Escolher a ferramenta de business intelligence (BI) adequada para sua empresa pode ser um processo demorado com muitas opções que têm recursos semelhantes. Uma estratégia inteligente para avaliar ferramentas como software de business intelligence é ter uma compreensão clara do motivo pelo qual sua empresa precisa dele e um conjunto sólido de critérios para ajudar você a analisar suas escolhas.
Como a principal função do BI é ajudar você a analisar dados para tomada de decisões, essa é uma pergunta importante. Ao avaliar ferramentas de business intelligence, você precisará saber detalhes sobre seus dados. Elas podem ser estruturadas ou não estruturadas ou ambas? Seu software de business intelligence implantará sua análise no local, na nuvem ou será híbrida? Quais conectores predefinidos ele oferece?
Saber essas respostas ajuda a avaliar se uma ferramenta de BI pode se conectar facilmente com todos os seus sistemas existentes e padronizar dados de diferentes fontes. Isso elimina a necessidade de comprar produtos adicionais de gerenciamento de dados no futuro. Isso também garante acesso e análise de dados rápidos e precisos.
Assim como com a integração de dados, as ferramentas de BI funcionam perfeitamente com softwares que os usuários já conhecem, como o Microsoft Excel. Faça uma lista das ferramentas mais usadas com as quais seu software de BI precisa se conectar. Não deixe de incluir aplicativos, plug-ins, extensões e conectores de terceiros que sua empresa usa regularmente.
Esses são fatores importantes a serem considerados ao avaliar as ferramentas de business intelligence, principalmente se você trabalha em uma indústria regulamentada, como serviços financeiros ou de saúde. Verifique se o software de BI inclui recursos para:
Como o business intelligence é versátil e pode ser usado em toda a organização, muitas empresas preferem uma combinação de ferramentas de BI corporativas e de autoatendimento que funcionam para usuários técnicos e não técnicos.
Converse com as partes interessadas de ambas as extremidades do espectro para descobrir exatamente como usarão o BI e se você precisar se concentrar em recursos de autoatendimento, corporativos ou uma combinação dos dois. Talvez você queira procurar uma única ferramenta que seja dimensionada para atender às necessidades de todos os usuários, desde operações de negócios até TI, e inclui os dois tipos de soluções de BI.
A representação visual dos dados é um elemento-chave de business intelligence, sobre o qual você deve se dedicar a aprender mais durante uma demonstração ou avaliação gratuita.
Primeiro, explore os painéis de dados que a ferramenta oferece e veja como eles podem ajudar sua organização a descobrir novos insights. Como esses painéis serão usados diariamente por uma ampla gama de usuários, eles devem permitir que os usuários explorem os dados visualmente de maneiras que ajudem a identificar e resolver problemas com rapidez.
Em seguida, dê uma olhada em como as descobertas são apresentadas por meio de visualização de dados e de histórias de dados. Esses recursos normalmente usam gráficos, grafos e mapas para exibir insights difíceis de visualizar em uma planilha. As melhores ferramentas de visualização de dados têm uma interface intuitiva que permite aos usuários explorar e apresentar dados de várias maneiras, independentemente de suas habilidades técnicas.
Compartilhar insights para impulsionar a ação é um dos principais benefícios do business intelligence. Como parte da sua avaliação, descubra como os usuários podem colaborar para atualizar, personalizar e compartilhar relatórios.
Por exemplo, algumas ferramentas de BI permitem que os usuários façam anotações diretamente no software, incorporem relatórios rapidamente em ferramentas de mensagens e colaboração e definam permissões para distribuir as descobertas dentro e fora da organização.
Finalmente, não se esqueça de explorar como a ferramenta lida com comunicações automatizadas, como emails e alertas, que notificam os usuários sobre relatórios agendados regularmente ou mudanças inesperadas nos dados.
Os recursos móveis fornecem acesso aos dados em tempo real e permitem que você tome decisões informadas sobre os dados rapidamente ao trabalhar remotamente. Fale com seus funcionários que trabalham no campo ou em locais distribuídos para descobrir de qual nível de acesso móvel eles precisam. Ele pode variar desde a exibição básica de painéis e relatórios até a criação e edição de análises com ferramentas móveis. Você também deve garantir que os recursos da ferramenta estejam alinhados à estratégia móvel mais ampla da sua empresa.
As estruturas de preços de software podem variar de planos por usuário a modelos de assinatura. Ao considerar seu orçamento, considere quantos usuários você tem atualmente e como sua empresa crescerá no futuro.
Lembre-se de que recursos e atualizações adicionais podem custar mais. Saiba quais recursos sua organização deve ter e quais são negociáveis.
O objetivo é encontrar uma solução econômica que forneça ferramentas de business intelligence à sua organização na escala de que você precisa e que tenha flexibilidade para crescer com a organização.
Qualquer ferramenta de business intelligence requer treinamento e suporte, inicialmente e à medida que novos recursos são adicionados. Explore quais opções de treinamento estão disponíveis. O treinamento está incluído ou você precisa gerenciá-lo internamente? Se você precisar fornecer treinamento para uma força de trabalho distribuída em vários locais, aulas online estarão disponíveis? Que tipo de treinamento é oferecido para atualizações de software?
Além de treinamento e educação tradicionais, as comunidades de usuários podem fornecer dicas e conselhos de colegas e especialistas no produto. Antes de selecionar uma ferramenta de business intelligence, procure fóruns, blogs e grupos de usuários que ajudam a fornecer treinamento e suporte.
Por fim, certifique-se de entender como o suporte ao produto é fornecido. Descubra se é gratuito ou pago, em que horas e dias é oferecido e se está disponível online, por chat ou por telefone.
Avaliar seu fornecedor de business intelligence é igualmente importante quanto examinar os recursos da ferramenta. Reserve um tempo para pesquisar a reputação e estabilidade para garantir que ele tenha viabilidade de longo prazo e possa fornecer suporte contínuo. Ao escolher um fornecedor, procure um líder do setor que tenha uma ampla variedade de ofertas que funcionarão para as necessidades atuais e futuras da sua organização.
Ao avaliar as ferramentas de BI, procure histórias de clientes e estudos de caso com base no tamanho da empresa e no setor. Ao examinar os desafios e as soluções do cliente, você entenderá se essa ferramenta é eficaz ou não para empresas semelhantes à sua. Você também pode descobrir novas maneiras de usar business intelligence depois de ler as histórias de sucesso de outras organizações.
Como todos esses recursos, da integração à colaboração, precisam ser fáceis de usar para todas as pessoas, procure uma oferta de avaliação gratuita para testar a ferramenta. Se possível, faça com que usuários de uma variedade de áreas funcionais experimentem a ferramenta e forneçam comentários. Essa é a maneira mais fácil de ter certeza se uma ferramenta de business intelligence é adequada para sua organização.
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