Twee weken verder: wat we hebben geleerd over werken op afstand

In de twee weken sinds ons team in Puget Sound is overgestapt op werken op afstand is de strijd tegen COVID-19 geïntensiveerd. In landen over de hele wereld blijven veel mensen thuis. Nu de scholen, kerken, bedrijven en kantoren zijn gesloten, ontdekken we hoe het echt is om de hele dag thuis te zijn met ons gezin en tegelijkertijd te proberen productief en verbonden met onze werkteams te blijven. Er valt zoveel te leren. Onze huidige situatie heeft mijn team gedwongen alles opnieuw te bekijken, van het plannen van vergaderingen tot de manier waarop we onze teams organiseren en ik heb gehoord dat veel klanten hetzelfde doen. Ik wil een aantal belangrijke dingen delen die we tot nu toe hebben geleerd als team dat volledig op afstand werkt. Ik hoop dat je de geleerde lessen nuttig vindt tijdens je eigen ontdekkingsreis.

Een korte opmerking voor we erin duiken: We hebben deze ruimte gebruikt om tips, klantverhalen en informatie te delen tijdens de COVID-19-uitbraak. Dit bericht is een vervolg op een bericht van vorige week met tips voor de overgang naar werken op afstand met Microsoft Teams. We hebben ook hulp geboden bij het overgaan naar online live-evenementen, met details over het gebruik van Microsoft-hulpmiddelen en inzichten van onze evenementengoeroe bij Microsoft. En we hebben ook advies voor IT-afdelingen en CISO’s gedeeld van topmensen op die gebieden. We blijven hier de komende dagen inhoud plaatsen over werken op afstand, dus kom vaak terug. Oké, nu de lessen van de afgelopen twee weken.

1. Hulp voor thuiswerken delen

De meeste organisaties hebben handleidingen hoe medewerkers door hun kantooromgeving moeten laveren. Toen we overgingen op werken op afstand realiseerden we ons snel dat medewerkers voor dit soort werk ook hulp nodig hebben. Veel van ons werken voor het eerst vanuit huis en hebben weinig tijd gehad om zich op die verandering voor te bereiden. Ons team heeft vragen: Hoe regel je een ruimte waar je je kunt focussen? Hoe blijf je verbonden als je geen persoonlijk contact hebt? Waarom voelt het alsof er nooit een goed moment is voor een pauze? Tel daarbij op de uitdaging van kinderen en andere afhankelijke gezinsleden die thuis zijn (een realiteit voor veel van ons in deze periode) en het is onvermijdelijk dat sommige medewerkers er moeite mee hebben.

Om deze vragen aan te pakken, hebben we vorige week een uitgebreide gids voor thuiswerken geleverd aan medewerkers. We dachten dat je het misschien handig zou vinden, dus hebben we een klantversie voor je gemaakt die je naar behoefte kunt delen met je medewerkers. Het document staat vol met concrete tips voor allerlei vragen, vanaf het opzetten van je fysieke en virtuele werkstations tot aanbevolen procedures om beschikbaarheid naar teamleden te communiceren.

2. Aaneengesloten vergaderingen beheren

Op kantoor hebben doorlopende vergaderingen natuurlijke pauzes tussen de ene en de volgende vergadering. Je moet naar een andere ruimte lopen, de eerste paar minuten die je moet wachten tot iedereen er is en de informele gesprekken tussen teamleden bij de begroeting en het bijpraten. Vaak hebben we nauwelijks erg in deze kleine adempauzes tijdens onze werkweek. Toen gingen we thuiswerken en realiseerden ons hoeveel behoefte we daar eigenlijk aan hebben om een dag met meerdere vergaderingen door te komen.

Hoe kun je ervoor zorgen dat jij en je team zo vaak als nodig vergaderen, maar toch tussendoor pauze kunnen houden? We moedigen medewerkers aan om vergaderingen te plannen met een eindtijd vijf minuten voor het eind van een heel of half uur. Dat verkort jullie tijd samen enigszins, maar is een belangrijke stap om mogelijke burnouts te vermijden vanwege aaneengesloten vergaderingen.

