Platforma zarządzania zamówieniami (OMS, ang. Order Management System)

zostać zgubione,
być niedokładne lub nieprawidłowe,
nie zostać zrealizowane,
zostać dostarczone później niż początkowo zakładano.

Jeśli klient wielokrotnie — lub nawet tylko jeden raz — będzie mieć do czynienia z problemami, o których jest mowa powyżej, może to wywrzeć negatywny wpływ na postrzeganie operacji Twojej firmy, przez co konkurencja będzie mieć ułatwione zadanie, gdy zechce zaoferować klientom lepsze wrażenia.

Mówiąc krótko, zastosowanie platformy OMS daje wiele możliwości:

Dostosuj przedstawicieli handlowych i platformy internetowe.
Monitoruj osiągane sukcesy, korzystając z analityki.
Zarządzaj złożonymi harmonogramami wysyłki.
Koordynuj zapasy pod kątem dostępnych zamówień z wielu kanałów.
Zapewnij realizację zamówień w warunkach korzystania z dostawcy usług logistycznych.
Eliminuj błędy ludzkie związane z ręcznym wprowadzaniem danych, a także problemy z wydajnością i niespójną alokacją zasobów.

System Dynamics 365 pomaga firmie szybko i wydajnie realizować zamówienia

Zoptymalizuj i zautomatyzuj możliwości realizacji zamówień dzięki rozwiązaniu Dynamics 365 Intelligent Order Management, które integruje się z istniejącymi systemami CRM i ERP, aby zaoszczędzić czas i pieniądze w cyfrowej transformacji łańcucha dostaw.

Wypróbuj bezpłatnie

Spełniaj potrzeby klientów w wielu kanałach, aby zapewnić płynną obsługę handlu elektronicznego, eliminując czas zespołu na realizację zamówień i szkolenie członków zespołu. Zapewnia również ogólny przegląd zamówień, ograniczając pomyłki i błędy ludzkie oraz umieszczając wszystkie potrzebne dane w czasie rzeczywistym w jednym miejscu.
Eliminacja procesów ręcznych.
Raportowanie i prognozowanie zapotrzebowania na zapasy w celu uniknięcia nadmiernych zamówień lub nadmiernej sprzedaży. Podczas nieoczekiwanych wahań popytu będziesz mógł połączyć się ze swoimi kanałami zapasów, aby wdrożyć strategię realizowaną przez sprzedawców.
Integracja między systemami firmy, takimi jak ERP, w tym magazynami, zespołami obsługi klienta i księgowością.
Przyjmuj zamówienia z wielu krajów w wielu typach walut. W miarę jak świat staje się zglobalizowany, Twój zespół musi być przygotowany, aby ułatwić Ci rozwój na nowych rynkach.

Oto niektóre z zastosowań platformy OMS:

Optymalizacja i automatyzowanie realizacji zamówień.
Minimalizowanie zakłóceń występujących w toku realizacji procesu.
Zarządzanie cyklem życia zamówienia.
Reagowanie na nieustannie zmieniające się modele biznesowe.

Korzyści, jakie oferuje platforma OMS

Bez względu na wielkość firmy, wdrożenie systemu zarządzania zamówieniami może usprawnić operacje biznesowe od początku do końca. Oto tylko kilka korzyści płynących z dodania platformy OMS do swojej firmy.

Automatyzacja. System zarządzania zamówieniami opiera się na automatyzacji, od obsługi witryny sklepu po dostarczanie produktu. Pozwala to zaoszczędzić na pracy ręcznej, pomagając zmniejszyć koszty pracy. Ponieważ okna realizacji stają się coraz krótsze, rozwiązanie OMS wybiera magazyn lub lokalizację realizacji, dyktuje kolejność realizacji i wysyła żądanie realizacji do magazynu, aby personel mógł przygotować się do realizacji zamówienia.

