하이브리드 근무 방식의 시대가 도래했습니다. 준비되셨습니까?

Microsoft는 하이브리드 근무 방식이 미래의 표준이라고 믿습니다. 앞으로는 모든 조직에 8시간 9~5시 근무일과 같은 기존 방식에 의존하지 않는, 하이브리드 근무 방식을 위한 새로운 운영 모델이 필요할 것입니다. 관리직의 80% 이상이 팬데믹 이후에는 더욱 유연한 재택근무 정책이 필요할 것으로 생각한다고 하며 직원들의 70% 이상이 재택근무 정책을 활용할 생각이 있다고 하는 등, 직원들의 기대치 또한 되돌릴 수 없을 정도로 변화했습니다. 이 새로운 시대에 경쟁력을 갖추기 위해서는 직원들이 근무하는 시간과 장소와 방식에 리더가 최대한의 유연성을 적용해야 합니다.

저와 대화를 나눈 모든 고객분은 직원들을 위해 동적이고 유연하며 클라우드를 기반으로 운영되는 근무 방식을 지원하기를 원하십니다. 직원들이 동기식 공동 작업과 비동기식 공동 작업을 모두 지원하는 솔루션을 바탕으로 어디서나 원하는 시간에 근무할 방법을 찾고자 한다고 하십니다. 이는 조직 전체에 적용되는 변화가 될 것입니다. IT와 HR, 운영, 마케팅, 제조에 이르기까지 조직 전체의 리더들이 한마음으로 근무 방식을 새롭게 구상해야 할 것입니다. 

새로운 근무 방식의 시대에 대해 이제 막 알아가기 시작하고 있는 Microsoft는 근무 방식이 변화함에 따라 다양한 방식을 실험하고 알게 된 내용을 공유해 왔습니다. 오늘은 유연한 근무 방식의 시대에 세계 각지의 직원들에게 역량을 부여하는 Microsoft의 접근 방식을 안내해 드리려고 합니다. 이는 다음과 같은 세 가지 부분으로 구성된 전략입니다. 첫째, 최대한의 유연성으로 직원들에게 역량을 부여할 정책을 만듭니다. 둘째, 물리적인 근무 공간에 대한 생각을 바꿉니다. 셋째, 언제 어디서나 사람들을 연결해 주는 기술에 투자합니다.

아래에서 각각에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

최대한의 유연성으로 직원들에게 역량을 부여할 정책 만들기

오늘의 선택이 미래의 조직에 영향을 줍니다. 지금은 명확한 비전을 갖고 숙고해야 할 시기입니다. 조직에는 최대한의 유연성을 달성하기 위한 계획과 정책이 필요합니다. 이러한 결정은 사내 문화를 만들어 가는 방식에서부터 인재를 유치하고 유지하는 방식과 환경의 변화에 대응하여 미래를 위한 혁신을 만들어 가는 방식까지, 모든 것에 영향을 줍니다.

많은 조직이 이미 유연한 근무 방식을 지원하는 입장으로 전환하여 미래를 향해 한 발을 내디뎠습니다. Twitter는 자사 직원들이 “언제까지나” 원격으로 근무할 수 있다고 선언했으며, Dropbox는 집중적인 근무를 위해 근본적으로 사무실 공간을 없애고 물리적 공간은 모임과 공동 작업을 위한 공간으로 탈바꿈시키겠다고 발표했습니다. Spotify는 세계 각지에서 원격으로 근무하는 직원들에게 뉴욕 및 샌프란시스코 수준의 급여를 보장하겠다는 약속으로 인재를 유치하고 있습니다. Microsoft에서는 이제 직원들이 근무 시간의 최대 50%까지 재택으로 근무할 수 있습니다. 

최대한의 유연성을 바탕으로 직원들에게 역량을 부여하기 위한 작업은 다음과 같은 중요한 질문에 답하는 것에서부터 시작됩니다. 원격 근무가 가능한 직원은 누구인가요? 사무실에서 근무해야 하는 직원은 누구인가요? 이 경우 사무실 근무 시간은 얼마나 되나요? 사람들은 어디에서 집중적인 업무를 진행하나요? 사람들은 어디에서 공동 작업을 진행하나요? 자연재해와 지정학적 사건, 글로벌 보건 위기가 끊임없이 발생하며 기존에 정상이라고 믿었던 것들이 계속해서 바뀌어 가는 세상에서는 급작스러운 변화에 대응할 수 있도록 준비해야 합니다. 새롭고 유연한 정책을 도입하면 이러한 질문에 대한 답을 도출하고 체계적으로 정리하여 다양한 방식을 실험하고 있는 직원들에게 명확한 가이드를 제공할 수 있습니다. 

