Hålla produktiviteten uppe när du arbetar på distans med Microsoft Teams

Hur gör man för att över en natt flytta tiotusentals medarbetare till distansarbete? Det var den stora frågan som vi på Microsoft funderade på förra veckan i takt med att utbrottet av COVID-19 spred sig över världen. Förra onsdagen tog vi tag i det och skickade ut ett e-postmeddelande där vi bad cirka 50 000 Microsoft-anställda i Seattle-området att om möjligt arbeta hemifrån. Vi använder redan Teams i stor utsträckning, men under de första dagarna av arbete helt på distans steg användningen bland Microsoft-anställda i USA markant. I slutet av torsdagen hade antalet chattar ökat med 50 procent mot föregående vecka och antalet möten hade ökat med 37 procent. Dessutom syns en uppgång i användning bland kunder i takt med att allt fler arbetare anpassar sig till att mötas, chatta och samarbeta enbart online. Vi vill hjälpa alla att klara denna utmaning. Som arbetsgruppen bakom Teams har vi ägnat mycket tid åt att lära oss de bästa sätten för att arbeta hemifrån på ett produktivt sätt och med goda vanor. Därför vill jag dela med mig av våra bästa tips nedan.

En kort kommentar innan du läser vidare: De här tipsen är en del av vår pågående insats för att alla ska kunna hålla sig uppkopplade och produktiva under den här utmanande tiden. Förra veckan skrev jag om hur personer och organisationer kan skaffa Teams kostnadsfritt samt om vår omfattande plan för att hålla igång tjänsterna under den här krisen. Vi har även delat otroliga berättelser från kunder och anställda runt om i världen, bland annat lärare och elever i Hongkong som använder teknik för fantastiska nyskapande innovationer inom e-utbildning och kunder i och runt Kina som hittat smarta sätt att hålla igång arbetet. Men även våra kunder frågar efter vägledning för att gå över till distansarbete. Vi kommer att fortsätta att tillhandahålla tips, information och inspirerande kundberättelser under utbrottet, så kom tillbaka hit då och då.

Komma igång

När du går över till distansarbete finns det en del viktiga vanor som bäddar för framgång.

Anpassa arbetsplatsen

Det finns ingen anledning att oroa sig för att du inte har ett eget hemkontor. Du kan ändå arbeta hemifrån och vara produktiv. Vi har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med dig vart du än går. Även om du inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du hämta dokument direkt i Teams, lagra filer säkert där rätt personer har åtkomst till dem och snabbt ta del av samtal och möten. Med det sagt är det viktigt att ha en särskild arbetsplats där du kan arbeta produktivt och där andra vet att du inte vill bli störd. En avskild plats i köket, ett tyst hörn i sovrummet, ett oanvänt bord i källaren – vilken plats som helst där du kan arbeta ostört fungerar som arbetsplats. Och du behöver inte oroa dig ifall det blir rörigt under dagen. Du kan alltid använda bakgrundsoskärpa under videomöten så att dina medarbetare fokusera bara på dig.

Kommunicera, kommunicera, kommunicera

Även om många av oss åtminstone tidvis arbetar hemifrån utgår vi ändå från det tempo och de tider som vi är vana vid från vår dagliga närvaro på kontoret.  När du arbetar helt och hållet hemifrån kan den dagliga rytmen ändras. Det här gäller särskilt dem som både arbetar hemifrån och samtidigt tar hand om barnen. Var tydlig med att kommunicera dina arbetstider till medarbetare och samarbetspartner så att de vet när de kan nå dig. I Teams kan du också ange ett statusmeddelande för att dela den här informationen proaktivt.

Gör det till en vana att förse dina medarbetare med regelbundna förloppsrapporter. Företag med fullt utvecklat distansarbete lägger tonvikt på dokumentation, eftersom det är en nyckel till att upprätthålla kommunikationen mellan grupper under distansarbete. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och användbara resurser som du hittar i olika Teams-kanaler, så att dina medarbetare kan hålla sig uppdaterade med vad du gör trots att ni inte har möjlighet att småprata i fikarummet. De kan sedan söka i kanalen efter idéer eller innehåll när de behöver det.

Goda vanor

Utan de vanliga signalerna under arbetsdagen, som att gå och äta lunch, eller resan till och från jobbet, kan det vara svårt att avsluta arbetet. Det är inte ovanligt att distansarbetare arbetar långa perioder utan att ta en paus för att sträcka på sig, umgås eller äta en ordentlig måltid. Detta kan snabbt leda till stress och utbrändhet. Kom ihåg att din hälsa kommer i första hand. Ta dig tid att äta ordentligt, drick tillräckligt med vatten och påminn dig själv att ”stämpla ut” från distansarbetet i slutet av dagen. Med dessa vanor håller du dig inte bara frisk, de gör också att du kan arbeta mer produktivt över tid.

