Bringa klarhet med organisationsscheman
Utbilda folk om arbetsgruppens struktur med hjälp av ett proffsigt organisationsschema skapat i Microsoft Visio.
Vad är ett organisationsschema?
Ett organisationsschema är en visuell avbildning av en organisations interna struktur – t.ex. vem som rapporterar till vem. De kan skapas med penna och papper eller med professionell programvara för organisationsscheman som Microsoft Visio.
-
Hierarkiskt organisationsschema
Hierarkiska organisationsscheman är den vanligaste typen av organisationsschema. Här visar strukturen vilken befogenhet de olika personerna har inom företaget. Föreställ dig en organisation som har en koncernchef eller VD. Den här personen hamnar då överst i schemat, och alla andra personer ligger under dem i hierarkin.
-
Avdelningsbaserat organisationsschema
Många organisationer delar in sina arbetsgrupper efter produkt, avdelning – ibland till och med efter fristående dotterbolag. Varje arbetsgrupp agerar självständigt och får de resurser som behövs för att gruppen ska nå sina specifika mål. Organisationsstrukturer av den här typen avbildas ofta med ett organisationsschema för avdelning, som kan förtydliga varje grupps egna arbetsflöde.
-
Matrisorganisationsschema
Även om hierarkiska organisationsstrukturer är vanliga i företagsvärlden, så är det inte alla företag som använder dem. Till exempel kan personer inom företaget rapportera till flera chefer, eller så kan rapporteringsstrukturen anpassas efter de specifika villkor som gäller i olika typer av projekt. I sådana situationer kan matrisorganisationsscheman ge en bättre visuell representation av strukturen.
-
Linjeorganisationsschema
Linjeorganisationsscheman är bland de enklaste organisationsstrukturerna. I organisationer av den här typen vilar befogenheterna i stor utsträckning på en uttalat beslutsordning. Befogenheterna flödar uppifrån och ned, som ett vattenfall, och varje avdelningschef har befogenhet att fatta de beslut som de tror är bäst för dem som arbetar under dem.
-
Vågrätt organisationsschema
Vågräta (eller plana) organisationsscheman används ofta för att avbilda organisationsstrukturer där det finns få eller inga mellanchefer. Schemat kanske bara innehåller två nivåer – den övre ledningen och de personer som antar andra roller inom företaget. Organisationer av den här typen använder ofta mer kollektiva metoder för beslutsfattning.
-
Arbetsgruppsbaserat organisationsschema
Allteftersom företag fortsätter anpassa sig till den nya tidens arbetsformer så har det blivit allt vanligare att organisera medarbetare för problemlösning och effektivt beslutsfattande. Den här typen av arbetsordning representeras visuellt i arbetsgruppsbaserade organisationsscheman, i vilka personer ingår i flexibla organisationsstrukturer som maximerar möjligheterna till samarbete.
Förverkliga dina bästa idéer
Tack vare dussintals färdiga mallar och tusentals anpassningsbara former är det både enkelt och roligt att skapa kraftfulla visuella objekt i Visio.
När du ska använda organisationsscheman
Kommunikation om organisationsstrukturer mellan arbetsgrupper
Det finns inget snabbare sätt att visa någon hur en arbetsgrupp fungerar än med ett organisationsschema. De är extra användbara när du ska presentera företaget för en nyanställd medarbetare eller förklara vilka ändringar som kommer ske i samband med att nya ledare tar över.
Organisationsscheman avsedda för kommunikation riktad till arbetsgrupper bör hållas så enkla som möjligt, men samtidigt innehålla all nödvändig information – till exempel vem som leder eller ingår i varje arbetsgrupp, vilka specifika roller de har i organisationen samt hur beslut ska fattas.
Med Microsoft Visio kan alla enkelt skapa lättbegripliga visuella scheman. Du kan välja bland tiotals fördefinierade mallar, startdiagram och stenciler, och dessutom se till att allt följer företages grafiska profil med hjälp av anpassningsalternativen i programmet.
