Den hybride arbeidshverdagen er her. Er du klar?

I Microsoft tror vi at hybrid arbeid er fremtiden. Fra nå av vil alle organisasjoner trenge en ny driftsmodell for hybrid arbeid – en som ikke baserer seg på gamle vaner som 8-timers arbeidsdager fra 9 til 17. Forventningene hos de ansatte har endret seg for godt. Mer enn 80 prosent av lederne sier at de venter seg mer fleksible regler for hjemmekontor etter pandemien, og over 70 prosent av de ansatte sier at de planlegger å benytte seg av dette. For å være konkurransedyktige i denne nye hverdagen må ledere vise ekstremt stor fleksibilitet når det handler om når, hvor og hvordan mennesker arbeider.

Hver eneste kunde jeg snakker med ønsker å gi mennesker muligheten til en arbeidshverdag som er dynamisk, strømlinjeformet og skydrevet. De ser etter måter mennesker kan jobbe på som ikke bare er fra hvor som helst, men også når som helst, og med løsninger som tillater både synkront og asynkront samarbeid. Det er et skifte for «hele» organisasjonen. Fra IT og personaladministrasjon til drift, markedsføring og produksjon – dette er en samtale som krever at ledere på tvers av hele organisasjonen samles for å tenke nytt om arbeidet. 

Som studenter av den nye arbeidshverdagen har vi eksperimentert og delt det vi har lært etter hvert som arbeidet utvikler seg. I dag vil jeg beskrive hvordan du kan gå frem for å gi de ansatte over hele verden ressurser for å takle en fleksibel arbeidshverdag. Det er en tredelt strategi: Først må du lage retningslinjer som gir mennesker muligheten til å være ekstremt fleksible. Deretter må du tenke nytt om fysiske områder. Til slutt må du investere i teknologi som kobler mennesker sammen hvor som helst, når som helst.

La oss se på hvert av punktene.

Lag retningslinjer som gir mennesker muligheten til å være ekstremt fleksible

Valgene du tar i dag, vil ha betydning for organisasjonen i mange år fremover. Det krever at du har et tydelig mål. Du trenger en plan og retningslinjer som gjør det mulig å oppnå ekstrem fleksibilitet. Disse beslutningene vil påvirke en rekke ting, blant annet hvordan du former kulturen, hvordan du tiltrekker deg og beholder talentfulle ansatte, hvordan du besvarer endringer i miljøet og fremtidig innovasjon.

Mange organisasjoner har allerede tatt skrittet fremover og satt klare standpunkter for fleksibelt arbeid. Twitter erklærte at medarbeiderne kunne jobbe hjemmefra «for alltid». Dropbox kunngjorde at de i all hovedsak fjerner kontorområder for fokusert arbeid og gjør om fysiske lokaler til å kunne brukes til møter og samarbeid. Spotify håper å lokke til seg talenter med lønn på New York- og San Fransisco-nivå for ansatte som jobber hjemmefra over hele verden. I Microsoft kan ansatte nå jobbe hjemmefra opptil 50 prosent av tiden. 

For å gi mennesker mulighet til ekstrem fleksibilitet må du først svare på noen viktige spørsmål: Hvem vil kunne jobbe hjemmefra? Hvem må komme til kontoret, og hvor mye tid trenger de å bruke der? Hvor skal ansatte utføre fokusert arbeid? Hva med samarbeid? I en verden der stadig urolighet er en del av den nye normalen – med naturkatastrofer, geopolitiske hendelser og globale helsekriser – må du være forberedt på å reagere på plutselige endringer. Nye, fleksible retningslinjer besvarer disse spørsmålene og setter dem i system, noe som gir klarhet og veiledning til ansatte mens de prøver seg frem. 

Tenk nytt om fysiske områder

Når du har fastsatt retningslinjer for ekstrem fleksibilitet, bruker du dem til å finne ut hvordan du går frem når det gjelder fysiske områder. Fra nå av er vi ikke lenger bare avhengige av fysiske områder for å samarbeide, holde kontakten og danne sosial kapital. Men områdene vil likevel være viktige. Vi er sosiale skapninger, og vi ønsker å være sammen, utveksle idéer med hverandre og oppleve energien når mange mennesker er samlet. I tiden fremover må kontorområder knytte sammen den fysiske og digitale verdenen og dekke de unike behovene til hvert team – og ulike roller.

Hensiktsmessig utforming

I Microsoft utfører vi undersøkelser blant ansatte der vi ser på alt fra sosiale grafer til de ansattes trafikkmønstre for å forstå hvordan vi kan gi teamene områdene de trenger, samtidig som vi vet at behovene forandrer seg over tid. Salgsteam som sjelden trenger å være på kontoret, kan bruke en «hotelling»-modell til å bestille arbeidsstasjoner for en dag eller en time, mens ingeniørteam kanskje trenger dedikerte samarbeidsområder og arbeidsstasjoner. For å tilrettelegge for fjernarbeidere utforsker vi mulighetene med eksterne kontorfellesskap. Siden vi vet at måten vi arbeider på fortsetter å utvikle seg, bygger vi fleksibilitet inn i alle områdene vi utformer.

