Como melhorar a produtividade com a automatização de fluxos de trabalho

Os profissionais de negócios passam muitas vezes demasiado tempo em processos manuais. Automatizar esses processos pode ajudar a aumentar a produtividade, eliminar redundâncias e aumentar a eficiência.

Uma pessoa a ver uma barra e um gráfico num ecrã grande

O que é a automatização dos fluxos de trabalho?

Sempre que a sua empresa se deparar com tarefas manuais e repetitivas, pode utilizar a automatização do fluxo de trabalho. A automatização do fluxo de trabalho é o processo de utilização de uma lógica baseada em regras para eliminar quaisquer processos manuais necessários para concluir uma tarefa. Para além de digitalizar e otimizar os processos empresariais baseados em papel, otimizar os seus fluxos de trabalho pode poupar tempo na conclusão de tarefas, reduzir erros e ajudar os colaboradores a concentrarem-se em trabalho mais estratégico e impactante.

A automatização do fluxo de trabalho é o cerne da gestão empresarial moderna. À medida que mais empresas começam a infundir a automatização nos seus processos empresariais e se apercebem dos seus benefícios, o mercado da automatização do fluxo de trabalho continuará a crescer. O aparecimento de tecnologia cada vez mais sofisticada significa que mais empresas utilizarão a automatização do marketing para criar formas de trabalho otimizadas e eficientes, revolucionando várias indústrias e criando vantagens competitivas nos respetivos mercados.

Automatização eficaz dos fluxos de trabalho em cinco simples passos

Com o software certo, a automatização de processos manuais pode ser simples e extremamente benéfica. Para eliminar eficazmente tarefas manuais ineficientes e transformar a forma como o seu negócio funciona, tem de saber quais os processos que o estão a impedir a sua evolução.

Utilize estes cinco simples passos para automatizar os fluxos de trabalho:

Escolha os seus processos. Identifique procedimentos ineficientes, demasiado complicados ou demasiado dispendiosos. Classifique-os e escolha os principais candidatos à automatização.
Faça a sua pesquisa. Como é que outras organizações automatizaram processos
semelhantes? Pense bem nas escolhas de que dispõe para criar e implementar fluxos de trabalho automatizados: irá recrutar profissionais de TI ou será que os programadores cidadãos da empresa serão capazes de usar uma ferramenta de automatização low-code no local de trabalho para criarem os seus próprios fluxos de trabalho poderosos e automatizados?
Gira a mudança e promova a adoção. Após lançar os novos fluxos de trabalho, é importante assegurar a adoção em toda a empresa: a eficácia dos fluxos de trabalho é diretamente proporcional ao uso que a empresa lhes dá.
Comunique com os seus colaboradores e dê-lhes formação. Certifique-se de que todos os colaboradores estão cientes da existência de novas ferramentas para ajudar a facilitar as suas vidas profissionais. Forneça a documentação e a preparação de que necessitam para facilitar a adoção.
Avalie e aperfeiçoe. Comece imediatamente a medir o êxito dos seus novos processos. Ao monitorizar indicadores chave de desempenho (KPIs) pré-determinados, a eficácia dos seus novos fluxos de trabalho automatizados tornar-se-á clara e poderá efetuar os ajustes adequados.

Garanta a excelência com software de automatização dos fluxos de trabalho

Agora que já sabe o que é a automatização do fluxo de trabalho, considere como a pode alcançar e o valor que ajudará a gerar. A forma mais fácil de trazer a automatização do fluxo de trabalho para a sua empresa é através de um software de automatização do fluxo de trabalho ou de um serviço de automatização do fluxo de trabalho com base na cloud.

Capacite as pessoas certas

Estas tecnologias colocam a capacidade de desenvolver fluxos de trabalho inovadores nas mãos das pessoas que melhor conhecem o seu negócio: os seus colaboradores, que experimentam em primeira mão os processos que podem ser acelerados e melhorados com a automatização. Não tem de ser difícil. Na maioria das empresas, quase todos os colaboradores podem utilizar a tecnologia de automatização low-code ou no-code para criar fluxos de trabalho potentes.

É importante procurar uma solução de automatização de fluxos de trabalho que seja intuitiva, fácil de utilizar e flexível. Idealmente, o utilizador pretende uma tecnologia com conectores pré-criados que lhe permita incorporar uma série de aplicações nos seus fluxos de trabalho. Outra forma de otimizar os processos empresariais é utilizar uma tecnologia de desenvolvimento de aplicações de baixo código para ajudar os motores, os utilizadores empresariais comuns ou os líderes da empresa a criar as aplicações móveis de que necessitam para se manterem ligados, trabalharem de forma produtiva e reunirem oportunidades - sem terem de recorrer a programadores profissionais.

Fluxos de trabalho na cloud

Tenha em mente que as ferramentas de automatização com base na cloud oferecem benefícios em relação às suas congéneres no local, incluindo uma melhor escalabilidade e um elevado grau de segurança. Além disso, o software de automatização do fluxo de trabalho deve trabalhar com as ferramentas de análise empresarial existentes na sua empresa, facilitando a monitorização do desempenho dos fluxos de trabalho automatizados.

Finalmente, o software de automatização do fluxo de trabalho com dispositivos móveis permitirá aos colaboradores automatizar com segurança os fluxos de trabalho a partir de qualquer lugar e em qualquer altura.

Como funciona

Com a automatização do fluxo de trabalho, os utilizadores definem um acionador para uma série de ações. Por exemplo, quando um novo colaborador é contratado, pode ser criado um fluxo de trabalho automatizado para enviar imediatamente a esse colaborador um e-mail de boas-vindas e orientá-lo através do processo de preenchimento da documentação para novos colaboradores.

Os utilizadores definem a série de tarefas que são necessárias para completar processos empresariais comuns. Após a definição, o fluxo de trabalho automatizado executará as ações atribuídas sempre que o acionador especificado ocorrer.

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