Microsoft Teams ile uzaktan çalışırken üretken kalma

On binlerce çalışanın bir gün içinde uzaktan çalışmaya geçişini nasıl sağlarsınız? COVID-19 salgınının tüm dünyaya yayılmasının ardından geçtiğimiz hafta Microsoft olarak aklımızdaki soru buydu. En sonunda geçen Çarşamba bu geçişi gerçekleştirdik. Seattle bölgesindeki yaklaşık 50.000 Microsoft çalışanına bir e-posta göndererek mümkünse evden çalışmalarını istedik. Zaten Teams’i yoğun biçimde kullanıyorduk ama tamamen uzaktan çalıştığımız ilk günlerde ABD’deki Microsoft çalışanları arasında bu kullanım ciddi ölçüde arttı. Perşembe gün sonuna geldiğimizde sohbet hacmi önceki haftaya göre %50 artmış ve toplantı miktarı da %37 yükselmişti. Dünyanın her yerindeki çalışanlar tamamen çevrimiçi olarak toplantı yapmaya, sohbet etmeye ve birlikte çalışmaya alışırken müşteriler arasında da kullanımın arttığını görüyoruz. Herkesin bu zor günlerde başarılı olmasına yardım etmek istiyoruz. Teams’in arkasındaki ekip olarak, evden üretken ve sağlıklı bir şekilde çalışmanın en iyi yollarını belirlemek için oldukça fazla zaman harcadık. Keşfettiğimiz en iyi ipuçlarını aşağıda sizlerle paylaşmak istiyorum.

Bunlara geçmeden önce kısa bir not: Bu ipuçları, içinde bulunduğumuz zorlu süreçte herkesin bağlantıda ve üretken kalmasına yardımcı olmaya yönelik sürekli çabalarımızın bir parçasıdır. Geçen hafta, bireylerin ve kurumların Teams’i ücretsiz olarak nasıl edinebileceğinden ve bu kriz boyunca hizmetlerimizin sorunsuzca çalışmasını sağlamaya yönelik kapsamlı planımızdan bahsettim. Ayrıca, teknolojiyi kullanarak mükemmel e-öğrenim inovasyonları ortaya koyan Hong Kong’daki öğretmenler ve öğrenciler ile iş hayatını sürdürecek akıllı yollar keşfeden Çin’deki ve çevresindeki müşteriler gibi dünyanın dört bir yanından müşterilerin ve çalışanların inanılmaz hikayelerini paylaştık. Ancak, müşterilerimiz uzaktan çalışmaya geçiş konusunda rehberlik sunmamızı da istiyor. Salgın boyunca ipuçları, bilgiler ve müşterilere ait ilham verici hikayeler sunmaya devam edeceğiz. Önümüzdeki günlerde bu içeriklere göz atmak için bizi yine ziyaret edin.

Başlarken

Uzaktan çalışmaya geçişte birkaç temel alışkanlık sizi başarıya hazırlayacaktır.

Çalışma alanınızı ayarlayın

Evde bir ofisiniz yoksa korkmayın. Yine de evden verimli bir şekilde çalışabilirsiniz. Teams’i sizinle her yere gelebilecek sanal bir ofis olarak tasarladık. Evde bir yazıcınız, fiziksel dosyalarınız veya masanızda bir telefonunuz olmayabilir. Ancak doğrudan Teams’de belgelere bakabilir, dosyaları doğru kişilerin erişebileceği bir yerde güvenle depolayabilir, aramalara ve toplantılara hızla giriş yapabilirsiniz. Buna rağmen, evde üretken bir şekilde çalışabileceğiniz ve evdekilere rahatsız edilmemeniz gerektiğini gösteren özel bir çalışma alanınızın olması önemlidir. Minik bir yemek odası, yatak odasında sessiz bir köşe, oyun odasındaki pek kullanılmayan oyun masası gibi odaklamanıza yardımcı olacak her alan çalışma alanınız görevini üstlenebilir. Bu alan gün içinde biraz dağılırsa endişelenmeyin. Görüntülü toplantılar sırasında arka plan bulanıklaştırma özelliğinden yararlanarak ekip arkadaşlarınızın sadece size odaklanmasını sağlayabilirsiniz.

