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O que é a Extração de Processos?

A extração de processos é uma técnica concebida para detetar, monitorizar e melhorar processos, extraindo conhecimento prontamente disponível de sistemas de informação.
Uma mulher de casaco preto a sorrir e a trabalhar num portátil

É um processo que extrai informações dos registos de eventos e dos registos de auditoria em todos os sistemas de informação na sua organização, como sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP) ou de gestão das relações com os clientes (CRM), para revelar uma imagem clara do que está a acontecer na sua empresa.

 

Por outras palavras, a extração de processos é quase como dar aos seus processos de negócio um raio-X para lhe dar a imagem geral mais clara de quão bem os seus processos de negócios estão a funcionar e que processos precisam de melhorar, como estrangulamentos problemáticos ou outras áreas do seu negócio que causam atraso considerável.

 

A extração de processos também ajuda a fornecer aos gestores uma abordagem totalmente objetiva e orientada por dados para os ajudar a resolver problemas e orientar as tomadas de decisões com base em dados em tempo real.

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Extração de processos, extração de dados e gestão de processos de negócio: qual é a diferença?

 

Uma vez que a extração de processos é muitas vezes confundida com a extração de dados e a gestão de processos de negócio (BPM), será útil saber qual é a diferença entre as três e o que cada uma realmente faz.

 

Para maior clareza, vamos começar pela extração de dados.

 

A extração de dados é o termo genérico para a prática de analisar grandes volumes de dados para encontrar padrões, detetar tendências e obter informações para utilização futura. A extração de processos, por outro lado, é simplesmente uma forma de extração de dados que é utilizada especificamente para encontrar padrões dentro dos processos de uma organização.

 

Na extração de processos, o objetivo é encontrar informações sobre processos de negócio para detetar, comparar ou melhorar um determinado processo de negócio, enquanto que a extração de dados envolve um conjunto muito mais amplo de dados para fazer coisas que incluem prever comportamentos de clientes, examinar a rotatividade de clientes, detetar fraudes e encontrar outras informações pessoais vantajosas sobre os seus clientes.

 

Por outras palavras, a extração de processos é um processo interno que melhora o negócio a partir de dentro, enquanto que a extração de dados é o termo genérico mais amplo utilizado para analisar todos os conjuntos de dados, mas também pode incluir a melhoria de oportunidades externas fora do negócio, como melhorar vendas ou oportunidades potenciais.

 

Por outro lado, a gestão de processos empresariais (BPM) refere-se aos esforços humanos da sua empresa para analisar, acelerar e otimizar processos.

 

Na gestão de processos de negócio, estes processos geralmente são registados manualmente num sistema de monitorização de software através de entrevistas, workshops e questionários. Os dados da gestão de processos de negócio geralmente são muito mais qualitativos, já que as suas entradas são de humanos reais, mas a extração de processos fornece uma abordagem muito mais quantitativa para estes mesmos dados.

 

Por outras palavras, a gestão de processos de negócio é a visão das operações humanas dos processos de negócio, enquanto a extração de processos revela qual é o processo real com base em dados objetivos.

 

Outra maneira de compreender a diferença entre as duas é: a gestão de processos de negócio é o aquilo que as empresas acreditam que são, enquanto que a extração de processos as ajuda a detetar quem e o que realmente são, a partir de um ponto de vista objetivo.

 

Para saber mais sobre a gestão de processos de negócio, leia "O que é a criação de modelos de processos empresariais?"

Tipos de modelos de extração de processos de negócio

 

A extração de processos ocorre em três formas principais: (1) deteção, (2) conformidade e (3) melhoramento.

 

  1. Deteção: O tipo mais comum de extração de processos é um processo de deteção. Um processo de deteção é a utilização de dados do registo de eventos para criar um modelo de processo sem qualquer influência externa de um modelo de processo existente. Com um processo de deteção, nenhuma informação de um modelo de processo existente informaria ou influenciaria o desenvolvimento de um novo modelo de processo.

  2. Conformidade: Um processo de verificação de conformidade verifica se um modelo de processo pretendido é utilizado na prática. Este tipo de processo avalia uma descrição de processo para um modelo de processo existente com base nos seus dados de registo de eventos e tenta identificar quaisquer desvios do modelo de processo pretendido.

  3. Melhoramento: Um processo de melhoramento (também conhecido como extração organizacional, extração de desempenho ou um processo de extensão) envolve a melhoria de um modelo de processo existente com base em dados de um processo de verificação de conformidade. Por exemplo, um processo de melhoramento pode utilizar os dados de um processo de verificação de conformidade para melhorar um estrangulamento ou uma variante improdutiva detetada.

Por que razão é importante a extração de processos?

 

A extração de processos traz muitos benefícios que podem ser úteis a vários setores, desde as suas origens na academia até às profundezas do mundo dos negócios.

 

Só na última década, a extração de processos tornou-se numa das novas tecnologias mais valiosas e importantes que as empresas estão a utilizar não apenas para melhorar os seus processos de negócio, mas também para prosperar na próxima década.

