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Microsoft Security

O que é a gestão de dados?

A gestão de dados é essencial para gerir e proteger dados empresariais. Saiba mais sobre os conceitos essenciais e melhores práticas da gestão de dados.

Definição de gestão de dados

A gestão de dados é o sistema de políticas internas que as organizações utilizam para gerir, aceder e proteger dados empresariais. Embora possa haver uma variação em termos de complexidade de organização para organização, existem sempre funcionalidades comuns: processos internos, políticas, funções definidas, métricas e padrões de conformidade. O sistema tem como objetivo ajudar as pessoas a utilizarem de forma eficaz e segura as grandes quantidades de dados gerados pelas empresas de hoje em dia.

Não podemos desvalorizar a importância da segurança de dados. Para esse efeito, uma gestão de dados bem estruturada é responsável não só pela proteção de dados, mas também pela gestão de dados confidenciais, desde a sua receção até à sua eliminação.

Relevância da gestão de dados

As empresas estão cada vez mais a desenvolver, utilizar e adotar soluções tecnológicas para simplificar as operações empresariais e proporcionar mais-valias aos clientes. Esta transformação digital gera maiores volumes de dados (de origens como processos internos e métricas externas) e elimina silos de informação no seio das organizações. Então, como é que as organizações podem manter tudo organizado?

A resposta é: gestão de dados. A gestão de dados protegida permite manter os dados organizados e consistentes, define quem tem acesso aos dados e ajuda as organizações a manusear os dados, sobretudo os dados dos clientes, em conformidade com as normas e regulamentos relevantes.

Uma gestão de dados bem estruturada adapta-se às necessidades de uma organização (a capacidade de dados, as permissões, os requisitos de conformidade) tanto no presente como no futuro. Os sistemas mais bem-sucedidos foram concebidos para evoluir à medida que uma organização se transforma. 

Benefícios da gestão de dados

Uma gestão de dados bem estruturada garante às organizações uma série de benefícios.

  • Uma única fonte de informações

    A consistência dos dados aumenta as oportunidades de flexibilidade interna quando todos os decisores têm acesso às mesmas informações.

  • Melhor qualidade de dados

    As organizações tomam decisões mais bem informadas quando os seus dados são seguros de utilizar, completos e consistentes.

  • Melhor gestão de dados

    As organizações podem responder às necessidades de forma rápida e consistente com um código de conduta e melhores práticas de dados.

  • Conformidade mais rápida e consistente

    É possível elaborar uma estratégia de gestão de dados com considerações de conformidade em cada fase para ajudar as organizações com o processamento e eliminação de dados corretos.

Desafios relativos à gestão de dados

Embora uma nova estratégia de gestão de dados de dados possa trazer grandes benefícios para as organizações, existem geralmente diversos desafios que têm de ser resolvidos. Seguem-se alguns destes desafios:

Adoção organizacional. Os dados bem geridos só são úteis se uma organização adotar a respetiva disponibilidade. A gestão de dados é mais eficaz quando cada equipa (líderes executivos, intervenientes da empresa, especialista em dados) está capacitada a utilizar dados organizacionais através de formação para o desenvolvimento de competências.

Funções e responsabilidades definidas. Em relação à adoção, a definição de funções e responsabilidades em matéria de gestão de dados permite clarificar quem gere que aspetos do processo. As funções podem incluir cargos como encarregado de dados ou responsável pelos dados. Cada organização pode decidir por si própria que tipo de estrutura de equipa de gestão de dados é mais adequada às suas necessidades e recursos disponíveis.

Dados em silos. As divisões internas na organização de dados criam silos, ou seja, pilares de dados que são isolados de outras áreas da organização. Esta situação pode resultar em dados duplicados ou inconsistentes, assim que tudo estiver unificado. A limpeza e preparação de dados é um passo essencial para a implementação de uma estratégia de gestão de dados bem-sucedida. Para obter dados de qualidade, é necessário introduzir dados de qualidade. 

Como funciona a gestão de dados

Uma parte fundamental da gestão de dados é gerir os dados desde a sua receção até à sua eliminação, geralmente com recurso a ferramentas de gestão de dados. Os detalhes podem variar entre organizações e casos de utilização, mas este processo de gestão inclui, pelo menos, os seguintes passos:

  • Receção. As empresas gerem não só a recolha segura de dados novos (origens como dispositivos e aplicações da Internet das Coisas), mas também de dados existentes recolhidos antes da implementação de uma estratégia de gestão de dados.
  • Armazenamento. As empresas decidem como e onde armazenar todos os dados recolhidos.
  • Classificação. Os dados são classificados de forma que possam ser aplicadas políticas adequadas (como para informações pessoais ou dados confidenciais).
  • Partilha. Uma vez organizados, os dados são disponibilizados aos utilizadores que precisam deles. As políticas de classificação e as funções de gestão de dados definidas determinam os utilizadores internos e externos que podem aceder aos tipos de dados.
  • Arquivo. Há dados que são necessários apenas durante um período limitado, mas que poderão ter de ser consultados posteriormente. As organizações determinam que dados têm de ser mantidos e como armazená-los em segurança durante o tempo que for necessário.
  • Eliminação. Há dados que não precisam de ser retidos. Nalguns casos, as organizações podem ser obrigadas a eliminá-los passado algum tempo. Nestes casos, os dados são eliminados de forma segura (os regulamentos de conformidade podem exigir passos específicos ou provas de eliminação). 

