Boek 24/7 zakelijk succes met Microsoft Bookings
Als bedrijfseigenaar weet je dat het plannen van afspraken met klanten veel tijd kan kosten. Je dag is snel gevuld als je steeds e-mails moet sturen, telefoontjes moet plegen en mensen moet herinneren aan afspraken, waardoor je geen tijd meer hebt voor de belangrijke bedrijfsactiviteiten. Jij, je personeel en je klanten kunnen nu eenvoudiger en efficiënter afspraken inplannen met de nieuwe Office 365-service Microsoft Bookings.
Klanten kunnen rechtstreeks online een afspraak met je bedrijf plannen
Met Bookings beschikt je bedrijf over een unieke webpagina waarop klanten afspraken kunnen inplannen, zelfs wanneer je niet aan de telefoon kunt komen of een e-mail kunt beantwoorden. De webpagina is heel gebruiksvriendelijk: de klant selecteert eerst de gewenste service en kiest op basis van de beschikbaarheid die jij opgeeft, een dag en tijd waarop jij of een van je medewerkers beschikbaar is. De klant vult vervolgens de contactgegevens in en boekt de afspraak.
De webpagina ziet er goed uit op grote schermen en op mobiele apparaten. Je kunt eenvoudig een koppeling naar de planningspagina maken vanuit een e-mail die je naar klanten stuurt of op de website of Facebook-pagina van je bedrijf.
Klanten kunnen een afspraak met je bedrijf boeken op elk apparaat.
Beperk gemiste afspraken met bevestigingen en herinneringen
Wanneer een klant niet komt opdagen voor een afspraak, kost dit jou geld en tijd. Om dit te voorkomen wordt via Bookings een e-mailbevestiging naar de klant gestuurd meteen nadat deze heeft geboekt, met een optie om de afspraak snel aan de agenda toe te voegen. Maar we weten hoe druk iedereen het heeft. Je kunt in Bookings een herinnerings-e-mail instellen, die wordt verzonden op basis van de tijd vóór een afspraak die je opgeeft, om klanten te herinneringen aan een afspraak.
Zorg ervoor dat je klanten eenvoudig boekingen kunnen wijzigen of annuleren
Soms moeten je klanten een boeking opnieuw plannen of annuleren. In Bookings kunnen ze eenvoudig zelf een wijziging aanbrengen. Ze klikken op de koppeling in de bevestigings-e-mail of de afspraak in de agenda om naar de planningswebpagina te gaan. Hier kiezen een andere dag en tijd of annuleren ze de afspraak. Wil je annuleringen op het laatste moment voorkomen? Dat is geen probleem. Je kunt bepalen hoelang van tevoren afspraken kunnen worden afgezegd, of dit nu een uur of een week is.
Je klanten kunnen de boeking eenvoudig opnieuw plannen of annuleren.
Beheer boekingen en klantgegevens waar je wilt
Alle boekingen van klanten zijn zichtbaar in een centrale boekingsagenda, waarin je een volledig overzicht hebt van de komende afspraken. Je kunt een bestaande boeking opnieuw plannen, annuleren of aan een andere, beschikbare medewerker toewijzen. Je kunt ook snel een nieuwe boeking maken terwijl je persoonlijk of telefonisch met een klant praat en de gesplitste dagweergave gebruiken om snel te bekijken welke medewerkers beschikbaar zijn op een bepaald moment.
In Bookings heb je op het web en mobiel een duidelijk overzicht van de dagelijkse planning van je personeel.
In Bookings is ook een klantenlijst beschikbaar, zodat je snel in contact kunt komen met je klanten. Elke keer wanneer een klant een boeking maakt op je planningspagina (of als jij een boeking voor hen maakt in de boekingsagenda), worden in Bookings automatisch contactgegevens voor hen vastgelegd in de klantenlijst in Bookings.
Je kunt dit alles beheren op het web en je hebt eenvoudig toegang vanaf de navigatiebalk in Office 365. In de komende maanden wordt er een mobiele app van Bookings uitgebracht voor wanneer je niet op kantoor bent, zodat je met een paar tikken boekingen kunt beheren of contact kunt opnemen met klanten.
Bekijk informatie over afspraken en klantgegevens in de Bookings-app.
