Microsoft Teams를 사용하여 원격으로 근무하는 동안 생산성 유지하기
하루 사이에 수만 명의 직원을 원격 근무로 전환하려면 어떻게 해야 할까요? 전 세계 코로나바이러스감염증-19 확산세가 가라앉지 않던 지난주에 Microsoft는 이 문제에 주력했습니다. 그러다 지난 수요일에는 바로 이 일을 단행했습니다. 시애틀 지역의 약 50,000명의 Microsoft 직원들에게 가능한 경우 재택근무를 하라고 지시하는 전자 메일을 보낸 것이죠. Microsoft 직원들은 기존에도 이미 Teams를 많이 사용하는 사용자들이었지만, 원격 근무로 전환된 처음 며칠은 미국 내 Microsoft 직원들의 Teams 사용량이 급증했습니다. 목요일 업무 종료 시점에는 채팅 사용량은 전주 대비 50%, 모임 사용량은 37% 늘어났습니다. 이에 더해 세계 각지의 근로자들이 온라인상의 모임, 채팅 및 공동 작업으로 전환함에 따라 고객들의 사용량도 많아지고 있습니다. Microsoft는 모두가 이 어려움을 극복할 수 있도록 지원하고자 합니다. Teams를 담당하는 저희 팀은 오랜 시간에 걸쳐 건강하고 생산적인 방식으로 재택근무를 하는 데 도움이 되는 모범 사례를 축적해 왔습니다. 저희의 팁을 여러분과 공유하려고 합니다.
계속 읽기 전에 몇 가지 사항을 유의하세요. 여기서 안내하는 팁은 이 어려운 시기에 모두가 소통을 유지하고 생산성을 높이는 데 도움이 되기 위한 Microsoft의 지속적인 노력의 일환으로 제공됩니다. 지난주에는 개인과 조직이 Teams를 무료로 사용하는 방법을 공유했고, 지금과 같은 위기에서도 Microsoft가 서비스를 끊김 없이 운영하기 위한 종합적인 계획을 안내했습니다. 이에 더해 이러닝 혁신을 위해 기술을 활용하는 홍콩 특별행정구의 교사와 학생들, 계속해서 업무를 지속할 스마트한 방법들을 찾아낸 중국의 고객들과 같은 놀라운 고객 사례도 공유했습니다. 하지만 고객은 원격 근무로의 전환을 위한 가이드도 요구하고 있습니다. Microsoft는 코로나 사태가 지속되는 동안 계속해서 각종 팁과 정보, 도움이 되는 고객 사례를 공유할 예정이니 이 블로그를 자주 방문하여 관련 내용을 확인하시기 바랍니다.
시작하기
원격 근무로 전환할 때 몇 가지 습관을 익혀 두면 성공할 수 있습니다.
작업 공간 설정하기
전용 홈 오피스가 없는 분이라도 걱정할 필요가 없습니다. 홈 오피스가 없어도 집에서 생산적으로 일할 수 있으니까요. Microsoft는 Teams를 어디에서나 이용할 수 있는 가상 오피스가 되도록 설계했습니다. 집에 프린터나 실물 파일, 일반 전화기가 없더라도 Teams에서 직접 문서를 찾아서 필요한 사람들이 액세스할 수 있는 곳이 안전하게 저장하고, 빠르게 전화와 모임을 시작할 수 있습니다. 그렇긴 해도, 생산성을 발휘하고 나머지 가족들에게 방해하지 말아 달라는 신호를 보내기 위해서는 집에 전용 작업 공간을 꾸리는 것이 중요합니다. 식탁, 침실의 조용한 구석, 거실의 자주 사용하지 않는 게임 테이블 등 집중할 수 있는 곳이라면 어디든 좋습니다. 정신없이 일하는 과정에서 작업 공간이 지저분해져도 걱정하지 마세요. 비디오 모임 중에 동료들이 나에게만 집중할 수 있도록 배경 초점 흐리기를 사용하면 되니까요.
