Como ajudar as pequenas empresas a protegerem seus principais ativos: os dados

Os empreendedores em todo o mundo estão enfrentando vários desafios, desde atrair e reter talentos em um mercado de trabalho limitado até mudanças nas normas do local de trabalho, que fazem com que seja essencial ter as ferramentas mais recentes em qualquer dispositivo a fim de enfrentar a concorrência. Ser mais eficiente pode liberá-lo para fazer aquilo que você faz de melhor, e permitir que você se concentre em seus clientes e funcionários. E é aqui que as tecnologias e ferramentas certas entram. Garantir que você concorra pelos melhores talentos, tenha as ferramentas mais recentes e tenha a capacidade de trabalhar de qualquer lugar significa que você deve proteger seus dados de novas maneiras contra cada vez mais ameaças.

Com o fim do suporte para Windows 7 em 14 de janeiro de 2020, e o fim do suporte para Office 2010 logo em seguida, é essencial garantir que você tenha uma experiência mais produtiva e mais segura. Com o Microsoft 365 Business, que contém o Office 365, o Windows 10 e os recursos mais recentes de segurança, em um dispositivo moderno pode garantir que você esteja protegido onde quer que esteja.

Nesta Semana Nacional de Pequenas Empresas, estamos celebrando as pequenas empresas que usam o Microsoft 365 Business para crescer, competir e oferecer uma excelente experiência ao cliente, enquanto trabalham com segurança e colaboração. Hoje, quero compartilhar três histórias de clientes que nos inspiraram e apresentar uma oferta para você começar a sua transformação: Quinze por cento de desconto em uma assinatura anual do Office 365 Business Premium, disponível de 5 a 11 de maio de 2019 nos EUA.

A PUR Company

Em 2010, Jay Klein, o fundador e CEO da PUR Company, ia de porta em porta com uma atitude de “candidato a prefeito” para espalhar a notícia de que a PUR havia desenvolvido um chiclete livre de aspartame. Esse foi o princípio humilde que deu início a um negócio que hoje pode apresentar vendas em mais de 50 países e 50 mil pontos de venda. Apesar desse impacto global, a empresa ainda precisa crescer muito, com 65 funcionários disseminados entre o Canadá, os EUA e a Europa.

Conforme a empresa crescia, aumentavam também as preocupações com a segurança dos dados, colaboração remota e gerenciamento de dispositivos móveis. A PUR escolheu o Microsoft 365 para ajudá-la a acompanhar seu rápido crescimento e o sucesso advindo de seus doces.

Com o crescimento veio a realidade da retenção e da integração dos funcionários. As ameaças à segurança, incluindo phishing e outros atos maliciosos, começaram a se manifestar. Os funcionários que estavam em diferentes continentes precisavam de canais de comunicação e colaboração mais seguros, imediatos e confiáveis. Precisavam de uma solução que não precisasse e manutenção local, que pudesse crescer com o negócio e que oferecesse as capacidades de colaboração, mobilidade e segurança de que os funcionários precisavam, e rapidamente. A PUR encontrou no Microsoft 365 a resposta a todas essas necessidades.

Os funcionários agora usam o chat persistente e os recursos de compartilhamento de documentos do Teams para melhorar a colaboração. Além disso, com o aumento no uso de dispositivos móveis na empresa, é ainda mais importante ter dispositivos flexíveis e recursos de gestão de aplicativos. A PUR usa o Intune para conceder ou remover o acesso de dispositivos móveis aos dados da empresa, ajudar a manter a conformidade desses dispositivos com os protocolos de segurança da empresa e administrar os aplicativos móveis que os funcionários usam. Ao adotar o Intune, a PUR também reduziu o tempo de configuração dos dispositivos de novos funcionários de um dia de trabalho para menos de uma hora.

Apesar de as melhorias em comunicação, segurança, mobilidade e insights que a PUR Company fez foram significativas, Cerys Cook, Vice-presidente de Pessoas e Cultura na PUR, vê o impacto humano como a maior conquista da empresa. “Do ponto de vista da qualidade de vida e dos negócios em relação a taxas de retenção de funcionários, sabemos que nossos funcionários se sentem mais como parte da equipe agora, como se fossem parte da família”, diz Cook. “E isso para nós significa muito.”

