Productief blijven terwijl je op afstand werkt met Microsoft Teams

Hoe laat je tienduizenden werknemers van de ene dag op de andere op afstand werken? Nu COVID-19 zich over de hele wereld verspreidt, is dat wat ons bij Microsoft heeft bezig gehouden in de voorbije week. Vorige woensdag hebben we de knoop doorgehakt: in een e-mail hebben we de ongeveer 50.000 werknemers van Microsoft in en rond Seattle gevraagd om van thuis te werken indien mogelijk. We maakten al intensief gebruik van Teams, maar in de eerste dagen nadat we volledig naar werken op afstand zijn overgeschakeld, ging het gebruik bij Microsoft-werknemers in de VS sterk omhoog. Tegen het einde van de dag op donderdag was het gebruik van de chatfunctie met 50 procent gestegen tegenover de vorige week, en waren er 37 procent meer vergaderingen. En we merken ook dat het gebruik bij onze klanten omhoog gaat. Overal beginnen werknemers uitsluitend nog online te vergaderen, te chatten en samen te werken. We willen iedereen helpen om aan deze uitdaging te voldoen. Als het team achter Teams hebben we veel tijd doorgebracht om te ontdekken wat de beste manier is om thuiswerk productief en gezond te maken. Daarom wil ik hieronder onze beste tips met je delen.

Een korte opmerking voor je verder leest: Deze tips maken deel uit van onze voortdurende inspanning om iedereen te helpen om verbonden en productief te blijven in deze moeilijke tijden. Vorige week deelde ik hoe particulieren en organisaties Teams gratis kunnen downloaden, samen met ons uitgebreid plan om services vlot te laten doorlopen tijdens deze crisis. We hebben ook ongelofelijke verhalen van klanten en werknemers wereldwijd gedeeld, waaronder leerkrachten en leerlingen in Hong Kong die technologie gebruiken voor fantastische innovaties op het vlak van e-learning en klanten in en rond China die slimme manieren hebben gevonden om aan de slag te blijven. Maar onze klanten vragen ons ook om advies over de overstap naar werken op afstand. We blijven tips, informatie en inspirerende verhalen van klanten delen tijdens de uitbraak, kom dus regelmatig eens terugkijken in de komende dagen.

Aan de slag

Wanneer je overstapt op werken op afstand, zijn er een paar belangrijke gewoontes om succes te garanderen.

Je werkplek inrichten

Maak je geen zorgen als je geen thuiskantoor hebt. Je kunt nog steeds productief zijn van thuis uit. We hebben Teams namelijk ontworpen als een virtueel kantoor dat je overal kunt meenemen. Hoewel je misschien geen printer, fysieke dossiers of een vaste telefoon hebt bij je thuis, kun je documenten rechtstreeks opvragen in Teams, bestanden veilig opslaan waar de juiste mensen ze kunnen openen en snel deelnemen aan gesprekken en vergaderingen. Dat gezegd zijnde, is het belangrijk dat je een aparte werkplek hebt bij je thuis waar je productief kunt zijn en kunt aangeven dat je niet gestoord wilt worden. Een ontbijthoek, een stil plekje in de slaapkamer, een ongebruikte speeltafel in de ontspanningsruimte … elke ruimte waar je je kunt concentreren, kan dienen om te werken. En maak je geen zorgen als het een beetje rommelig wordt doorheen de dag, je kunt altijd achtergrondvervaging gebruiken tijdens videovergaderingen zodat je teamleden enkel op jou gefocust zijn.

Communiceren, communiceren, communiceren

Hoewel velen van ons minstens een deel van de tijd thuiswerken, gebruiken we nog steeds ritmes en belangrijke tijdstippen die opgebouwd zijn rond onze fysieke aanwezigheid op kantoor.  Wanneer je van thuis werkt kan je dagelijkse ritme veranderen. Dit geldt vooral voor zij die werk en zorgen voor de kinderen combineren. Communiceer duidelijk over je werkuren met je teamleden en medewerkers zodat ze weten wanneer ze je kunnen bereiken. Je kunt ook een statusbericht instellen in Teams om deze informatie proactief te delen.

Maak er ook een gewoonte van om regelmatig voortgangsrapporten te delen met je teamleden. Bedrijven die volledig op afstand werken hechten veel belang aan documentatie aangezien het een belangrijke manier is om verbonden te blijven wanneer je apart werkt. We raden je aan om updates, inzichten en nuttige informatiebronnen die je hebt ontdekt te delen in Teams-kanalen, zodat je teamleden op de hoogte blijven van waar je mee bezig bent, ook als je niet kunt bijpraten bij de waterkoeler. Later kunnen ze in het kanaal zoeken naar ideeën of inhoud wanneer ze die nodig hebben.

Gezonde grenzen stellen

Zonder de gebruikelijke signalen van een werkdag, zoals even lunch gaan halen of het pendelen, kan het moeilijk zijn om te stoppen met werken. Werknemers op afstand werken soms lange periodes zonder pauzes om te bewegen, een praatje te maken of wat te eten. Dit leidt al snel tot stress of burn-out. Denk eraan: je gezondheid komt op de eerste plek. Maak tijd voor maaltijden, drink voldoende water en herinner jezelf eraan om op het einde van de dag mentaal ‘uit te klokken‘ als je werkt op afstand. Dit gedrag zorgt er niet enkel voor dat je gezond blijft, maar het helpt je ook om op lange termijn productiever te blijven.

