Trace Id is missing
Gå til hovedinnhold
Dynamics 365

En veiledning til ordrebehandlingssystemer

Det kan være kjedelig å fange opp, spore og oppfylle ordrer på tvers av flere e-handelskanaler. Et ordrebehandlingssystem (OMS) kan imidlertid bidra til å lette manuelle prosesser for salgsforløpet.
En person som bruker en bærbar datamaskin på en kaffebar, og som antagelig finner ut hva et ordrebehandlingssystem er
 

Hva er et OMS?

 

Et OMS er et dataprogramvaresystem som automatiserer sporing av antall salg, ordrer, lagerbeholdning og oppfyllelse. Noen av disse løsningene kan også hjelpe varemerker med å overvåke personer, prosesser og partnerskap. Ved å håndtere alle funksjonene som er involvert i å behandle kundeordrer, kan teamet og kundene spore prosessen og analysere effektiviteten fra begynnelse til slutt.

 

Viktigheten av at bedriften legger til et OMS, gjør det mulig å forberede deg på økningen i salg etter hvert som virksomheten utvides. Ved å automatisere de kjedelige, manuelle trinnene i hele ordrebehandlingsprosessen, kan teamet spare tid og penger, samtidig som det effektivt tildeler ressurser.

 

Uansett hvor stor bedriften er, må du være i stand til å oppfylle kundenes forventninger ettersom de bestiller produkter gjennom flere ulike digitale kanaler. De kommer også til å ønske seg et alternativ for henting eller levering i butikken, og muligheten til å returnere eller bytte produktet på et bestemt sted.

 

Etter hvert som leveringsoppfyllelsestidene blir raskere, blir det nødvendig å legge til ordrebehandling i prosessen. Uten at denne prosessen er på plass, kan bestillinger innenfor plattformen:

  • Bli oversett.
  • Være unøyaktige eller feil.
  • Det kan hende de ikke blir oppfylt.
  • Det kan ta lengre tid å sende dem enn opprinnelig fastslått.

Hvis en kunde opplever noen av situasjonene nevnt ovenfor igjen og igjen – eller til og med bare én gang – kan denne kunden danne seg et negativt inntrykk av virksomhetens drift, noe som gjør det enklere for konkurrentene å tilby en bedre opplevelse.

 

Kort sagt vil det å legge til et OMS hjelpe til med følgende:

  • Tilpasse salgsrepresentanter til plattformer på nettet.
  • Spore suksess med analyse.
  • Administrere komplekse forsendelsesplaner.
  • Koordinere lagerbeholdningen med tilgjengelige ordrer på tvers av flere kanaler.
  • Sørge for ordreoppfyllelse ved bruk av tredjepartslogistikk.
  • Eliminere menneskelige feil med manuelle oppføringer, samt ineffektivitet og inkonsekvent ressursfordeling.

Dynamics 365 hjelper virksomheten med å oppfylle ordrer raskt og effektivt

Optimaliser og automatiser ordreoppfyllelsesfunksjonene med Dynamics 365 Intelligent Order Management – en løsning som integreres med eksisterende kunderelasjons- og ressursplanleggingssystemer for å spare tid og penger i transformasjonen av den digitale forsyningskjeden.
Prøv kostnadsfritt
 

Funksjonene til et OMS

 

Implementering av et ordrebehandlingssystem som utfyller den nåværende infrastrukturen, er avgjørende for å utnytte digitaliseringen av salg og den påfølgende akselerasjonen. Ordrebehandlingsfunksjonalitet kan være den avgjørende faktoren i virksomhetens suksess. Et OMS tilbyr støtte innen fem områder i ordrebehandlingsprosessen:

 