No decorrer destes passos, os dados têm de permanecer em segurança e em conformidade. Uma estratégia bem estruturada de gestão de dados determina que passos e regulamentos são necessários para manter a conformidade e a segurança. Além disso, uma ferramenta de gestão de dados pode ajudar a garantir que os dados estão protegidos durante cada fase do respetivo ciclo de vida. 

Quadro da gestão de dados

O quadro da gestão de dados funciona como um esquema na sua estratégia de dados. Este inclui as suas regras, responsabilidades, procedimentos e processos sobre a forma como os fluxos de dados são geridos dentro do armazenamento na nuvem. 

  • Proteção de informações

    Aplicar etiquetas e encriptação em dados confidenciais.

  • Prevenção de perda de dados

    Identificar e ajudar a prevenir a partilha, transferência ou utilização insegura ou inadequada de dados confidenciais, sobretudo em apoio à conformidade regulamentar. Saiba mais sobre a prevenção de perda de dados.

  • Catalogação e deteção de dados

    Identificar e registar automaticamente os recursos de dados da sua organização para permitir a pesquisa, descrição e descoberta.

  • Classificação de dados

    Identificar dados com informações, privacidade ou outras classificações confidenciais para garantir a proteção e utilização adequadas dos dados no futuro.

  • Propriedade dos dados

    Garantir que grupos ou indivíduos responsáveis dentro da organização possam aceder, descrever, proteger e controlar a qualidade dos dados.

  • Segurança de dados

    Utilizar as funcionalidades de cibersegurança para aplicar as medidas adequadas (incluindo encriptação, obscurecimento e atomização) por classificação, bem como gerir a prevenção de perda de dados em caso de um desastre ou de um ciberataque.

  • Soberania dos dados e partilha transfronteiriça de dados

    Estabelecer regras jurisdicionais e proibições de armazenamento, acesso e processamento de dados.

  • Qualidade de dados

    Garantir que os dados se adequam à finalidade em termos de precisão, plenitude, consistência, validade, relevância e oportunidade.

  • Gestão do ciclo de vida de dados

    Definir um calendário de retenção de dados com requisitos legais, regulamentares e de privacidade para que os dados sejam obtidos, armazenados, processados, acedidos e eliminados corretamente.

  • Elegibilidade de dados e monitorização de acesso

    Tornar os dados acessíveis apenas às pessoas que precisam de acesso, bem como fazer a auditoria do acesso para a obtenção de provas e garantir o controlo.

  • Linhagem de dados

    Monitorizar a origem, processamento e utilização dos dados.

  • Privacidade de dados

    Ajudar a proteger a privacidade dos titulares dos dados com processos e tecnologia que reflitam as leis regulamentares e de privacidade que regem a sua organização.

  • Gestão de origens e contratos de dados fidedignos

    Identificar origens de confiança e definir contratos de dados de consumo para garantir que os dados estão a ser obtidos a partir de uma fonte de informações aprovada.

  • Utilização ética e finalidade

    Garantir que os dados estão a ser processados (sobretudo por IA e aprendizagem automática) de uma forma consentânea com as expectativas dos clientes de acordo com o código deontológico da sua empresa.

Ferramentas e tecnologia de gestão de dados

As organizações podem optar por desenvolver ou identificar as ferramentas e tecnologias de gestão de dados que se adequam tanto às respetivas necessidades atuais como futuras. As ferramentas da gestão de dados podem ajudar a:

  • Melhorar a qualidade de dados através da validação, limpeza e melhoramento.
  • Recolher e compreender dados através da deteção, análises para otimização e testes de referência.
  • Gerir e monitorizar os dados desde a receção até à eliminação.
  • Classificar os dados para fins internos, de modo a aumentar a relevância ou a capacidade de pesquisa.
  • Fazer a auditoria de dados de forma contínua e em tempo real.
  • Capacitar os decisores internos no sentido de compreenderem os dados e como estes são utilizados pela organização.