Hålla effektiva möten

Dra nytta av onlinemöten

I avsaknad av ett fysiskt konferensrum kan den största utmaningen vid distansarbete vara att samla alla. När du flyttar möten till Teams ser du till att alla möten har ett alternativ för att delta virtuellt för att skapa ett konferensrum online. Vi rekommenderar även att alla deltagare som känner sig bekväma med det aktiverar videon. Att kunna växelverka ansikte mot ansikte är till stor hjälp för att känna sammanhållning. Teams har ett stort utbud av certifierade kameror att välja bland, liksom headset och högtalartelefoner så att du och dina medarbetare kan kommunicera tydligt i alla lägen.

Var uppmärksam och inkluderande

När möten flyttas online kan en del visuella tecken på om en medarbetare vill säga något under ett möte gå förlorade. Och överfulla konferenssamtal kan göra det svårt för personer att dela med sig av sina åsikter. Mötesorganisatören bör regelbundet pausa för att öppna för frågor och påminna deltagarna om att de kan använda möteschatten för att dela med sig av sina tankar.

Spela in möten

Som en kompensation för färre reella möten schemalägger en del distansarbetare extra möten för att hålla sig uppdaterade med kunder, partner och medarbetare. Dubbelbokningar kan därför vara svåra att undvika. Om din organisation tillåter det kan det vara bra att spela in möten i Teams så att medarbetarna kan uppdatera sig senare. Om du inte kan delta själv kan du påminna organisatören att spela in åt dig. Den automatiskt genererade utskriften är också mycket praktisk när du ska försöka komma ihåg information som tagits upp på ett möte som du har deltagit i. Vill du veta mer om Teams-möten? Läs fler tips här.

Hålla kontakten

Kompensera för missade samtal

Det som många distansarbetare saknar mest med att inte jobba på kontoret är de informella samtalsstunderna. Småprat vid kaffemaskinen eller i fikarummet gör inte bara att vi håller kontakten utan ger oss också viktig information eller insikter som vi inte skulle fått annars. Ha för vana att prata och ta kontakt med dina medarbetare. Tänk på chattmeddelanden som ditt virtuella fikarum och sätt upp en påminnelse om att regelbundet ta kontakt med personer. Emojis, GIF-bilder och klistermärken är ett kul sätt att lätta upp chattsamtal.

För samman arbetsgruppen

Att arbeta på distans kan kännas ensamt. Som ledare är det viktigt att du skapar möjligheter för hela arbetsgruppen att träffas virtuellt. Fortsätt som vanligt med regelbundna möten eller luncher för arbetsgruppen, men håll dem online. Använd kanalen ”Allmänt” i Teams för diskussioner som kan vara av intresse för alla. För utbyte av idéer med många deltagare kan du använda programmet Microsoft Whiteboard med en oändlig digital arbetsyta där mötesdeltagarna kan utveckla idéer och samarbeta direkt i Teams. Vi rekommenderar även att gruppledarna laddar ned Power App för kriskommunikation. Det är en anpassningsbar app som du kan använda för att hålla dig själv och din arbetsgrupp informerad om allt de behöver veta under det här utbrottet.

Ha kul!

Med alla de förändringar som följer av en övergång till distansarbete är det viktigt att främja och bibehålla arbetsgruppens moral. Det finns mycket du kan göra i Teams för att medarbetarna ska känna sig positiva och engagerade. Du kan dela nyheter och berättelser i gruppens chatt eller anordna en fototävling. En av våra utbildningskunder i Kina satte upp en matlagningsutmaning för sina elever som blev mycket uppskattad.

Jag förstår att alla personer och grupper fungerar olika. Men jag hoppas att dessa tips från vårt team hjälper dig att hålla produktiviteten och sammanhållningen uppe när du anpassar dig till ett nytt sätt att arbeta. Kom ihåg att du kan börja använda Teams redan idag genom att logga in eller registrera dig kostnadsfritt.

Bli redo för distansarbete! Ladda ned vår checklista för distansarbete och dela den med dina medarbetare.

Checklista för distansarbete:

• Anpassa arbetsplatsen
• Kommunicera ofta
• Goda vanor
• Dra nytta av onlinemöten
• Var uppmärksam och inkluderande
• Spela in möten
• Kompensera för missade samtal
• För samman arbetsgruppen
• Ha kul!