물리적인 근무 공간에 대한 생각 바꾸기

최대한의 유연성을 위한 정책을 정했다면 이번에는 이 정책을 바탕으로 물리적인 공간에 대한 접근 방식을 정할 차례입니다. 이 시점부터는 공동 작업과 소통을 진행하고 사회 자본을 구축하는 데 물리적인 공간에만 의존하지 않게 됩니다. 하지만 공간은 여전히 중요합니다. 사람은 사회적인 동물이므로 한곳에 모여서 서로 아이디어를 공유하고, 대면 이벤트의 에너지를 경험하길 원하니까요. 앞으로는 사무실 공간이 물리적인 공간과 디지털 공간의 다리가 되며 모든 팀과 각 역할의 요구를 충족할 수 있어야 할 것입니다.

목적이 있는 디자인

Microsoft는 직원들을 대상으로 설문 조사를 실시하는 한편 사회적 그래프, 직원 트래픽 패턴과 같은 각종 데이터를 살펴보며 직원들이 필요로 하는 공간을 제공할 방법을 알아내기 위해 노력하고 있습니다. 이와 동시에 직원들이 필요로 하는 공간은 시간이 흐름에 따라 변할 것이라는 사실도 염두에 두고 있습니다. 사무실을 방문할 일이 적은 영업팀의 경우 하루 또는 시간을 기준으로 워크스테이션을 예약하는 호텔식 모델을 사용할 수 있고, 엔지니어링팀의 경우 전용 공동 작업 공간과 워크스테이션이 필요할 수 있습니다. Microsoft는 원격 작업자들을 지원하기 위해 사외 공동 작업 허브라는 옵션을 살펴보고 있습니다. 근무 방식은 앞으로도 계속 변화할 것임을 알고 있기에, Microsoft는 우리가 디자인하는 모든 공간이 기본적으로 유연성을 갖도록 하고 있습니다.

물리적인 공간을 디지털 공간과 연결하기

대면 경험과 원격 경험 사이의 간극을 줄일 방법도 고민해야 합니다. 모든 구성원이 사무실에 있는 상황에서 공동으로 작업하는 것을 지원하는 데는 별다른 어려움이 없습니다. 그리고 Microsoft는 지난 12개월 동안 모든 구성원이 재택으로 근무할 때도 문제없이 업무가 진행되도록 할 방법을 알아냈습니다. 중요한 것은 누구는 같은 공간에서 일하고 있고 누구는 온라인으로 참여하고 있는 상황을 어떻게 해결하느냐입니다. 

최첨단 기술이 적용된 Microsoft Teams 룸에는 모든 구성원이 서로를 또렷하고 보고 들을 수 있도록 지원하는 고품질 오디오와 비디오가 포함되어 있습니다. 회의실 카메라는 고화질 비디오 스트림을 전송하는 한편 프레임 안에 물리적인 회의실 공간에 있는 사람들이 들어오도록 하거나 발언자를 따라가면서 화면에 표시되는 영상을 최적화합니다. 지능형 화자 기능은 회의실에서 누가 발언 중인지를 알아내고, 이 정보를 바탕으로 모임 기록에 발언자의 이름과 프로필을 적용합니다. 라이브 캡션, 라이브 기록, 손들기, 반응, 채팅과 같은 기능은 사람들이 회의 내용을 무리 없이 따라갈 수 있도록 도와주며 말하지 않고 또는 발언자를 방해하지 않고 사운드로 의견을 표현할 기회를 제공합니다. 사무실과 집에서 모두 이용할 수 있는 디지털 화이트보드는 공동 작업과 공동 작성을 돕습니다. 현장에 있는 사람들은 Surface Hub에 직접 또는 개인 휴대폰이나 노트북에서 디지털 방식으로 글씨를 쓸 수 있고, 원격 참가자는 공유된 디지털 캔버스를 보면서 모임에 참여할 수 있습니다. Microsoft의 지능형 캡처 카메라는 아날로그 화이트보드 이미지와 텍스트를 캡처하고, 이미지의 중요한 부분에 초점을 맞추고, 크기를 조정하고, 화질을 보정해 주기 때문에 원격 참가자는 설사 화이트보드 앞에 누군가 서 있더라도 실시간으로 브레인스토밍이 이루어지는 모습을 함께 확인할 수 있습니다.

