Microsoft Office lanserar nya sekretesskontroller

Vid

1 maj, 2019

Julie Brill, Corporate Vice President och Deputy General Counsel på Microsoft publicerade en blogg tidigare i veckan där det står om Microsofts pågående arbete för sekretess och som beskriver vilken riktning vi som företag har valt. I bloggen presenterar Julie principerna för vår inställning till ökad transparens och kundkontroll över data som samlas in av Microsofts största produkter.

Vi är glada att meddela att vi tidigare i veckan släppt en uppdatering för Office som motsvarar dessa principer.

Office – en enhetlig upplevelse

Vårt sätt att använda teknik för att vara produktiva på jobbet och hemma är under förändring. Vi arbetar mer på resande fot, vi använder mer än en enhet för att slutföra våra arbetsuppgifter och vi samarbetar ofta i ett team – även när teamet är vår familj eller vänner. Microsofts mål är att förse dig med förstklassiga program och funktioner som du behöver för att uppfylla dagens krav, och samtidigt respektera din sekretess och låta dig ha kontroll över dina data.

Vi lanserar ständigt nya och spännande funktioner i Office så att du ska kunna skapa, kommunicera och samarbeta mer effektivt. Ibland är det så enkelt som att hjälpa dig att hitta ett dokument som du skrev för en vecka sedan eller att hjälpa dig hitta den perfekta bilden för ett skolarbete. Kanske behöver ditt team samarbeta och kommunicera om ett projekt i realtid på flera olika enheter. Office kan hjälpa dig att skapa proffsiga presentationer genom att ge förslag på designlayouter för dina PowerPoint-bilder, och kan även hjälpa till att hitta viktiga insikter i komplexa datauppsättningar.

För att tillhandahålla dessa funktioner använder Office styrkan i Microsoft Cloud. Precis som med andra anslutna tjänster eller webbplatser måste nödvändiga tjänstdata delas mellan din dator och Microsoft för att dessa funktioner ska fungera.

Exempel: Du kanske vill att PowerPoint ska visa liveundertexter medan du presenterar, och kanske också översätta det du säger till ett annat språk. För att transkribera och översätta orden skickar PowerPoint en inspelning av din röst till vår tjänst för tal och översättning där den automatiskt maskintranskriberas och maskinöversätts. Texten som skapats skickas tillbaka till din dator och visas (nästan) i realtid på skärmen i PowerPoint. Din röst och dina ord används enbart för att utföra den transkribering och översättning du bett om.

Om du vill veta mer om vilka anslutna funktioner som är tillgängliga för dig i Office kan du läsa Anslutna funktioner i Office.

Du har kontroll över molnanslutna funktioner

Vi förstår hur viktigt det är att du och din organisation har kontroll över anslutna funktioner när ni arbetar i Office-program. Med den här uppdateringen finns det nu inställningar där du kan inaktivera eller återaktivera följande typer av anslutna funktioner, till exempel:

Funktioner som analyserar innehåll. Funktioner som använder sig av ditt innehåll i Office för att tillhandahålla designrekommendationer, redigeringsförslag, datainsikter och liknande. Till exempel PowerPoint Designer eller Editor i Word.
Funktioner som laddar ned onlineinnehåll. Funktioner som gör att du kan söka efter och ladda ned onlineinnehåll, som mallar, bilder, 3D-modeller, videor och referensmaterial för att förbättra dina dokument. Till exempel Office-mallar eller PowerPoint Snabbstart.
Andra anslutna funktioner. Funktioner som dokumentsamarbete kan också inaktiveras genom att koppla bort Office-skrivbordsprogrammen från Microsoft Cloud.

Vissa tjänster är nödvändiga för Office-programmens funktion och går inte att inaktivera. Till exempel att synkronisera din postlåda i Outlook, autentisera och verifiera din Office-licens och fastställa om Office är uppdaterat.

Dessa förbättringar har introducerats i Office på Windows i första hand, men liknande kontroller och funktioner kommer i Office på andra plattformar inom de närmaste månaderna.

Om Office är anslutet till ett arbets- eller skolkonto är det IT-administratören som väljer vilka anslutna funktioner som är tillgängliga för dig i din organisation. Mer information om förbättringarna av IT-kontroller och tillgängliga alternativ finns i Översikt över sekretesskontroller för Office 365 ProPlus.

Se till att Office är säkert, uppdaterat och fungerar som förväntat

Våra kunder väljer Office för dess starka meriter vad gäller möjligheter, kvalitet, säkerhet, tillförlitlighet och kompatibilitet. Precis som för våra molnbaserade funktioner använder vi data för att Office-programmen ska vara säkra, uppdaterade, fungera som förväntat och för produktförbättringar.

