Por que motivo as empresas estão a adotar ferramentas de RPA

Como é que as ferramentas de RPA se comparam a outras soluções de automatização de processos?

Para compreender as vantagens das ferramentas de RPA em comparação com outras soluções de automatização do fluxo de trabalho, é útil compreender a diferença entre automatização e RPA. A automatização do fluxo de trabalho utiliza tecnologia para reduzir os passos manuais num processo empresarial, mas continua a exigir uma pessoa para concluir o processo. As ferramentas de RPA criam bots que trabalham através da GUI, de modo a que não seja necessária qualquer intervenção humana. Podem ser processos com participação, em que os humanos ainda têm de iniciar as tarefas, ou podem ser processos automáticos, que não requerem qualquer intervenção.

As ferramentas de RPA requerem pouca ou nenhuma programação e, como os seus bots utilizam a mesma infraestrutura e soluções que os colaboradores, não é necessário alterar a sua arquitetura subjacente. Os utilizadores empresariais impulsionam as soluções de RPA. Na verdade, algumas soluções RPA são concebidas para programadores cidadãos - colaboradores sem formação técnica - que podem automatizar os processos manuais com que trabalham diariamente. Com o mínimo ou nenhum envolvimento de TI, é possível otimizar as operações e melhorar a satisfação dos colaboradores sem pagar os custos do desenvolvimento tradicional.

A RPA também difere das ferramentas tradicionais de automatização de processos das seguintes formas:

• Os processos de automatização tradicionais podem exigir a alteração de parte ou da totalidade de uma infraestrutura tecnológica. Os bots de RPA trabalham na GUI e interagem com outros sistemas da mesma forma que os humanos.
• Os bots de RPA são suficientemente flexíveis para que seja possível automatizar os processos de várias aplicações.
• Dado que os bots de RPA se destinam a processos repetitivos e genéricos, como a introdução de dados, são dimensionáveis e mais fáceis de atualizar do que uma solução de fluxo de trabalho concebida para um único processo.

Embora o software de RPA crie valor ao melhorar a eficiência de fluxos de trabalho repetitivos e baseados em regras, é melhor deixar alguns processos para os seus colaboradores. Em geral, os processos que utilizam muitos dados não estruturados ou informações gráficas e que dependem de parâmetros que mudam rapidamente devem ser geridos pelos seus colaboradores criativos.

O presente e o futuro da RPA

Atualmente, o software de RPA está a ganhar muita visibilidade à medida que as empresas aprendem a utilizá-lo e observam em primeira mão os benefícios que oferece, como a poupança de tempo e de custos. Mas, tal como todas as tecnologias, a RPA tornar-se-á mais sofisticada e mudará à medida que as necessidades empresariais evoluem. Eis algumas predições sobre as formas como as ferramentas de RPA poderão evoluir:

• Integração mais profunda com IA. À medida que a RPA progride, é provável que as empresas descubram novas formas de a associar a tecnologias mais avançadas como a IA, a aprendizagem automática ou mesmo a Internet das Coisas (IoT) - e algumas empresas já o fizeram. A hiperautomatização, ou automatização inteligente, expande os tipos de tarefas que as ferramentas de RPA podem realizar e dá-lhes o potencial de automatizar uma variedade de tarefas complexas.
• Automatizações mais complexas. As empresas utilizam a RPA para automatizar todo o tipo de tarefas rotineiras, mas se a unirem à IA e à aprendizagem automática, poderão otimizar toda uma nova gama de tarefas. Por exemplo, as empresas podem atualmente utilizar ferramentas de RPA para digitalizar documentos, mas as ferramentas de RPA com IA podem também compreender o conteúdo dos documentos e classificá-los de forma eficiente e sem erros.
• Menos dispendioso e mais acessível. Quando as ferramentas de RPA chegaram ao mercado, eram mais difíceis de encontrar e podiam ser caras. No entanto, devido ao aumento da procura de software de RPA, há mais empresas a oferecê-lo. Com mais opções disponíveis, é provável que os preços baixem e as funcionalidades se tornem mais competitivas.

Funcionalidades-chave do software de RPA

Atualmente, existem muitas ferramentas de RPA no mercado, todas com funcionalidades diferentes. Como requisito mínimo, estas são as principais funcionalidades que um bom software de RPA deve oferecer:

• Interoperabilidade. O seu software de RPA deverá trabalhar com as suas aplicações de computador, aplicações Web e outras aplicações de software importantes existentes. Também deve ser capaz de ligar a APIs do sistema e ler/escrever em bases de dados.
• Aumento de dados. O seu software deve ser capaz de extrair dados de sites e redes sociais.
• Processamento de diferentes tipos de dados. É importante que o software possa extrair e introduzir dados, combinar dados de várias origens e seguir instruções condicionais como if/else.
• Interfaces de programação. Uma interface programável é importante. O software de RPA pode fornecer capacidades inteligentes, ou cognitivas, para configurar os bots para tomarem decisões, ajudando o seu negócio a funcionar de forma mais eficiente. Por exemplo, os bots podem ajudar a responder a pedidos de suporte de TI, aliviando a equipa de TI de alguns encargos administrativos para que se possa concentrar noutras iniciativas. Algumas opções de software até fornecem métodos sem código para a programação de bots, mas todas as ferramentas de RPA devem ser capazes de interagir com diferentes tipos de aplicações, e-mails, ficheiros e pastas.

Escolher e trabalhar com o software de RPA

Quando começar a avaliar as ferramentas de RPA disponíveis, tenha em mente quais os tipos de processos que planeia automatizar. Em cada ferramenta de automatização robótica de processos estão incorporados diferentes controlos e comandos que ditam as suas capacidades, por isso, certifique-se de que correspondem aos seus objetivos de automatização do fluxo de trabalho. Além disso, tente encontrar componentes reutilizáveis e certifique-se de que os seus bots podem funcionar facilmente nos seus sistemas existentes.

