2 uker senere: Dette har vi lært om å jobbe eksternt

I de to ukene etter at temaet vårt her i Pudget Sounds gikk over til å jobbe eksternt, har kampen mot COVID-19 intensivert seg. Mange personer i land over hele verden holder seg hjemme. Og med stengte skoler, kirker, bedrifter og kontoret, opplever vi alle hvordan det virkelig er å være hjemme med familiene våre til enhver tid, samtidig som vi prøver å forbli produktive og holde kontakten med arbeidskollegene våre. Det er så mye å lære av denne situasjonen. Den nåværende situasjonen vår har gjort det nødvendig for teamet mitt å tenke nytt om alt fra å planlegge møter til måten vi leder teamene våre på, og mange kunder har fortalt meg at de gjør det samme. Jeg ønsker å dele noen viktige ting vi har lært så lang som et team som jobber eksternt. Jeg håper det jeg skal fortelle kommer til nytte mens du navigerer deg gjennom dine egne opplevelser.

Et liten merknad før vi hopper ut i det: Vi har brukt dette området til å dele tips, kundehistorier og informasjon under COVID-19-utbruddet. Dette innlegget er en oppfølging til et vi delte i sist uke med detaljert tips for overgangen til eksternt arbeid med Microsoft Teams. Vi har også tilbudt veiledning for å flytte direktearrangementer på nett med detaljert informasjon om bruk av Microsoft-verktøy, så vel som innsikter fra arrangementslederen vår i Microsoft. Og vi har også delt råd for IT-avdelinger og ledere for informasjonssikkerhet fra ledere på disse områdene. Vi vil fortsette å publisere mer innhold knyttet til eksternt arbeid her i dagene som kommer, så ikke glem å stikke innom regelmessig. På tide å se på hva vi har lært i løpet av de to siste ukene.

1. Veiledning for deling av arbeid hjemmefra

De fleste organisasjoner har opplæringsmanualer for hvordan ansatte skal navigere i kontormiljøene sine. Når vi gikk over til eksternt arbeid, gikk det fort opp for oss at ansatte trenger veiledning også for denne typen arbeid. For mange av oss er dette vårt første møte med eksternt arbeid, og vi har hatt liten tid til å forberede oss på endringen. Teamet vårt har spørsmål: Hvordan setter du opp en arbeidsplass der du kan fokusere? Hvordan holder du kontakten når du ikke kan møte kolleger ansikt til ansikt? Hvorfor føles det som om det aldri er det rette tidspunktet å ta en pause på? Hvis man også inkluder utfordringen med å ha barn eller andre familiemedlemmer som er avhengige av deg hjemme – noe som er virkeligheten for mange under dette utbruddet – er det nesten uunngåelig at noen ansatte vil slite.

Forrige uke distribuerte vi en omfattende veiledning for å jobbe hjemmefra for ansatte for å løse dette behovet. Vi tenkte at den kanskje ville komme til nytte, så vi opprettet en kundeversjon til deg som du kan dele med ansatte som du tror kan ha bruk for den. Den er full av konkrete tips til alt fra hvordan du setter opp fysiske og virtuelle arbeidsstasjoner, til anbefalte fremgangsmåter for å kommunisere tilgjengeligheten din til personer i teamet.

2. Håndtere møter som overlapper

På kontoret blir det naturlige pauser mellom møter som overlapper hverandre. Det kan være den lille spaserturen ned langs korridoren på vei til møterommet, øyeblikket du setter deg ned ved bordet og venter på at alle skal komme, og den uformelle praten som finner sted når teammedlemmer hilser på hverandre og slår av en prat. Ofte legger vi så vidt merke til disse små pusterommene underveis i arbeidsuken. Så går vi over til eksternt arbeid og forstår nettopp hvor viktig det var med disse pusterommene for å bremse ned tempoet på en dag med flere møter.

Hvordan kan du sørge for at du og teamet ditt får møtes like ofte som dere har behov for, men også er i stand til å ta en pause iblant? Vi oppfordrer ansatte til å planlegge møter som avsluttes fem minutter før hver halve eller heletime. Dette begrenser tiden deres sammen, men har mye å si for å unngå potensiell utbrenthet på grunn av uavbrutte, fortløpende møter.

