Hold produktiviteten oppe når du arbeider eksternt med Microsoft Teams

Hvordan flytter du titusenvis av ansatte til eksternt arbeid, over natten? Nå som utbruddet a COVID-19 sprer seg over hele verden, var det det store spørsmålet vi i Microsoft stilte oss forrige uke. Til slutt, sist onsdag, gjorde vi det bare – sende ut en e-postmelding som ba omtrent 50 000 Microsoft-ansatte i Seattle-området om å arbeide hjemmefra om det var mulig. Vi var allerede storbrukere av Teams, men på vår første, fulle hjemmefra-dag gikk bruken blant Microsoft-ansatte i USA opp betraktelig. Ved slutten av dagen på torsdag var antallet chatter økt med 50 prosent siden forrige uke, og møteantallet økt med 37 prosent. Og vi ser også at bruken øker blant kunder, nå som ansatte overalt justerer seg inn mot møter, chatter og samarbeid kun over internett. Vi vil gjerne hjelpe alle med å møte denne utfordringen. Som teamet bak Teams har vi brukt mye tid på å lære om de beste måtene å gjøre arbeid hjemmefra til noe som er produktivt og sunt. Så jeg vil nå dele våre beste tips med dere.

En liten melding før du leser videre: Disse tipsene er en del av vår pågående innsats for å hjelpe alle med å holde seg tilkoblet og produktive i denne utfordrende tiden. Forrige uke, delte jeg informasjon om hvordan enkeltpersoner og organisasjoner kan få Teams gratis, sammen med vår omfattende plan for å få tjenester til å kjøre problemfritt gjennom denne krisen. Vi har også delt utrolige historier fra kunder og ansatte over hele verden, inkludert lærere og studenter i Hongkong som bruker teknologi for utrolig e-læring og kunder i og rundt Kina, som har funnet smarte måter å holde arbeidet i gang på. Men våre kunder spør også om veiledning om overgang til eksternt arbeid. Vi vil fortsette å gi tips, informasjon og inspirerende kundehistorier gjennom hele denne perioden, så bare kom tilbake hit i dagene fremover.

Komme i gang

Etter hvert som du går til jobbing hjemmefra, er det noen viktige vaner som gir suksess.

Sette opp arbeidsområdet

Hvis du ikke har et hjemmekontor, ikke la det bekymre deg. Du kan fortsette å arbeide hjemmefra på en produktiv måte. Vi har utformet Teams som et virtuelt kontor du kan ta med hvor som helst. Selv om du kanskje ikke har en skriver, fysiske filer eller en fasttelefon hjemme, kan du hente frem dokumenter direkte i Teams, på en sikker måte lagre filer der de riktige personene har tilgang til dem, og hoppe raskt inn i anrop og møter. Nå som det er sagt er det viktig at du har et eget arbeidsområde der du kan være produktiv og som signaliserer at du ikke vil forstyrres. Et en frokostbenk, et stille hjørne på soverommet, et lite brukt spisebord, hvilket som helst fokus-vennlig område som kan gjøre jobben som kontorplass. Og ikke bekymre deg om det kan bli litt rotete gjennom dagen, kan du alltid bruke bakgrunnsuskarphet under videomøter, slik at gruppemedlemmene bare fokuserer på deg.

Kommunisere, kommunisere og kommunisere

Selv om mange av oss jobber hjemmefra i det minste noe av tiden, holder vi stadig på rytmene og kjernetiden som er bygget opp rundt fysisk tilstedeværelse på jobben.  Når du bare arbeider hjemmefra, kan det hende at den daglige rytmen endres. Dette gjelder spesielt for personer som balanserer arbeidsliv og barnepass. Kommuniser arbeidstiden din tydelig med teammedlemmer og samarbeidspartnerne dine, slik at de vet når de kan få tak i deg. Du kan også sette opp en statusmelding i Teams til å dele denne informasjonen på forhånd.

Du kan også gjøre det til en vane å tilby jevnlige fremdriftsrapporter til de du samarbeider med. Fullstendig eksterne firmaer legger stor vekt på dokumentasjon, siden det er en viktig måte å holde kontakten på når man jobber på forskjellige steder. Vi anbefaler at du legger inn oppdateringer, innsikter og nyttige ressurser du har oppdaget i Teams-kanalene, slik at teamets medlemmene kan holde seg oppdatert på det du driver med, når man ikke har fordelen av en mulighet til å møtes i gangene. Senere kan de søke i kanalen etter ideer eller innhold når de trenger det.

Oppretthold sunne grenser

Uten de vanlige arbeidsdag-signalene – en tur ut for å ta lunsj, for eksempel, eller pendling – kan det være en utfordring å koble fra. Eksterne arbeidere synes noen ganger å arbeide for lenge om gangen, uten pauser for trening, sosialisering eller ordentlige måltider. Dette vil raskt føre til stress og utbrenthet. Husk: helsen kommer først. Ta deg tid til å lage måltider, drikk rikelig med vann, og minn deg selv på å ta pauser fra eksternt arbeid på slutten av dagen. Disse grepene vil ikke bare holde deg friskere, de vil også hjelpe deg med å være produktiv over lang tid.

