Kraft och enkelhet – uppdateringar av användarfunktionerna för Office 365
Tekniken ändrar vårt sätt att få saker gjorda. Vi har ökat tempot. Vårt arbete är mer samarbetsbaserat. Och vi suddar ut gränserna för tid och plats. När vi frågar kunder varför de fortsätter att välja Office för sitt viktigaste arbete säger de att de gillar kraften som Office-apparna ger. Funktionernas bredd och djup är bäst på marknaden och de kan göra saker som helt enkelt inte går med andra produkter. Men de berättar också att de behöver Office för att anpassa sig till den föränderliga miljön och de gillar att förenkla användarupplevelsen och göra kraften mer lättillgänglig. I dag är vi glada att kunna presentera uppdateringar av användarfunktionerna för Word, Excel, PowerPoint, OneNote och Outlook, som distribueras gradvis under de kommande månaderna. Ändringarna har inspirerats av den nya arbetskulturen och utformats för att ge en balans mellan kraft och enkelhet.
Office används av över en miljard människor varje månad, så vi är glada över förändringarna men inser även hur viktigt det är att få allt rätt. Som vägledning har vi kommit på ”tre K:n” – en uppsättning principer som vi använder som en polstjärna. Eftersom de här principerna gör att processen känns annorlunda än tidigare uppdateringar av användarfunktioner tycker vi att det är en bra idé att dela dem med dig.
Kunder – Vi använder en kunddriven innovationsprocess för att skapa Office-apparnas design. Processen består av tre faser: inledande kundresearch, koncept och skapande samt validering and finjustering.
Kontext – Kunder gillar kraften hos Office men behöver inte alla funktioner samtidigt. Vi vill att våra nya designer förstår kontexten du arbetar i, så att du kan fokusera på jobbet du ska göra. Det betyder att lyfta fram de mest relevanta kommandona utifrån det jobb du utför och göra det enkelt att kommunicera och samarbeta med andra.
Kontroll – Vi förstår att etablerade kunskaper och rutiner är kraftfulla – och att vilket sätt någon använder appen ofta beror på specifika delar av användargränssnittet. Så vi vill ge användarna kontroll genom att låta dem själva aktivera och inaktivera betydande ändringar.
De här uppdateringarna är exklusiva för Office.com och Office 365 – de alltid uppdaterade versionerna av våra appar och tjänster. Men de sker inte alla på en gång. I stället distribuerar vi under de kommande månaderna nya designer för utvalda kunder i steg, där de testas och utvärderas noga. Vi sätter bara in dem i produktion efter vi har gjort en mycket noggrann validering och finjustering.
Den första uppsättningen uppdateringar innehåller tre förändringar:
Förenklat menyfliksområde – En ny, uppdaterad version av menyfliksområdet har utformats för att hjälpa användare att fokusera på sitt arbete och samarbeta naturligt med andra. Användare som föredrar att avsätta mer skärmutrymme till kommandon kan fortfarande expandera menyfliksområdet till den klassiska treradsvyn.
Den första appen som får de nya funktionerna är webbversionen av Word och lanseringen börjar för utvalda kunder idag på Office.com. Utvalda Insiders ser sedan det förenklade menyfliksområdet i Outlook för Windows i juli.
Word, Excel och PowerPoint för Windows har de mest omfattande funktionerna – och de är de mest prioriterade funktionerna för användare som vill få ut mesta möjliga av våra appar. Användarna har mycket ”muskelminne” skapat kring de här versionerna, så vi planerar att vara särskilt försiktiga med ändringar som kan störa arbetet. Vi är inte redo att införa det förenklade menyfliksområdet i de här versionerna än eftersom vi vill ha mer feedback från fler användare först. Men när vi göra det kan användarna alltid återgå till det klassiska menyfliksområdet med ett klick.
Nya färger och ikoner – I de olika apparna börjar du se nya färger och ikoner som skalbar grafik – så de återges med tydliga, rena linjer på skärmar i alla storlekar. De här ändringarna har utformats både för att förnya användarfunktionerna och för att göra dem mer inkluderande och lättillgängliga.
De nya funktionerna och ikonerna visas först i webbversionen av Word för Office.com. Sedan, senare den här månaden, ser utvalda Insiders dem i Word, Excel och PowerPoint för Windows. I juli införs de i Outlook för Windows och i augusti börjar de lanseras i Outlook för Mac.
Sök – Sökfunktionen blir en mycket viktigare del i användargränssnittet, som ger åtkomst till kommandon, innehåll och personer. Med ”sökning utan fråga” placerar du bara markören i sökrutan och får rekommendationer som drivs av AI och Microsoft Graph.
Kommersiella användare kan redan se funktionerna i aktion i Office.com, SharePoint Online och Outlook-mobilappen, och de börjar lanseras för kommersiella användare av Outlook på webben i augusti.
Om du vill ha en översikt över de här ändringarna kan du titta på videon nedan av Jon Friedman, vår chefsdesigner för Office.
För att utveckla de här första designerna hade Jons team ett nära samarbete med kunder. De samlade in data om hur personer använder apparna och skapade prototyper för att testa nya koncept. Vi har mycket jobb kvar men den feedback vi har fått från kunderna på de tidiga versionerna är definitivt uppmuntrande:
”Det är enklare och jag känner att jag kan öppna det och direkt hitta det jag ska och gå vidare. Inte så mycket extrainformation. Uppgifterna är uppenbara på skärmen.”
”Verktygsfältet har de oftast använda funktionerna… skärmen maximeras för det faktiska innehållet.”
”Jag gillar det extra utrymmet. Jag tycker att funktionen för att aktivera/inaktivera är användbar för att ibland kan jag inte (snabbt) se var något har tagit vägen.”
Vi planerar att noga bevaka användning och feedback när ändringarna distribueras och vi uppdaterar våra designer när vi får mer information.
Tekniken förändrar det sätt som användarna får saker gjorda på jobbet, i skolan och hemma, och ger nya förväntningar på produktiviteten. Uppdateringarna har inspirerats av de här förändringarna och utformats för att ge balans mellan kraft och enkelhet. Men det mest spännande för oss är att under de kommande månaderna skapar och finjusterar vi de nya funktionerna tillsammans med våra kunder – och gör kraften hos Office mer lättillgängligt för alla.