자주 커뮤니케이션하기
대부분의 사람이 조금씩이라도 재택근무를 하지만, 사무실 출근을 중심으로 형성된 리듬과 주요 패턴은 여전히 일상 업무의 중요한 부분을 차지합니다. 재택근무를 할 때는 하루의 리듬이 바뀔 수 있지요. 일과 육아를 병행해야 하는 분들의 경우 특히 더 그럴 겁니다. 팀원들과 공동 작업자들이 나에게 언제 연락하면 좋을지 알 수 있도록 근무 시간을 명확하게 커뮤니케이션하세요. Teams에서 상태 메시지를 설정하면 이 정보를 사전에 공유할 수 있습니다.
팀원들에게 진행 상황 보고서를 자주 제공하는 습관을 갖는 것도 좋습니다. 완전 원격 근무에 익숙한 기업들은 서로 멀리 떨어진 상태에서 상황을 공유하기 위한 핵심이 되는 문서화를 중시합니다. Teams 채널에서 알게 된 다양한 업데이트와 인사이트, 유용한 리소스를 게시하여 비공식 대화 없이도 내가 진행 중인 업무를 팀원들이 꾸준히 파악할 수 있게 하는 것이 중요합니다. 나중에 필요할 때 팀원들이 채널을 검색하여 아이디어나 콘텐츠를 찾아볼 수도 있습니다.
일과 휴식을 구분하여 건강 유지하기
점심 식사 장소까지 걸어가기, 출퇴근하기와 같은 일상적인 신호가 없는 환경에서는 하루의 업무를 어느 시점에 마쳐야 할지가 불분명할 수 있습니다. 원격 근무자들은 운동이나 사회적인 모임, 제대로 된 식사 없이 오랜 시간 동안 일하는 경우도 많습니다. 이렇게 하면 스트레스가 가중되고 단시간 내에 번아웃이 오게 되지요. 가장 중요한 것은 여러분의 건강이라는 사실, 잊지 마세요. 식사 시간을 확보하고, 물을 많이 마시고, 하루 업무가 끝나는 시점에 원격 근무를 마치시기 바랍니다. 이렇게 하면 건강을 유지할 수 있을 뿐 아니라 장기적으로 봤을 때 생산성을 더 높게 유지할 수 있습니다.
효율적으로 모임 진행하기
온라인으로 모임을 하기
실물 회의실이 없는 상황에서 모든 사람을 한곳에 불러모으는 것은 원격 근무의 가장 큰 애로 사항일 수 있습니다. 모임을 Teams로 전환할 때는 모든 모임에 가상 “참가” 옵션을 적용하여 온라인 회의실을 만드는 것을 잊지 마세요. 가능한 경우 모든 참가자가 비디오를 켠 상태로 모임에 참가하는 것이 좋습니다. 얼굴을 보면서 모임을 진행하면 모든 사람이 서로 소통하고 있다는 느낌을 받을 수 있습니다. Teams는 다양한 인증된 카메라와 더불어 헤드셋, 스피커폰과 같은 디바이스를 지원하므로 이러한 액세서리를 사용하여 동료들과 명확하게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
포용성 발휘하기
온라인 모임으로 전환하면 모임에 참가한 상대방이 할 말이 있음을 나타내는 시각적 신호들을 놓칠 수 있습니다. 사람이 많은 전화 회의에서는 각자가 자신의 의견을 공유하기가 어려울 수도 있죠. 모임 이끌이는 잠시 멈추고 질문을 받거나 참가자들에게 모임 채팅 창을 통해 의견을 공유할 수 있다고 안내하는 시간을 자주 가져야 합니다.
