2 haftada uzaktan çalışma hakkında neler öğrendik?
Puget Sound’daki ekibimizin uzaktan çalışmaya başladığı son iki hafta içinde COVID-19 salgınına karşı verilen mücadelenin şiddeti arttı. Dünyanın dört bir yanında çok sayıda insan evinden dışarı çıkamıyor. Okullar, ibadet yerleri, işletmeler ve ofislerin kapalı olduğu bugünlerde tüm zamanımızı evde ailemizle birlikte geçirmenin gerçekten nasıl bir şey olduğunu keşfediyoruz. Üstelik bu sırada işyerinden ekiplerle bağlantıda kalıp üretkenliğimizi sürdürmeye de çalışıyoruz. Öğrenmemiz gereken çok şey var. İçinde bulunduğumuz durum, ekibimi toplantıların planlanmasından ekiplerimizin yönetilmesine kadar her çeşit işi nasıl yaptığımızı gözden geçirmeye itti. Pek çok müşterimizin de aynısını yaptığını öğrendim. Tamamen uzaktan çalışan bir ekip olarak bugüne kadar edindiğimiz bazı önemli bilgileri sizinle paylaşmak istiyorum. Umarım çıkardığımız bu dersler size kendi deneyimlerinizde faydalı olacaktır.
Bunlara geçmeden önce kısa bir not: Bu alanda COVID-19 salgını süresince ipuçları, müşteri hikayeleri ve çeşitli bilgiler paylaşıyoruz. Bu gönderi, Microsoft Teams ile uzaktan çalışmaya geçiş hakkında ayrıntılı ipuçları paylaştığımız geçen haftaki gönderinin devamı niteliğindedir. Ayrıca, canlı etkinliklerinizin çevrimiçi gerçekleştirilmesi için Microsoft araçlarının kullanımı hakkında ayrıntılı bilgiler sunarak ve Microsoft etkinlik liderinin görüşlerini alarak size yol gösterdik. BT departmanlarına ve bilgi güvenliği başkanlarına ilgili alanlardaki liderlerin tavsiyelerini de aktardık. Önümüzdeki günlerde burada uzaktan çalışma içerikleri paylaşmaya devam edeceğiz. Lütfen bu alanı düzenli olarak kontrol edin. Şimdi son iki haftada öğrendiklerimizden bahsedelim.
1. Evden çalışma rehberliği sunma
Birçok kuruluşta, çalışanların işyeri ortamında yapması gerekenlerle ilgili eğitim kılavuzları vardır. Uzaktan çalışmaya geçiş yaptığımızda, çalışanların bu çalışma tarzıyla ilgili olarak da rehberliğe ihtiyaç duyduğunu hemen fark ettik. Çoğumuz ilk kez uzaktan çalışıyor ve bu değişikliğe hazırlanmak için çok az zamanımız oldu. Ekibimizin bazı soruları var: İşinize odaklanabileceğiniz bir alan nasıl hazırlanır? Yüz yüze görüşemediğiniz bir durumda nasıl bağlantıda kalabilirsiniz? Neden bir türlü mola verecek uygun bir an bulamıyoruz? Çocuklarla veya bu salgın sırasında çoğumuzun karşılaştığı bir durum olan bakım gerektiren diğer aile üyeleriyle uğraşmanın güçlüğünü de hesaba katarsanız bazı çalışanların zorluk çekmesi kaçınılmazdır.
Bu ihtiyacı karşılamak için geçen hafta çalışanlara kapsamlı bir evden çalışma kılavuzu dağıttık. Böyle bir kılavuzun sizin de işinize yarayabileceğini düşündük ve uygun gördüğünüz şekilde çalışanlarınızla paylaşabilmeniz için kılavuzun müşterilere yönelik bir sürümünü hazırladık. Bu sürümde, fiziksel ve sanal çalışma alanlarınızın ayarlanmasından uygunluk durumunuzu ekip arkadaşlarınıza bildirmeyle ilgili en iyi uygulamalara kadar her konuda faydalı ipuçları bulunuyor.
2. Art arda toplantıları yönetme
İşyerinde art arda yapılan toplantılar arasında doğal molalar vardır. Toplantı odasına yürürsünüz, herkesin gelmesi için masada birkaç dakika beklersiniz ve ekip arkadaşlarınızla selamlaşıp havadan sudan konuşursunuz. Normal çalışma sırasında bu kısa dinlenme sürelerinin pek farkına varmayız. Ancak, uzaktan çalışmaya geçtiğimizde çok toplantılı bir günün temposunda böyle dinlenebilmenin ne kadar önemli olduğunu anlıyoruz.
Ekibinizle gereken sıklıkta toplantı yaparken arada bir mola alınmasını nasıl sağlayabilirsiniz? Çalışanların toplantıları saat başına veya buçuğa beş dakika kala bitecek şekilde zamanlamasını öneriyoruz. Bunu yaptığınızda toplantı süreleriniz biraz kısalır ama art arda kesintisiz toplantıların çalışanları aşırı yorması riski büyük ölçüde azaltılır.
