O trabalho híbrido está aqui. Você está preparado?

Na Microsoft, acreditamos que o trabalho híbrido é o futuro. A partir de agora, todas as organizações deverão ter um novo modelo operacional para trabalho híbrido que não dependa de normas antigas, como o dia de trabalho de oito horas no horário comercial. As expectativas do funcionário mudaram de forma definitiva, com mais de 80% dos gerentes afirmando que esperam políticas de trabalho remoto mais flexíveis após a pandemia, e mais de 70% dos funcionários afirmando que pretendem aproveitá-las. Para competir neste mundo novo, os líderes precisam adotar uma flexibilidade extrema no horário, no local e no modo como as pessoas trabalham.

Todos os clientes com quem eu converso desejam capacitar as pessoas para um mundo dinâmico, fluido e habilitado para a nuvem. Eles desejam encontrar formas para as pessoas trabalharem de praticamente qualquer lugar a qualquer momento, com soluções que permitem tanto a colaboração síncrona quanto assíncrona. E esta mudança diz respeito à organização toda. Desde os setores de TI e RH, até os de operações, marketing e manufatura, esta conversa exige que os líderes de toda a organização se reúnam para repensar o trabalho. 

Como aprendizes do novo mundo de trabalho, nós temos experimentado e compartilhado o que aprendemos à medida em que evoluímos. Hoje, quero compartilhar nossa abordagem para capacitar seus funcionários globalmente para um mundo de trabalho flexível. Trata-se de uma estratégia de três partes: Primeiro, crie uma política que capacite as pessoas para a flexibilidade extrema. Em seguida, reimagine os espaços físicos. Por último, invista em tecnologias que conectam as pessoas em praticamente qualquer lugar, a qualquer momento.

Vamos analisar cada uma dessas partes.

Criar políticas que capacitem as pessoas para flexibilidade extrema

As escolhas que você faz hoje afetarão sua organização por anos. É um momento que requer uma visão clara. Você precisa planejar políticas que levem para o caminho da flexibilidade extrema. Essas decisões afetarão tudo, desde o modo como você desenvolve a cultura até o modo como atrai e retém talentos e como reage às mudanças do ambiente diante de futuras inovações.

Muitas organizações já deram esse passo à frente com abordagens sólidas em relação ao trabalho flexível. O Twitter declarou que seus funcionários poderiam trabalhar remotamente “para sempre”. O Dropbox anunciou que vai essencialmente eliminar o espaço de escritório para trabalho focado, transformando os locais físicos em lugares para reuniões e colaborações. O Spotify espera atrair talentos oferecendo salários semelhantes aos de cidades como Nova York e São Francisco para trabalhadores remotos do mundo todo. E, na Microsoft, os funcionários agora podem trabalhar de casa durante até 50% do tempo. 

Capacitar as pessoas para a flexibilidade extrema começa com uma reflexão sobre perguntas fundamentas: Quem poderá trabalhar remotamente? Quem precisará comparecer ao escritório e por quanto tempo? Onde as pessoas poderão realizar trabalho focado quando for preciso? E o trabalho colaborativo? Além disso, em um mundo onde interrupções constantes fazem parte do novo normal, com desastres naturais, acontecimentos geopolíticos e crises globais de saúde, você precisa se preparar para reagir a mudanças repentinas. Políticas novas e flexíveis codificam as respostas a essas perguntas, proporcionando clareza e orientação para os funcionários ao longo da experimentação. 

Reimaginar os espaços físicos

Depois de determinar suas políticas para a flexibilidade extrema, use-as para guiar sua abordagem ao espaço físico. Com base nisso, não será mais preciso depender exclusivamente de espaços físicos para colaborar, conectar-se e desenvolver capital social. No entanto, o espaço ainda será importante. Somos seres sociais e queremos nos reunir, trocar ideias e sentir a energia de eventos presenciais. A partir de agora, o espaço de escritório deverá ser a ponte entre o mundo físico e o digital, atendendo às necessidades únicas de cada equipe e função.

Design intencional

Na Microsoft, realizamos pesquisas com os funcionários para analisar todos os aspectos, desde gráficos sociais até padrões dos funcionários, para entender como oferecer às equipes os espaços ideais, cientes de que essas necessidades evoluirão com o tempo. As equipes de vendas que precisam comparecer ao escritório com menos frequência podem alugar um espaço por um dia ou algumas horas, enquanto as equipes de engenharia talvez precisem de locais de trabalho e espaços de colaboração específicos. Para acomodar os trabalhadores remotos, estamos explorando espaços de coworking externos. Como sabemos que nosso método de trabalho continuará evoluindo, estamos incorporando flexibilidade a todos os espaços que desenvolvemos.

