Hybride werken is gearriveerd. Ben je er klaar voor?

Bij Microsoft geloven we dat hybride werken de toekomst is. In de toekomst heeft elke organisatie een nieuw bedrijfsmodel nodig voor hybride werk, een model dat niet afhankelijk is van oude normen, zoals de 8 uur durende werkdag van 9 tot 5. De verwachtingen van de werknemers zijn voorgoed veranderd: meer dan 80 procent van de managers zegt dat ze na de pandemie flexibelere opties voor werken vanuit huis verwachten, en meer dan 70 procent van de werknemers zegt dat ze van plan zijn hiervan te profiteren. Om in deze nieuwe wereld te kunnen concurreren, moeten leiders extreme flexibiliteit omarmen in wanneer, waar en hoe mensen werken.

Elke klant waarmee ik spreek wil mensen in staat stellen om dynamisch, flexibel en cloud-gestuurd te kunnen werken. Ze willen manieren vinden waarop mensen niet alleen overal maar ook op elk moment kunnen werken, met oplossingen die zowel synchrone als asynchrone samenwerking mogelijk maken. En het is een verschuiving van ‘hele organisatie’. Van IT, tot HR, tot operations, tot marketing en productie - dit is een gesprek waarvoor leiders van de hele organisatie moeten samenkomen om het werk te heroverwegen. 

Als studenten van de nieuwe wereld van werk hebben we geëxperimenteerd en delen we wat we leren naarmate het werk evolueert. Vandaag wil ik onze aanpak delen om werknemers over de hele wereld in staat te stellen een flexibele werkwereld te creëren. Het is een strategie in drie delen: Stel ten eerste een beleid op dat mensen in staat stelt extreem flexibel te werken. Ten tweede, stel je fysieke ruimtes opnieuw voor. En ten derde, investeer in technologieën die mensen overal en altijd met elkaar in contact brengen.

Laten we ieder deel apart bekijken.

Stel een beleid op dat mensen in staat stelt extreem flexibel te werken

De keuzes die je vandaag maakt, zullen in de komende jaren een impact hebben op je organisatie. Op dit soort momenten heb je een heldere visie nodig. Je hebt een plan en een beleid nodig die je op het pad naar extreme flexibiliteit helpen. Deze beslissingen zullen van invloed zijn op alles, van hoe je cultuur vormgeeft tot hoe je nieuw talent aantrekt en vasthoudt, tot hoe je reageert op veranderingen in de omgeving, tot toekomstige innovatie.

Veel organisaties zijn al naar voren getreden met sterke standpunten over flexibel werken. Twitter verklaard dat zijn werknemers 'voor altijd' op afstand zouden kunnen werken. Dropbox heeft aangekondigd dat het in wezen kantoorruimte zal elimineren voor gericht werk, en fysieke locaties zal transformeren om tegemoet te komen aan vergaderingen en samenwerking. Spotify hoopt talent aan te trekken met salarissen op New York- en San Francisco-niveau voor werknemers die overal ter wereld op afstand werken. En bij Microsoft kunnen werknemers nu tot wel 50 procent van de tijd thuis werken. 

Mensen klaarmaken extreme flexibiliteit begint met het beantwoorden van kritische vragen: Wie kan er op afstand werken? Wie gaat er naar kantoor komen en voor welke tijd? Als mensen gericht werk doen, waar zullen ze dat dan doen? Hoe zit het met samenwerken? En in een wereld waar voortdurende ontwrichting deel uitmaakt van het nieuwe normaal - met natuurrampen, geopolitieke gebeurtenissen en wereldwijde gezondheidscrises - moet je voorbereid zijn om te reageren op plotselinge veranderingen. Nieuw, flexibel beleid zal de antwoorden op deze vragen codificeren, waardoor werknemers duidelijkheid en begeleiding krijgen bij het experimenteren. 

Stel je fysieke ruimtes opnieuw voor

Als je eenmaal je beleid voor extreme flexibiliteit hebt bepaald, kun je dit gebruiken als leidraad voor je benadering van de fysieke ruimte. Vanaf nu zullen we niet langer alleen vertrouwen op fysieke ruimtes om samen te werken, verbinding te maken en sociaal kapitaal op te bouwen. Maar fysieke ruimte zal nog steeds belangrijk zijn. We zijn ten slotte sociale dieren en we willen samenkomen, ideeën met elkaar uitwisselen en de energie van evenementen persoonlijk ervaren. In de toekomst moet kantoorruimte een brug slaan tussen de fysieke en digitale wereld en voldoen aan de unieke behoeften van ieder team en specifieke rollen.

Doelgericht ontwerp

Bij Microsoft onderzoeken we medewerkers en bekijken we alles, van sociale grafieken tot verkeerspatronen van medewerkers, om te begrijpen hoe we teams kunnen uitrusten met de ruimte die ze nodig hebben, wetende dat die behoeften in de loop van de tijd zullen evolueren. Verkoopteams die niet vaak naar kantoor moeten komen, kunnen een hotelmodel gebruiken om werkstations voor een dag of een uur te boeken, terwijl engineeringteams mogelijk speciale samenwerkingsruimten en werkstations nodig hebben. Om externe medewerkers tegemoet te komen, verkennen we externe co-workinghubs. We weten dat de manier waarop we werken zal blijven evolueren. Daarom bouwen we flexibiliteit in elke ruimte die we ontwerpen in.

