Drie manieren waarop technologie je frontlijnmedewerkers kan helpen
De twee miljard frontlijnmedewerkers, die 80% van 's werelds medewerkers vertegenwoordigen, hebben tijdens de pandemie risico's, uitputting en voortdurende onderbrekingen doorstaan. Van sluitingen en nieuwe veiligheidsprotocollen tot grotere workloads en kleinere voorraden, de frontline heeft constant met uitdagingen te maken. De afgelopen paar weken zijn vooral uitputtend geweest voor gezondheidszorgmedewerkers die zich schrap zetten voor nog een golf van de pandemie, en luchtvaartmaatschappijen die een recordaantal vluchten annuleerden vanwege personeelstekorten. En helaas lijkt er voor sommigen geen verlichting in zicht te zijn – 58% van de frontlijnmedewerkers denkt dat hun werkbelasting volgend jaar hetzelfde zal blijven of slechter zal worden, volgens het recentste speciale Work Trend Index-rapport.
Maar toch is er een lichtpuntje. Er is nog nooit een betere tijd voor (of grotere behoefte aan) nieuwe strategieën en oplossingen geweest die helpen de frontlijn klaar te stomen voor langetermijnsucces door zowel hun welzijn te prioriteren als hun productiviteit te optimaliseren. Succesvolle organisaties erkennen dat het empoweren van de frontlijn belangrijk is voor hun winst, omdat het een meer evenwichtige benadering van zakendoen creëert en betere resultaten oplevert. Gebaseerd op het speciale Work Trend Index-rapport volgen hier drie gebieden waarop bedrijven zich kunnen concentreren:
- Voorzie medewerkers van technologie om stress en systeemwrijving te verminderen.
- Prioriteer en moderniseer training.
- Bouw een bedrijfscultuur op die de frontlijn bevat.
Microsoft ontwerpt oplossingen om frontlijnmedewerkers te empoweren bij het communiceren, plannen van shifts, uitvoeren van taken en nog veel meer. Het is al lange tijd onderdeel van onze missie, of het nu gaat om het helpen van klanten zoals Kendra Scott om hun hoofdkantoor grondiger te verbinden met hun frontlijn, of om het creëren van eenvoudige en geïntegreerde werknemerservaringen voor klanten zoals Blum. Vandaag, nu het Work Trend Index-onderzoek wordt gestart, brengen we ook nieuwe technologische innovaties uit en versterken we partnerschappen om te helpen stress te verminderen, training te moderniseren en de cultuur opnieuw op te bouwen voor frontlijnmedewerkers.
1. Voorzie medewerkers van technologie om stress en systeemwrijving te verminderen
Nieuwe gegevens wijzen op een verschuiving naar optimisme dat technologie het leven aan de frontlijn zal verbeteren – 63% van de frontlijnmedewerkers is enthousiast over de werkmogelijkheden die technologie creëert en zet het op de derde plaats in de lijst met factoren die kunnen helpen werkgerelateerde stress te verminderen, vlak na een hoger salaris en meer vakantiedagen. In Microsoft’s eigen productiviteitsgegevens hebben we gezien hoe de pandemie die verandering versnelde en het gebruik van Microsoft Teams door frontlijnmedewerkers met 400% verhoogde tussen maart 2020 en november 2021.
Aangezien de frontlijn met voortdurende beperkingen te kampen heeft door tekorten aan personeel en onderbrekingen in de toeleveringsketen, willen ze technologie waarmee ze tijd kunnen besparen, naadlozer kunnen communiceren en hun efficiëntie kunnen optimaliseren wanneer ze herhaaldelijke taken uitvoeren.
Naast ons partnerschap met Samsung’s robuuste portfolio van apparaten versterken we vandaag ons strategische partnerschap met Zebra Technologies. We kondigen de algemene beschikbaarheid aan van de Walkie Talkie-app in Teams op een breed scala aan mobiele Zebra-apparaten, zoals de robuuste TC-serie die je overal mee naartoe kunt nemen, de gestroomlijnde klantgerichte EC-serie en de ultieme MC-serie scanapparaten. De samenwerking introduceert de digitale Walkie Talkie-functionaliteit van Teams met een toegewijde PTT-knop (push-to-talk) op Zebra-apparaten, zodat frontlijnmedewerkers duidelijke, onmiddellijke en veilige communicatie binnen handbereik hebben. Walkie Talkie is nu ook beschikbaar op alle mobiele iOS-apparaten zoals iPhones en iPads, naast mobiele Android-apparaten.
"We zijn verheugd dat we dankzij dit partnerschap frontlijnmedewerkers de mogelijkheid kunnen geven deze apparaten te gebruiken om in elke omstandigheid naadloos te communiceren, samen te werken en productief te blijven." – Anders Gustafsson, Chief Executive Officer (CEO), Zebra Technologies.
Walkie Talkie geïntegreerd op Zebra-apparaten en Walkie Talkie iOS is nu algemeen beschikbaar.
