COVID-19는 전 세계 사람들의 생활에 영향을 미쳤습니다. 대규모 공개 집회에 대한 새로운 규칙과 여행 제한 때문에 수백만 명의 일상에 변화가 생겼습니다. 지난 몇 주간 많은 동료와 고객이 제게 질문한 것은 우리가 어떤 도움을 줄 수 있을까란 것입니다.
Lily Zheng은 상하이에 거주하는 좋은 친구이자 동료입니다. 중국에서 함께 일했던 적도 있지만, 대부분의 경우 Microsoft Teams에서 업무를 진행합니다. 최근에 Lily는 감염 사태를 견디는 동안 원격으로 근무하면서 자신과 팀이 배운 점에 관한 서신을 지역 고객에게 보냈습니다. Lily의 서신에서 영감을 얻은 우리 팀은 이 힘든 시간 동안 원격으로 근무해야 하는 사람들에게 Microsoft Teams를 무료로 제공하게 되었습니다. 상하이 팀의 경험을 통해 도움을 얻을 수 있는 전 세계 사람들과 공유하고 싶었습니다. 제게 그랬던 것처럼 도움이 되기를 바랍니다.
Lily를 만나보시죠.
고객 여러분들께,
제 이름은 Lily Zheng이며 상하이에서 거주하고 근무하는 Microsoft 직원입니다. COVID-19 감염이 중국의 수백만 명에게 계속 영향을 미치면서, 원격 근무가 급증했습니다. 비록 일시적이긴 해도, 현재 중국의 모든 학교, 병원 및 기업이 분산되어 업무를 진행하고 있습니다. COVID-19와 같은 바이러스 감염부터 예기치 않은 날씨에 이르기까지 원격 근무가 갑자기 필요할 수 있는 다양한 이유가 있습니다. 그래서 저는 고객들이 원격 작업에 적응하면서 얻은 세 가지 교훈뿐 아니라 지난 몇 주간 배운 세 가지 교훈을 공유하고 싶었습니다.
대부분의 사람들과 마찬가지로, 저는 지난 1월에 주로 소셜 미디어에서 바이러스 소식을 듣게 되었습니다. 하지만 춘절 직전까지도 코로나바이러스가 얼마나 심각한 문제인지 알지 못했습니다. 당시 춘절 여행 인파와 더불어 감염자 수가 급증하기 시작했고, 1월 23일에 정부는 바이러스 확산을 막기 위해 후베이성을 봉쇄했습니다. 춘절 전날에 저와 가족들은 영화관에 갈 계획이었는데 도시의 영화관이 폐쇄되었다는 언론의 보도를 통해 감염 사태의 심각성을 깨닫게 되었습니다. 이틀 후에 정부는 전례 없던 춘절 행사 취소를 발표했고, 저도 오랫동안 계획했던 가족 휴가를 취소했습니다. 아이들은 실망했지만 건강과 안전이 가장 중요했습니다.
중국의 Zheng과 Microsoft 팀원은 원격으로 작업하면서 긴밀하게 협업합니다.
그런데 현재 중국에서의 상황이 어떤지를 묻는 사람들에게 제 대답은 이렇습니다. 원격 근무로 인해 통근 시간이 줄었고, 어떤 옷을 입어야 할지 고민할 필요가 없어졌습니다. 문을 닫은 식당이 많아서 우리 모두의 요리 실력이 발전하고 있습니다. 하지만 아이들의 학교가 휴교되고 베이비시터도 자가 격리되어 생산성을 이전과 같이 유지하는 것은 힘든 것 같습니다.
원격 근무에서 배운 점
우리 팀은 원격 작업에 익숙하지만, 지난 몇 주간의 경험을 통해 성공적이고 지속 가능한 원격 근무에 필요한 사항이 무엇인지를 확실히 알게 되었습니다. 가장 중요한 세 가지는 다음과 같습니다.
건강을 유지하세요.
원격 근무로 전환하는 가장 중요한 이유는 바이러스 접촉을 최소화하여 신체적인 건강을 보호하기 위한 것입니다. 이 점은 모든 사람이 알고 있습니다. 하지만 재택 근무에도 고유한 스트레스가 있다는 사실을 간과하기 쉽습니다. 시간을 내어 운동하고 완전한 휴식 시간을 취하고 잘 먹는 것은 모두 재택 근무 시 정신적인 건강 유지에 필수적인 사항입니다.