Holde effektive møter

Omfavne nettmøter

Fraværet av det fysiske møterommet kan føles som den største utfordringen når man arbeider hjemmefra. Etter hvert som du flytter møter til Teams må du kontrollere at alle møter har virtuell «bli med»-alternativ for å opprette et møterom på nettet. Vi foreslår også at alle deltakere aktiverer video, hvis de er komfortable med å gjøre det. Interaksjonen ansikt til ansikt er en god måte å hjelpe alle til å føle at de er tilkoblet. Teams har et stort utvalg av sertifiserte kameraer du kan velge blant, samt enheter som hodetelefoner og høyttalertelefoner for å sikre at du og kollegene dine alltid kan kommunisere tydelig.

Vær oppmerksom og inkluderende

Hvis du flytter over til nettmøter kan det hende du har fjernet noen av de visuelle metodene vi bruker for å finne ut om en kollega har noe å si i et møte. Og overfylte telefonkonferanser kan gjøre det vanskelig for personer å dele sine meninger. Den som organisere møtet bør ta pauser ofte for å invitere til spørsmål og påminne deltakerne om at de også kan bruke chatvinduet til å dele tankene sine.

Spille inn møter

For å kompensere for fraværet av fysiske møter, planlegger noen eksterne arbeidere ekstra møter for å holde kontakten med kunder, partnere og kolleger. Det kan være vanskelig å unngå dobbelt-bookinger. Hvis organisasjonen tillater det, kan du spille inn møter i Teams, slik at kollegene kan se dem senere. Hvis du ikke kan delta selv, kan du minne arrangøren på å ta det opp i ditt fravær. En automatisk generert utskrift er også supernyttig når du prøver å huske informasjon som er dekket i et møte du har gått gjennom. Vil du lære mer om Teams-møter? Lær flere tips her.

Hold deg tilkoblet

Kompensere for manglene skravling i kontorlokalene

Mange eksterne arbeidere finner ut at det de savner mest er de uformelle samtalene på kontoret. Skravling i gangen eller på pauserommet hjelper oss ikke bare med å holde oss sammensveiset, de bringer også frem viktig informasjon eller innsikt, mer enn vi kunne ha forestilt oss. Pass på å opprettholde kontakten og vær koblet til dine kolleger. Tenk på chat-meldinger som ditt virtuelle pauserom og sett opp påminnelser om å holde kontakten med andre regelmessig. Emojier, GIFer og klistremerker er en morsom måte å holde humøret oppe på.

Før teamet sammen

Å arbeide eksternt kan føles isolerende. Som leder er det viktig å opprette muligheter for at hele teamet kan føle seg sammenkoblet virtuelt. Behold den vanlige frekvensen på team-møter eller lunsjer, bare gjør det på internett. Bruk “Generelt”-kanalen i Teams for diskusjoner som kanskje kan være av interesse for alle. Hvis du vil ha store idé-dugnader kan du bruke appen Microsoft Whiteboard som gir et uendelig digitalt lerret som møtedeltakerne kan bruke til å idémyldre og samarbeide om direkte i Teams. Vi foreslår også gruppeledere laster ned Crisis Communication Power-appen. Du kan tilpasse denne appen for å informere deg selv og teamet ditt om alt de trenger å vite gjennom hele dette utbruddet.

Ha det gøy!

Med alle endringene som følger med å flytte over til eksternt arbeid er det viktig å fremme og opprettholde gruppemoralen. Det finnes mange ting du kan gjøre innen Teams for å holde humøret oppe og folk aktivisert. Del nyheter og historier i en gruppesamtale, eller avold en fotokonkurranse. En av våre Education-kunder i Kina avholdt en kokkekonkurranse studenter som viste seg å bli spesielt populær.

Jeg forstår at alle enkeltpersoner og grupper fungerer på forskjellige måter. Men jeg håper at tipsene fra vårt team hjelper deg til å holde produktiviteten din oppe og at du føler deg tilkoblet med den nye måten å arbeide på. Og husk at du kan begynne å bruke Teams i dag ved å logge på eller å registrere deg gratis.

Vær klar for eksternt arbeid! Last ned eksterne sjekkliste og del med gruppemedlemmene.

Sjekkliste for eksternt arbeid:

• Sette opp arbeidsområdet
• Kommunisere ofte
• Oppretthold sunne grenser
• Omfavne nettmøter
• Vær oppmerksom og inkluderende
• Spille inn møter
• Kompensere for manglene skravling i kontorlokalene
• Før teamet sammen
• Ha det gøy!