Microsoft Office의 새로운 개인 정보 보호 제어

Microsoft Corporate 부사장 겸 법무자문 Julie Brill은 이번 주 초에 개인 정보 보호를 위한 Microsoft의 노력을 설명하는 블로그 게시물을 통해 Microsoft가 기업으로 이를 위해 어떤 방향으로 나아가고 있는지 상세히 설명했습니다. Julie는 게시물에서 Microsoft의 주요 제품에 의해 수집되는 데이터의 투명성과 고객의 제어를 높이기 위한 당사의 원칙을 소개했습니다.

이번 주 초에는 이러한 원칙을 반영하는 Office 업데이트가 출시되었습니다.

연결된 환경인 Office

사람들이 직장과 가정에서 생산성을 높이기 위해 기술을 사용하는 방식이 바뀌고 있습니다. 이제 우리는 이동 중에 더 많은 일을 처리하고, 여러 기기를 사용하여 작업을 진행하고, 혼자가 아닌 여러 명이 협력하기도 합니다. 비단 직장 동료뿐 아니라 가족 및 친구와 협력해야 하는 경우도 있습니다. Microsoft는 이와 같은 현대적인 요구 사항을 충족하는 업계 최고의 응용 프로그램과 환경을 제공하는 한편 사용자가 데이터를 제어할 수 있도록 개인 정보를 보호하기 위해 노력하고 있습니다.

Microsoft는 더욱 효과적으로 콘텐츠를 생산하고, 커뮤니케이션하고, 공동 작업할 수 있도록 계속해서 새롭고 놀라운 기능을 선보이고 있습니다. 때로는 지난주에 작성한 문서를 찾거나 과제에 사용할 적당한 검색하는 것처럼 간단한 기능일 수도 있고, 공동 작업과 커뮤니케이션을 통해 팀과 함께 여러 기기를 사용하여 실시간으로 프로젝트를 진행하는 것처럼 복잡한 기능일 수도 있습니다. Office는 PowerPoint 슬라이드의 디자인 레이아웃을 제안하여 전문가 수준의 프레젠테이션을 만들 수 있도록 도와주고 복잡한 데이터 집합에서 핵심 인사이트를 찾을 수 있도록 지원하기도 합니다.

Office는 이러한 경험을 제공하기 위해 Microsoft 클라우드의 기능을 사용합니다. 연결된 다른 서비스나 웹 사이트처럼, 이러한 기능을 사용하려면 컴퓨터와 Microsoft 사이에 필수 서비스 데이터가 공유되어야 합니다.

예를 들면 다음과 같습니다. PowerPoint를 사용하여 발표를 진행할 때 라이브 자막을 표시하고 발표자의 말을 다른 언어로 번역해야 하는 경우가 있습니다. PowerPoint는 발표자의 말을 전사하고 번역하기 위해 녹음된 음성이 자동으로 기계에 의해 전사되고 번역되는 Microsoft의 음성 및 번역 서비스로 전송합니다. 생성된 텍스트가 컴퓨터로 다시 전송되면 PowerPoint가 이를 (거의) 실시간으로 화면에 표시할 수 있습니다. 사용자의 음성과 말은 사용자가 Microsoft에 요청한 전사 및 번역 작업을 수행하는 데만 사용됩니다.

Office에서 사용 가능한 연결된 환경에 어떤 것이 있는지 자세히 알아보려면 Office에서 연결된 환경을 참조하세요.

클라우드에 연결된 환경은 사용자가 제어

Microsoft는 Office 앱으로 작업할 때 사용자와 조직이 연결된 환경을 제어하는 것이 얼마나 중요한지 잘 알고 있습니다. 이번 업데이트에서는 다음과 같은 연결된 환경을 비활성화하거나 다시 활성화할 수 있는 설명이 제공됩니다.

