類に注意が必要です。ロボティック プロセス オートメーションは、組み込まれている制御やコマンドの種類によって能力が決まるため、ワークフロー自動化の目標に一致していることを確認しましょう。また、再利用可能なコンポーネントを見つけて、ボットが既存のシステムで簡単に機能することも確認します。

組織に適切な RPA ソフトウェアを選ぶ際は、次の基準を考慮します:

• 使いやすさ。 RPA ソフトウェアは、プログラミングのスキルが限られているユーザーがオートメーションを構築し、RPA ソフトウェアでワークフローを構成できるように、簡単でなければなりません。IT スキルを持たない市民開発者がワークフローを自動化するために使用できる、ローコード RPA オファリングもあります。どのソフトウェアを選ぶにしても、組み込みの拡張可能なコマンド、ウィザード、GUI が提供されている必要があります。
• 柔軟性。 ベンダーに追加のカスタマイズ料金を払うことなく、カスタム機能を構成できるソフトウェアでなければなりません。また、一貫したパフォーマンスを維持しながら、多様なユース ケースやさまざまな量のデータを処理できる必要もあります。
• スケーラビリティ。 RPA ソフトウェアは、企業の業務要件を満たし、変更に対応するために、迅速にスケーリングできなければなりません。また、複数のボットとワークフローを実行できる必要もあります。

各業界での RPA ソフトウェアの用途

あらゆる種類の企業が、RPA ソフトウェアのメリットを得る方法を見つけています。たとえば、医療などの業界では、RPA を使用して予約、患者データの入力、保険請求処理、請求管理を行っています。他の業界がどのように RPA ツールを使用してプロセスを変革しているかを次に示します:

• 小売。 注文の更新、製品の出荷、荷物の追跡。
• 通信。 モニタリング、不正データの管理、顧客データの更新。
• 銀行。 業務効率、データ精度、セキュリティの向上。
• 保険。 業務プロセスの管理、顧客データの入力、アプリケーションの実行のサポート。
• 製造。 サプライ チェーン プロセス、材料関連の請求、顧客サービスおよびサポート、事務のサポート。

RPA ツールの限界

RPA ソフトウェアには多くのメリットがありますが、何でもできるわけはできません。このテクノロジは他のテクノロジのネットワークの一部として最も高い機能を発揮し、成長を遂げている一方、今なおあらゆる業務上の問題を解決できる包括的なソリューションではありません。

現時点では、RPA は、構造化データ、または事前に定義されたデータ モデルに従った情報の処理に最適な、ルールベースのテクノロジです。正常に機能させるには、必要な操作を行うようにボットをプログラミングする必要があり、ボットは指定されたパラメーター内でのみ動作します。AI や機械学習テクノロジと組み合わせない限り、RPA ソリューションは、割り当てたルールに従うだけで、アクセスするコンテンツを理解したり解釈したりできるわけではあません。

たとえば、RPA ツールが請求書やその他の書類から情報を処理する場合、書類がすべて同じ形式に従っていることが条件となります。このようなツールでは、形式から逸脱したファイルを処理することはできません。そのため、RPA ツールは非構造化データや、事前に定義されたデータ モデルに従っていない情報には適していません。

さらに、RPA ツールは学習したり適応したりできません。ビジネス プロセスが変更された場合、新しいプロセスで機能するようにボットを再プログラミングする必要があり、これには時間がかかる可能性があります。また、RPA ツールに新しいプロセスとの互換性がない場合、短期的な投資となってしまう可能性があります。このような問題を避けるには、RPA ツールを導入する前に、プロセスやテクノロジが変更される可能性を考慮します。

RPA ツールで成功を収める方法

他のテクノロジと同様に、RPA ソフトウェアの成功は、適用方法にかかっています。どれだけ優れたツールであっても、根本的に機能していないプロセスを修正することはできません。そのため、どのタスクを自動化するか、慎重に考える必要があります。適切な RPA ツールは、具体的で測定可能な目標を念頭に、適切なコンテキストで適用することで、会社の効率性に対する考え方を大きく変えることができます。RPA テクノロジを使用してプロセスを自動化する際には、次のベスト プラクティスを考慮します:

• 自動化するプロセスを把握します。 すべての業務プロセスを監査して、RPA に最適なタスクを特定します。RPA ツールは一般的に情報を理解できないため、AI を組み込む予定がない限り、予定のスケジュール設定や請求書の処理など、パラメーターが明確に定義されていて、人間の関与や監視をあまり必要としないプロセスを選択します。Microsoft Power Automate などの一部のソフトウェアは、 自動化に適したプロセスを特定するのに役立つ機能を提供しています。
• 適切なツールを選びます。 自動化するプロセスを決めたら、その種類の作業に最も優れたツールを見つけます。ツールによって得意分野が異なるため、機能、価格、実装の容易さ、既存のソフトウェアとの相性に基づいて評価します。
• 従業員をトレーニングします。 RPA ツールの使い方、そしてゆくゆくは変更や保守の方法をスタッフに指導することで、継続的に価値を得て、会社全体での導入率を高めることができます。
• 成果を測定します。 導入前と導入後に、従業員の生産性、データ取り込みの精度、スケジュールされた予定の数、処理されたドキュメントなどの主要業績評価指標 (KPI) を監視します。KPI が導入後に改善されない場合は、プロセスの選択を誤ったか、ボットに間違ったパラメーターが指定されている兆候の可能性があります。