İletişim, iletişim, iletişim

Pek çoğumuz en azından ara sıra evden çalışsak da fiziksel olarak ofise gitme sistemine ait düzene ve temel çalışma saatlerine alışkınız.  Evden çalışırken günlük ritminiz değişebilir. Bu durum özellikle aynı anda hem çalışıp hem çocuklarla ilgilenmesi gerekenler için geçerlidir. Ekip arkadaşlarınıza ve birlikte çalıştığınız kişilere çalışma saatlerinizi net bir biçimde bildirin. Böylece sizinle ne zaman iletişime geçebileceklerini bilirler. Bu bilgiyi proaktif olarak paylaşmak için Teams’de bir durum iletisi de ayarlayabilirsiniz.

Ayrıca, ne kadar ilerlediğinizi ekip arkadaşlarınıza sık sık bildirmeyi alışkanlık haline getirin. Tamamen uzaktan çalışılan şirketler her şeyin belgelenmesine önem verir. Bu yaklaşım, birbirinden ayrı yerlerde çalışırken bağlantıda kalmanın temel bir yoludur. Durumunuzla ilgili güncel bilgileri, edindiğiniz fikirleri ve keşfettiğiniz kullanışlı kaynakları Teams kanallarına göndermenizi öneririz. Böylece ekip arkadaşlarınız rastgele koridorda karşılaşıp ayaküstü yaptığınız sohbetler olmadan da neler yapıp ettiğinizin farkında olabilir. Daha sonra ihtiyaç duyduklarında kanalda fikir veya içerik arayabilirler.

Sağlıklı sınırlar belirleyin

Öğle yemeğine çıkmak veya işe gidip gelmek gibi normal iş günü aktiviteleri olmadan işin başından kalkmakta zorlanabilirsiniz. Uzaktan çalışanlar bazen egzersiz, sosyalleşme veya düzgün bir yemek için ara vermeden uzun süre kesintisiz çalışabilir. Böyle bir çalışma tarzı kısa sürede strese ve tükenmişliğe yol açar. Unutmayın ki sağlığınız her şeyden önce gelir. Yemeklere zaman ayırın, bol su için ve gün sonunun uzaktan çalışmaya “paydos” saati olduğunu kendinize anımsatın. Bu hareketler sadece sağlığınızı korumakla kalmaz, uzun vadede daha üretken olmanıza de yardımcı olur.

Etkili toplantılar yürütme

Çevrimiçi toplantıları benimseyin

Fiziksel bir konferans odası olmadan herkesi bir araya getirmek size uzaktan çalışma konusundaki en büyük sıkıntı gibi gelebilir. Toplantıları Teams’de gerçekleştirmeye başladığınız bugünlerde çevrimiçi bir konferans odası oluşturmak için her toplantıda sanal bir “katıl” seçeneği sunulduğundan emin olun. Ayrıca, bundan rahatsız olmuyorsa her katılımcının video özelliğini açmasını öneririz. Yüz yüze etkileşim, herkesin birbiriyle bağlantı kurduğunu hissetmesine çok yardımcı olur. Teams çok sayıda sertifikalı kamera, mikrofonlu kulaklık ve hoparlör seçeneği sunmaktadır. Böylece iş arkadaşlarınızla her zaman net bir iletişim kurabilirsiniz.

Düşünceli ve kapsayıcı olun

Normal toplantılarda iş arkadaşınızın söyleyecek bir şeyi olduğunu fark etmenize yarayan bazı görsel işaretleri çevrimiçi toplantılarda görmeniz mümkün olmayabilir. Ayrıca, kalabalık konferans aramalarında herkesin fikrini paylaşması zor olabilir. Toplantının düzenleyicisi, sık sık duraklayarak herkese bir sorusu olup olmadığını sormalı ve katılımcılara düşüncelerini toplantının sohbet penceresinde de paylaşabileceklerini anımsatmalıdır.