3. Skape steder der folk kan koble av

Når vi er ute i verden og jobber, finner vi dagliger måte å koble ut på, ofte uten å engang måtte prøve. Det å lage middag til familien, møte venner for en treningsøkt etter jobb eller dagdrømme på bussturen hjem hjelper oss med å ta avstand fra dagens hendelser, slik at vi kan gjøre oss klare for den neste. Selv i de beste omstendighetene kan det å koble fra jobben når du jobber eksternt, være en utfordring. For å hjelpe våre ansatte har vi begynt å tilby virtuelle meditasjonsøkter som de kan delta på når de har behov for å slappe av og ta en liten pause i arbeidsdagen.

Hvis du velger å gjøre det samme, gir vi deg her noen praktiske tips som du kan dele med ansatte som ikke kjenner til nettbaserte meditasjonsøkter. Finn først et stille sted der du ikke kommer til å bli forstyrret. Demp deretter mikrofonen slik at andre også kan nyte stillheten. Til slutt bruker du kameraet til å følge med når vedkommende som leder økten viser ulike pusteteknikker. Når du føler at du får til pusteteknikkene, kan du slå av kameraet og fokusere på å roe ned.

4. Fortsette å drive teamkultur

Fra fellesmøter til å samarbeide på små milepæler – sunne teamkulturer er avhengige av regelmessige sammenkomster. Nå som så mange av oss plutselig har gått over til eksternt arbeid, er det fristende å gå inn i «kun det essensielle»-modusen og utsette viktige arrangementer, så vel som morsomme teamsammenkomster, frem til ting blir som normalt igjen.

Vi har funnet ut at når det lar seg gjøre, er det beste å fortsette å skape en teamkultur, selv om den må skapes mens man er atskilt. Har du planlagt en bursdagsfest for en i teamet? Gå til et Teams-møte og fyr avgårde gratulasjons-GIF-ene. Nærmer det seg avviklingen av en stor salgskonferanse? Finn ut hvordan du kan arrangere den virtuelt i stedet for. Og hvis det er på tide med den kvartalsvise teambuilding-hendelsen, er det bare å gjennomføre det. Teamet ditt kommer til å være mer enn klar til å dele ideer og være i kontakt med hverandre. Sammenkomstene som bidrar til å drive frem en teamkultur kan virke vanskelige å gjennomføre ved første øyekast, men det er verdt den ekstra innsatsen for å opprettholde kontakten mellom alle og bevege dere fremover.

5. Øv på viktige administrasjonsferdigheter

Ansatte stoler på at sjefene deres spør hvordan det går, veileder dem gjennom endringer og viser et ønske om å hjelpe dem med å løse problemer og skape. Mens teamet ditt navigerer seg gjennom en helt ny måte å jobbe på, samtidig som de også navigerer seg gjennom en global helsekrise, har de nå – mer enn noensinne – behov for støtte fra deg som sjef. Men hvordan kan du lykkes i å lede et team når dere jobber atskilt?

Vi deler det vi har lært om å lede eksternt iveiledning for å jobbe hjemmefra. Dette omfatter å forsterke inkludere, spørre hvordan det går med jevnlige mellomrom og veilede teammedlemmene dine for å hjelpe dem med å oppdage sine egne anbefalte fremgangsmåter for eksternt arbeid. Alle ansatte står overfor unike utfordringer akkurat nå, og alle ansatte vil ha en ulik tilnærming til denne situasjonen. Som ledere er det viktig å prøve å forstå og reagere på de individuelle behovene deres i så høy grad som mulig.

Disse erfaringene reflekterer noen av de utbyttene vi har hatt etter to uker med ekstern læring. Fra å planlegge møter og gi rom til pauser, til å effektivt lede eksterne team – vi oppdager så mange nye aspekter ved denne nye måten å jobbe. Jeg er sikker på at disse erfaringene vil ha en langvarig verdi utover COVID-19-utbruddet idet organisasjoner overalt vil fortsette å prioritere eksternt arbeid. Men vi vil også gjerne høre litt om hva du og teamet ditt tenker og lærer. Du er velkommen til å bli med i samtalen vår Felleskapet for å muliggjøre eksternt arbeid.