Tenha em conta os seguintes critérios ao selecionar o software de RPA certo para a sua organização:

• Fácil de utilizar. O software de RPA deve ser suficientemente fácil para que alguém com competências de programação limitadas possa criar a automatização e, em seguida, configurar um fluxo de trabalho no software de RPA. Existem até algumas ofertas de RPA low-code que os programadores cidadãos sem competências informáticas podem utilizar para automatizar os seus fluxos de trabalho. Qualquer que seja o software escolhido, deve oferecer comandos, assistentes e GUIs incorporados e expansíveis.
• Flexível. O software deve permitir a configuração de funcionalidades personalizadas sem ter de pagar mais ao fornecedor pela personalização. Também deve ser capaz de lidar com diferentes casos de utilização e quantidades variáveis de dados, mantendo um desempenho consistente.
• Dimensionável. O software de RPA deve ser rapidamente dimensionável para satisfazer os requisitos operacionais da sua empresa e acomodar atualizações. O software também deverá ser capaz de executar vários bots e vários fluxos de trabalho.

Utilização de software de RPA pelos setores industriais

Todos os tipos de empresas encontraram uma forma de beneficiar do software de RPA. Por exemplo, indústrias como a dos cuidados de saúde podem utilizar a RPA para marcar consultas, efetuar a introdução de dados dos pacientes, processar pedidos e gerir a faturação. Eis como outras indústrias estão a utilizar ferramentas de RPA para transformar os seus processos:

• Retalho. Atualizar encomendas, enviar produtos e monitorizar envios.
• Telecomunicações. Monitorizar, gerir dados de fraude e atualizar os dados dos clientes.
• Banca. Melhorar a eficiência do trabalho, a precisão dos dados e a segurança.
• Seguros. Gerir processos de trabalho, introduzir dados de clientes e ajudar a executar aplicações.
• Manufatura. Ajudar nos processos da cadeia de fornecimento, faturação de materiais, apoio ao cliente e suporte e administração.

As limitações das ferramentas de RPA

O software de RPA oferece muitos benefícios, mas não pode fazer tudo. Embora a tecnologia esteja a crescer, ainda funciona melhor como parte de uma rede de outras tecnologias; ainda não é uma solução abrangente que possa resolver todos os desafios operacionais.

Para já, a RPA é uma tecnologia baseada em regras que trabalha melhor com dados estruturados ou informações que seguem um modelo de dados predeterminado. Para que funcione com êxito, é necessário programar os bots para fazerem o que se pretende que façam, e eles funcionarão apenas dentro desses parâmetros. A não ser que a coloque em camadas com IA ou tecnologias de aprendizagem automática, a sua solução RPA só é capaz de seguir as regras que lhe atribui e não de compreender ou interpretar o conteúdo a que acede.

Por exemplo, para que uma ferramenta de RPA processe informações de faturas ou outros documentos, esses documentos devem seguir o mesmo formato. A ferramenta não pode processar ficheiros que se desviem do formato. Por este motivo, as ferramentas de RPA não são adequadas para dados não estruturados ou informações que não sigam um modelo de dados pré-determinado.

Para além disso, as ferramentas de RPA não aprendem nem se adaptam. Se os seus processos empresariais mudarem, terá de reprogramar os seus bots para trabalharem com os novos processos, o que pode ser moroso. E se a sua ferramenta de RPA não for compatível com os novos processos, o seu investimento nela poderá ser de curta duração. Para evitar este problema, considere a probabilidade de os seus processos e tecnologias mudarem antes de adotar uma ferramenta de RPA.

Como ajudar a garantir o sucesso com ferramentas de RPA

Como qualquer outra tecnologia, o êxito do software de RPA depende da forma como o aplica. Mesmo as melhores ferramentas não podem corrigir um processo fundamentalmente nocivo, por isso é importante ter cuidado com as tarefas a automatizar. Aplicada no contexto certo, com um objetivo específico e mensurável em mente, a ferramenta de RPA certa pode reinventar a eficiência na sua empresa. Tenha em mente as seguintes práticas recomendadas quando começar a utilizar a tecnologia RPA para automatizar os seus processos:

• Saiba o processo que pretende automatizar. Audite todos os seus processos operacionais para descobrir quais as tarefas que melhor se adequam à RPA. Lembre-se de que as ferramentas de RPA geralmente não conseguem compreender a informação, por isso, a menos que também planeie incorporar IA, escolha um processo com parâmetros claramente definidos e que não necessite de muito envolvimento ou supervisão humana, como o agendamento de compromissos ou o processamento de faturas. Alguns softwares, como o Microsoft Power Automate, oferecem capacidades para ajudar a identificar os processos certos a automatizar.
• Escolha a ferramenta certa. Após determinar os processos que pretende automatizar, procure as ferramentas que melhor suportam esse tipo de trabalho. Todas as ferramentas têm pontos fortes diferentes, por isso, avalie-as com base nas capacidades, no preço, na facilidade de implementação e na forma como trabalham com o software existente.
• Dê formação aos seus colaboradores Ensinar os funcionários a utilizar - e eventualmente alterar ou manter - a sua ferramenta de RPA é uma excelente forma de ajudar a garantir o seu valor contínuo e de aumentar a adoção em toda a empresa.
• Meça os resultados. Antes e após a implementação, monitorize os indicadores chave de desempenho (KPIs), como a produtividade dos colaboradores, a precisão da introdução de dados, o número de compromissos agendados ou os documentos processados. Se os seus KPIs não melhorarem após a implementação, pode ser um sinal de que escolheu os processos errados ou deu aos seus bots os parâmetros errados.