Fem egenskaper hos framgångsrika team

I dag arbetar vi på ett helt nytt sätt. Framgång i affärsvärlden kräver konstant innovation, vilket i sin tur kräver gränsöverskridande samarbete mellan discipliner, regioner och kulturer. Innan detta omvälvande skifte på arbetsplatsen, stod den enskilda individens produktivitet i centrum. Nu är det teamet. Ett högpresterande team för samman kompetenta individer och är mer än summan av dess delar. Det utnyttjar varje medlems styrkor och kompenserar för individuella begränsningar. Men när allt går blixtsnabbt i ett ständigt växande globalt nätverk räcker inte ens det mest perfekta teamet till. Dagens team behöver samarbetsverktyg som hjälper dem att prestera på topp. De behöver teknik som inte begränsas av vare sig tid eller rymd, och som får teammedlemmarna att känna sig nära varandra även om de befinner sig i varsin ände av världen.

På Microsoft arbetar vi för att göra alla team till framgångsrika team. Av den anledningen har vi ingått partnerskap med IDEO, ett globalt designföretag som är kända för sin tvärvetenskapliga approach där människorna står i centrum. Tillsammans har vi undersökt vad framgångsrika team har gemensamt. Med de insikter vi fick skapade vi The Art of Teamwork – ett nytt digitalt ramverk som bygger på de fem egenskaperna hos ett framgångsrikt team.

Men det är inte allt. Vi drar även nytta av våra lärdomar från undersökningarna för att optimera Microsoft Teams, själva navet för teamarbete i Microsoft 365. Vad som tydligt framgår från våra data är att framtidens samarbete på arbetsplatsen inte kommer att vara centrerat kring en enskild teknik. I stället kommer framgångsrika team att behöva samarbetsverktyg som kombinerar en rad olika tekniker på nya och innovativa sätt. Teams integrerar chatt, möten, samtal, dokumentsamarbete och arbetsflöde i en enda app – en unik kombination som ökar stadigt i popularitet.

I skrivande stund har Teams över 20 miljoner aktiva användare varje dag. Och även om användarna börjar med enkel textbaserad chatt, går de snabbt vidare till mer sofistikerade kommunikations- och samarbetsformer. Exempelvis deltog Teams-kunder förra månaden i över 27 miljoner röst- eller videomöten och öppnade, redigerade eller laddade ned filer som lagrades i Teams över 220 miljoner gånger.

De fem egenskaperna

Tillsammans med IDEO undersökte vi olika team inom vitt skilda yrken – astronauter, köksmästare, TV-producenter och sjuksköterskor – för att förstå vad högpresterande team har gemensamt. Med sinsemellan heterogena team som studieobjekt använde vi oss av kontextuella observationer, expertintervjuer, sekundärkällor och prototypaktiviteter för att studera den särskilda dynamik som är utmärkande för toppresterande team. Vi upptäckte att framgångsrika team har fem egenskaper gemensamt:

1. Teamets syfte – Får teammedlemmarna fokuserade, engagerade och motiverade att uppfylla sina mål.
2. Kollektiv identitet – Främjar en känsla av tillhörighet och hjälper teammedlemmar att arbeta tillsammans som en enhet.
3. Medvetenhet och inkludering – Stärker den interpersonella dynamiken och får alla att känna att de bidrar.
4. Förtroende och sårbarhet – Uppmuntrar interpersonell risktagning i team.
5. Konstruktiva spänningar – Driver fram nya idéer som leder till bättre resultat.

Om du vill veta mer om detta ramverk kan du titta på videon nedan:

Kundberättelser om Teams

Med Teams bryter våra kunder igenom de artificiella gränser som uppkommer med helt eller delvis fristående samarbetsverktyg så att de kan arbeta tillsammans på ett helt nytt sätt. Deras berättelser ger prov på de fem egenskaperna hos framgångsrika team och målar upp en bild av vad som faktiskt är möjligt.

Djärv skönhet: L’Oreal

Barbara Lavernos, Chief Technology and Operations Officer på L’Oreal, det globala skönhetsbolaget, förklarar att ”vi drivs av interaktionen mellan medarbetare, där idéer får komma fram och utvecklas genom spontana diskussioner. Den nya tekniken där personlighet, samarbete och sann innovation kan spira, är Microsoft Teams.” Med Teams har L’Oreals anställda utrymme att vara kreativa i den snabba takt och stora skala som krävs för att leverera över 7 miljarder produkter till kunder varje år.

