Başarılı ekiplerin 5 özniteliği

Çalışma şeklimiz değişti. Bugünün iş dünyasında başarılı olmak için yenilik gerekir ve bu yenilik de disiplinler, coğrafyalar ve kültürler genelinde işbirliği gerektirir. İş yerinde gerçekleşen bu sismik değişimden önce üretkenliğin temel yapı taşı, bireydi. Artık bu yapı taşı, ekip oldu. Yüksek performanslı bir ekip yetenekli bireyleri bir araya getirir ve parçalarının toplamından daha fazla iş gerçekleştirir. Her bir bireyin güçlü yönlerinden faydalanır ve bireysel sınırlamaları telafi eder. Fakat giderek daha çok dağıtılan ve hızlı ilerleyen bir dünyada mükemmel bir ekip kimyası bile yeterli değildir. Bugünün ekipleri, ayrıca bu kimyayı uygulamaya dökmelerine yardımcı olacak işbirliği araçlarına da ihtiyaç duyar. Ekip üyelerinin, hem zamanı ve mekanı aşabilen hem de farklı kıtalarda olduklarında bile bir aradaymış gibi hissetmelerine yardımcı olacak teknolojiye ihtiyaçları vardır.

Microsoft’ta her ekibin başarılı bir ekibe dönüşmesine yardımcı olmayı görev edindik. Bu nedenle insan merkezli, disiplinlerarası yaklaşımıyla bilinen, global tasarım şirketi IDEO’yla ortaklık kurduk. Birlikte, ortak özelliklerini keşfetmek için başarılı iş yeri ekiplerini araştırdık. Ardından, edindiğimiz bilgileri kullanarak, başarılı bir ekibin beş özniteliği etrafında oluşturulan yeni dijital müfredat Ekip Çalışması Sanatı’nı oluşturduk.

Dahası da var. Ayrıca Microsoft 365’te ekip çalışmasının merkezi olan Microsoft Teams’i daha ayrıntılı hale getirmek için de araştırmanın bulgularını kullanıyoruz. Elde ettiğimiz verilere dayanarak şu sonuca ulaştık; iş yerinde işbirliğinin geleceği, tek bir teknoloji ile tanımlanmayacak. Çünkü başarılı ekipler, çok çeşitli teknolojileri yeni ve yenilikçi yöntemlerle birleştiren işbirliği araçlarına ihtiyaç duyuyor. Teams sohbet, toplantılar, arama, belge üzerinde işbirliği ve iş akışını tek bir uygulamada bir araya getiriyor. Bu benzersiz birleşim de oldukça ilgi çekici bir hal alıyor.

Aslında Teams’in şu anda 20 milyondan fazla günlük aktif kullanıcısı var. Dahası bu kullanıcılar basit bir metin tabanlı sohbetle başla da daha zengin iletişim ve işbirliği biçimlerine hızlıca geçiş yapıyor. Örneğin geçen ay Teams müşterileri, 27 milyondan fazla sesli ya da görüntülü toplantıya katıldı ve Teams’te depolanan dosyalarda 220 milyondan fazla açma, düzenleme veya indirme eylemi gerçekleştirdi.

Beş öznitelik

IDEO ile ortaklık oluşturarak yüksek performanslı işbirlikçilerin ortak noktalarını anlamak için astronotlar, şefler, televizyon yapımcıları ve hemşireler dahil olmak üzere farklı iş yeri ekiplerini araştırdık. Farklı iş yeri ekiplerini araştırma öznesi olarak belirleyerek, yüksek performans gösteren ekiplerin ortak noktası olan belirli dinamikleri tespit etmek için bağlam içi gözlem, uzman görüşmeleri, ikincil araştırma ve prototip aktivitelerinden yararlandık. Başarılı ekiplerin beş ortak özniteliğinin olduğunu tespit ettik:

1. Ekip amacı—Ekiplerin odaklılığını korumasını, tamamlanmış hissetmesini ve hedeflerine ulaşma konusunda hemfikir olmasını sağlar.
2. Toplu kimlik—Aidiyet duygusunu pekiştirir ve ekip üyelerinin bir bütün olarak çalışmasına yardımcı olur.
3. Farkındalık ve dahil olma—Ekip üyelerinin kişiler arası dinamikleri yönlendirmesine ve herkesin bakış açısına değer vermesine imkan tanır.
4. Güven ve zarar görebilirlik—Ekiplerde kişiler arası risk almayı teşvik eder.
5. Yapıcı gerilim—Yeni fikirlerin üretilmesi için güç verir ve böylece daha iyi sonuçlar üretilmesini sağlar.

Çerçeve hakkında daha fazla bilgi edinmek için aşağıdaki videoya göz atın:

Teams müşterilerinin başarı hikayeleri

Müşterilerimiz, Teams ile bağımsız ya da yeterince bağlantılı olmayan işbirliği araçlarının yarattığı yapay sınırları aşıyor ve yeni yöntemlerle birlikte çalışıyor. Hikayeleri, başarılı ekiplerin beş özniteliğini hayata geçiriyor ve neler yapılabileceğine dair bir fikir veriyor.

Cesur güzellik: L’Oreal

Global güzellik şirketi L’Oreal’de Teknoloji ve Operasyon Direktörü Barbara Lavernos şu yorumlarda bulundu: “Bize hız sağlayan şey insanların etkileşim kurması, fikir üretmesi ve anlık tartışmalarla bu fikirlerle ilgili harekete geçmesidir. Microsoft Teams, kişiliğin, katkıların ve gerçek yeniliğin ortaya konmasına imkan tanıyan yeni teknolojidir.” Teams ile L’Oreal çalışanları, müşterilere yılda 7 milyar ürün sunmak için gereken hıza ve ölçeğe göre hareket ederken yaratıcı olabilecekleri alanı buluyor.