3. Ruimte maken voor mensen om te ontspannen

Bij het normale werken, vinden we dagelijks manieren om te ontspannen, vaak zelfs zonder het te proberen. Koken voor je gezin, vrienden ontmoeten ‘s avonds bij een sportvereniging of een dagelijkse busreis naar huis helpen ons de gebeurtenissen van de dag los te laten en ons voor te bereiden op de volgende. Zelfs onder de beste omstandigheden kan het moeilijk zijn de verbinding te verbreken tijdens het thuiswerken. Om onze medewerkers te helpen, bieden we virtuele meditatiesessies aan die ze kunnen bijwonen wanneer ze even moeten ontspannen.

Als je ervoor kiest hetzelfde te doen, zijn hier een paar praktische tips om met je medewerkers te delen die nog niet eerder hebben deelgenomen aan onlinemeditatiesessies. Ten eerste: vind een rustige plek waar je niet wordt gestoord. Zet je microfoon vervolgens uit, zodat anderen kunnen profiteren van de stilte. En gebruik ten slotte je camera om naar de sessieleider te kijken voor hulp bij ademhalingstechnieken. Zodra je het idee hebt, dat je dat in de hand hebt, kun je de camera uitschakelen om je volledig te richten op de meditatie.

4. Teamcultuur blijven stimuleren

Van vergaderingen met alle leden tot het vieren van kleine mijlpalen, gezonde teamculturen zijn afhankelijk van regelmatige ontmoetingen. Nu er zoveel van ons ineens thuiswerken, is het verleidelijk over te gaan op ‘alleen essentiële’-bijeenkomsten en belangrijke gebeurtenissen en leuke teammomenten uit te stellen tot alles weer normaal is.

We hebben ontdekt dat het waar mogelijk het beste is de teamcultuur te blijven opbouwen, zelfs als je dat apart moet doen. Was er een verjaardagsfeestje gepland voor een teamlid? Ga naar een teamvergadering en start de felicitatie-GIF’s. Zit er een grote verkoopconferentie aan te komen? Begin na te denken hoe je die virtueel kunt houden. En als het tijd is voor externe teambuilding, gewoon doen. Je team is er klaar voor ideeën te delen en verbinding te maken. In eerste instantie zal het moeilijk lijken de bijeenkomsten die de teamcultuur stimuleren op afstand door te laten gaan, maar het is de extra inspanning waard om iedereen verbonden te houden en vooruit te gaan.

5. Belangrijke managementvaardigheden oefenen

Medewerkers vertrouwen op hun managers om contact te houden, ze door veranderingen te begeleiden en interesse te tonen om ze te helpen problemen op te lossen en creatief te zijn. Nu je team een hele andere manier van werken moet aanleren (en tegelijkertijd omgaan met een globale gezondheidscrisis) hebben ze de ondersteuning van een manager harder nodig dan ooit. Maar hoe kun je goed managen wanneer je op afstand werkt?

We delen wat we hebben geleerd over managen op afstand in dethuiswerkgids. Dit houdt onder meer in het versterken van integratie, vaak contact opnemen en je teamleden begeleiden hun eigen beste methodes om op afstand te werken te ontdekken. Iedere medewerker staat op dit moment voor unieke uitdagingen en iedere medewerker zal deze situatie anders benaderen. Als manager is het belangrijk om hun individuele behoeften zo goed mogelijk te begrijpen en erop te reageren.

Deze lessen weerspiegelen een aantal van onze vroege ontdekkingen na twee weken leren op afstand. We ontdekken zoveel over deze nieuwe manier van werken, van het plannen van vergaderingen met pauzes tot het effectief managen van teams op afstand. Ik weet zeker dat deze lessen hun waarde blijven behouden na de COVID-19-uitbraak wanneer organisaties prioriteit blijven geven aan werken op afstand. Maar we willen ook van jou horen waar jij en je team aan denken en wat jullie leren. Doe mee met het gesprek in onze Community voor werken op afstand.