Hur g\u00f6r man f\u00f6r att \u00f6ver en natt flytta tiotusentals medarbetare till distansarbete? Det var den stora fr\u00e5gan som vi p\u00e5 Microsoft funderade p\u00e5 f\u00f6rra veckan i takt med att utbrottet av COVID-19 spred sig \u00f6ver v\u00e4rlden. F\u00f6rra onsdagen tog vi tag i det och skickade ut ett e-postmeddelande d\u00e4r vi bad cirka 50 000 Microsoft-anst\u00e4llda i Seattle-omr\u00e5det att om m\u00f6jligt arbeta hemifr\u00e5n. Vi anv\u00e4nder redan Teams i stor utstr\u00e4ckning, men under de f\u00f6rsta dagarna av arbete helt p\u00e5 distans steg anv\u00e4ndningen bland Microsoft-anst\u00e4llda i USA markant. I slutet av torsdagen hade antalet chattar \u00f6kat med 50 procent mot f\u00f6reg\u00e5ende vecka och antalet m\u00f6ten hade \u00f6kat med 37 procent. Dessutom syns en uppg\u00e5ng i anv\u00e4ndning bland kunder i takt med att allt fler arbetare anpassar sig till att m\u00f6tas, chatta och samarbeta enbart online. Vi vill hj\u00e4lpa alla att klara denna utmaning. Som arbetsgruppen bakom Teams har vi \u00e4gnat mycket tid \u00e5t att l\u00e4ra oss de b\u00e4sta s\u00e4tten f\u00f6r att arbeta hemifr\u00e5n p\u00e5 ett produktivt s\u00e4tt och med goda vanor. D\u00e4rf\u00f6r vill jag dela med mig av v\u00e5ra b\u00e4sta tips nedan.<\/p>\n
En kort kommentar innan du l\u00e4ser vidare: De h\u00e4r tipsen \u00e4r en del av v\u00e5r p\u00e5g\u00e5ende insats f\u00f6r att alla ska kunna h\u00e5lla sig uppkopplade och produktiva under den h\u00e4r utmanande tiden. F\u00f6rra veckan skrev jag om hur personer och organisationer kan skaffa Teams kostnadsfritt<\/a> samt om v\u00e5r omfattande plan f\u00f6r att h\u00e5lla ig\u00e5ng tj\u00e4nsterna under den h\u00e4r krisen. Vi har \u00e4ven delat otroliga ber\u00e4ttelser fr\u00e5n kunder och anst\u00e4llda runt om i v\u00e4rlden, bland annat l\u00e4rare och elever i Hongkong<\/a> som anv\u00e4nder teknik f\u00f6r fantastiska nyskapande innovationer inom e-utbildning och kunder i och runt Kina<\/a> som hittat smarta s\u00e4tt att h\u00e5lla ig\u00e5ng arbetet. Men \u00e4ven v\u00e5ra kunder fr\u00e5gar efter v\u00e4gledning f\u00f6r att g\u00e5 \u00f6ver till distansarbete. Vi kommer att forts\u00e4tta att tillhandah\u00e5lla tips, information och inspirerande kundber\u00e4ttelser under utbrottet, s\u00e5 kom tillbaka hit d\u00e5 och d\u00e5.<\/p>\n N\u00e4r du g\u00e5r \u00f6ver till distansarbete finns det en del viktiga vanor som b\u00e4ddar f\u00f6r framg\u00e5ng.<\/p>\n Anpassa arbetsplatsen<\/strong><\/p>\n Det finns ingen anledning att oroa sig f\u00f6r att du inte har ett eget hemkontor. Du kan \u00e4nd\u00e5 arbeta hemifr\u00e5n och vara produktiv. Vi har utformat Teams som ett virtuellt kontor som du kan ta med dig vart du \u00e4n g\u00e5r. \u00c4ven om du inte har en skrivare, fysiska filer eller en skrivbordstelefon hemma kan du h\u00e4mta dokument direkt i Teams, lagra filer s\u00e4kert d\u00e4r r\u00e4tt personer har \u00e5tkomst till dem och snabbt ta del av samtal och m\u00f6ten. Med det sagt \u00e4r det viktigt att ha en s\u00e4rskild arbetsplats d\u00e4r du kan arbeta produktivt och d\u00e4r andra vet att du inte vill bli st\u00f6rd. En avskild plats i k\u00f6ket, ett tyst h\u00f6rn i sovrummet, ett oanv\u00e4nt bord i k\u00e4llaren \u2013 vilken plats som helst d\u00e4r du kan arbeta ost\u00f6rt fungerar som arbetsplats. Och du beh\u00f6ver inte oroa dig ifall det blir r\u00f6rigt under dagen. Du kan alltid anv\u00e4nda bakgrundsosk\u00e4rpa<\/a> under videom\u00f6ten s\u00e5 att dina medarbetare fokusera bara p\u00e5 dig.