Üretim alanından üst yöneticilere: Alcoa

Boksit, alümin ve alüminyum üretiminde dünya lideri Alcoa’nın Saha Çalışanları İzlanda’daki uzak tesislerinde çalışırken kendi mobil cihazlarından iş bilgilerine erişmek için Teams’i benimsedi. Teams’i kullanmaya başlamadan önce yöneticiler, birinin bir vardiyaya katılmasına ihtiyaç duyduğunda genelde gece geç saatlerde aramak durumunda kalırdı. Artık Teams’i kullanan yöneticiler, çalışanların mobil cihazlarından erişebildiği Vardiyalar özelliği sayesinde vardiyaları düzenliyor. Vardiyalar özelliği ile çalışanların planlanan görevleri kaçırması sorunu çözüldü ve gelmeyen çalışan oranı neredeyse sıfıra düştü. Tesis amiri Friopjófur Tómasson, “Teams’in Vardiyalar özelliği, insanları organize etmek için oldukça etkili.” şeklinde konuştu. “Teams’in benim için ne ifade ettiğini bir kelimeyle anlatmam gerekse ‘verimlilik’ derdim. Vardiyalar, bana günde en az bir saat kazandırıyor.”

Basitleştirilmiş işbirliği: Telefónica

Telekomünikasyon şirketi Telefonica’da çalışanlar, iş kurma projelerini Teams’te yönetiyor. Artık oldukça güvenli bir merkez üzerinden, üst düzey yöneticilerin saha dışı toplantısı koordine edilebiliyor. Bu basit toplantı, farklı iş akışlarına odaklanan birkaç departmandan 20’ye varan sayıda çalışan için tam bir koordinasyon kabusuydu. Telefónica Stratejik Analiz Direktörü Rodriguez-Ramos Fernandez “Teams’ten önce, birbirinden ayrı şekilde oluşturulan bir projenin farklı parçalarını bütünleştirmemiz gerekirdi. Artık bir grup iş arkadaşı, belgeleri işbirlikçi şekilde geliştirebiliyor ve projeyi doğrudan düzenleyebiliyor. “Bu süreç önceden dört hafta sürerdi, artık birkaç günde tamamlayabiliyoruz.” şeklinde konuştu.

Hasta bakımına öncelik verme: St. Luke’s Üniversitesi Sağlık Ağı (SLUHN)

St. Luke’s Üniversitesi Sağlık Ağı sağlayıcıları, farklı üçüncü taraf işbirliği uygulamalarından Teams’e geçiş yaparak, hastalar hakkında her zaman, her yerde görüşmelerde bulunabilecekleri tek bir çalışma alanıyla hayatlarını kolaylaştırıyor. SLUHN Tıbbi Bilgiler Direktörü ve Damar Cerrahı, James Balshi, MD “Güvenli SMS mesajlaşmasını oldukça yaygın hale gelen cep telefonlarının önemli avantajlarından biri olarak gördüğümüz doğru. Fakat yine de HIPAA ve diğer gizlilik gereksinimlerine uymamız gerekiyor.” şeklinde konuştu ve sözlerine şu şekilde devam etti: “Fakat Teams sayesinde bu konuda endişelenmemiz gerekmiyor. Akıllı telefon, tablet ve masaüstü bilgisayarda aynı derecede işlevsel. Bir Teams görüntülü araması sırasında iş arkadaşlarımla hasta bilgilerini daha güvenli ve HIPAA uyumlu bir şekilde paylaşmak için telefonun kamera teknolojisini kullanıyorum. Ayrıca EMR notları ve Röntgen filmleri de paylaştım.”

Dünya genelinde bağlantı: Trek

Trek, hızla değişen ortama çabucak uyum sağlayan lider bisiklet tasarımcısı, üreticisi ve perakendecisidir. ABD merkezli bazı çalışanlar, diğer tesisler, ana tesis ya da perakende lokasyonları dahil olmak üzere şirketin Waterloo, Wisconsin ve merkezleri dışındaki konumlarda görev alıyor. Trek, faaliyetlerini dünyanın dört bir yanındaki 17 yerleşik ofisine genişleterek uluslararası alanda da hızlıca büyüdü. Trek BT İş Uygulamaları ve İşbirliği Yöneticisi Nathan Pieper “İyi bağlantı ve dijital pazarla deneyimlerinin olması, çalışma yöntemimizi başarılı kılmada kritiktir.” diye konuştu. Pieper, Teams’in toplantı özellikleri “insanların dahil olmasını sağlayan teşvik edici nokta” olduğunu belirtti. “Teams giderek daha fazla benimsenmeye başladı çünkü insanlar bunu kullandı, başkalarına kullanmasını söyledi ve Teams’te toplantı yapmaya davet etti.”

Yüksek performanslı bir ekip, normalde imkansız olan bir şeyi başarabilir. Ve Teams ile sizin ve ekibinizin iş yerinde başarabileceklerinin bir sınırı yoktur. Kurumunuzda ekip çalışmasını geliştirmek için Ekip Çalışması Sanatı ana sayfasında dijital ekip çalışması rehberine göz atın. Henüz Teams’i kullanmıyorsanız hemen başlayın!

Not: Müşteriler, nihayet kendi HIPAA uyumluluklarından sorumludur.