Spravovanie údajov v spoločnosti Microsoft

V našich  podmienkach používania produktov sa spoločnosť Microsoft zmluvne zaväzuje k určitým procesom, ktoré sa vzťahujú na prípady, kedy zákazník opustí cloudovú službu alebo mu uplynie platnosť predplatného. Medzi dané procesy patrí odstránenie zákazníckych údajov zo systémov pod našou kontrolou.

• Ak zrušíte cloudové predplatné alebo ak skončí jeho platnosť (s výnimkou bezplatných skúšobných verzií), spoločnosť Microsoft vaše zákaznícke údaje uloží do konta s obmedzenými funkciami na 90 dní (takzvané obdobie uchovávania údajov), čím vám poskytne čas na extrakciu údajov alebo na obnovenie predplatného. Počas tohto obdobia vám spoločnosť Microsoft odošle niekoľko oznámení, aby ste boli v dostatočnom predstihu upozornení na nadchádzajúce odstránenie údajov.

• Po uplynutí 90-dňového obdobia uchovávania údajov spoločnosť Microsoft dané konto zakáže a zákaznícke údaje vrátane záložných kópií a kópií uložených vo vyrovnávacej pamäti odstráni. V prípade rámcových služieb k danému odstráneniu dôjde v priebehu 90 dní po skončení obdobia uchovávania údajov. (Rámcové služby sú definované v sekcii Podmienky spracovania údajov v našich podmienkach používania produktov od spoločnosti Microsoft.)

Keď sú zákaznícke údaje hosťované v prostrediach s viacerými nájomníkmi podnikových cloudových služieb spoločnosti Microsoft, podnikáme kroky na logické oddelenie zákazníckych údajov. Bránime tak neplánovanému presunu údajov jedného zákazníka do údajov druhého, čo tiež pomáha zabrániť zákazníkovi získať prístup k odstráneným údajom iného zákazníka.

Ak hardvér diskovej jednotky používanej na ukladanie údajov zlyhá, spoločnosť Microsoft najskôr údaje bezpečne vymaže alebo jednotku zničí a až potom ju odošle výrobcovi na opravu alebo výmenu. Údaje na jednotke sú v plnej miere prepísané, aby v žiadnom prípade nedošlo k ich obnoveniu.

Keď sa takéto zariadenia vyradia, údaje na nich sa vymažú alebo sa samotné zariadenia zničia v súlade s usmerneniami pre sanitáciu médií NIST 800-88 (Guidelines for Media Sanitation).