• 사용자 콘텐츠를 분석하는 환경. 사용자의 Office 콘텐츠를 사용하여 디자인 추천, 편집 제안, 데이터 인사이트 및 이와 비슷한 기능을 제공하는 환경입니다. 일례로 PowerPoint Designer와 Word의 편집기를 들 수 있습니다.
• 온라인 콘텐츠를 다운로드하는 환경. 사용자가 서식 파일, 이미지, 3D 모델, 비디오, 참고 자료와 같은 온라인 콘텐츠를 검색하고 다운로드하여 문서에 적용할 수 있도록 지원하는 환경입니다. 일례로 Office 서식 파일과 PowerPoint 빠른 시작을 들 수 있습니다.
• 기타 연결된 환경. 문서 공동 작업과 같은 환경 또한 Microsoft 클라우드에서 Office 데스크톱 앱의 연결을 해제하여 끌 수 있습니다.

Office 앱이 기능하는 데 반드시 필요하기 때문에 끌 수 없는 서비스도 있습니다. 일례로 Outlook의 사서함 동기화, Office 라이선스의 인증 및 확인, Office가 최신 버전인지 확인하는 기능을 들 수 있습니다.

이러한 개선 사항은 먼저 Windows용 Office에 적용되었으며, 앞으로 다른 플랫폼의 Office에도 이와 비슷한 제어와 환경이 적용될 예정입니다.

Office가 회사 또는 학교 계정에 연결된 경우, IT 관리자가 조직에서 사용 가능한 연결된 환경을 선택할 수 있습니다. 사용 가능한 IT 제어 및 옵션의 개선 사항에 대해 자세히 알아보려면 Office 365 ProPlus를 위한 개인 정보 컨트롤 개요를 참조하세요.

Office를 정상 작동하는 최신 상태로 안전하게 유지

고객은 뛰어난 기능과 품질, 보안과 안정성, 호환성이 검증되었다는 이유로 Office를 선택합니다. Office 앱을 안전하게 보호하고, 최신 상태로 유지하고, 정상 작동하는지 확인하고, 개선 사항을 적용하기 위해 Microsoft의 클라우드 기반 환경과 마찬가지로 데이터가 사용됩니다.

이를 위해 Microsoft는 사소한 문제가 대규모 문제가 되거나 보안 위험을 유발하기 전에 신속하게 탐지하고 진단하고 해결할 수 있도록 진단 데이터를 수집합니다. 앱이 너무 느리게 실행되거나 그 밖의 오류가 발생하는 경우, Microsoft는 문제를 해결할 수 있도록 가능한 한 빨리 파악하고자 합니다. 진단 데이터는 Office가 정상적으로 작동되도록 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

Julie의 블로그에서 설명하는 데이터 수집 프레임워크에 따라, Office 데스크톱 응용 프로그램에는 두 가지 수준의 진단 데이터가 있습니다.

• 필수 데이터—Office가 설치된 디바이스에서 안전하게 정상 작동하도록 최신 상태로 유지하는 데 필요한 최소한의 데이터. 예를 들어, 사용자 기기의 Office가 업데이트될 때 필수 데이터가 수집됩니다. 업데이트 패키지가 올바르게 다운로드되고 설치될 수 있도록 이 작업의 성공(또는 실패)에 관한 정보를 수집합니다. Outlook에 새 전자 메일 계정을 추가할 때도 새 계정 추가의 성공에 관한 필수 진단 데이터가 수집됩니다. 실패율이 높아질 경우 이는 전자 메일 제공업체가 무언가를 변경했거나 Microsoft 소프트웨어에서 지원하는 해당 제공업체의 설정이 번복되었음을 의미할 수 있습니다.
• 선택 데이터—필수 데이터에 더해 추가로 수집되는 데이터로, 사용자의 동의를 받은 경우에만 수집됩니다. 선택 데이터는 Microsoft가 문제를 더 빨리 탐지하고 진단하여 수정하는 데 도움이 되며, 현재와 미래의 생산성 요구 사항을 충족하는 개선 사항을 개발하는 데도 크게 도움이 됩니다. 선택 데이터는 일례로 파일이 로컬과 클라우드 중 어느 곳에 저장되었는지에 관해 수집됩니다. 이 데이터는 Microsoft가 고객의 저장소 선호 사항을 파악하는 데 도움이 됩니다. 또는 특정 기능이 사용된 횟수를 추적하여 고객이 새로운 Office 기능을 사용하는 방식을 파악하는 데 사용되기도 합니다. Microsoft는 일반적으로 선택 데이터를 사용하여 수많은 고객의 선호 사항을 파악합니다. Microsoft는 Office가 고객에게 보다 유용한 제품이 될 수 있도록 끊임없이 개선하고 있습니다. 이를 위해 선택 진단 데이터를 제공해 주시는 고객님께 감사드립니다.