<\/p>\n Kommunicera, kommunicera, kommunicera<\/strong><\/p>\n \u00c4ven om m\u00e5nga av oss \u00e5tminstone tidvis arbetar hemifr\u00e5n utg\u00e5r vi \u00e4nd\u00e5 fr\u00e5n det tempo och de tider som vi \u00e4r vana vid fr\u00e5n v\u00e5r dagliga n\u00e4rvaro p\u00e5 kontoret.\u00a0 N\u00e4r du arbetar helt och h\u00e5llet hemifr\u00e5n kan den dagliga rytmen \u00e4ndras. Det h\u00e4r g\u00e4ller s\u00e4rskilt dem som b\u00e5de arbetar hemifr\u00e5n och samtidigt tar hand om barnen. Var tydlig med att kommunicera dina arbetstider till medarbetare och samarbetspartner s\u00e5 att de vet n\u00e4r de kan n\u00e5 dig. I Teams kan du ocks\u00e5 ange ett statusmeddelande<\/a> f\u00f6r att dela den h\u00e4r informationen proaktivt.<\/p>\n G\u00f6r det till en vana att f\u00f6rse dina medarbetare med regelbundna f\u00f6rloppsrapporter. F\u00f6retag med fullt utvecklat distansarbete l\u00e4gger tonvikt p\u00e5 dokumentation, eftersom det \u00e4r en nyckel till att uppr\u00e4tth\u00e5lla kommunikationen mellan grupper under distansarbete. Vi rekommenderar att du publicerar uppdateringar, insikter och anv\u00e4ndbara resurser som du hittar i olika Teams-kanaler, s\u00e5 att dina medarbetare kan h\u00e5lla sig uppdaterade med vad du g\u00f6r trots att ni inte har m\u00f6jlighet att sm\u00e5prata i fikarummet. De kan sedan s\u00f6ka i kanalen efter id\u00e9er eller inneh\u00e5ll n\u00e4r de beh\u00f6ver det.<\/p>\n Goda vanor<\/strong><\/p>\n Utan de vanliga signalerna under arbetsdagen, som att g\u00e5 och \u00e4ta lunch, eller resan till och fr\u00e5n jobbet, kan det vara sv\u00e5rt att avsluta arbetet. Det \u00e4r inte ovanligt att distansarbetare arbetar l\u00e5nga perioder utan att ta en paus f\u00f6r att str\u00e4cka p\u00e5 sig, umg\u00e5s eller \u00e4ta en ordentlig m\u00e5ltid. Detta kan snabbt leda till stress och utbr\u00e4ndhet. Kom ih\u00e5g att din h\u00e4lsa kommer i f\u00f6rsta hand. Ta dig tid att \u00e4ta ordentligt, drick tillr\u00e4ckligt med vatten och p\u00e5minn dig sj\u00e4lv att ”st\u00e4mpla ut” fr\u00e5n distansarbetet i slutet av dagen. Med dessa vanor h\u00e5ller du dig inte bara frisk, de g\u00f6r ocks\u00e5 att du kan arbeta mer produktivt \u00f6ver tid.<\/p>\n Dra nytta av onlinem\u00f6ten<\/strong><\/p>\n I avsaknad av ett fysiskt konferensrum kan den st\u00f6rsta utmaningen vid distansarbete vara att samla alla. N\u00e4r du flyttar m\u00f6ten till Teams ser du till att alla m\u00f6ten har ett alternativ f\u00f6r att delta virtuellt<\/a> f\u00f6r att skapa ett konferensrum online. Vi rekommenderar \u00e4ven att alla deltagare som k\u00e4nner sig bekv\u00e4ma med det aktiverar videon. Att kunna v\u00e4xelverka ansikte mot ansikte \u00e4r till stor hj\u00e4lp f\u00f6r att k\u00e4nna sammanh\u00e5llning. Teams har ett stort utbud av certifierade kameror att v\u00e4lja bland, liksom headset och h\u00f6gtalartelefoner s\u00e5 att du och dina medarbetare kan kommunicera tydligt i alla l\u00e4gen.<\/p>\n Var uppm\u00e4rksam och inkluderande<\/strong><\/p>\n N\u00e4r m\u00f6ten flyttas online kan en del visuella tecken p\u00e5 om en medarbetare vill s\u00e4ga n\u00e5got under ett m\u00f6te g\u00e5 f\u00f6rlorade. Och \u00f6verfulla konferenssamtal kan g\u00f6ra det sv\u00e5rt f\u00f6r personer att dela med sig av sina \u00e5sikter. M\u00f6tesorganisat\u00f6ren b\u00f6r regelbundet pausa f\u00f6r att \u00f6ppna f\u00f6r fr\u00e5gor och p\u00e5minna deltagarna om att de kan anv\u00e4nda m\u00f6teschatten f\u00f6r att dela med sig av sina tankar.