As soluções dimensionáveis e baseadas na nuvem (como a Gestão do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview) foram concebidas para tratar da gestão de dados empresariais. Estas soluções ajudam as organizações a gerir os dados desde a receção até à eliminação, possibilitam os controlos de acesso e suportam o controlo de qualidade. 

Pilares da gestão de dados

As organizações podem utilizar estes pilares como guias na criação dos respetivos sistemas de gestão de dados.

  • Administração

    A constituição de uma equipa de dados ajuda as organizações a gerir os diferentes processos e aspetos do sistema de gestão de dados. A constituição da equipa depende dos recursos da organização e dos objetivos dos dados.

  • Normas

    As regras de gestão de dados (geralmente definidas pela equipa de dados) ajudam o sistema a manter-se em conformidade tanto com os processos internos como com qualquer regulamento de conformidade relevante.

  • Responsabilidade

    A definição de funções e responsabilidades ajuda a esclarecer a quem compete determinados elementos de gestão.

  • Qualidade

    Os padrões de qualidade estabelecidos em matéria de dados ajudam a tomar decisões empresariais.

Cinco melhores práticas de gestão de dados

Seguem-se cinco melhores práticas que as organizações podem adotar à medida que desenvolvem e implementam os respetivos sistemas de gestão de dados:

  1. Nomear um patrocinador executivo de dados. A adoção da gestão de dados começa com liderança. O patrocinador representa o sistema e defende a sua utilização em toda a organização.
  2. Criar uma atividade comercial. Identifique os objetivos e benefícios organizacionais para fundamentar o tempo e os recursos necessários para criar um sistema de gestão de dados.
  3. Pensar em grande, começar devagar. Defina objetivos de dados a um nível elevado e trace metas de projeto granulares que contribuam para esses objetivos.
  4. Definir as métricas. Tendo à disposição muitos dados fidedignos, seja prudente quanto ao que vai ser avaliado de modo que as organizações utilizem os recursos da forma mais eficiente.
  5. Comunicar constantemente. Até mesmo a gestão de dados mais bem estruturada irá crescer e mudar com a utilização e o tempo. Defina formas de dar feedback de modo que a equipa de dados possa ajustar o sistema para alcançar os objetivos da organização.

Soluções de gestão de dados

As soluções tecnológicas podem ajudar a agilizar e simplificar o processo de elaboração e implementação de uma gestão de dados segura. As organizações podem utilizar ferramentas baseadas na nuvem, como a Gestão do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview, para unificar, classificar, gerir e eliminar dados, ao mesmo tempo que mantêm a conformidade regulamentar. Ao utilizar uma solução tecnológica, as organizações podem automatizar ou simplificar determinadas tarefas de gestão de dados, ao mesmo tempo que disponibilizam recursos de equipas de dados para trabalhar noutros projetos mais importantes.

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Perguntas mais frequentes

  • A gestão de dados mantém os dados de uma organização organizados e consistentes, determina as pessoas que podem aceder aos dados e mantém-se em conformidade com a forma como os dados são utilizados. A gestão de dados apoia tanto as necessidades atuais como futuras de uma organização.

  • O quadro de gestão de dados inclui regras, responsabilidades, procedimentos e processos para a forma como os fluxos de dados são geridos dentro do armazenamento na nuvem. Estamos a falar da base da estratégia de dados de uma organização. Um quadro inclui uma variedade de elementos, incluindo segurança, propriedade, privacidade e classificação de dados. 

  • As ferramentas de gestão de dados são soluções tecnológicas que ajudam a desenvolver e implementar a gestão de dados. Estas soluções devem ajudar as organizações a gerir os dados de forma segura desde a receção até à eliminação, possibilitam os controlos de acesso e suportam o controlo de qualidade. Por exemplo, a Gestão do Ciclo de Vida dos Dados do Microsoft Purview é uma solução dimensionável e baseada na nuvem para a gestão de dados empresariais.

  • Os pilares essenciais da gestão de dados incluem:

    • Administração: constitua uma equipa de dados dedicada.
    • Normas: estabeleça regras e regulamentos para todos os aspetos da gestão de dados.
    • Responsabilidade: defina funções e responsabilidades para que seja sempre evidente quem detém determinadas partes e processos do sistema.
    • Qualidade: defina os padrões da qualidade de dados para a organização.
    • Transparência: .monitorize dados de forma consistente, incluindo o ciclo de vida e utilização.

  • Assim que seja formada uma equipa de dados, especifique os objetivos do sistema. Identifique funções e responsabilidades essenciais, permissões necessárias e normas regulamentares de conformidade. Identifique soluções tecnológicas e oportunidades de desenvolvimento de competências para a equipa de dados e intervenientes. Partilhe as normas, ferramentas e requisitos do sistema com a organização e ajuste os mesmos de modo a poder crescer e adaptar-se.

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