En gemensam bild vid ändringar i arbetsgruppers struktur
Alla organisationer genomgår förändringar, till exempel när nya arbetsmetoder utvecklas eller resursläget ändras. När det händer måste även organisationens struktur få en översyn.
Ett välkonstruerat organisationsschema kan vara till hjälp när de ändringar som görs i arbetsgruppernas struktur eller resurstilldelning ska förklaras, så att alla har samma bild av vad som ändras och hur.
Förbered dig för omorganisationer i personalstyrkan genom att skapa proffsiga scheman i Microsoft Visio som stödjer effektivt beslutsfattande och problemlösning i realtid.
Förberedelser inför nyanställningar
Personalplanering och prognoser kring och förberedelser inför kommande behov av arbetskraft är viktiga framgångsfaktorer när organisationer växer. Målsättningen är att identifiera kommande luckor mellan kapacitet och behov och täppa till dem innan de faktiskt uppstår.
Organisationsscheman kan vara ett användbart verktyg för visuell representation av arbetsgrupper – både när det gäller hur de ser ut nu och att föreställa sig hur de skulle kunna se ut vid olika tillfällen i framtiden. Det här kan bli en samarbetsaktivitet som medarbetarna kan delta i under hela processen.
Microsoft Visio gör att du kan tänka högt. Brainstorma med dina kollegor, skapa en visuell representation av problemet ni jobbar med, och skissa på de kommande förändringarna i er arbetsgrupp.
Kartlägg tidigare generationer
Även om organisationsscheman oftast används för att åskådliggöra företags organisationsstrukturer, så kan de även användas till annat – till exempel för kartläggning av släkters historia. På många sätt liknar släkters strukturer de strukturer som organisationer har, med hierarkiska lager som går tillbaka över generationerna.
Microsoft Visio är ett utmärkt verktyg för personer som vill skapa ordentlig dokumentation av de individer som ingår i deras släktträd. Du kan enkelt mata in namn, födelsedatum, släktrelationer och andra viktiga uppgifter i ett kalkylblad i Excel, och sen överföra det till Visio, eller skapa ett släktträd från grunden med hjälp av mallen Organisationsschema.
Skapa organisationsscheman
Organisationsscheman kan variera från enkla diagram till komplexa diagram som sträcker sig över flera sidor och bygger på information som inhämtas från externa datakällor. Formerna du väljer att använda i ditt organisationsschema kan visa grundläggande information, till exempel en persons namn och titel, eller innehålla fler uppgifter, till exempel deras kontaktuppgifter.
Det första steget när du ska skapa ett användbart organisationsschema är att välja ett diagramverktyg som är både kraftfullt och enkelt att använda. Visio, med sina tiotals exempeldiagram och otaliga anpassningsalternativ, är ett mycket bra alternativ. När du har valt programvara för ditt organisationsschema kan du börja skapa det.
Börja med att välja en mall eller starta guiden Organisationsschema
Visio har en bred uppsättning fördefinierade mallar som har utformats för att göra det så enkelt som möjligt för dig att skapa ditt organisationsschema. Du kan också skapa ditt organisationsschema med hjälp av guiden Organisationsschema, där du kan koppla former till varandra automatiskt, skapa hierarkier och till och med lägga till bilder om du vill.
Automatiserade organisationsscheman med tilläggsprogrammet Visio Data Visualizer
Skapa snygga diagram av hög kvalitet med tilläggsprogrammet Visio Data Visualizer för Excel med ditt arbets- eller skolkonto för Microsoft 365. Diagrammen ritas upp automatiskt utifrån data från en Excel-arbetsbok. Efter det kan du redigera diagrammet i Visio, som synkroniserar ändrade data till Excel.
Generera organisationsscheman från Active Directory
Skapa ett snyggt organisationsschema på några minuter med hjälp av informationen som redan finns i ditt Microsoft Active Directory (AD). Uppdatera organisationsschemat för att genast visa uppdateringar som gjorts i AD-data.
Lär dig grunderna för att skapa ett organisationsschema i Visio.
Transformera din verksamhet
I den här serien med webbseminarier får du lära dig hur Microsoft Visio och Microsoft 365 kan hjälpa företag utvecklas i en värld som genomgått enorma förändringar under det senaste året.