  1. Regnskapsintegrasjon
    Består av alle de økonomiske dataene som tildeles fra OMS-et til teamene, for eksempel regnskap, leverandørgjeld og utestående fordringer, noe som hjelper teamet med å effektivisere de økonomiske dataene og eliminere behovet for å registrere dataene på nytt eller å overføre dem manuelt.
  2. Kundedatabase
    Alle kundenes kontaktinformasjon og aktivitet som hjelper kundestøtterepresentantene med å gjenkjenne alle de mest lønnsomme brukerne.
  3. Administrasjon av lagerbeholdning
    Gir en konsolidert visning av lagerbeholdningen for å administrere og spore lagernivåer, i tillegg til algoritmer som ruter ordrer til neste hensiktsmessige lager og de beste leveringsalternativene. Disse algoritmene blir brukt gjennom alle prosessfasene for administrasjon av lagerbeholdning: plukking, pakking, forsendelse og sporing.
  4. Salgskanal
    OMS-et mottar og konsoliderer ordreinformasjon gjennom alle salgssteder, inkludert ordrer på nett, i butikk og kundeservice. Dette kan også omfatte støtteordrer fra globale områder med flere valutaer.
  5. Salgsstøtte
    Produksjonsinformasjon oppdateres i sanntid og støtter kundereturer og -bytter i alle kanaler.

 

Ved hjelp av et OMS-plattform til å bidra på disse forretningsområdene, kan virksomheten:

  • Oppfylle kundebehov på tvers av flere kanaler for en sømløs e-handelsopplevelse, noe som eliminerer teamets tid med å oppfylle ordrer og opplæring av team-medlemmer. Den gir også en oversikt over ordrer på høyt nivå, reduksjon av mistak og menneskelige feil og plasserer alle sanntidsdataene du trenger på ett sted.
  • Eliminere manuelle prosesser.
  • Rapport- og prognosebeholdningen må unngå overbestilling eller oversalg. Under uventede etterspørselssvingninger kan du koble deg til lagerkanalene for å iverksette en strategi som er tilfredsstillende for forhandlere.
  • Integrere på tvers av firmasystemer som ERP, inkludert lagre, kundeserviceteam og regnskap.
  • Ta ordrer fra flere land i flere valutatyper. Etter hvert som verden blir globalisert, må teamet være forberedt slik at du enkelt kan vokse i nye markeder.

Dette er noen av oppgavene et OMS kan håndtere:

  • Optimalisere og automatisere ordreoppfyllelse.
  • Redusere prosessavbrudd.
  • Administrere ordrelivssyklusen.
  • Tilpasning til stadig skiftende forretningsmodeller.

Fordelene med et OMS

 

Uansett størrelsen på firmaet, kan innføringen av et ordrebehandlingssystem forbedre forretningsdriften ovenfra og ned. Her er bare noen av de mange fordelene ved å legge til et OMS i bedriften.

  • Automatisering. Et ordrebehandlingssystem er avhengig av automatisering, fra drift av butikken til levering av produktet. Dette lar deg spare inn på manuelt arbeid, noe som bidrar til å redusere arbeidskostnadene. Etter hvert som fullføringsvinduer blir kortere, velger et OMS lager- eller oppfyllelsesplassering, dikterer rekkefølgen på oppfyllelsen og sender en oppfyllelsesforespørsel til lageret slik at de ansatte kan forberede seg på ordren. 

    Fordi du er i stand til å forkorte oppfyllelsestiden, vil du kunne omfordele ressurser som brukes til å fokusere på mer kompliserte deler av virksomheten, noe som bidrar tilvekst og kundetilfredshet. Det vil også øke datasikkerheten, en betydelig komponent i dagens stadig mer digitaliserte verden.
  • Færre menneskelige feil. Som en av de viktigste kildene til oppfyllelsesfeil for lagre, kan menneskelige feil forårsake betydelige problemer. Uansett størrelsen på feilen. Ved å innføre et nøyaktig ordrebehandlingssystem, håndteres oppgaver automatisk. Et OMS kan utføre kontroll av lagerbeholdningen og lageroptimalisering i flere kanaler, ved å sende varsler om alt fra lagernivåer til mulige avviklingsbehov. Dette bidrar til å forhindre leveringsforsinkelser, markedsgebyrer og misfornøyde kunder.
  • Rapportering i sanntid. Behandling av ordrer tar tid. Ny informasjon kommer hele tiden gjennom når du oppdaterer systemet. Og når du legger til disse elementene manuelt for hånd, har du kanskje ikke alltid den mest oppdaterte informasjonen for hånden. Et OMS kan levere sanntidsdata for ordrer, lagerbeholdning og kundeinformasjon. Denne typen data er en utmerket assistent til analyse av nettsteder, slik at markedsføringsstrategiene lykkes med å anskaffe kunder på lang sikt.
  • Hindrer tømte lagre ved å forutsi lagerbeholdningen. Hvis bedriften din ikke har tilgang til prognoseprogramvare og lagernivåer, kan du ikke spore når du skal fylle opp lageret. Dette fører til to store problemer: overfylling og tom og lagerbeholdning, noe som betyr at du enten har store mengder usolgt lagerbeholdning i et lager eller ikke nok lagerbeholdning til å oppfylle etterspørselen. Å legge til Et OMS håndterer begge problemene.