 

Isto acontece porque a extração de processos é muito mais do que melhorar as suas vendas. Também ajuda as empresas a reduzir os custos operacionais que afetam o respetivo retorno do investimento (ROI) geral, ao quantificar as ineficiências nos seus modelos operacionais, permitindo que os gestores tomem decisões objetivas e baseadas em dados sobre as alocações de recursos corretas para melhores fluxos de trabalho.

 

Para saber mais sobre como a extração de processos pode beneficiar a sua organização, veja esta apresentação interativa no Assistente de Processos da Microsoft nesta demonstração autónoma.

 

Benefícios da extração de processos

 

A extração de processos contém vários benefícios para cada setor. Alguns desses benefícios incluem:

 

  • Informações objetivas: A extração de processos fornece informações baseados em factos com base em dados reais para ajudar os seus gestores a auditar, analisar e melhorar os processos de negócio existentes.

  • Mais económica, mais rápida e mais precisa: Ao contrário dos processos manuais com frequência vistos com a gestão de processos de negócios, a extração de processos fornece informações mais precisas de forma muito mais rápida e económica do que os workshops de mapeamento de processos e outros processos de introdução manual.

  • Trabalha com os sistemas existentes: A extração de processos pode trabalhar com os seus sistemas de software existentes para o ajudar a expandir os seus investimentos tecnológicos existentes sem a necessidade de investir nas novas tecnologias de software.

Para saber mais sobre como a extração de processos e a automatização robótica de processos (RPA) podem aumentar a produtividade, a precisão, a velocidade e a conformidade do trabalho, leia: "O que deve saber sobre os benefícios da RPA."

 

Como funciona a extração de processos com o movimento de desenvolvimento low-code

 

À medida que a maioria das empresas continua a pressionar para produzir trabalho mais rapidamente, estão a começar a mudar para modelos de desenvolvimento low-code que dependam menos de projetos com muito código e de uma equipa de programadores.

 

A extração de processos é um processo que pode ajudar a determinar que processos de negócios podem funcionar melhor num modelo de desenvolvimento low-code.

 

Mas primeiro, o que é o desenvolvimento low-code? O desenvolvimento low-code é uma abordagem alternativa de desenvolvimento de software que requer experiência ou um conhecimento mínimo de codificação.

 

Por outras palavras, programadores e não programadores podem facilmente produzir novas aplicações e produtos rapidamente com a utilização de módulos predefinidos, modelos, funcionalidade de arrastar e largar e processos automatizados.

 

Isto permite aos departamentos com programadores e não programadores produzirem sites, aplicações e outros produtos digitais com respostas impressionantemente rápidas.

 

Quando as organizações utilizam a extração de processos, podem determinar que processos podem ser desenvolvidos mais rapidamente sob um modelo de desenvolvimento low-code primeiro, antes de reformular todo o negócio para um modelo de desenvolvimento low-code ou para ajudar a determinar que processos devem ser priorizados num processo com muito código com programadores.

 

Por outras palavras, a extração de processos ajuda a manter as coisas a funcionar sem problemas enquanto faz uma transição para um modelo de desenvolvimento low-code sem criar trabalho pendente desnecessário.

 

Os dados objetivos da extração de processos também fornecerão aos seus gestores um mapa preciso sobre como remodelar completamente cada processo de fluxo de trabalho para uma transição suave e perfeita para um modelo de desenvolvimento low-code.

 

Para saber mais sobre o desenvolvimento low-code, leia: "O que é uma plataforma de desenvolvimento low-code?"

 

De que forma o software de extração de processos melhora os fluxos de trabalho: exemplos e casos de utilização

 

Ferramentas e técnicas de extração de processos podem ser utilizadas para melhorar os fluxos de trabalho de processos para uma grande variedade de setores.

 

Como a extração de processos realça e quantifica ineficiências operacionais, muitos setores começaram a aplicar ferramentas de extração de processos para descobrir como podem melhorar cada processo a sua organização.

 

Alguns casos de utilização setoriais incluem:

 

  • Produção: A extração de processos pode ajudar os gestores do setor da produção a obter informações sobre os tempos de produção de um determinado produto e realocar recursos, como o espaço de armazenamento, máquinas ou trabalhadores, conforme necessário para melhorar a produção e satisfazer a procura.

  • Por exemplo: a Coca-Cola Bottling Company United encontrou problemas de encomendas com os seus populares dispensadores de bebidas Freestyle. A sua utilização da automatização robótica de processos (RPA) com o Microsoft Power Automate ajudou a cumprir as encomendas melhor e mais rapidamente, sem recorrer à contratação de mais colaboradores em tempo integral.

  • Educação: A extração de processos pode monitorizar e avaliar o desempenho e os comportamentos dos alunos, como quanto tempo cada aluno passa a visualizar os materiais das aulas. Também pode ajudar professores e administradores a identificar que processos funcionam melhor para cada currículo.