Voeg automatisch boekingen toe aan agenda’s van medewerkers
Niet alleen je klanten kunnen afspraken vergeten. Daarom worden nieuwe of bijgewerkte klantafspraken automatisch toegevoegd aan je agenda of aan de agenda van je medewerkers. Bookings werkt heel goed met de Outlook-agenda in Office 365. Daarnaast kan Bookings worden geïntegreerd met Outlook.com- of Google-agenda’s.
Jij wilt je bedrijf laten groeien, wij willen met je meegroeien
Je werkt hard om je bedrijf op te bouwen en terwijl je bedrijf groeit, groeit Bookings mee. Je kunt verschillende boekingspagina’s maken en eenvoudig nieuwe medewerkers toevoegen wanneer je meer personeel krijgt. Er zijn geen kosten verbonden aan het maken van meerdere boekingspagina’s en extra medewerkers hoeven geen Office 365-abonnement te hebben.
Bookings downloaden
Bookings wordt nu als First Release beschikbaar gemaakt voor klanten die zich abonneren op Office 365 Business Premium en wordt in de komende maanden beschikbaar voor alle Business Premium-klanten wereldwijd. Wanneer Bookings eenmaal beschikbaar is, heeft iedereen met een Office 365 Business Premium-abonnement toegang tot Bookings via het startprogramma voor apps in de Office 365-webervaring. Voor Bookings hoeft je zakelijke e-mail niet te worden gerouteerd via Office 365, zodat je zonder extra kosten je huidige service voor zakelijke e-mail kunt blijven gebruiken.
Als je aan de slag wilt, meld je je aan bij Office 365, open je Bookings vanuit het startprogramma voor apps en klik je op de knop Nu downloaden. Je moet wat informatie opgeven over je bedrijf en de services die je klanten kunnen boeken. Klik daarna op de knop Opslaan en publiceren op het tabblad Boekingspagina om de planningswebpagina te publiceren. Je klanten kunnen nu afspraken met je bedrijf gaan boeken. Zo eenvoudig is het!
We hopen dat je door Bookings meer tijd hebt om je bedrijf uit te breiden, minder gemiste afspraken hebt en altijd overal van op de hoogte bent, waar je ook bent. Laat ons weten wat je van Bookings vindt door feedback te geven op de startpagina van Bookings.
Veelgestelde vragen
V. Vanaf wanneer is Bookings beschikbaar?
A. Bookings wordt nu beschikbaar gemaakt voor abonnees van Office 365 Business Premium die meedoen met het First Release-programma en wordt in de komende maanden beschikbaar voor alle Business Premium-abonnees wereldwijd.
V. Welke Office 365-abonnementen hebben toegang tot Bookings?
A. Bookings wordt beschikbaar bij een Office 365 Business Premium-abonnement.
V. Hebben al mijn medewerkers een Office 365-abonnement nodig?
A. Nee. Je hebt slechts één Office 365 Business Premium-account nodig om Bookings te installeren en te beheren. Je medewerkers kunnen elke gewenste e-mailservice gebruiken.
V. Hoe beheer ik afspraken wanneer ik niet op kantoor ben?
A. De komende weken wordt voor Microsoft Bookings een bijbehorende app uitgebracht waarmee bepaalde gebruikers met een Office 365-abonnement alle afspraken en alle klantgegevens kunnen beheren en bekijken.
V. Kunnen mijn klanten mijn persoonlijke of zakelijke agenda zien?
A. Nee. Je klanten zien alleen de Bookings-agenda die je online publiceert. Je geeft zelf op welke services, tijden en medewerkers zichtbaar zijn in deze agenda.
V. Hebben mijn klanten een Microsoft-account of Office 365-abonnement nodig om boekingen bij mij te doen?
A. Nee. Je boekingspagina is openbaar beschikbaar. Om een afspraak te boeken hoeven je klanten alleen hun naam en e-mail op te geven, zodat de bevestigings-e-mail en herinnering via Bookings kunnen worden verzonden.
V. Moeten mijn klanten een app downloaden om een afspraak te boeken?
A. Nee. Je klanten openen je webpagina vanuit een browser op een mobiel apparaat, tablet of laptop. De komende mobiele Bookings-app is alleen bedoeld voor de bedrijfseigenaar om de Bookings-agenda te beheren.