Met voortdurende personeelstekorten in de meeste sectoren is het plannen van shifts moeilijker geworden, niet alleen om de gebruikelijke shifts te dekken maar om dat nu met minder mensen te doen. Toen we vroegen welke technologische oplossingen zouden kunnen helpen om stress op de werkplek te verminderen, was teamplanning de populairste keuze (37%).
Om medewerkers de flexibiliteit te blijven geven om eigenaar van hun planning te zijn, op hun eigen manier, kondigen we vandaag de algemene beschikbaarheid aan van de Reflexis Shifts-connector voor Teams, die integreert met de Reflexis Workforce Scheduler (RWS) om naadloze, realtime synchronisatie te creëren voor het bekijken, toewijzen en beheren van shiftverzoeken. Als toonaangevende personeelsbeheeroplossing biedt RWS doelgericht en flexibel planningsbeheer. Samen met Teams helpt RWS vrijheid te bevorderen, biedt het geoptimaliseerde planning en geeft het organisaties een nieuwe mogelijkheid om frontlijnmedewerkers op een consistente en flexibele manier toegang tot hun planningen te geven.
De Reflexis Shifts-connector voor Teams zal vanaf januari 2022 algemeen beschikbaar zijn.
Nog één van de top vijf technologische oplossingen die naar men denkt de stress van de frontlijn vermindert, is het beheren van afspraken, wat enorme transformaties heeft ondergaan nu steeds meer afspraken virtueel zijn in plaats van face-to-face. Medewerkers kunnen nu een uitgebreid overzicht van virtuele afspraken op één locatie zien, inclusief realtime updates over wachttijden, wachtrijen, gemiste afspraken en vertragingen in de personele bezetting. Daarmee wordt een eersteklas ervaring geboden voor klanten en patiënten.
Virtuele bezoeken die zijn gepland in een wachtrij, zal vanaf januari 2022 algemeen beschikbaar zijn.
Om medewerkers in staat te stellen in de stroom van werk te blijven en stress rondom goedkeuringsupdates te verminderen, integreren we bovendien de app Goedkeuringen rechtstreeks in de sectorprocessen waarop frontlijnmedewerkers vertrouwen. Medewerkers kunnen nu goedkeuringen in hun sector beheren en aanvragen met PCF-besturingselementen (Power Apps Component Framework), en details vereisen zoals verplichte opmerkingen of groepsgoedkeuringen om te verzekeren dat goedkeuringen, en de processen die daarvan afhankelijk zijn, soepel verlopen.
Verplichte opmerkingen in Goedkeuringen zal vanaf deze maand algemeen beschikbaar zijn, en PCF-besturingselementen en groepsgoedkeuringen zullen vanaf februari 2022 beschikbaar zijn.
Tot slot kan onze suite van identiteits- en eindpuntbeheeroplossingen helpen de stress te elimineren uit het delen van een apparaat aan de frontlijn. Naast het gebruiken van een GPS-aangedreven kaart om een kwijtgeraakt apparaat terug te vinden met Microsoft Endpoint Manager, zal IT binnenkort een audiomelding kunnen activeren om frontlijnmedewerkers te helpen hun kwijtgeraakte apparaat gemakkelijk te vinden. Wanneer apparaten zijn ingeschreven in de modus voor gedeelde apparaten via Microsoft Azure Active Directory (Azure AD), kunnen medewerkers bovendien gemakkelijk uitloggen bij alle ondersteunde apps – zoals Teams en Managed Home Screen, evenals andere apps zoals Workday – met één tik op Android-apparaten om deze gereed en compatibel te maken voor de volgende medewerker.
2. Prioriteer en moderniseer training
Hoewel de gegevens wijzen op verbeterd optimisme van frontlijnmedewerkers over het vermogen van technologie om het werkleven te verbeteren, zegt meer dan 50% van de ondervraagden dat hun bedrijf niet de benodigde training heeft gegeven om hun werk effectief te kunnen doen. Frontlijnmedewerkers willen graag training krijgen, en bedrijven zullen trainingsinitiatieven moeten prioriteren en moeten verzekeren dat deze toegankelijk zijn voor iedereen in de organisatie. Aangezien tools voor het onboarden van nieuwe teamleden zijn beoordeeld als de op één na belangrijkste technologie om frontlijnmedewerkers te helpen met stress op de werkplek, is dit vooral belangrijk nu personeelsbezettingen blijven fluctueren.
Microsoft Viva Learning stelt frontlijnmedewerkers in staat om rechtstreeks vanuit Teams trainingsinhoud te ontdekken, gebruiken, delen en volgen. Bedrijven kunnen alle medewerkers up-to-date houden en nieuwe medewerkers snel onboarden met training, beleid en algemene leerinhoud dankzij de nieuwste LMS-integraties (Learning Management System). De LMS-toewijzingsfunctie stelt bedrijfsmedewerkers in staat om training en leerinhoud toe te wijzen uit partneroplossingen zoals SAP SuccessFactors, Cornerstone OnDemand en Saba Cloud, zodat medewerkers via Teams gemakkelijk toegang tot deze toegewezen leerinhoud kunnen krijgen op elk apparaat.
De Learning Management System-toewijzingsfunctie zal vanaf januari 2022 algemeen beschikbaar zijn.