3. Çalışanlara işten kopma olanağı sunma
Normal çalışma hayatında, özel bir çaba göstermeye gerek kalmadan işten kopacak fırsatlar yakalarız. Ailemize akşam yemeği hazırlarken, işten sonra spor salonunda egzersiz için arkadaşlarımızla buluştuğumuzda veya eve giderken otobüste kafamızı boşalttığımızda günün olaylarından uzaklaşabiliriz. Böylece bir sonraki güne daha hazır oluruz. Uzaktan çalışırken ise en iyi şartlarda bile işten kopmak zor olabilir. Çalışanlarımıza yardımcı olmak için sanal meditasyon seansları sunmaya başladık. İşlerden biraz kafa dinlemek isteyen çalışanlar bu seanslara katılabiliyor.
Siz de bunu yapacaksanız ilk kez çevrimiçi meditasyon dersine katılacak çalışanlara sunabileceğiniz birkaç pratik ipucumuz var. İlk olarak, rahatsız edilmeyeceğiniz sessiz bir yer bulun. Ardından, diğerlerinin sesten rahatsız olmaması için mikrofonunuzu sessize alın. Son olarak da nefes alma tekniklerinde yol göstermesi için kameranızı kullanarak seans liderini izleyin. Bu teknikleri öğrendiğinize karar verince kameranızı kapatarak tamamen zihninizi yatıştırmaya odaklanabilirsiniz.
4. Ekip kültürünü desteklemeye devam etme
Sağlıklı bir ekip kültürü oluşturmak için, herkesin katıldığı toplantılardan küçük kilometre taşlarının kutlanmasına kadar çeşitli fırsatlarla sık sık bir araya gelinmesi çok önemlidir. Çoğumuzun aniden uzaktan çalışmaya geçiş yaptığı bugünlerde “yalnızca temel toplantılar” moduna geçip her şey normale dönene kadar hem önemli etkinlikleri hem ekiple eğlenceli kutlamaları ertelemek size çekici gelebilir.
Birbirinizden uzakta olsanız da mümkün olduğunda ekip kültürünü geliştirmeye devam etmenin en iyisi olduğunu keşfettik. Ekibinizden biri için doğum günü partisi mi planlamıştınız? Bir Teams toplantısı başlatın da herkes İyi ki Doğdun GIF’leri gönderebilsin. Yakında işyerinde büyük bir satış konferansı mı yapacaktınız? Konferansı sanal ortamda nasıl yapabileceğinizi düşünmeye başlayın. Üç ayda bir şirket dışında gerçekleştirdiğiniz ekip ruhunu geliştirme etkinliğinin zamanı mı geldi? Ekibinizin fikirlerini paylaşmaya ve birbirleriyle bağ kurmaya hazır olduğunu göreceksiniz. Ekip kültürünü güçlendiren toplantıları uzaktan gerçekleştirmek başta korkutucu gelebilir. Ancak, bu çabalarınızın karşılığında çalışanlar arasındaki bağların sürdürülmesi ve işletmenizin ileriye taşınması gibi önemli avantajlar elde edeceksiniz.
5. Önemli yönetim becerilerini uygulamaya geçirme
Yöneticiler çalışanların durumunu kontrol ederek, değişimler sırasında onlara yol göstererek ve meraklı bir yaklaşım sergileyip sorunları çözmelerine ve yeni şeyler ortaya koymalarına yardımcı olarak çalışanlara büyük fayda sağlar. Ekibiniz yepyeni bir çalışma tarzına alışmaya çalışıyor ve aynı zamanda küresel bir sağlık kriziyle uğraşıyor. Yönetici olarak desteğinize her zamankinden daha fazla ihtiyaçları var. Peki, birbirinizden uzakta çalışırken onları başarılı bir şekilde yönetmek için ne yapmalısınız?
Uzaktan yönetme hakkında öğrendiklerimizi evden çalışma kılavuzunda paylaştık. Burada bahsedilenler arasında herkesin dahil edilmesini destekleme, çalışanların durumunu sık sık kontrol etme ve uzaktan çalışmayla ilgili kendi en iyi uygulamalarını keşfetmeleri için ekip arkadaşlarınıza yol gösterme konuları bulunuyor. Şu anda her çalışanın önünde kendine özgü sorunlar var ve her çalışan bu duruma farklı bir şekilde yaklaşacak. Yöneticiler olarak, mümkün olduğunca herkesin bireysel ihtiyaçlarını anlamanız ve bunlara karşılık vermeniz son derece önemlidir.
Burada sunduğumuz dersler, uzaktan çalışmanın ilk iki haftasında fark ettiklerimizi yansıtıyor. Toplantıları arada dinlenmeye fırsat tanıyacak şekilde zamanlamaktan uzak ekiplerin etkili bir şekilde yönetilmesine kadar bu yeni çalışma tarzı hakkında birçok şey keşfediyoruz. Dünyanın dört bir yanında kurumların uzaktan çalışmayı öne çıkarmaya başladığını düşünürsek, bu derslerini COVID-19 salgını sonrasında da kalıcı bir değeri olacağına eminim. Ancak, sizin ve ekibinizin ne düşündüğünü ve neler öğrendiğini de duymak istiyoruz. Lütfen Uzaktan Çalışmaya Olanak Tanıma Topluluğu‘nda fikirlerinizi paylaşın.