Från fabriksgolvet till cheferna: Alcoa

Medarbetare i frontlinjen på Alcoa, global ledare inom bauxit-, aluminiumoxid- och aluminiumproduktion, använder Teams för att komma åt affärsinformation på deras egna mobilenheter när de arbetar på företagets anläggning på Island. Innan man implementerade Teams tvingades chefer ofta ringa upp anställda, ofta sent på natten, för att kalla in dem till ett arbetspass. Med Teams schemalägger cheferna de anställdas arbetspass med hjälp av Arbetspass, som de kan komma åt från deras mobilenheter. Med Arbetspass har man löst problemet med anställda som missar schemalagda uppgifter, och frånvaron har sjunkit till nästan noll. ”Med Arbetspass i Teams kan vi organisera anställda på ett mycket mer effektivt sätt”, säger Friopjófur Tómasson, arbetsledare på en anläggning. ”Om jag ska definiera Teams med ett enda ord så är det ’effektivitet’. Med Arbetspass sparar jag minst en timme om dagen.”

Enklare samarbete: Telefónica

På telekommunikationsföretaget Telefónica driver anställda affärsutvecklingsprojekt i Teams. Nu kan chefsmöten utanför kontoret samordnas i ett mycket säkert, centraliserat nav. Tidigare var den här sortens enkla möten rena mardrömmen att sätta upp, där upp till 20 kollegor från olika avdelningar fokuserade på olika arbetsströmmar. ”Innan Teams var vi tvungna att integrera olika aspekter av ett projekt som hade skapats helt oberoende av varandra. Nu kan en grupp kollegor samarbeta med dokument och redigera projektet direkt. Den här processen brukade ta fyra timmar. Nu tar den bara några dagar”, säger Jamie Rodriguez-Ramos Fernandez, Director of Strategic Analysis på Telefónica.

Patientvården i centrum: St. Luke’s University Health Network (SLUHN)

St. Luke’s University Health Network-leverantörer byter ut olika samarbetsappar från tredje part mot Teams och kan på så vis förenkla arbetet med en gemensam arbetsyta där man när som helst, var som helst kan diskutera patienter. ”Även när det gäller att skydda SMS-meddelanden, en av mobiltelefonens smarta funktioner, måste vi uppfylla bestämmelserna i HIPAA och andra sekretesskrav”, säger Dr. James Balshi, MD, Chief Medical Information Officer och specialist i kirurgi och kärlkirurgi på SLUHN. ”Men det behöver vi inte bekymra oss om med Teams. Det fungerar lika bra på mobiltelefonen, surfplattan och datorn. Jag använder kamerateknik på telefonen för att skicka patientinformation på ett säkert och HIPAA-kompatibelt sätt till kollegor vid videosamtal i Teams. Jag har även delat EMS-anteckningar och röntgenbilder”.

Globalt nätverk: Trek

Trek är en ledande designer, tillverkare och återförsäljare av cyklar som snabbt anpassar sig till en snabbt föränderlig miljö. Alla USA-baserade anställda arbetar inte på företagets huvudkvarter i Waterloo, Wisconsin. I stället arbetar de på andra anläggningar, hemifrån eller i butiker. Treks internationella verksamhet har växt snabbt, och man har i dagsläget hela 17 kontor runtom i världen. ”Bra kommunikation och effektiva digitala möten är en förutsättning för att vårt arbete ska ge utdelning”, säger Nathan Pieper, IT Business Applications and Collaboration Manager på Trek. Mötesfunktionerna i Teams ”var det som gav oss drivkraft och motivation”, säger Pieper. ”Teams-implementeringen expanderade eftersom folk använde det, berättade om det för andra och bjöd in dem till onlinemöten i verktyget”.

Ett högpresterande team kan göra saker som annars skulle vara omöjliga. Med Teams finns det inga gränser för vad du och ditt team kan åstadkomma. Om du vill effektivisera teamsamarbetet i din organisation rekommenderar vi vår guide för digitalt teamsamarbete på hemsidan för Art of Teamwork. Använder du inte Teams än? Sätt igång redan i dag!

Obs! Kunden bär det yttersta ansvaret för att kraven i HIPAA uppfylls.