이 모든 기능은 지금 바로 Microsoft Teams 룸에서 사용하실 수 있습니다. 하지만 Microsoft는 하이브리드 근무 방식을 이제 막 지원하기 시작한 단계입니다. 머지않은 미래에 모임은 언제 어디서든 현장에 있는 것 같은 몰입감 있는 경험이 될 것이라 믿습니다. Microsoft는 변화된 회의실 레이아웃, 참가자와 채팅과 화이트보드와 콘텐츠와 메모를 동적으로 보여 주는 복수의 화면, 원격 참가자들이 모임의 흐름을 따라가고 활발히 참여할 수 있도록 도와주는 회의실 내 기술 개선 사항이라는 미래에 대한 비전을 갖고 있습니다. 

언제 어디서나 사람들을 연결해 주는 기술에 투자하기

최대한의 유연성을 지원하기 위한 계획에는 물리적인 공간 외에도 팀워크를 지원하고 직원들이 어디에 있든 항상 이용할 수 있는 새로운 디지털 직원 경험을 제공하는 기술이 포함되어야 합니다.

팬데믹으로 인해 세계 각지의 사람들이 앞다투어 원격 근무로 전환할 때, 소통을 지원하고 업무를 진행하기 위해 가장 많이 사용한 도구는 화상 회의였습니다. 그로부터 불과 몇 달 뒤에 사람들은 코로나19 전보다 55%나 많은 디지털 모임에 참여했습니다. 이로 인해 많은 사람이 스트레스와 번아웃 증후군을 경험하기도 했죠. 화상 회의는 앞으로도 계속해서 중요한 도구로 사용되겠지만, 단지 하나의 도구에 지나지 않으며 하이브리드 근무 방식을 뒷받침하는 데 필요한 커뮤니케이션 및 공동 작업 인프라를 제공하지 않습니다. Microsoft Teams는 모임과 채팅, 통화와 공동 작업이 한곳에 결합되어 있고 Office 앱과 비즈니스 프로세스 자동화 도구가 통합되어 있는 유일한 솔루션입니다. 그뿐 아니라 지식 근로자와 최전방 직원 사이의 공동 작업을 지원하고, 동기식 작업과 비동기식 작업이 자연스럽게 조화되도록 해 줍니다. Microsoft Teams는 조직 전체의 작업 흐름을 지원하는 구성 계층을 제공하면서 이 모든 기능을 갖춘 유일한 앱입니다. 

Microsoft는 지난 한 해 동안 최대한의 유연성을 염두에 둔 100여 가지의 새로운 기능을 선보였으며, 앞으로 더 많은 기능을 추가할 계획입니다. 하지만 새롭게 부상하고 있는 분산된 근무 패턴을 지원하기 위해서는 이보다 더한 노력이 필요합니다. Microsoft Viva는 하이브리드 근무 방식을 위해 설계된 최초의 통합 직원 경험 플랫폼입니다. Teams와 Viva는 직원들이 원활하게 소통하고 새로운 현실에 차질 없이 적응할 수 있도록 도와주는 기술 플랫폼이 됩니다.

근무 방식이 빠르게 변화하고 있으며, 팬데믹 이전의 세상으로 돌아갈 방법은 없습니다. 세계적으로 백신 접종이 시작되고 있는 가운데, 비즈니스 리더에게는 최대한의 유연성이라는 새로운 운영 모델에 맞는 계획이 필요합니다. 아직은 시행착오를 반복하며 새로운 내용을 알아가는 단계이지만, 모든 조직에 새로운 조직, 새롭게 구성된 물리적인 공간, 그리고 이 모든 것을 하나로 엮어 주는 기술이 필요할 것이라는 사실은 분명합니다. 앞으로 해결해야 할 문제들이 있겠지만, Microsoft는 사람들이 언제 어디서나 소통하고 각자 최고의 역량을 발휘할 수 있도록 지원하는 미래를 만들어 갈 수 있다고 자신합니다.