Doeltreffende vergaderingen houden

Online vergaderingen omarmen

Zonder een fysieke vergaderruimte kan iedereen samenbrengen de grootste uitdaging van werken op afstand lijken. Wanneer je vergaderingen in Teams gaat houden, zorg er dan voor dat alle vergaderingen een optie om virtueel ‘deel te nemen’ hebben om een online vergaderruimte te creëren. We raden ook aan dat alle deelnemers video inschakelen als ze zich daar goed bij voelen. De face-to-face interactie doet heel wat om iedereen verbonden te laten voelen. Teams heeft een grote selectie gecertificeerde camera’s om uit te kiezen, alsook apparaten zoals headsets en speakerphones om ervoor te zorgen dat jij en je collega’s altijd helder kunnen communiceren.

Bedachtzaam zijn en niemand uitsluiten

Wanneer je overstapt op onlinevergaderingen, verlies je enkele visuele hints die we gebruiken om te weten of een collega iets te zeggen heeft tijdens een vergadering. En overvolle telefonische vergaderingen kunnen het moeilijk maken voor mensen om hun mening te delen. Organisatoren van vergaderingen dienen regelmatig te pauzeren om ruimte te laten voor vragen, en deelnemers eraan te herinneren dat ze het chatvenster kunnen gebruiken om hun gedachten te delen.

Je vergaderingen opnemen

Om het gebrek aan persoonlijke gesprekken te compenseren, plannen sommige werknemers op afstand extra ontmoetingen in om verbonden te blijven met klanten, partners en medewerkers. Dubbele boekingen kunnen moeilijk te vermijden zijn. Als je organisatie dat toelaat, neem vergaderingen dan op in Teams zodat medewerkers ze later kunnen bekijken. Als je zelf niet kunt deelnemen, vraag dan aan de organisator om deze op te nemen. Het automatisch gegenereerde transcript is ook superhandig als je je informatie probeert te herinneren die aan bod is gekomen tijdens een vergadering die je hebt bijgewoond. Wil je meer informatie over Teams-vergaderingen? Ontdek hier meer tips.

Verbonden blijven

Compenseer het wegvallen van bijpraten aan de waterkoeler

Voor heel wat mensen die op afstand werken is hetgeen dat ze het meeste missen aan het kantoor de ongedwongen gesprekken. Gesprekjes bij de waterkoeler of in de keuken helpen ons niet enkel om verbonden te blijven, ze helpen vaak om belangrijke informatie en inzichten aan de oppervlakte te brengen waar dat anders niet zou gebeuren. Voel je vrij om je medewerkers aan te spreken en contact te maken. Beschouw chatberichten als je virtuele waterkoeler en stel een herinnering in voor jezelf om regelmatig poolshoogte te nemen bij mensen. Emoji’s, GIF’s en stickers zijn een leuke manier om het luchtig en ongedwongen te houden.

Het team samenbrengen

Wie werkt op afstand kan zich geïsoleerd voelen. Als leider is het belangrijk om mogelijkheden te creëren voor het hele team om virtueel samen te komen. Houd vast aan het gebruikelijke ritme van vergaderingen of lunches met je team, maar houd ze gewoon online. Gebruik het kanaal ‘Algemeen’ in Teams voor discussies die iedereen kunnen aangaan. Voor grote brainstormsessies kun je de Microsoft Whiteboard-app gebruiken, die een oneindig groot digitaal canvas biedt waarop deelnemers aan een vergadering ideeën kunnen uitwisselen en rechtstreeks kunnen samenwerken in Teams. We raden teamleiders ook aan om de Crisis Communication Power App te downloaden. Je kunt deze aanpasbare app gebruiken om jezelf en je team te informeren over alles wat ze tijdens deze uitbraak moeten weten.

Vermaak jezelf!

Met alle veranderingen die gepaard gaan met de overstap naar werken op afstand, is het belangrijk om de moreel binnen de groep te behouden. Er zijn veel dingen die je kunt doen in Teams om ervoor te zorgen dat mensen positief en betrokken blijven. Deel nieuws en verhalen in je teamchat, of houd een fotowedstrijd. Een van onze klanten uit de onderwijssector in China hield een kookwedstrijd voor leerlingen die erg populair was.

Ik begrijp dat elk individu en elk team anders werkt. Maar ik hoop dat de tips van ons team je helpen om productief en verbonden te blijven terwijl je je aanpast aan een nieuwe manier van werken. En denk eraan, je kunt vandaag nog Teams gratis beginnen gebruiken door je aan te melden of gratis te registreren.

Bereid je voor om op afstand te werken! Download onze checklist om op afstand te werken en deel deze met je teamleden.

Checklist om op afstand te werken:

• Je werkplek inrichten
• Veel communiceren
• Gezonde grenzen stellen
• Online vergaderingen omarmen
• Bedachtzaam zijn en niemand uitsluiten
• Je vergaderingen opnemen
• Compenseer het wegvallen van bijpraten aan de waterkoeler
• Het team samenbrengen
• Vermaak jezelf!