O que é a RPA (Robotic Process Automation)?

Nas fábricas e organizações de produção, os robôs não são novidade. Durante décadas, têm vindo a melhorar a produtividade e a libertar os trabalhadores para se concentrarem noutras tarefas de nível superior. E agora esse mesmo nível de aumento de produtividade está a chegar às empresas onde os funcionários executam processos comerciais, de suporte de TI e de fluxo de trabalho de grande volume - graças à RPA.

Ao utilizar ferramentas de RPA como parte de uma estratégia mais alargada de automatização de processos empresariais, os “robôs” de software podem ser facilmente configurados para desencadear respostas, manipular dados e comunicar com outros sistemas digitais. Os exemplos vão desde coisas tão simples como gerar uma mensagem de resposta automática a uma mensagem de correio eletrónico que implementa milhares de bots, cada um dos quais pré-programado para automatizar tarefas de ERP.

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Dois tipos de RPA: Assistidos e não assistidos

Ao explorar a RPA como uma solução de automatização do fluxo de trabalho, é útil considerar as duas categorias diferentes - automatização assistida e não assistida - antes de decidir qual é a mais adequada para a sua organização.

Automatização assistida

A automatização assistida permite-lhe concentrar-se em trabalho de maior valor em toda a sua organização. Para tal, automatiza as atividades manuais repetitivas do front-office e imita as ações que executa no seu ambiente de trabalho ou no seu browser, como os cliques do rato, gravando e reproduzindo essas ações em tempo real.

Automatização automática

Em contrapartida, como o próprio nome indica, a automatização não assistida não exige a presença de alguém no computador. Em vez disso, os bots autónomos fazem o trabalho gravando e reproduzindo eles próprios as ações. Como podem utilizar acionadores e programar eventos automatizados, são ideais para acelerar a automatização de tarefas de grande volume em toda a organização.

As vantagens de utilizar a RPA

Como qualquer pessoa que já tenha sido incumbida de cortar e colar o conteúdo de uma folha de cálculo enorme para outra pode atestar, as tarefas repetitivas e aborrecidas não são realmente a melhor utilização das capacidades cognitivas de um ser humano. Não só é aborrecido para a pessoa que executa o trabalho, como também é muito mais provável que o resultado final contenha erros. Provavelmente, também vai demorar muito mais tempo do que se essa tarefa fosse realizada por um robot.

Aqui residem duas das maiores vantagens da utilização da RPA: maior produtividade e precisão. Os trabalhadores ficam livres para realizar tarefas de maior valor, o que eleva a natureza do trabalho que realizam. E quando os robôs são programados uma vez, seguem sempre as regras. Nunca se cansam ou aborrecem e não cometem erros; os seus resultados são consistentes e fiáveis.

Os bots também permitem que as organizações aumentem ou reduzam verticalmente com a maior facilidade, pelo que os fluxos de trabalho e/ou os picos sazonais que afetam unidades de negócio, localizações e desde o computador à cloud podem ser facilmente acomodados.

Porquê utilizar a RPA?

Os trabalhadores ganham tempo para a execução de tarefas de maior valor
Maior produtividade
Maior precisão
É mais rápido e fácil aumentar ou reduzir verticalmente com base nas necessidades

ROI mais rápido e conformidade melhorada

Como não requerem código personalizado da equipa de desenvolvimento, os bots são uma solução de custo muito baixo. Além disso, são fáceis de implementar rapidamente. Como resultado, o ROI da implementação de uma solução RPA é normalmente alcançado em semanas.

Além disso, cumprir e documentar os requisitos de conformidade é muito mais simples, uma vez que os bots RPA executam as suas tarefas de forma consistente e fiável. Isto reduz os riscos, elimina o fator de erro humano e acelera a elaboração de relatórios, uma vez que tudo é facilmente monitorizado e quantificável.

Determinar se a sua empresa pode beneficiar da RPA

As organizações de vários setores podem beneficiar da implementação de uma solução RPA. Ao avaliar se é adequado para a sua empresa, considere primeiro se tem tarefas de “back-office” que beneficiariam da automatização de processos. Estes processos baseados em regras e não subjetivos encontram-se normalmente em áreas como finanças, aprovisionamento, gestão da cadeia de fornecimento, cuidados de saúde, contabilidade, serviço ao cliente e recursos humanos.

As empresas que prestam apoio e gestão de TI são também as principais candidatas à RPA, uma vez que esta melhora as operações do service desk e a monitorização dos dispositivos de rede. Ao automatizar os processos, as infra-estruturas de TI podem investigar e resolver problemas mais rapidamente.

Além disso, as indústrias que dependem do reconhecimento de voz ou de assistentes em linha automatizados consideram a RPA vantajosa, uma vez que os desenvolvimentos recentes permitem agora que os bots forneçam respostas em linguagem normal e não em código. Esta é uma enorme vantagem para os grandes centros de atendimento e outras organizações que têm muita interação com os clientes, porque ajuda a conservar recursos.

Funcionalidades pretendidas quando escolhe software RPA

Existem muitas opções quando se trata de encontrar a solução de RPA mais adequada para a sua empresa. Tal como acontece com muitas decisões comerciais, é fundamental encontrar um que seja adequado, por isso procure um que seja:

Fácil de utilizar: Qualquer pessoa na sua organização deve ser capaz de criar e utilizar bots. Devem também ser capazes de recolher dados que permitam aos líderes tomar decisões comerciais.
Escalável: Opte por uma plataforma RPA que possa ser gerida centralmente e escalada para o número de locais diferentes que for necessário.
Fiável: Uma vez que vai automatizar centenas ou milhares de tarefas, é evidente que a fiabilidade - e a monitorização integrada com análises - são fundamentais.
Rápido: A melhor solução permitir-lhe-á conceber e testar novos processos robóticos numa questão de horas e otimizar rapidamente os bots.
Inteligente: As melhores ferramentas suportam atividades simples e baseadas em tarefas, leem e escrevem em qualquer fonte de dados e utilizam a aprendizagem avançada para melhorar futuras automatizações.

Considere uma solução de pilha completa que inclua hiperautomatização

Como qualquer tecnologia, as capacidades da RPA continuam a evoluir a um ritmo acelerado. Ter uma solução sólida, primária e completa deve ser a primeira prioridade de qualquer organização. Mas também é essencial acrescentar funcionalidades adicionais. É aí que a hiperautomatização entra na equação.

Ao certificar-se de que escolhe uma solução de pilha completa que inclui hiperautomatização, a sua empresa beneficiará de uma tecnologia que reúne vários componentes da automatização de processos para integrar ferramentas e tecnologias que expandem ainda mais a sua capacidade de automatizar tarefas através de API, IA, extração de processos, análises e outras ferramentas.

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