Het fysieke verbinden met het digitale

Het is ook van cruciaal belang om na te denken over het overbruggen van de kloof tussen persoonlijke ervaringen en ervaringen op afstand. Het is vrij eenvoudig om samen te werken als iedereen op kantoor is. En in de afgelopen 12 maanden hebben we ontdekt hoe we dingen voor elkaar kunnen krijgen als iedereen thuis is. Hoe ga je om met die rommelige overgangsperiode - wanneer sommige mensen fysiek bij elkaar zijn en anderen virtueel meedoen - dat wordt een uitdaging. 

De ultramoderne Microsoft Teams-ruimten van vandaag bevatten hoogwaardige audio en video zodat iedereen gezien en gehoord zal worden. Camera's in vergaderruimten leveren videostreams in hoge resolutie en optimaliseren het beeld door de mensen in de ruimte in te kaderen of de actieve spreker te volgen. Intelligente sprekers identificeren wie in de ruimte aan het woord is, en individuele namen en profielen worden weergegeven in transcripties van vergaderingen. Functies zoals live-ondertiteling, live transcriptie, hand opsteken, reacties en chat helpen mensen het gesprek te volgen en bieden mogelijkheden om non-verbaal of zonder de spreker te onderbreken deel te nemen aan het gesprek. Digitale whiteboards - zowel in de ruimtes als thuis toegankelijk - bevorderen samenwerking en co-creatie. Mensen ter plaatse kunnen rechtstreeks op een Surface Hub of vanaf hun eigen telefoon of laptop schrijven en deelnemers op afstand kunnen op hetzelfde gedeelde digitale canvas tekenen. Bovendien kunnen onze Intelligent Capture-camera's analoge whiteboard-afbeeldingen en tekst vastleggen, scherpstellen, vergroten of verkleinen en verbeteren, zodat externe deelnemers de brainstorm duidelijk in realtime kunnen zien, zelfs wanneer iemand voor het whiteboard staat.

Dit alles is vandaag beschikbaar in Microsoft Teams-ruimte, maar we zijn nog maar net begonnen. We zien een nabije toekomst waarin vergaderingen meeslepende ervaringen worden die ons in staat stellen om ‘aanwezig te zijn’ - overal en altijd. Onze visie voor de toekomst omvat veranderingen in de indeling van vergaderruimten; de toevoeging van meerdere schermen creëert dynamische weergaven van deelnemers, chat, whiteboards, inhoud en notities; en verbeteringen aan in-room-technologieën om deelnemers op afstand te helpen het verloop van de vergadering te volgen en eraan deel te nemen. 

Investeer in technologie die mensen verbindt - overal en altijd

Naast fysieke ruimtes moet je plan voor extreme flexibiliteit technologie omvatten die samenwerken mogelijk maakt en een nieuwe digitale werknemerservaring creëert die je werknemers volgt, waar ze ook heen gaan.

Toen de pandemie mensen wereldwijd dwong om over te schakelen naar werk op afstand, was videoconferentie het belangrijkste hulpmiddel dat mensen gebruikten om verbinding te maken en het werk in beweging te houden. Binnen enkele maanden namen mensen deel aan 55 procent meer digitale vergaderingen in vergelijking met pre-COVID-19 - en de bijbehorende stress en burn-outs waren voor ons allen voelbaar. Videoconferenties zullen altijd belangrijk zijn, maar het is slechts één tool en biedt niet de communicatie- en samenwerkingsinfrastructuur die nodig is om hybride werk mogelijk te maken. Microsoft Teams is de enige oplossing die vergaderen, chatten, bellen en samenwerken op één plek combineert - allemaal geïntegreerd met de Office-apps en automatiseringstools voor bedrijfsprocessen. Bovendien opent het de samenwerking tussen kenniswerkers en frontlijnmedewerkers en combineert het synchroon en asynchroon werk op natuurlijke wijze. Het is de enige app die alles kan en een organiserende laag biedt die de werkstroom in de hele organisatie ondersteunt. 

We hebben het afgelopen jaar meer dan 100 nieuwe functies in Teams geïntroduceerd, allemaal ontwikkeld met het oog op extreme flexibiliteit, en er komen er nog veel meer bij. Maar we moeten nog verder gaan om de nieuwe opkomende patronen van gedistribueerd werk te ondersteunen. Microsoft Viva is het eerste geïntegreerde platform voor werknemerservaringen dat is ontworpen voor hybride werk. Samen leveren Teams en Viva een technologieplatform dat mensen met elkaar verbindt en hen helpt te navigeren door de nieuwe realiteit.

Werk evolueert snel en er is gewoon geen weg terug naar onze pre-pandemische wereld. Nu vaccins wereldwijd beschikbaar zijn, hebben bedrijfsleiders overal een plan nodig voor het nieuwe bedrijfsmodel - extreme flexibiliteit. Hoewel we allemaal nog leren terwijl we bezig zijn, is het duidelijk dat elke organisatie drie dingen nodig heeft: nieuw beleid, opnieuw geconfigureerde fysieke ruimtes en technologie die alles met elkaar verbindt. Er liggen uitdagingen voor ons, maar we zijn optimistisch over het creëren van een toekomst waarin mensen overal en altijd verbinding kunnen maken en elke dag het beste uit zichzelf kunnen halen.