1. Criar uma linha do tempo do projeto
Usando habilidades de gerenciamento de projetos, você dividirá o seu projeto em fases e construirá tarefas individuais dentro dessas fases. Em seguida, você gerenciará essas fases, em vez do projeto como um todo. Você também estimará a duração de cada fase, identificando as principais tarefas que precisará realizar dentro de cada fase com marcos. Uma vez que você juntar tudo isso, você mapeará as tarefas, fases e marcos para construir um cronograma do projeto.
2. Identificar recursos e orçamento significativos
A alocação de recursos é uma parte integral desse processo porque cada tarefa receberá os recursos necessários e esses recursos serão gerenciados dentro da tarefa. Depois de completar o seu cronograma, você precisará identificar os recursos necessários para concluir cada tarefa.
Cada projeto terá o seu próprio conjunto de recursos necessários e variará de projeto para projeto. Os tipos de recursos são:
Pessoas: todos os colegas de equipe que contribuem com o trabalho para o projeto.
Equipamento: qualquer tipo de ferramentas ou software que você precisará para produzir recursos da ideação à entrega do projeto. Certifique-se de também levar em conta que equipamentos especiais exigem um investimento significativo de tempo e dinheiro.
Materiais: itens consumíveis de que você vai precisar — isso inclui desde materiais de escritório até combustível para seus automóveis.
Instalações: edifícios e espaços de trabalho onde sua equipe trabalhará.
Orçamento: o dinheiro que você precisará para comprar qualquer um dos recursos acima.
Ao gerenciar seu projeto e seu orçamento subsequente, você acompanhará as despesas na contabilidade do projeto para se manter atualizado e garantir que não gaste mais dinheiro do que alocado por tarefa.
3. Nomear recursos disponíveis
Agora você precisa encontrar e solicitar os recursos para cumprir seus prazos. Isso inclui tudo, desde reunir equipamentos e suprimentos, até encontrar membros da equipe que estejam disponíveis para trabalhar. Embora esses recursos possam trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo, você precisa estar ciente da capacidade deles.
4. Atribuir e alocar recursos
Depois de encontrar os seus recursos, você precisará adicioná-los ao projeto. Certifique-se de planejar quaisquer desafios que possam atrasar a conclusão do projeto — esses desafios podem variar de problemas de software a mudanças de stakeholders e mudanças de prioridades organizacionais. Aqui estão alguns desafios comuns que a sua equipe pode enfrentar ao tentar entregar um projeto no prazo:
Disponibilidade de recursos
Alterações no escopo do projeto
Diferenças na localização e nos fusos horários
Atrasos de processos e tarefas
Embora alguns desses desafios tenham um impacto maior do que outros, todos eles podem atrasar a entrega de um projeto. Mas, felizmente para muitos deles, você terá o luxo de identificar e planejar planos de contingência e técnicas correspondentes para aplicar com antecedência, caso algum deles ocorra durante o seu projeto.
5. Rastrear a agenda do projeto
Pode parecer simples, mas qualquer mudança pode afetar todo o cronograma do seu projeto, então certifique-se de reservar tempo suficiente. Fique atento a:
Membros da equipe sobrecarregados e superutilizados.
Férias não planejadas ou licença médica.
Tarefas atrasadas que causarão atrasos significativos nas tarefas dependentes.
Alterações nas metas e nos objetivos comerciais.
Algumas ferramentas como software de automação de serviços profissionais (PSA) oferecem oportunidades para ajudar a automatizar tarefas administrativas que consomem tempo, como rastreamento de tempo, gerenciamento de projetos, faturamento e mais.
6. Escolher uma técnica para lidar com os obstáculos
Você raramente cumprirá todas as tarefas conforme planejado originalmente e terminará um projeto nas datas exatas. Dependendo da data de entrega do seu projeto, você pode ter alguma flexibilidade sobre quando é possível concluir certas tarefas. Existem duas técnicas que você pode usar se perceber que está atrasado: suavização de recursos e nivelamento de recursos.
O nivelamento de recursos funciona bem quando você tem recursos limitados ou compartilhados, mas tem a opção de estender o seu cronograma. A suavização de recursos é melhor para otimizar os recursos que você tem disponíveis, mas você tem um prazo que não pode ser estendido.
Escolher qual técnica funciona melhor dependerá de quão flexível será o seu cronograma. Qualquer que seja a técnica que você escolha, é necessário ter certeza de que a sua ferramenta de gerenciamento seja tão flexível quanto você.
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