Office의 진단 데이터에 대한 자세한 내용과 고객이 제공하는 범주를 제어하는 방법을 알아보려면 Office의 진단 데이터를 참조하세요. 회사 또는 학교 계정을 사용하는 경우, IT 관리자가 진단 데이터 모음을 비활성화하는 추가 옵션을 이용할 수 있으며, 사용자가 사용 가능한 옵션을 선택했을 수 있습니다.

필수 데이터만 제공하도록 선택하든 아니면 선택 데이터도 제공하도록 선택하든, Microsoft가 수신하는 데이터에는 사용자의 이름이나 전자 메일 주소, 파일의 내용, 그리고 Office와 관련 없는 앱에 대한 정보는 포함되지 않습니다. Microsoft는 당사에서 진단 데이터를 취급하는 방식을 비롯해 고객의 개인 정보를 보호하는 데 세심한 주의를 기울이고 있습니다. 당사의 시스템은 고객의 진단 데이터가 사용자 컴퓨터에서 전송되기 전에 데이터에 고유한 영숫자 ID를 부여합니다. 이 ID는 고유한 값이긴 하나, 그 자체로는 개인에게 매핑될 수 없습니다. Microsoft는 100개의 서로 다른 기기에서 발생한 문제 또는 하나의 기기에서 동일한 문제가 100회 발생한 경우 이를 구분하기 위해 해당 ID를 사용합니다.

Microsoft는 문제를 탐지, 진단 및 수정하기 위해 수집하는 데이터를 투명하게 공개하고자 합니다. 이를 위해 Microsoft로 전송된 진단 데이터를 확인할 수 있는 무료 진단 데이터 뷰어를 만들었습니다. 자세한 내용은 Office에서 Diagnostic Data Viewer 사용을 참조하세요.

신뢰를 바탕으로 구축된 Office

Julie의 블로그에서는 새로운 프레임워크를 발표했으며, 신뢰와 개인 정보 보호를 위한 Microsoft의 노력을 설명했습니다. Office에 적용된 이번 업데이트는 이러한 원칙을 반영합니다.

Microsoft의 제품과 서비스에 대한 고객의 신뢰를 유지하기 위해서는 개인 정보 보호 환경 및 제어를 명확하고 유용하게 만들어야 합니다. 고객이 이번 Office 업데이트에서 확인할 수 있는 다양한 환경은 여러분과 같은 고객과 오랜 시간에 걸쳐 나눈 대화와 조사를 바탕으로 나온 결과입니다. Microsoft는 앞으로도 더 많은 의견을 받아 당사의 제품 동작과 사용자 환경을 파악하고 개선해 나가겠습니다. 여러분의 피드백은 당사가 추후 개인 정보 보호 관련 업데이트를 제공하는 데 있어 중요하게 사용됩니다.

Microsoft는 지구상의 모든 개인과 모든 조직이 더 많은 성과를 달성할 수 있도록 역량을 부여한다는 사명을 갖고 있습니다. 이 사명은 Microsoft가 고객과 고객의 데이터와 개인 정보를 중요하게 생각한다는 고객의 신뢰를 얻은 경우에만 달성할 수 있습니다.