    Du kan bedre forutsi topp- og høytselgende sesonger, populære produkter og kjøpstrender. Du vil være i stand til å finne ut nøyaktig hvor mye lagerplass du trenger til produktene, og alltid ha riktig mengde lagerbeholdning til enhver tid.
  • Én eneste kilde til sannhet. OMS-instrumentbordet har all informasjonen du trenger for å spore virksomheten og salgene. Ved å kombinere regnskap, lagerbeholdning og kundeinformasjon kan du utvikle nye strategier effektivt.
  • Enkel skalering og muligheter i flere kanaler. Etter hvert som virksomheten fortsetter å vokse, er det avgjørende å ha et ordrebehandlingssystem som kan vokse sammen med firmaet. Når du blir en flerkanalsvirksomhet, må du spore ordrer etter hvert som oppfyllelsen blir komplisert – kundetrafikken flyter gjennom flere kanaler. Du må følge ordrer gjennom en rekke markedsplasser og nettsteder. Et OMS kan sentralisere disse ordrene, spore dataene, oppdatere lagerbeholdningen og ordrerutingen.

Den trinnvise prosessen i OMS

 

De fleste ordrebehandlingssystemer følger en sekstrinnsprosess for å hjelpe med nøyaktig og raskt å behandle og oppfylle kundeordrer. Denne prosessen blomstrer ved å sikre at du oppfyller alle behovene til kunden, samtidig som du tilbyr kundene en allestedsnærværende, men personlig brukeropplevelse. De seks trinnene er:

 

  1. Oppdaging
    Det første trinnet i ordrebehandlingsprosessen kommer fra kunden. Kunden legger produktet i en handlekurv på nettet, enten gjennom nettbutikken, et tredjepartsnettsted eller via telefon, og justerer umiddelbart den gjeldende lagerbeholdningen. Systemet kan også varsle deg hvis varen bare er i handlekurven, eller hvis den kunden forlot den.
  2. Innlegging av ordre
    Når kunden har bestemt seg for å kjøpe produktet, kommuniserer OMS med regnskaps- eller finansteamet for å bekrefte betalingsinformasjonen for kredittkortet og behandle ordren. Når ordren er godkjent, blir den rutet til oppfyllelse.

    Grossist- eller bedrift-til-bedrift-selgere kan velge en fakturamodell, og velge å motta et tilbud først for kjøp i stort parti. Deretter får de tilsendt en faktura som skal betales innen en bestemt tidsfrist.
  3. Ordreoppfyllelse
    Når ordren ankommer lageret, velger OMS sitt nærmeste eller mest tilgjengelige alternativ i nærheten av ordremålet, og deretter beregner du fraktkostnader og raskeste transportører. Et OMS kan kanskje hjelpe med å skrive ut forsendelsesetiketter, pakkesedler og kvitteringer.
  4. Lagerstyring
    Det vil være avgjørende å ha en lagerføringsenhet og strekkode for hver vare i dette trinnet. Hvis et produkt har begge deler, øker det oppfyllelsesnøyaktigheten og gjør det enklere for lageret å skanne produktet og legge det til i ordren. Det finnes fire metoder for å velge elementer fra lageret:

    Enkeltordre. Varer fra én enkelt ordre velges og leveres til pakkestasjonen.

    Partiplukking. En plukker tilordnes et bestemt antall ordrer i én enkelt runde for å finne og hente tilbake til pakkestasjonen.

    Soneplukking. Hver plukker får en angitt lagersone, og varene i disse sonene legges til i en ordre når de passerer gjennom hver av dem.

    Bølgeplukking. Alle soner velges samtidig og hentes til ett enkelt sted for konsolidering.