<\/p>\n Spela in m\u00f6ten<\/strong><\/p>\n Som en kompensation f\u00f6r f\u00e4rre reella m\u00f6ten schemal\u00e4gger en del distansarbetare extra m\u00f6ten f\u00f6r att h\u00e5lla sig uppdaterade med kunder, partner och medarbetare. Dubbelbokningar kan d\u00e4rf\u00f6r vara sv\u00e5ra att undvika. Om din organisation till\u00e5ter det kan det vara bra att spela in m\u00f6ten i Teams<\/a> s\u00e5 att medarbetarna kan uppdatera sig senare. Om du inte kan delta sj\u00e4lv kan du p\u00e5minna organisat\u00f6ren att spela in \u00e5t dig. Den automatiskt genererade utskriften \u00e4r ocks\u00e5 mycket praktisk n\u00e4r du ska f\u00f6rs\u00f6ka komma ih\u00e5g information som tagits upp p\u00e5 ett m\u00f6te som du har deltagit i. Vill du veta mer om Teams-m\u00f6ten? L\u00e4s fler tips h\u00e4r<\/a>.<\/p>\n Kompensera f\u00f6r missade samtal<\/strong><\/p>\n Det som m\u00e5nga distansarbetare saknar mest med att inte jobba p\u00e5 kontoret \u00e4r de informella samtalsstunderna. Sm\u00e5prat vid kaffemaskinen eller i fikarummet g\u00f6r inte bara att vi h\u00e5ller kontakten utan ger oss ocks\u00e5 viktig information eller insikter som vi inte skulle f\u00e5tt annars. Ha f\u00f6r vana att prata och ta kontakt med dina medarbetare. T\u00e4nk p\u00e5 chattmeddelanden som ditt virtuella fikarum och s\u00e4tt upp en p\u00e5minnelse om att regelbundet ta kontakt med personer. Emojis, GIF-bilder och klisterm\u00e4rken \u00e4r ett kul s\u00e4tt att l\u00e4tta upp chattsamtal.<\/p>\n F\u00f6r samman arbetsgruppen<\/strong><\/p>\n Att arbeta p\u00e5 distans kan k\u00e4nnas ensamt. Som ledare \u00e4r det viktigt att du skapar m\u00f6jligheter f\u00f6r hela arbetsgruppen att tr\u00e4ffas virtuellt. Forts\u00e4tt som vanligt med regelbundna m\u00f6ten eller luncher f\u00f6r arbetsgruppen, men h\u00e5ll dem online. Anv\u00e4nd kanalen ”Allm\u00e4nt” i Teams f\u00f6r diskussioner som kan vara av intresse f\u00f6r alla. F\u00f6r utbyte av id\u00e9er med m\u00e5nga deltagare kan du anv\u00e4nda programmet Microsoft Whiteboard<\/a> med en o\u00e4ndlig digital arbetsyta d\u00e4r m\u00f6tesdeltagarna kan utveckla id\u00e9er och samarbeta direkt i Teams. Vi rekommenderar \u00e4ven att gruppledarna laddar ned Power App f\u00f6r kriskommunikation<\/a>. Det \u00e4r en anpassningsbar app som du kan anv\u00e4nda f\u00f6r att h\u00e5lla dig sj\u00e4lv och din arbetsgrupp informerad om allt de beh\u00f6ver veta under det h\u00e4r utbrottet.<\/p>\n Ha kul!<\/strong><\/p>\n Med alla de f\u00f6r\u00e4ndringar som f\u00f6ljer av en \u00f6verg\u00e5ng till distansarbete \u00e4r det viktigt att fr\u00e4mja och bibeh\u00e5lla arbetsgruppens moral. Det finns mycket du kan g\u00f6ra i Teams f\u00f6r att medarbetarna ska k\u00e4nna sig positiva och engagerade. Du kan dela nyheter och ber\u00e4ttelser i gruppens chatt eller anordna en fotot\u00e4vling. En av v\u00e5ra utbildningskunder i Kina satte upp en matlagningsutmaning f\u00f6r sina elever som blev mycket uppskattad.<\/p>\n Jag f\u00f6rst\u00e5r att alla personer och grupper fungerar olika. Men jag hoppas att dessa tips fr\u00e5n v\u00e5rt team hj\u00e4lper dig att h\u00e5lla produktiviteten och sammanh\u00e5llningen uppe n\u00e4r du anpassar dig till ett nytt s\u00e4tt att arbeta. Kom ih\u00e5g att du kan b\u00f6rja anv\u00e4nda Teams redan idag genom att logga in<\/a> eller registrera dig<\/a> kostnadsfritt.<\/p>\nKomma ig\u00e5ng<\/h3>\n
H\u00e5lla effektiva m\u00f6ten<\/h3>\n
H\u00e5lla kontakten<\/h3>\n