Utforska användbara resurser
Starta Visio-självstudien för nybörjare
Läs hur du kan göra din information levande med Microsoft Visio.
Visualisera verksamheten
Ett organisationsschema kan ge alla en snabb översiktsbild över företagets struktur.
Bidra med klarhet på arbetsplatsen
Förbättra samarbetet genom att kommunicera komplexa idéer visuellt.
Skapa egna organisationsscheman
Titta på videon om du vill få lära dig hur du kan använda guiden Organisationsschema i Visio.
Få företaget att växa
Ge ditt företag ett lyft med programvara för diagram som kan hjälpa dig realisera dina idéer.
Jämför Visio-versioner
Jämför Visio i Microsoft 365, Visio Plan 1 – Visio Abonnemang 1, Visio Plan 2 – Visio Abonnemang 2 och nyckelfunktionerna som medföljer dem.
Skapa ett organisationsschema i Visio
Läs i den här supportartikeln om hur du kan skapa organisationsscheman i Visio-webbappen eller Visio-datorprogrammet.
Skapa ett organisationsschema i Excel
Läs i den här artikeln om hur du kan skapa organisationsscheman med hjälp av tilläggsprogrammet Visio Data Visualizer i Excel.
Vanliga frågor och svar
-
Organisationsscheman är ett effektivt sätt att visa företagets struktur, hierarkiska nivåer och de olika relationerna mellan arbetsgrupper och medarbetare. Organisationsscheman kan också vara till hjälp när du ska förklara hur ständigt föränderliga eller mycket komplexa organisationer fungerar.
Mallen Organisationsschema i både Visio för webben och Visio i Microsoft 365 är en bra utgångspunkt. Dra helt enkelt färgkodade former till arbetsytan för att ange direktörer, chefer, ledningsassistenter, konsulter och till och med lediga jobb i ditt team, din avdelning eller din organisation. -
Ja. Visio i Microsoft 365 ger alla Microsoft 365-användare möjlighet att skapa organisationsscheman, flödesdiagram, enkla nätverksscheman, Venn-diagram, blockdiagram och andra affärsdiagram samt ge dem ett professionellt utseende.
Använd Visio på datorn med Microsoft 365 eller ta med upplevelsen till din webbläsare, där du kan visa, skapa och redigera organisationsscheman och andra diagram som har lagrats i molnet. Visio för webben är alltid uppdaterat, så du behöver aldrig installera någon ny version.
I den här självstudien för nybörjare kan du lära dig hur du kan skapa ett eget organisationsschema med hjälp av din Microsoft 365-prenumeration. Ett annat bra tips är att jämföra funktionerna i Vanliga frågor och svar om Visio på webben. -
I Visio kan du anpassa formers utseende genom att ändra deras textfärg, teckensnitt, fyllningsfärger och fyllningsmönster, linjetjocklek och linjestil samt skugga. Du kan också göra Visio-diagram mer personliga genom att infoga bilder i dem – till exempel företagets logotyp eller en dekal från bildbiblioteket i Visio.
Lär dig om hur du kan ändra format på en form i Visio och infoga en bild i ett Visio-diagram i de här hjälpsamma självstudierna. -
Datalänkning finns endast tillgänglig via Visio-datorprogrammet, men du kan visa datalänkade diagram i Visio för webben.
Om de data du behöver för att kunna skapa ditt organisationsschema redan finns i ett Excel-kalkylblad eller en Microsoft Exchange Server-katalog, så kan Visio generera former och kopplingar automatiskt för diagrammet.
Visio stöder flera datakällor, bland annat följande:- Microsoft Excel-arbetsböcker
- Microsoft Access-databaser
- Microsoft SharePoint Foundation-listor
- Microsoft SQL Server-databaser
- Microsoft Exchange Server-kataloger
- Azure Active Directory-information
- Andra OLEDB- eller ODBC-datakällor
För att fungera ordentligt i Visio måste datakällan innehålla kolumner för medarbetarens namn, ett unik identifierare samt den person medarbetaren rapporterar till.
Följ Microsoft 365