모임 녹음/녹화하기
부족한 대면 시간을 보완하기 위해 평소보다 많은 모임을 하며 고객과 파트너, 동료들과 지속적인 소통을 이어가는 원격 근무자들도 많습니다. 중복 예약을 피하기 어려운 경우도 많을 텐데요. 조직에서 허용되는 경우, 동료들이 나중에 확인할 수 있도록 Teams에서 모임을 녹음/녹화하는 방안도 고려하세요. 내가 참석할 수 없는 경우, 모임 이끌이에게 녹음/녹화를 부탁하세요. 모임에 참석은 했는데 나중에 내용이 잘 기억나지 않는 경우에는 자동으로 생성되는 전사 내용을 참고하면 도움이 됩니다. Teams 모임에 대해 자세히 알아보려면 여기에서 더 많은 팁을 확인하세요.
소통 유지하기
비공식 대화의 부재 보완하기
많은 원격 근무자들이 원격 근무의 가장 큰 어려움으로 사무실에서의 가벼운 대화 부재를 꼽습니다. 정수기나 탕비실에서의 가벼운 대화는 유대감을 키워줄 뿐 아니라 혼자서는 생각하지 못했을 중요한 정보나 인사이트를 떠올리는 데 도움이 됩니다. 동료들에게 적극적으로 연락을 취하고 소통하세요. 채팅 메시지가 가상의 정수기라고 생각하고, 동료들과 정기적으로 이야기를 나누기 위해 노력하세요. 이모티콘, GIF, 스티커를 활용하여 대화에 재미와 생기를 불어넣는 것도 좋습니다.
팀을 한곳에 모으기
원격 근무를 하다 보면 외로움을 느낄 수 있습니다. 이때 리더가 가상으로 팀 전체를 한곳에 모으는 것이 중요하죠. 정기적인 팀 모임 빈도와 팀 회식을 유지하되, 평소와 달리 온라인으로 진행하세요. Teams의 “일반” 채널을 모두가 관심을 가질 만한 주제에 관한 토론 게시판으로 활용하세요. 대규모 브레인스토밍용으로는 모임 참가자들이 Teams에서 곧바로 아이디어를 내고 공동 작업할 수 있는 무제한 디지털 캔버스로 기능하는 Microsoft Whiteboard 앱을 활용하세요. 팀 리더라면 Crisis Communication Power 앱을 다운로드하시기 바랍니다. 사용자 지정이 가능한 이 앱을 통해 팀원들이 현 사태에 관해 알아야 할 각종 내용을 확인할 수 있습니다.
즐기면서 일하기
원격 근무로의 전환으로 인해 발생하는 수많은 애로 사항에 대처하기 위해서는 팀원들의 사기를 북돋는 것이 중요합니다. Teams에는 팀원들이 낙관적으로 생각하고 참여를 유지하는 데 도움이 되는 다양한 기능이 있습니다. 팀 채팅에서 뉴스와 기사를 공유하거나 사진 대회를 열어 보세요. 중국의 한 교육 기관 고객은 학생들을 대상으로 요리 대회를 열어 특히 좋은 반응을 얻었습니다.
모든 개인과 팀의 업무 방식은 저마다 다릅니다. 하지만 새로운 근무 방식에 적응하는 과정에서, 저희 팀이 안내한 팁을 활용하여 생산성과 소통을 유지할 수 있다면 좋겠습니다. 지금 바로 로그인하거나 무료로 등록하여 Teams를 사용할 수 있다는 점도 잊지 마세요.
원격 근무를 진행할 만반의 준비를 하시기 바랍니다! 원격 근무 체크리스트를 다운로드하여 팀원들과 공유하세요.
원격 근무 체크리스트:
- 작업 공간 설정하기
- 자주 커뮤니케이션하기
- 일과 휴식을 구분하여 건강 유지하기
- 온라인으로 모임을 하기
- 포용성 발휘하기
- 모임 녹음/녹화하기
- 비공식 대화의 부재 보완하기
- 팀을 한곳에 모으기
- 즐기면서 일하기