업무를 미루지 마세요.
원격으로 근무하는 동안 업무를 연기하고 싶어질 수 있지만 원격 근무에 성공하는 팀은 온라인에서 거의 모든 업무를 수행할 수 있는 방법을 찾습니다. 일대일 면담 일정이 있다면 약속을 지키세요. 대규모 모임을 계획했다면 모임을 주최하세요. 예정된 프레젠테이션을 브레인스토밍할 준비가 되었다면 화상 통화를 시작하세요.
팀원을 지원하세요.
이번 경험을 통해 저는 다른 사람을 지원하는 것이 긍정적이고 활기찬 상태를 유지하는 최상의 방법임을 알게 되었습니다. 업무 이상의 용도로 온라인 도구를 활용하여 가족과 반려 동물의 사진을 공유하고 하루 종일 서로 연락을 주고받습니다. 서로를 격려하는 것은 사기 진작에 좋을 뿐만 아니라 떨어져서 작업할 때 팀의 결속력 유지에도 도움이 됩니다.
고객으로부터 배운 점
몇 주만에 중국의 고객들의 작업 방식이 완전히 변한 것을 확인했습니다. 성공적인 조직으로 나아갈 수 있도록, 아래에서는 고객으로부터 얻은 세 가지 교훈을 소개합니다.
바로 커뮤니케이션이 가능하게 하세요.
직원들이 원격으로 근무하는 경우, 모든 사람에게 최신 정보를 알리는 것이 그 어느때보다 더 중요합니다. 아시아를 기반으로 한 대규모 보험 회사인 고객은 직원들에게 비디오 메시지 송출을 시작으로 모든 사람이 최신 정보에 액세스할 수 있게 했습니다. 모든 사람이 재택 근무와 육아 등을 병행하고 있으므로, 직원들은 라이브 모임이나 브리핑이 불가능할 때 녹화된 비디오를 통해 최신 정보를 얻을 수 있습니다.
계획을 늦추지 마세요.
모든 사람이 모일 수 있을 때까지 계획을 연기하고 싶어질 수도 있지만, 중국 회사들은 계획을 진행하는 방법을 찾아내고 있습니다. 정부에서 장려한 대로, 많은 학교가 온라인에서 필요한 수업을 진행하여 학기를 시작할 수 있었습니다. 명확한 일정을 만들고, 요리 대회와 같이 사기를 진작할 수 있는 행사를 주최할 뿐만 아니라 학생들이 당황하지 않도록 과제와 기타 정보를 정확하게 전달하여 지원했습니다.
대규모 모임도 온라인으로 이동할 수 있습니다.
대부분의 저희 팀원들은 빠른 통화나 화상 채팅하는 데 익숙하지만, 공식적인 대규모 모임도 온라인에서 성공적으로 개최할 수 있습니다. 많은 직원이 원격 근무를 선택함에 따라, 중국 병원에서도 원격으로 직원 모임을 진행하고 있습니다. 예를 들어 다롄의 한 병원은 Teams를 통해 대규모 직원 모임을 주최하고 있습니다. 성공적인 온라인 회의의 관건으로는 명확한 안건 설정, 회의 시작 시 오디오 문제를 해결하여 참여, 모임 이후에 공유할 명확한 회의록 작성 등이 있습니다. 조직에서 허용하는 경우 참석할 수 없는 사람들을 위해 모임을 녹화할 수도 있습니다.
저뿐 아니라 전 세계의 많은 사람들도 이렇게 새해를 맞을 것이라고 예상하지는 못했습니다. 하지만 우리는 많은 것을 배웠습니다. 그리고 Teams는 힘든 시간을 견딜 수 있도록 도와준 강력한 도구였습니다. 모르는 사람이 많지만, Teams는 이미 무료로 사용할 수 있습니다. 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다. 어떤 도구를 사용하든, 이러한 팁이 도움이 되기를 바라며 모두의 안녕을 기원합니다.