  • Saúde: A extração de processos ajuda a reduzir o tempo de processamento do tratamento para cada paciente e até ajuda a fornecer recomendações para uma recuperação mais rápida.

  • Obras públicas: A extração de processos pode simplificar o processo de faturação para vários intervenientes em projetos de obras públicas para empresas de setores como a construção, limpeza, departamentos ambientais, TI e comunicações.

  • Por exemplo: A Vodafone, uma empresa líder em telecomunicações na Europa e em África, simplificou os seus processos de negócio tornando o Microsoft Power Platform acessível para todos os seus colaboradores, fornecendo-lhes mais de 1000 soluções para automatizar as suas tarefas quotidianas.

  • Finanças: A extração de processos pode ajudar a melhorar os processos interorganizacionais das instituições financeiras, como a auditoria de contas, o aumento de receitas e a expansão das suas bases de clientes.

  • Por exemplo: O Illimity, o primeiro banco nativo de cloud de Itália, utilizou a extração de processos e outras automatizações robóticas de processos (RPA) para melhorar os seus processos de candidatura e de aprovações de empréstimos para os seus candidatos.

  • E-commerce: A extração de processos pode ajudar a examinar os comportamentos dos compradores online e recomendar novas estratégias para maximizar o ROI e as vendas aos retalhistas de comércio eletrónico ou qualquer tipo de experiência de compra online.

  • Desenvolvimento de software: A extração de processos pode ajudar os programadores de software e os administradores de TI a reorganizar os seus processos de desenvolvimento num mapa visual claramente documentado, de modo a monitorizar os respetivos processos para garantir que o seu desenvolvimento está a decorrer conforme esperado.

Transformações Digitais com a Extração de Processos

 

Como as organizações de todo o mundo têm de acompanhar as transformações digitais que ocorrem todos os anos, muitas organizações precisam urgentemente de auditar integralmente os seus processos de negócio.

 

Com a extração de processos, uma organização pode melhorar todas as facetas dos seus processos de negócio e obter informações sobre como estão a operar realmente por oposição a como acreditam que estão a operar com um mapa visual claro fornecido pelas ferramentas de extração de processos.

 

A extração de processos é um processo contínuo que pode fornecer à sua organização um mapeamento automatizado de processos, processos de deteção e análise de dados para melhorar cada processo na sua empresa para a manter a funcionar e a produzir com os resultados pretendidos.

 

Quando cada processo na sua organização opera com eficiência ideal em todos os momentos, isto permite que a sua organização se modifique e se adapte a novas tecnologias de uma forma rápida e eficiente, sem prejudicar a produção ou prejudicar o seu retorno do investimento. Também permite que a sua organização faça novas inovações e fortaleça a relação com os clientes.

 

Para saber mais sobre a extração de processos e ferramentas de automatização robótica de processos (RPA), veja por que motivo as empresas estão a adotar ferramentas de RPA e explore por si mesmo como o Microsoft Power Automate pode ajudar a melhorar os seus processos de negócio.

 

Perguntas frequentes

  • A extração de processos é uma técnica concebida para detetar, monitorizar e melhorar processos, extraindo conhecimento prontamente disponível de sistemas de informação. É um processo que extrai informações dos registos de eventos e dos registos de auditoria em todos os sistemas de informações na sua organização para revelar uma imagem clara do que está a acontecer na sua empresa. Este processo cria um mapa visual claro que revela e quantifica ineficiências operacionais, como estrangulamentos, variantes improdutivas, desvios da conceção pretendida e reformulações.
  • A extração de processos ocorre em três formas principais: (1) deteção, (2) conformidade e (3) melhoramento. Um processo de deteção explora novas maneiras de fazer um processo sem a influência externa de um modelo de processo existente. Um processo de verificação de conformidade testa para ver se o processo está funcionar conforme esperado. E um processo de melhoramento melhora o processo existente que um processo de verificação de conformidade sinalizou como problemático.
  • A extração de processos ajuda as organizações a descobrir ineficiências operacionais que afetam a produção geral, como estrangulamentos, variantes improdutivas, desvios da conceção pretendida e reformulações. Estas descobertas geralmente ajudam as empresas a reorganizar os seus processos de trabalho para fazer as alocações de recursos certas para alcançarem melhores fluxos de trabalho com base em dados objetivos.
  • A extração de processos ajuda as organizações a determinar que processos ajudam ou prejudicam os seus fluxos de trabalho gerais. Com um mapa visual claro baseado nos dados recolhidos de entradas do registo de eventos e do registo de auditoria em todos os sistemas de informações da organização, os gestores podem utilizar os dados para realocar recursos onde for necessário para melhorar os fluxos de trabalho e a produção.
  • A extração de processos pode ajudar as organizações a priorizar as tarefas que podem fazer a transição para um modelo de desenvolvimento low-code sem criar tarefas pendentes. Também pode ajudar as empresas a organizar que processos podem ser feitos numa configuração de desenvolvimento low-code e aqueles que devem ser feitos com um programador.

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