Av den anledningen samlar vi in diagnostikdata för att identifiera, diagnostisera och snabbt åtgärda saker innan de växer till stora problem eller orsakar säkerhetsrisker. Om något av våra program arbetar för långsamt eller det uppstår ett fel vill vi få reda på det så snabbt som möjligt så att vi kan ta itu med att åtgärda det. Tack vare dessa diagnostikdata kan vi hålla igång Office så som förväntat.

I enlighet med ramverket för datainsamling som beskrivs i Julies blogg finns det två nivåer av diagnostikdata för Office-skrivbordsprogram:

Nödvändiga data – Minsta möjliga data som behövs för att se till att Office är säkert, uppdaterat och fungerar som förväntat på den enhet där det är installerat. Nödvändiga data samlas till exempel in när vi uppdaterar Office på din enhet. För att säkerställa att uppdateringspaketen laddas ned och installeras korrekt samlar vi in information om hur bra (eller dåligt) åtgärden utförts. När du lägger till ett nytt e-postkonto i Outlook samlar vi in nödvändiga diagnostikdata om hur det gått med att lägga till det nya kontot. Ett ökat antal misslyckanden kan tyda på att e-postleverantören gjort en ändring eller tyda på en försämring i leverantörens support för vår programvara.
Valfria data – Det här är data som samlas in utöver nödvändiga data och endast med ditt medgivande. I det fall de samlas in hjälper det oss att ännu snabbare identifiera, diagnostisera och korrigera fel. Det hjälper oss dessutom med att göra förbättringar som tillgodoser dina produktivitetsbehov nu och i framtiden. Exempel på valfria data som samlas in är ifall filer sparas lokalt eller i molnet, vilket hjälper oss att bättre förstå var våra kunder vill lagra sina data. Eller att spåra antalet gånger en funktion används för att få bättre förståelse för hur våra kunder interagerar med nya Office-funktioner. Vi använder i allmänhet valfria diagnostikdata för att lära oss om vilka preferenser ett stort urval kunder har. Vi jobbar ständigt med att förbättra Office för att det ska fungera ännu bättre för dig och alla andra kunder. Vi uppskattar att du väljer att tillhandahålla valfria diagnostikdata för att detta ska bli möjligt.

Mer information om diagnostikdata i Office och hur du väljer vilken kategori du tillhandahåller finns i Diagnostikdata i Office. Om du använder ett arbets- eller skolkonto har IT-administratören flera alternativ för att inaktivera insamling av diagnostikdata och har eventuellt gjort en del av valen av alternativ tillgängliga för dig.

Oavsett om du bara tillhandahåller nödvändiga data eller väljer att även tillhandahålla valfria data innehåller de diagnostikdata som vi tar emot varken ditt namn eller din e-postadress, innehållet i dina filer eller information om program som inte är relaterade till Office. Vi vidtar betydande försiktighetsåtgärder för att säkerställa din sekretess, bland annat i hur vi hanterar dina diagnostikdata. Vårt system skapar ett unikt alfanumeriskt ID som det kopplar till diagnostikdata innan dessa lämnar din dator. Även om detta ID är unikt kan det inte ensamt mappas tillbaka till en enskild person. Vi använder detta ID för att kunna skilja mellan om ett problem sker på 100 olika enheter eller om 100 instanser av samma problem sker på endast en enhet.

Vi vill vara öppna och transparenta med de data vi samlar in för att identifiera, diagnostisera och korrigera fel. Vi har skapat ett kostnadsfritt visningsprogram för diagnostikdata där du kan se de diagnostikdata som skickats till Microsoft. Mer information finns i Använda visningsprogrammet för diagnostikdata med Office.

Office bygger på förtroende

I Julies blogg presenteras ett nytt ramverk och där betonas Microsofts engagemang för förtroende och sekretess. Den här uppdateringen av Office innefattar dessa principer.

Att tydliggöra våra sekretessfunktioner och kontroller och göra dem användbara är avgörande för att bygga upp och bibehålla ditt förtroende för våra produkter och tjänster. Många av de funktioner som finns med i den här uppdateringen av Office är resultatet av många timmars konversationer och research med kunder som du själv. Efterhand som vi får mer input kommer vi att fortsätta lära oss om och förbättra produktbeteenden och användarfunktioner. Din feedback är en viktig del i att hjälpa oss tillhandahålla framtida sekretessrelaterade uppdateringar.

Det är vår vision att hjälpa alla personer och alla organisationer över hela världen att uppnå mer. Det kan vi bara åstadkomma om vi har ditt förtroende för att vi respekterar dig, dina data och din sekretess.