Toplantılarınızı kaydedin

Bazı uzaktan çalışanlar, yüz yüze görüşme noksanlığını kapatmak ve müşteriler, iş ortakları ve iş arkadaşlarıyla bağlantıda kalmak için normalden fazla toplantı düzenler. Bu nedenle, saat çakışmaları kaçınılmaz olabilir. Kurumunuz izin veriyorsa, kaçıran iş arkadaşlarınızın daha sonra eksiklerini tamamlayabilmesi için Teams’deki toplantılarınızı kaydedin. Toplantıya kendiniz katılamıyorsanız düzenleyiciye toplantıyı kaydetmesini anımsatın. Otomatik olarak oluşturulan toplantı dökümü de katıldığınız bir toplantıda bahsedilen bilgileri anımsamaya çalıştığınızda çok kullanışlıdır. Teams toplantıları hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Daha fazla ipucuna buradan ulaşabilirsiniz.

Bağlantıda kalma

Ayaküstü konuşma eksikliğini kapatma

Uzaktan çalışanların birçoğu ofis hayatıyla ilgili olarak en çok teklifsiz sohbetleri özler. Su sebilinin başında veya çay alırken yaptığımız sohbetlerde sadece birbirimizle bağlantı kurmakla kalmaz, aksi halde aklımıza gelmeyecek önemli bilgiler ve fikirler de duyabiliriz. İş arkadaşlarınızla iletişime geçip bağlantı kurmaya özen gösterin. Sohbet mesajlarına sanal bir ayaküstü sohbet olarak yaklaşın ve herkesle düzenli olarak bağlantı kurmanız gerektiğini kendinize anımsatın. Bu sohbetlere eğlenceli ve rahat bir hava vermek için emoji, GIF ve etiketlerden yararlanabilirsiniz.

Ekibinizi bir araya getirin

Uzaktan çalışmak kendinizi yalnız hissetmenize yol açabilir. Bir liderin tüm ekibin sanal olarak bir araya gelmesini sağlayacak fırsatlar yaratması önemlidir. Ekip olarak normal toplantı ve toplu öğle yemeği programınızı sürdürün. Bunların tümünü internet üzerinden gerçekleştirebilirsiniz. Herkesin ilgisini çekebilecek tartışmalar için Teams’deki “Genel” kanalını kullanın. Beyin fırtınası yapılacak büyük toplantılar için Microsoft Whiteboard uygulamasını kullanabilirsiniz. Bu uygulama, toplantıya katılanların doğrudan Teams’de fikir üretebileceği ve işbirliği yapabileceği sınırsız bir dijital tuval sunar. Ayrıca, ekip liderlerinin Power Apps kapsamındaki Kriz İletişimi uygulamasını indirmelerini öneririz. Bu özelleştirilebilir uygulamayı kullanarak salgın boyunca bilgi toplayabilir ve ekibinize bilmeleri gereken her şeyi aktarabilirsiniz.

Tadını çıkarın!

Uzaktan çalışmaya geçişin doğurduğu çok sayıda değişiklikle uğraşırken ekibin moralini artırmak önemlidir. Teams ile herkeste olumlu bir hava yaratmak ve ilgilerini çekmek için birçok şey yapabilirsiniz. Ekip sohbetinizde haberler ve hikayeler paylaşın ya da bir fotoğraf yarışması düzenleyin. Çin’deki eğitim müşterilerimizden birinin öğrenciler için düzenlediği bir yemek pişirme yarışması çok popüler oldu.

Her bireyin ve ekibin kendine özgü bir çalışma tarzı olduğunu biliyorum. Ancak ekibimizin sunduğu bu ipuçlarının yeni bir çalışma şekline alıştığınız bugünlerde üretken kalmanıza ve bağlantınızı sürdürmenize yardımcı olacağını umuyorum. Hemen şimdi oturum açarak veya ücretsiz kaydolarak Teams’i kullanmaya başlayabileceğinizi unutmayın.

Uzaktan çalışmaya hazır hale gelin! Uzaktan çalışma denetim listemizi indirin ve ekip arkadaşlarınızla paylaşın.

Uzaktan çalışma denetim listesi:

• Çalışma alanınızı ayarlayın
• Sık iletişim kurun
• Sağlıklı sınırlar belirleyin
• Çevrimiçi toplantıları benimseyin
• Düşünceli ve kapsayıcı olun
• Toplantılarınızı kaydedin
• Ayaküstü konuşma eksikliğini kapatma
• Ekibinizi bir araya getirin
• Tadını çıkarın!