COVID-19 har påvirket livene til mennesker verden over. Reisebegrensninger og nye regler for store offentlige ansamlinger har endret de daglige rutinene til millioner av mennesker. De siste ukene har mange av kollegene og kundene mine tatt kontakt for å spørre: Hvordan kan vi bidra?
Lily Zheng er en god venn og medarbeider som bor i Shanghai. Vi har jobbet på samme sted i Kina, men stort sett møtes vi i Microsoft Teams. Nylig skrev Lily et brev til regionale kunder om hva hun og teamet hennes har lært av å jobbe hjemmefra under koronautbruddet. Brevet hennes inspirerte teamet vårt til å gi gratis tilgang til Microsoft Teams til mennesker som må jobbe hjemmefra i denne utfordrende perioden. Jeg ønsket å dele det med mennesker verden over som kan få nytte av erfaringene til Shanghai-teamet vårt. Jeg håper du får like stor glede av det som jeg gjorde.
Da overlater jeg ordet til Lily.
Kjære kunder,
Jeg heter Lily Zheng, og jeg er en Microsoft-ansatt som bor og jobber i Shanghai. Nå som COVID-19-utbruddet ser ut til å vedvare og påvirke millioner av mennesker her i Kina, har vi fått en enorm økning i fjernjobbing. Det er som om alle skoler, sykehus og virksomheter i Kina har blitt distribuerte organisasjoner – om enn midlertidig. Enten det handler om virusutbrudd som COVID-19 eller uventede værsituasjoner, er det mange grunner til at det plutselig kan bli nødvendig med fjernjobbing. Derfor vil jeg gjerne dele tre ting jeg har lært de siste ukene, og tre ting kundene våre har lært om hvordan man får fjernjobbing til å fungere.
I likhet med mange av dere hørte jeg først om viruset i januar, for det meste på sosiale medier. Jeg skjønte imidlertid ikke hvor stort det ville bli før like før vår kinesiske nyttårsfeiring. Da steg plutselig antallet svært syke raskt på grunn av reiserushet før vårfestivalen. 23. januar stengte myndighetene av Hubei-provinsen for å hindre spredningen av viruset. Neste dag som var den kinesiske nyttårsaftenen, hadde familien min planlagt å gå på kino. Da avisene informerte om at alle kinoene i byen hadde blitt stengt, gikk det endelig opp for oss hvor alvorlig dette utbruddet var. To dager senere kunngjorde myndighetene at alle arrangementene rundt vårfestivalen ble avlyst, og da kansellerte jeg en lenge planlagt familieferie. Barna var knust, men helsen og sikkerheten måtte gå foran.
Zheng og hennes Microsoft-teammedlemmer i Kina samarbeider tett mens de fjernjobber hjemmefra.
Så, hva sier jeg når noen spør hvordan det er å jobbe i Kina akkurat nå? Jobbing hjemmefra har definitivt bidratt til redusert reisetid, og vi trenger virkelig ikke å gruble på hvordan vi skal kle oss om morgenen. Og siden så mange restauranter er stengt, får vi også frisket opp kokekunsten. Det at barna ikke går på skolen og barnevaktene også må holde seg hjemme, kan gjøre det til en utfordring å jobbe produktivt.
Hva har jeg lært om fjernjobbing
Selv om teamet vårt her er vant til fjernjobbing, har disse siste ukene virkelig gjort det klart for oss hva som kreves for å kunne jobbe godt og bærekraftig hjemmefra. Her er mine tre viktigste lærdommer.
Hold deg frisk.
Denne overgangen til fjernjobbing handler først og fremst om å beskytte helsen ved å minimere kontakten med viruset. Det er noe alle forstår. Det som er mindre klart er at det å jobbe der du bor skaper en egen type stress. Det er svært viktig å ta seg tid til å trene, spise godt og koble helt av fra skjermen for å bevare en god psykisk helse mens man jobber hjemmefra.
Gi alt du har.
Det kan være fristende å utsette ting når du fjernjobber. Team som trives med fjernjobbing, finner imidlertid metoder for å gjøre nesten alt online. Hvis du har planlagte møter på tomannshand, ta dem. Hvis du har planlagt store møter, avhold dem. Hvis du er klar for en idédugnad rundt en kommende presentasjon, sett i gang det videomøtet.
Støtt teammedlemmene dine.
Jeg har også erfart at det å gi støtte til andre er den beste metoden for å holde seg positiv og full av energi. Vi bruker nettverktøyene våre til mer enn bare å jobbe, dele bilder av familie og kjæledyr og ta kontakt med hverandre i løpet av dagen. Det å backe hverandre opp er ikke bare bra for å opprettholde moralen, det bidrar også til å holde teamet sammen mens vi jobber fra hverandre.
Dette har jeg lært av kundene
I løpet av noen uker har vi sett hvordan kunder i Kina virkelig transformerer arbeidsmetodene sine. Her er tre ting jeg har lært av kunder om hvordan oppnå gode resultater for organisasjonen.
Åpne kommunikasjonslinjene umiddelbart.
Når de ansatte jobber eksternt, er det viktigere enn noen gang å sikre at alle holdes informert om virksomheten. En av kundene våre, et stort Asia-basert forsikringsselskap, begynte å kringkaste videomeldinger til de ansatte for å sikre at alle fikk tilgang til siste nytt. Mens alle balanserer jobbing hjemmefra med barnepass og andre utfordringer, vil slike videoer gi folk mulighet til å oppdatere seg når de ikke kan være med på direktesendte møter eller orienteringsmøter.
Hold hjulene i gang.
Selv om det kan være fristende å utsette planer inntil alle har mulighet til å samles, finner selskapene her måter å hjulene i gang på. Oppmuntret av myndighetene har mange skoler kunnet starte undervisningen i tide ved hjelp av nettbasert undervisning. De har hjulpet studentene sine ved å lage klare tidsplaner, arrangere matlagingsutfordringer og formidle oppgaver og annen informasjon på en slik måte at elevene ikke blir overveldet.
Selv store møter kan avholdes på nettet.
Mange av oss er vant til raske samtaler eller videochatter med noen få teammedlemmer, men store og formelle møter kan også lett avholdes på nettet. Når så mange ansatte velger å jobbe eksternt, har også sykehusene her samlet staben sin eksternt. Det var for eksempel et sykehus i Dalian som avholdt store stabsmøter via Teams. Nøkkelen til vellykkede nettmøter handler om å angi en klar agenda, praktisere inkludering ved å løse eventuelle lydproblemer i starten av møtet, og at det tas gode notater som deles ved senere oppfølging. Husk også at hvis organisasjonen tillater det, kan du spille inn møtene for de som ikke kan delta.
For meg og mange mennesker verden over ble nyttårsfeiringen slett ikke slik vi hadde forestilt oss den. Men vi lærte svært mye. Og Teams har vært et utrolig kraftig verktøy som har hjulpet oss gjennom de store utfordringene. Det er mange som ikke vet det, men Teams er faktisk tilgjengelig gratis allerede. Du finner mer informasjon her. Uansett hvilke verktøy du velger å bruke, håper jeg disse tipsene kan være til nytte, og jeg ønsker deg og familiene dine alt godt!