    Hvis lageret er tom for varen, kan OMS kommunisere med forhandlere og leverandører for å sende en etterfylt forsyning til lageret på forhånd. Oppretting av et etterbestillingspunkt holder lagerbeholdningen jevnt fylt opp. Det legger automatisk inn en ny kjøpsordre når det når en lav terskel, samtidig som den varsler lageransvarlige om den mulige forsinkelsen i oppfyllelsen.

    Ordren sendes også til regnskapsavdelingen eller varsler regnskapsprogramvaren din om det nye kjøpet. En solid økonomistyringsløsning gjør det enkelt for månedlig revisjon og revisjon ved slutten av året, avgifter og mer.

  5. Forsending
    Når ordren er valgt fra produktene i lageret, henter pakketeamet varene fra lageret og skanner dem for lagerbeholdningsformål. Deretter plukker, pakker og sender de produktet ut ifra detaljene som OMS-et har oppgitt. Tre ting du bør vurdere i pakkearbeidet er:

    Ordrenøyaktighet. Kontroller at hver vare er i riktig ordre.

    Eskestørrelse. Planlegg å innlemme dimensjoner i prisene. Å ha tre til fem standard eskestørrelser bidrar til å holde kostnadene nede uten å overkomplisere prosessen.

    Riktig emballasje. Noen pakkematerialer kan ha bedre beskyttelse for produktet, men det kan koste mer. Velg riktig type som er både kostnadseffektiv og sikrer en trygg reise.

    Sporing. OMS-et kan også sende kunden et varsel om at produktet er sendt og beregnet ankomsttid. Du og kunden kan spore produktet fra den første forsendelsen i lageret til bestemmelsesstedet.
  6. Oppfølging etter salg

    Etter at produktet har forlatt lageret og etter den angitte tiden for forsendelsens ankomst, skal OMS automatisk sende en e-post til kunden som ber om en vurdering av produktet og som sikrer at alt i ordren ble mottatt. Denne oppfølgingen skal også inneholde detaljerte instruksjoner om hvordan kundeservice kan kontaktes.

    Hvis du har en misfornøyd kunde, skal det være enkelt å finne og følge en effektiv retur- og refusjonspolicy med instruksjoner. Et OMS kan raskt behandle en refusjonsforespørsel og kommunisere med regnskapsteamet for å behandle refusjonen. OMS-et kan også kobles til returleverandøren for å sikre at alle dataene er nøyaktige og oppdaterte.

Det finnes også tilfeller der OMS kan flagge spesialordrer – enten de er returerstatninger, takkegaver eller VIP-ordrer. Når disse ordrene behandles gjennom systemet kan OMS flagge dem med en unik kode, slik at kundebevaringsteamet personlig kan spore for nøyaktighet.

Utfordringer i ordrebehandlingssystemer

 

Hvis bedriften ikke er stor nok eller ikke har nok ordrer til å støtte innføring av et OMS, kan det være for tidkrevende eller for dyrt å legge til denne typen plattform. Før du legger til dette systemet i prosessen, kan det være nyttig å finne ut mer om mulige hindringer fremover for teamet og bedriften. Noen utfordringer som kan oppstå i ordrebehandlingsprosessen er:

  • Komplikasjoner ved innføring. Hvis du legger til et nytt system i prosessen – på toppen av de eldre løsningene du allerede har innført – kan det føles komplisert og overveldende.
  • Pris Det finnes mange ordrebehandlingssystemer å velge mellom, fra hundrevis til tusenvis av dollar – og dyrt betyr ikke alltid best. Hvis bedriften ikke har råd til et omfattende ERP-system, kan du fokusere på å legge til et mer robust driftssystem.
  • Ta det rette valget. Det finnes så mange tilgjengelige ordrebehandlingssystemer, at det kan være utfordrende å avgjøre hvilke av dem som vil fungere sammen med alle behovene dine. Ved å gå gjennom sjekklisten og plassere elementene du må ha i et hierarki sammen med elementene det ville vært fint å ha, kan du se hvilket OMS som passer best for bedriften.

Det tar tid og godkjennelse fra mange av team-medlemmene å bestemme seg for et OMS som passer for bedriften. For å sikre at du velger et OMS som fungerer for alle, må du stille spørsmål for å finne det som fungerer best for teamet.