Z uwagi na możliwość skrócenia czasu realizacji zamówień, możliwe będzie ponowne przydzielenie zasobów wykorzystywanych do skupienia się na bardziej skomplikowanych elementach działalności, które przyczyniają się do wzrostu i zadowolenia klientów. Zwiększy to również bezpieczeństwo danych, co jest istotnym składnikiem w dzisiejszym coraz bardziej cyfrowym świecie.
Mniej błędów ludzkich. Jako jedno z najważniejszych źródeł błędów realizacji dla magazynów błędy ludzkie mogą powodować poważne problemy. Niezależnie od rozmiaru błędu. Dzięki wdrożeniu dokładnego systemu zarządzania zamówieniami, zadania są obsługiwane automatycznie. Platforma OMS może przeprowadzać wielokanałową kontrolę zapasów i optymalizację magazynu, wysyłając powiadomienia o wszystkim, od poziomów zapasów po możliwe potrzeby likwidacji. Pomaga to uniknąć opóźnień w wysyłce, opłat rynkowych i niezadowolonych klientów.
Raportowanie w czasie rzeczywistym. Przetwarzanie zamówień wymaga czasu. Podczas aktualizacji systemu stale napływają nowe informacje. Z kolei w przypadku ręcznego dodawania tych elementów nie zawsze dostępne są najbardziej aktualne informacje. Platforma OMS może dostarczać dane dotyczące zamówień, zapasów i informacji o klientach w czasie rzeczywistym. Ten rodzaj danych jest doskonałym uzupełnieniem analiz witryny, zapewniając, że strategie marketingowe są skuteczne w pozyskiwaniu klientów w perspektywie długoterminowej.
Zapobiega występowaniu zapasów przez prognozowanie zapasów. Jeśli Twoja firma nie ma dostępu do oprogramowania do prognozowania i poziomów zapasów, nie będziesz w stanie śledzić, kiedy należy uzupełnić zapasy w magazynie. Prowadzi to do dwóch poważnych problemów: nadwyżki zapasów i braków magazynowych — co oznacza, że w magazynie zalegają duże ilości niesprzedanych towarów lub jest ich za mało, aby zaspokoić zapotrzebowanie. Dodanie platformy OMS rozwiązuje oba problemy.

Możesz lepiej prognozować sezony o najwyższej i wysokiej sprzedaży, popularne produkty i trendy zakupowe. Będziesz w stanie precyzyjnie określić, ile powierzchni magazynowej będziesz potrzebować na swoje produkty, zawsze mając odpowiednią ilość zapasów w danym momencie.
Jedno źródło wiarygodnych informacji. Pulpit nawigacyjny platformy OMS będzie zawierać wszystkie informacje potrzebne do śledzenia działalności i sprzedaży. Łącząc informacje o księgowości, zapasach i klientach, będziesz w stanie skutecznie budować nowe strategie.
Łatwość skalowania i możliwości obsługi wielu kanałów. W miarę rozwoju firmy kluczowe znaczenie ma posiadanie systemu zarządzania zamówieniami, który może rozwijać się wraz z firmą. Stając się operacją wielokanałową, musisz śledzić zamówienia, ponieważ ich realizacja staje się skomplikowana — ruch klientów przepływa przez wiele kanałów. Musisz śledzić zamówienia za pośrednictwem różnych platform handlowych i witryn internetowych. Platforma OMS może koncentrować te zamówienia, śledzić dane, aktualizować zapasy i kierować zamówienia.

Proces działania platformy OMS krok po kroku

Większość systemów zarządzania zamówieniami opiera się na sześcioetapowym procesie, który pomaga w dokładnym i szybkim przetwarzaniu i realizacji zamówień klientów. Ten proces rozwija się, zapewniając spełnienie wszystkich potrzeb klienta, jednocześnie oferując klientom wszechobecne, ale osobiste środowisko użytkownika. Te sześć kroków to:

Odnajdywanie
Pierwszy krok w procesie zarządzania zamówieniami pochodzi od klienta. Niezależnie od tego, czy klient dokona zakupu za pośrednictwem sklepu internetowego, strony internetowej innej firmy czy przez telefon, umieści produkt w koszyku online i natychmiast dostosuje bieżące zapasy. System może również powiadomić Cię, jeśli produkt jest po prostu w koszyku lub jeśli klient go porzucił.
Składanie zamówień
Gdy klient zdecyduje się na zakup produktu, platforma OMS komunikuje się z zespołem księgowym lub finansowym w celu zweryfikowania informacji o płatności kartą kredytową i przetworzenia zamówienia. Po zatwierdzeniu zamówienia zostanie ono skierowane do realizacji.

Sprzedawcy hurtowi lub sprzedawcy między firmami mogą wybrać model fakturowania, decydując się najpierw na otrzymanie wyceny w przypadku zakupów hurtowych. Następnie wysyłana jest do nich faktura, którą należy opłacić w określonym terminie.
Realizacja zamówienia
Gdy zamówienie dotrze do magazynu, platforma OMS wybierze najbliższą lub najbardziej dostępną opcję w pobliżu miejsca docelowego zamówienia, a następnie obliczy koszty wysyłki i najszybszych przewoźników. Platforma OMS może pomóc w drukowaniu etykiet wysyłkowych, listów przewozowych i paragonów.
Zarządzanie magazynem
Posiadanie jednostki SKU i kodu kreskowego dla każdego produktu będzie miało kluczowe znaczenie w tym kroku. Jeśli produkt ma oba te elementy, zwiększa to dokładność realizacji i ułatwia magazynowi skanowanie produktu i dodawanie go do zamówienia. Istnieją cztery metody wybierania produktów z magazynu:

Pojedyncze zamówienie. Produkty z pojedynczego zamówienia są kompletowane i dostarczane do stacji pakowania.