Koble det fysiske til det digitale

Det er også viktig å tenke på hvordan man utjevner forskjellen mellom det å møtes i virkeligheten sammenlignet med digitalt. Det å samarbeide når alle er på kontoret, er ganske enkelt. De siste 12 månedene har vi også funnet ut hvordan vi får ting gjort når alle er hjemme. Det som er utfordrende, er å håndtere den vanskelige mellomtingen – når noen er sammen fysisk, og andre deltar virtuelt. 

Dagens moderne Microsoft Teams-rom tilbyr lyd og video av høy kvalitet som hjelper alle med å bli sett og hørt. Kameraer for møterom leverer videostrømmer med høy oppløsning og optimaliserer visningen ved å ramme inn personene i rommet eller fokusere på den aktive taleren. Intelligente høyttalere registrerer hvem i rommet som snakker, og individuelle navn og profiler registreres i transkripsjoner av møtene. Funksjoner som direkteteksting, direkte transkripsjon, rekk opp hånden, reaksjoner og chat gjør det enklere å følge med og gir deltakerne mulighet til å komme med ikke-verbale innspill uten å avbryte taleren. Digitale tavler – tilgjengelige både i rommet og hjemme – legger til rette for samarbeid og samskaping. Personer på kontoret kan skrive direkte på en Surface Hub eller fra sin egen telefon eller bærbare datamaskin, og eksterne deltakere kan tegne på det samme, delte digitale lerretet. I tillegg kan kameraene våre for intelligent opptaksbehandling ta opp, fokusere på, endre størrelse på og forbedre analoge bilder og tekst på tavlen, slik at eksterne deltakere kan se idémyldring på tavlen i sanntid tydeligere, selv når noen står foran tavlen.

Alt dette er tilgjengelig i Microsoft Teams-rom i dag, men vi har så vidt kommet i gang. Vi skimter en fremtid som ikke er altfor fjern, der møter blir engasjerende opplevelser som gir oss mulighet til å «være der» – fra hvor som helst, når som helst. Målet vårt for fremtiden er å gjøre endringer i oppsettet av møterom gjennom å bruke flere skjermer, noe som gir dynamisk visning av deltakere, chat, tavler, innhold og notater. Vi vil også forbedre teknologiene i rommet for å hjelpe eksterne deltakere med å følge med på og delta i møteflyten. 

Invester i teknologi som kobler mennesker sammen – hvor som helst, når som helst

I tillegg til fysiske områder bør en plan for ekstrem fleksibilitet omfatte teknologi som muliggjør samarbeid og skaper en ny, digital ansattopplevelse som alltid er tilgjengelig, uansett hvor man måtte befinne seg.

Da pandemien gjorde at mange ble tvunget til å arbeide hjemmefra, var videokonferanser det viktigste verktøyet man brukte for å holde kontakten og fortsette med arbeidet. Noen måneder senere hadde bruken av digitale møter vokst med 55 prosent sammenlignet med tiden før COVID-19 – og vi følte alle på stresset og utmattelsen knyttet til dette. Videokonferanser vil alltid være viktige, men det er bare ett enkelt verktøy, og det mangler infrastrukturen for kommunikasjon og samarbeid som kreves for å drive frem hybrid arbeid. Microsoft Teams er den eneste løsningen som kombinerer møter, chat, anrop og samarbeid på ett enkelt sted – der alt er integrert med Office-apper og verktøy for automatisering av forretningsprosesser. Det åpner dessuten for samarbeid mellom kunnskapsarbeidere og frontlinjearbeidere og blander synkront og asynkront arbeid på en naturlig måte. Det er den eneste appen som gjør alt dette, og den tilbyr et organiserende lag som støtter arbeidsflyten på tvers av organisasjonen. 

Det siste året har vi lansert over 100 nye funksjoner i Teams, alle skapt med tanke på ekstrem fleksibilitet – og det er mange flere på vei. Men vi må strekke oss enda lenger for å imøtekomme de nye mønstrene for distribuert arbeid. Microsoft Viva er den første integrerte plattformen for ansattopplevelse som er laget for hybrid arbeid. Sammen leverer Teams og Viva en teknologiplattform som kobler de ansatte sammen og hjelper dem med å navigere i den nye virkeligheten.

Arbeidslivet utvikler seg raskt, og det finnes ingen vei tilbake til verden slik den var før pandemien. Nå som vaksinene gradvis rulles ut over hele verden, trenger bedriftsledere en plan for den nye driftsmodellen – ekstrem fleksibilitet. Selv om vi alle lærer underveis, er det ingen tvil om at hver enkelt organisasjon vil ha behov for tre ting: nye retningslinjer, ny konfigurasjon av fysiske områder og teknologi som knytter det hele sammen. Det er utfordringer i vente, men vi ser optimistisk på å skape en fremtid som gir mennesker muligheten til å være tilkoblet fra hvor som helst, når som helst og yte sitt beste hver dag.