Conectar o físico ao digital

Também é fundamental pensar em criar pontes entre as experiências presenciais e remotas. Trabalhar em conjunto com todos presentes no escritório é relativamente simples. E, ao longo dos últimos 12 meses, descobrimos como realizar todas as tarefas com a equipe inteira em casa. O desafio será descobrir como lidar com o meio termo: quando há algumas pessoas participando presencialmente e outras, virtualmente. 

As Salas do Microsoft Teams de última geração incluem áudio e vídeo de alta qualidade para que todos sejam vistos e ouvidos. As câmeras das salas de reunião oferecem streams de vídeo de alta definição e otimizam a exibição enquadrando as pessoas na sala ou seguindo quem está falando. Há alto-falantes inteligentes que identificam quem está falando, além disso, perfis e nomes individuais são representados em transcrições de reuniões. Recursos como legendas ao vivo, transcrições ao vivo, levantar a mão, reações e chats podem ajudar as pessoas a acompanhar e participar de formas não verbais, sem interromper quem está falando. Os quadros de comunicações digitais, acessíveis tanto na sala quanto em casa, contribuem para a colaboração e a cocriação. As pessoas que estão participando presencialmente podem escrever diretamente no Surface Hub ou a partir de seus respectivos celulares ou laptops, e os participantes remotos podem escrever na mesma tela digital compartilhada. Além disso, nossas câmeras Intelligent Capture podem capturar, focalizar, redimensionar e aprimorar imagens e textos análogos de quadros de comunicações. Assim, os participantes remotos podem ver claramente o brainstorming em tempo real, mesmo quando alguém está na frente do quadro de comunicações.

Tudo isso está disponível hoje mesmo nas Salas do Microsoft Teams, mas estamos apenas começando. Nós prevemos um futuro não tão distante em que as reuniões se tornarão experiências imersivas que nos permitem estar “presentes” de praticamente qualquer lugar a qualquer momento. Nossa visão para o futuro inclui mudanças nos layouts de salas de reuniões, a inclusão de várias telas para criar exibições dinâmicas de participantes, chats, quadros de comunicações, conteúdo e notas, bem como melhorias das tecnologias na sala para ajudar os participantes remotos a acompanhar e participar do fluxo das reuniões. 

Investir em tecnologias que conectam as pessoas em praticamente qualquer lugar, a qualquer momento

Além de espaços físicos, seu plano para flexibilidade extrema deve incluir tecnologia que possibilite o trabalho em equipe e crie uma nova experiência digital para o funcionário onde quer que ele esteja.

Quando a pandemia obrigou as pessoas do mundo todo a adotar o trabalho remoto, a videoconferência foi a principal ferramenta usada para elas se conectarem e continuarem trabalhando. Em uma questão de meses, a participação das pessoas em reuniões digitais aumentou 55% em relação ao período antes da COVID-19, e todos nós fomos afetados pelo stress e esgotamento decorrentes disso. A videoconferência sempre será importante, mas ela é apenas uma ferramenta e não oferece a infraestrutura e a colaboração necessárias para possibilitar o trabalho híbrido. O Microsoft Teams é a única solução que combina reuniões, chats, chamadas e colaboração em um único lugar, tudo integrado aos aplicativos Office e às ferramentas de automação de processo empresarial. Além disso, essa solução possibilita a colaboração entre trabalhadores do conhecimento e trabalhadores na linha de frente, mesclando o trabalho síncrono e assíncrono de forma natural. É o único aplicativo que faz tudo isso, oferecendo uma camada de organização que dá suporte ao fluxo de trabalho de toda a empresa. 

Apresentamos mais de 100 novos recursos no Teams ao longo do ano passado, todos desenvolvidos levando em conta a flexibilidade extrema, e há muitos outros recursos a caminho. Mas precisamos ir ainda mais além para dar suporte aos novos padrões de trabalho distribuído emergentes. O Microsoft Viva é a primeira plataforma de experiência do funcionário integrada desenvolvida para o trabalho híbrido. Juntos, o Teams e o Viva proporcionam uma plataforma de tecnologia que conectará seus funcionários, ajudando-os a se adaptar à nova realidade.

O trabalho está evoluindo rapidamente, e é impossível voltar ao mundo que existia antes da pandemia. À medida que as vacinas começam a ser distribuídas globalmente, os líderes de empresas do mundo todo precisam de um plano para o novo modelo operacional que seja extremamente flexível. Embora ainda estejamos aprendendo, é evidente que toda organização precisará de três coisas: novas políticas, espaços físicos reconfigurados e tecnologias que unam todos esses pontos. Há desafios por vir, mas estamos otimistas com a perspectiva de um futuro com a possibilidade de as pessoas se conectarem de praticamente qualquer lugar, a qualquer momento, para que elas possam dar o seu melhor todos os dias.