We zullen bovendien nieuwe partnerschappen met trainingsaanbieders, zoals EdCast en OpenSesame, toevoegen aan bestaande partners zoals Go1 en Coursera om uitgebreide leerinhoud voor frontlijnmedewerkers te bieden. Deze uitgebreide partnerinhoudsbibliotheek, samen met door de organisatie gecreëerde inhoud via de SharePoint-integratie, zal frontlijnmedewerkers helpen te trainen en hun vaardigheden te ontwikkelen met relevante leerinhoud, of dat nu op mobiel, tablet of desktop is.
EdCast zal vanaf januari 2022 algemeen beschikbaar zijn en OpenSesame vanaf februari 2022.
"We zijn verheugd ons partnerschap met Microsoft voort te zetten en de waarde van Viva Learning uit te breiden door organisaties de volledige EdCast-smartcards, -paden en -trajecten voor vaardigheidsontwikkeling te bieden om te delen, bookmarken en integreren in bredere leertrajecten." – Karl Mehta, CEO, EdCast.
"Ons partnerschap met Microsoft Viva Learning stelt bedrijven in staat om de perfecte lijst met cursussen te cureren voor elke cursist, allemaal tijdens de stroom van hun werk." – Don Spear, CEO en medeoprichter, OpenSesame.
3. Bouw een bedrijfscultuur op die de frontlijn bevat
Een sterke cultuur is vaak wat succesvolle bedrijven onderscheidt van de rest, en heeft niet alleen invloed op de bedrijfsprestaties, maar verzekert ook dat een organisatie de beste mensen motiveert, behoudt en aantrekt. De bedrijfscultuur wordt echter niet doorgetrokken naar de frontlijn. De frontlijn zegt dat hun cultuur en communicatie niet verbonden zijn met leidinggevenden: 68% van frontlijnmanagers zegt dat leidinggevenden het opbouwen van een werkplekcultuur niet prioriteren en 63% van frontlijnmedewerkers zegt dat berichten van leidinggevenden vaak kwijtraken en hen niet bereiken.
Technologie zoals Microsoft Viva Connections kan een essentiële rol spelen in het overbruggen van die cultuur- en communicatiekloof – leidinggevenden kunnen berichten, bedrijfsupdates en kudos met de frontlijn delen terwijl ze frontlijnmedewerkers empoweren om meningen en ideeën met hen te delen. Met de nieuwe strategische partners Workday en Espressive van Viva Connections kunnen medewerkers nu gemakkelijk toegang tot belangrijke bedrijfsbronnen en -acties krijgen op één locatie.
Espressive zal vanaf februari en Workday in kalenderjaar 2022 beschikbaar zijn in Viva Connections
Gezamenlijke klanten zullen de kracht van Workday rechtstreeks in Viva Connections kunnen benutten, wat de ervaring voor medewerkers nog verder verbetert om toegang tot Workday-inzichten en -acties te krijgen wanneer en waar dan ook ze werken, zonder dat ze Teams hoeven te verlaten. Door Workday-selfservicemogelijkheden te gebruiken, zoals een intelligente ervaring voor in- en uitklokken, kan een frontlijnmedewerker bijvoorbeeld worden geïnformeerd dat zijn/haar pauze bijna voorbij is en met één tik weer inklokken vanaf zijn/haar mobiele apparaat.
Espressive biedt medewerkers één plek voor onmiddellijke, gepersonaliseerde zelfhulp in negen talen voor 14 bedrijfsafdelingen (zoals IT, Human Resources en Payroll) via Viva Connections, waarbij verzoeken en problemen in behandeling toegankelijk zijn via dashboardkaarten. Espressive Barista is een AI-gebaseerde virtuele ondersteuningsagent die de afhandeling van vragen, problemen en verzoeken van medewerkers helpt te automatiseren met gepersonaliseerde antwoorden, zodat medewerkers de antwoorden krijgen die ze nodig hebben.
Vooruitkijken
Een sterke frontlijn betekent betere winst. Van teamplanning en onboarding tot taakautomatisering en afspraakbeheer, bedrijven kunnen de dagelijkse belasting van hun frontlijnmedewerkers verminderen door de juiste technologische tools te bieden en een sterke bedrijfscultuur te creëren. De juiste oplossingen kunnen niet alleen de productiviteit van frontlijnmedewerkers optimaliseren, maar ook voor een consistent gevoel van cultuur zorgen, wat leidt tot hoger behoud van medewerkers, betere klantinteracties en grondigere uitlijning met bedrijfsmissies.
In samenwerking met marktleiders blijven wij bij Microsoft innoveren rondom oplossingen die helpen stress te verminderen, training te moderniseren en de cultuur opnieuw op te bouwen voor frontlijnmedewerkers. Lees het volledige speciale Work Trend Index-rapport voor meer informatie over de mogelijkheden om frontlijnmedewerkers te empoweren. En bekijk ons Lookbook en onze nieuwe Mechanics-video voor meer informatie over de nieuwe Microsoft 365-productinnovaties die de frontlijn stimuleren.