 

Vurderinger for å velge et OMS for virksomheten

 

Alle ordrebehandlingssystemer er forskjellige, så du må finne ut disse behovene først og tilpasse OMS-et slik at det passer inn.

 

Identifiser først målene og målsettingene. Den første fasen er å forstå hvem, hva og hvorfor med hensyn til OMS. Du må holde et møte med interessenter, alt fra teammedlemmer, til leverandører, til kunder, og finne ut hvilke funksjoner som er nødvendige og hvilke som er et hyggelig element. I disse samtalene må du passe på å diskutere fremtiden til virksomheten og skalerbarheten til løsningene. Du ønsker å velge et OMS som kan vokse sammen med bedriften.

 

Deretter oppretter du en forespørsel om forslag. Du må lage utkast og sende inn en forespørsel om forslag (RFP) til forhandlere av ordrebehandlingsløsninger for å sluttføre avgjørelsen. Med denne RFP-en har du sikret at du og forhandleren kommer til å være på samme side med hensyn til de tekniske kravene og begrensningene til løsningen, og hvordan du vil at den skal fungere. Sørg for å gi forhandlerne følgende, slik at de kan lage det beste forslaget for organisasjonen:

  • Størrelsen på ordrer
  • Antall lagerføringsenheter
  • Eksisterende programvare for maskinvare
  • Detaljer om opplærings- og mobilitetsprosessen
  • Overgangstidslinjen for innføring

Til slutt kan du evaluere og sammenligne. Du kan ha flere forhandlere på listen med ulike forslag. Du må bestemme om OMS-et er én enkelt programvareløsning eller flere verktøy og prosesser. Du trenger også et OMS som kobler e-handel til kundestøtte, slik at de får tilgang til din automatiserte kundeservice. Du bør kuratere en enhetlig digital opplevelse på en premiumplattform ved hjelp av den nyeste teknologien. Noen spørsmål du kan stille deg selv når du skal ta avgjørelsen, er om hvert system:

  • Eliminerer manuelle prosesser gjennom automatiserte arbeidsflyter?
  • Støtter flere lagerlokasjoner?
  • Gir sanntidsoppdateringer om lagerbeholdningen?
  • Legger til nye funksjoner?
  • Gir rapportering og prognoser for bedre å identifisere problemer og forventet endring?
  • Administrerer salg på tvers av flere kanaler, valutaer og geografiske områder?

Å få mest mulig ut av den nyeste programvaren er det endelige målet for deg og teamet. Selv om du kanskje ikke finner en enkelt ordrebehandlingsløsning som passer til hvert punkt i kriteriene, kommer du til å finne ut mer om hva du trenger for bedriftens levetid. Hvis du bestemmer deg for den beste OMS-løsningen for teamet, vil det bidra til å ta bestillingsoppfyllelsen og forretningsdriften til neste nivå.

Velge Dynamics 365 som ditt neste OMS

 

For alle utvidende virksomheter er innføring av et OMS som effektivt integreres med de nåværende prosessene, det neste trinnet for å bygge opp og beholde kundebasen.

 

Å la kunder se lagerbeholdningen i sanntid og muligheten til å bestille trygt og sikkert gjennom en sikker betalingsprosess, er de viktigste elementene i e-handelen. Et raskt og pålitelig ordrebehandlingssystem som gjør det mulig for bedrifter å selge på flere kanaler, i tillegg til å generere automatiske salgsordrer, bør være en del av enhver markedsførings- og salgsstrategi. Det riktige ordrebehandlingssystemet kan hjelpe deg med å oppnå en sammenhengende ordre- og kjøpsopplevelse ved proaktivt å organisere ordreoppfyllelsesarbeidet og optimalisere ordreflyter.

 

En løsning som Dynamics 365 Intelligent Order Management vil hjelpe deg med å skalere driften på en enkel måte, samtidig som du får sanntidsinnsikt som bidrar til å administrere alle aspekter av ordrelivssyklusene. Ved å tilby større fleksibilitet, gjennomsiktighet og levering til rett tid med ditt neste ordrebehandlingssystem, kan bedriften sikre en positiv kundeopplevelse hver gang.

 

Mer informasjon om Dynamics 365

Kontakt oss

Be om at vi kontakter deg

Be en salgsekspert for Dynamics 365 om å kontakte deg.
Send en forespørsel

Følg Dynamics 365