Kompletowanie zbiorcze (ang. batch picking). Pracownikowi kompletującemu przydzielana jest określona liczba zamówień w pojedynczej rundzie, które ma wyciągnąć i przynieść z powrotem do stacji pakowania.

Kompletowanie strefowe (ang. zone picking). Każdy pracownik kompletujący otrzymuje wyznaczoną strefę magazynową, a produkty w tych strefach są dodawane do zamówienia, gdy przechodzą przez każdą z nich.

Kompletowanie falowe (ang. wave picking). Wszystkie strefy są zbierane jednocześnie i przenoszone do jednego miejsca w celu konsolidacji.

Jeśli dana pozycja jest niedostępna, platforma OMS może komunikować się z dostawcami w celu wcześniejszego wysłania uzupełnionej dostawy do magazynu. Utworzenie punktu ponownego zamawiania pozwala utrzymać zapasy na stałym poziomie. Automatycznie złoży nowe zamówienie zakupu, gdy osiągnie niski próg, jednocześnie ostrzegając kierowników magazynów o możliwym opóźnieniu w realizacji.

Zamówienie jest również wysyłane do działu księgowości lub powiadamia oprogramowanie księgowe o nowym zakupie. Solidne rozwiązanie do zarządzania finansami ułatwia przeprowadzanie inspekcji miesięcznych i kontroli na koniec roku, podatków i nie tylko.
Dostawa
Po wybraniu zamówienia spośród produktów znajdujących się w magazynie, zespół pakujący pobierze produkty z magazynu i zeskanuje je do celów ewidencji zapasów. Następnie wybiorą, zapakują i wyślą produkt na podstawie danych dostarczonych przez platformę OMS. Trzy kwestie, które należy wziąć pod uwagę podczas pakowania, to:

Dokładność zamówienia. Upewnij się, że każdy produkt znajduje się we właściwej kolejności.

Rozmiar opakowania. Zaplanuj uwzględnienie wymiarów w swoich cenach. Posiadanie od trzech do pięciu standardowych rozmiarów pudełek pomaga obniżyć koszty bez nadmiernego komplikowania procesu.

Odpowiednie opakowanie. Niektóre materiały opakowaniowe mogą zapewniać lepszą ochronę produktu, ale mogą być droższe. Wybierz odpowiedni rodzaj, który jest zarówno opłacalny, jak i zapewnia bezpieczną podróż.

Śledzenie. Twoja platforma OMS może również wysłać klientowi powiadomienie, że jego produkt został wysłany i szacowany czas dostawy. Ty i klient jesteście w stanie śledzić produkt od jego początkowej wysyłki z magazynu do miejsca przeznaczenia.
Dalsze działania po sprzedaży

Po opuszczeniu magazynu przez produkt i wyznaczonym czasie po przybyciu przesyłki, platforma OMS powinna automatycznie wysłać wiadomość e-mail do klienta z prośbą o ocenę produktu i upewnienie się, że wszystko w jego zamówieniu dotarło. Dalsze działania powinny również obejmować szczegółowe instrukcje dotyczące kontaktu z obsługą klienta.

Jeśli masz niezadowolonego klienta, skuteczne zasady zwrotu i zwrotu kosztów oraz instrukcje powinny być łatwe do znalezienia i zastosowania. Platforma OMS może szybko przetworzyć wniosek o zwrot i komunikować się z zespołem księgowym w celu przetworzenia zwrotu. Twoja platforma OMS może również łączyć się z dostawcą zwrotów, aby zapewnić dokładność i aktualizację wszystkich danych.

Istnieją również przypadki, w których system OMS może oznaczać zamówienia specjalne — niezależnie od tego, czy są to wymiany zwrotów, prezenty z podziękowaniami, czy zamówienia VIP. Gdy te zamówienia są przetwarzane przez system, platforma OMS może oznaczyć je unikatowym kodem, umożliwiając zespołowi odpowiedzialnemu za utrzymanie klienta indywidualne śledzenie dokładności.

Wyzwania związane z korzystaniem z platform zarządzania zamówieniami

Jeśli Twoja firma nie jest wystarczająco duża lub nie ma wystarczającej liczby zamówień, aby wesprzeć wdrożenie platformy OMS, dodanie tego typu platformy może być zbyt czasochłonne lub kosztowne. Zanim dodasz ten system do swojego procesu, zapoznanie się z możliwymi przeszkodami może być korzystne dla Twojego zespołu i firmy. Niektóre wyzwania, które mogą wystąpić w procesie zarządzania zamówieniami to:

Komplikacje związane z wdrożeniem. Dodanie nowego systemu do procesu — oprócz starszych rozwiązań, które zostały już wdrożone — może wydawać się skomplikowane i przytłaczające.
Cena Od setek do tysięcy dolarów, istnieje wiele systemów zarządzania zamówieniami do wyboru — a drogie nie zawsze oznacza najlepsze. Jeśli Twoja firma nie może sobie pozwolić na kompleksowy system ERP, skoncentruj się na dodaniu bardziej niezawodnego systemu operacyjnego.
Dokonanie właściwego wyboru. Dostępnych jest tak wiele systemów zarządzania zamówieniami, że podjęcie decyzji, który z nich spełni wszystkie Twoje potrzeby, może być trudne. Przeglądając listę kontrolną i umieszczając elementy, które musisz mieć w hierarchii z elementami, które musisz mieć, będziesz w stanie zobaczyć, który system OMS będzie najlepiej pasował do Twojej firmy.

Wybór platformy OMS odpowiedniej dla Twojej firmy wymaga czasu i zaangażowania wielu członków zespołu. Aby upewnić się, że wybierzesz odpowiedni system OMS dla wszystkich, musisz zadawać pytania, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojego zespołu.

Liczba zamówień
Liczba jednostek SKU
Istniejące oprogramowanie sprzętowe
Szczegóły dotyczące procesu szkolenia i włączania
Oś czasu przejścia do implementacji

Na koniec oceń i porównaj. Na liście może znajdować się kilku dostawców z różnymi propozycjami. Musisz zdecydować, czy Twoja platforma OMS to pojedyncze rozwiązanie programowe, czy kilka narzędzi i procesów. Będziesz także potrzebować platformy OMS, która połączy handel elektroniczny z obsługą klienta, aby mogli oni uzyskać dostęp do zautomatyzowanej obsługi klienta. Konieczne będzie stworzenie ujednoliconego doświadczenia cyfrowego na platformie premium przy użyciu najnowszych technologii. Przy podejmowaniu decyzji warto zadać sobie kilka pytań:

Czy platforma eliminuje procesy ręczne za sprawą zautomatyzowanych przepływów pracy?
Czy platforma obsługuje wiele lokalizacji magazynów?
Czy platforma umożliwia zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym?
Czy platforma zapewnia nowe funkcje?
Czy platforma zapewnia dostęp do funkcji raportowania i prognozowania, które umożliwią lepsze identyfikowanie problemów i przewidywanie zmian?
Czy platforma umożliwia zarządzanie sprzedażą w kontekście wielu kanałów, walut i lokalizacji geograficznych?

Maksymalne wykorzystanie możliwości najnowszego oprogramowania jest najważniejszym celem dla Ciebie i Twojego zespołu. Pomimo tego, że być może nie znajdziesz jednego rozwiązania do zarządzania zamówieniami, które spełniałoby wszystkie Twoje kryteria, dowiesz się, czego potrzebujesz w całym okresie działalności Twojej firmy. Wybór najlepszego rozwiązania OMS dla Twojego zespołu pomoże przenieść realizację zamówień i operacje biznesowe na wyższy poziom.

Wybieranie Dynamics 365 jako następnej platformy typu OMS

W przypadku każdej rozwijającej się firmy zaimplementowanie platformy OMS, w przypadku której możliwa będzie bezproblemowa integracja z bieżącymi procesami, jest kolejnym krokiem ku zbudowaniu i utrzymaniu bazy klientów.

Umożliwienie klientom przeglądania Twoich zapasów w czasie rzeczywistym oraz możliwość bezpiecznego składania zamówień za pośrednictwem bezpiecznego procesu płatności to najważniejsze elementy handlu elektronicznego. Szybki i niezawodny system zarządzania zamówieniami, który umożliwia firmom sprzedaż w wielu kanałach, a także generowanie automatycznych zamówień sprzedaży, powinien być częścią każdej strategii marketingowej i sprzedażowej. Odpowiedni system zarządzania zamówieniami może pomóc w osiągnięciu spójnego doświadczenia związanego z zamawianiem i zakupami poprzez proaktywną koordynację działań związanych z realizacją zamówień i optymalizację przepływów zamówień.

Rozwiązanie takie jak Dynamics 365 Intelligent Order Management pomoże z łatwością skalować operacje, jednocześnie uzyskując wgląd w czasie rzeczywistym, który pomoże zarządzać każdym aspektem cyklu życia zamówienia. Zapewniając większą elastyczność, przejrzystość i terminowość dostaw dzięki następnemu systemowi zarządzania zamówieniami, Twoja firma może zapewnić pozytywne doświadczenie klienta za każdym razem.

Dowiedz się więcej o usłudze Dynamics 365

Skontaktuj się z nami

Poproś o kontakt z naszej strony

Poproś eksperta ds. sprzedaży platformy Dynamics 365, aby się z Tobą skontaktował.

Wyślij prośbę

Przewodnik po platformach zarządzania zamówieniami

Co to jest OMS?