Meals on Wheels

Se você ou alguém que ama tem ou já teve mobilidade limitada, você sabe como isso pode ser incapacitante. A Meals on Wheels é uma organização não governamental que tem o objetivo de entregar comida e contato humano aos membros da sociedade que mais precisam disso.

Entregar uma refeição quente a necessitados pode parecer simples, mas a missão simples do Meals on Wheels esconde várias complexidades: flutuações diárias na quantidade de voluntários, uma clientela que muda constantemente e o enorme número de necessitados.

Além de administrar uma equipe de dois mil voluntários e suas agendas exclusivas, para maximizar a eficiência, a Meals on Wheels de Greenville County coleta regularmente dados confidenciais de várias fontes, dados que podem incluir informações de pagamento de doadores e diagnósticos de clientes. Garantir o acesso a esses dados e manter a segurança dos detalhes pessoais é uma prioridade.

Para lidar com a necessidade primordial de otimizar as entregas primeiro, a Meals on Wheels adotou o Microsoft Teams e o Microsoft SharePoint. O Teams possibilita que voluntários e funcionários se comuniquem por voz, vídeo ou chat de qualquer lugar. Agora ficou mais fácil lidar e acompanhar mudanças nas rotas e, se um voluntário se perde ou esquece sua rota, ele pode rapidamente pedir ajuda ou consultar os registros do dia.

Com a definição desses novos recursos colaborativos, a Meals on Wheels de Greenville County se voltou para a questão da segurança, igualmente importante. A organização tinha interesse especial na gestão de dispositivos móveis. Cada um dos voluntários que trabalhava com a Meals on Wheels precisava de acesso a dados confidenciais dos clientes para fazer suas entregas, o que significava que um único dispositivo perdido ou extraviado tinha a possibilidade de expor os dados pessoais de centenas de indivíduos vulneráveis e com mobilidade limitada.

Felizmente, o Microsoft 365 contém recursos de gestão de dispositivos móveis poderosos, incluindo a opção de remover o acesso de um usuário a dados confidenciais se o dispositivo estiver perdido. Dessa forma, independentemente de onde estiver um dispositivo perdido, os dados confidenciais permanecem seguros.

John’s Crazy Socks

Quer goste de cachorros da raça corgi, trocadilhos ou Edgar Allan Poe, você encontrará meias coloridas que correspondem ao seu interesse na John’s Crazy Socks, uma pequena empresa que enviou 43 mil pedidos a 44 países somente em seu primeiro ano de funcionamento. Quer os clientes escolham meias que brilham no escuro, com cabelo de boneca para pentear ou que promovam conscientização sobre deficiências como autismo ou Síndrome de Down, se o pedido chega até as 15h, os funcionários enviam no mesmo dia.

Gerenciar as flutuações consideráveis dos negócios e vender as Monday Madness Mystery Bags (Sacolas misteriosas com meias selecionadas aleatoriamente) não eram as únicas preocupações nos negócios. A empresa precisava de novas ferramentas para lidar com os dados do negócio e ajudar a equipe, que estava aumentando, a se manter conectada (a John’s Crazy Socks foi de quatro funcionários para 35 funcionários em apenas dez meses). Muitos funcionários trabalham meio período para evitar perder os benefícios relacionados às deficiências, e podiam não ter acesso fácil a computadores fora do trabalho. A maioria deles nunca tinha tido um endereço de email. Eram usados o telefone e documentos impressos para coordenar turnos e trocar informações de eventos com familiares e tutores.

Alguns funcionários usavam recursos básicos como email e armazenamento e compartilhamento de arquivos, outros usavam mais recursos de colaboração como o Skype for Business e o Teams. Para eles, a produtividade e a colaboração também significavam segurança. As pessoas não precisam lembrar de diversos nomes de usuário e senhas para fazer login em aplicativos que usam todos os dias. “O OneDrive funciona perfeitamente com os aplicativos do Office que usamos todos os dias e ele está incluso em nossa assinatura, então fica mais fácil e é mais barato que usar uma solução de terceiros”, diz o cofundador Mark Cronin.

Trabalhar como uma pequena empresa

Essas histórias me empolgam e mostram o que podemos fazer quando temos as ferramentas mais seguras e produtivas. Quer saber mais sobre tendências para pequenas empresas e conhecer alguns dos melhores dispositivos novos no mercado para pequenas empresas? Assista ao novo segmento Coffee Across America, que faz parte da Semana Nacional de Pequenas Empresas.