Hibrit çalışmanın zamanı geldi. Buna hazır mısınız?

Microsoft olarak, geleceğe hibrit çalışmanın hakim olacağını düşünüyoruz. Dahası, her kurumun hibrit çalışma için 8 saatlik 9-5 iş günü gibi eski normlara dayalı olmayan yeni bir operasyon modeline ihtiyacı vardır. Çalışan Beklentileri bütünüyle değişti: Yöneticilerin yüzde 80’den fazlası pandemiden sonra evden çalışma konusunda daha esnek ilkelerin ortaya çıkacağını, çalışanların yüzde 70’inden fazlası ise bu ilkelerden yararlanmayı planladığını söylüyor. Bu yeni dünyada rekabet etmek için liderlerin, insanların ne zaman, nerede ve nasıl çalıştığı konusunda üst düzey esneklik benimsemesi gerekir.

Konuştuğum her müşteri, dinamik, akıcı ve buluta dayalı bir dünya için insanları desteklemek istiyor. İnsanların hem zaman uyumlu hem de zaman uyumsuz işbirliğine olanak tanıyan çözümlerle yalnızca istedikleri yerden değil, aynı zamanda istedikleri zaman çalışmasını sağlayacak yollar arıyorlar. Bu, tüm kurumu etkisi altına alan bir değişim. BT’den İK’ya, operasyondan pazarlamaya ve üretime bu, kurum genelindeki liderlerin bir araya gelerek çalışma biçimini yeniden değerlendirmesini gerektiren bir konu. 

Yeni dünyanın öğrencileri olarak, çalışma biçimi dönüşüme uğradıkça, öğrendiğimiz şeyleri deniyor ve paylaşıyoruz. Bugün ise dünyanın dört bir yanındaki çalışanlarınızı esnek bir çalışma dünyası için desteklemeye yönelik yaklaşımımızı paylaşmak istiyorum. Bu, üç parçalı bir strateji: İlk parçası, çalışanları üst düzey esneklik için desteklemeye yönelik ilke oluşturmak. İkincisi, fiziksel alanları yeniden tasarlamak. Üçüncüsü ise insanların her yerde ve her zaman bağlantı kurmasını sağlayan teknolojilere yatırım yapmak.

Şimdi bunların her birine göz atalım.

Çalışanları üst düzey esneklik için desteklemeye yönelik ilke oluşturmak

Bugün yaptığınız seçimler kurumunuzu ileriki yıllarda da etkileyecektir. Bu, net bir vizyon gerektiren bir an. Sizi üst düzey esnekliğe taşıyacak bir plana ve ilkelere ihtiyacınız var. Bu kararlar, kültürü nasıl şekillendireceğinizden nasıl yetenekli çalışanlar çekip bağlılıklarını sürekli kılacağınıza, ortamdaki değişikliklere nasıl tepki vereceğinizden gelecekte gerçekleşecek yeniliklere kadar her şeyi etkileyecektir.

Kurumların birçoğu esnek çalışma biçiminde güçlü tutumlar benimsemeye yönelik ilk adımlarını çoktan attı. Twitter, çalışanlarının “sonsuza kadar” uzaktan çalışabileceğini bildirdi. Dropbox, fiziksel konumları toplantı ve işbirliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde dönüştürerek ofis alanını odaklı çalışma için büyük ölçüde ortadan kaldıracağını duyurdu. Spotify, dünyanın herhangi bir noktasında uzaktan iş yapan çalışanlar için New York ve San Francisco düzeyinde maaşlarla yetenekli çalışanları cezbetmeyi umuyor. Microsoft’ta ise artık çalışanlar zamanın yüzde 50’sinde evden çalışabiliyor. 

Çalışanları üst düzey esneklik için destekleme şu kritik soruları yanıtlamakla başlar: Kimler uzaktan çalışabilir? Kimlerin ne kadar süreliğine ofise gelmesi gerekiyor? İnsanlar odaklı çalışma yapacağında bunu nerede yapacak? İşbirliğine dayalı çalışma ne olacak? Doğal afetler, jeopolitik olaylar ve küresel sağlık krizleriyle sürekli aksaklığın yeni normalin bir parçası olduğu bu dünyada ani değişikliklere yanıt vermek için hazırlıklı olmanız gerekiyor. Bu soruları yeni esnek ilkeler yanıtlayıp sistemleştirebilir ve bu esnek ilkeler, çalışanlar deneyip öğrendikçe onlara netlik sağlayıp yol göstermelidir. 

Fiziksel alanlarınızı yeniden tasarlamak

Üst düzey esnekliğe yönelik ilkelerinizi belirledikten sonra fiziksel alan yaklaşımınıza yön vermek için bunları kullanın. Şu andan itibaren işbirliği yapmak, bağlantı kurmak ve sosyal sermaye oluşturmak için artık yalnızca fiziksel alanlara bağımlı değiliz. Ancak alan, önemini koruyor. Sosyal varlıklar olarak bir araya gelmek, birbirimizle fikirlerimizi paylaşmak ve yüz yüze etkinliklerin enerjisini hissetmek isteriz. Ayrıca ofis alanlarının fiziksel ve dijital dünyalar arasında köprü oluşturması, her ekibin ve rolün benzersiz gereksinimlerini karşılaması gerekir.

Amaca göre tasarım

Microsoft olarak çalışanlara anketler uyguluyor, sosyal grafiklerden çalışan trafiği düzenlerine kadar şeyi inceliyoruz. Böylece, bu gereksinimlerin zaman içinde değişeceğinin bilinciyle ekiplere ihtiyaç duydukları alanları nasıl sunacağımızı tespit ediyoruz. Ofise nadir olarak gelmesi gereken satış ekipleri bir günlüğüne veya bir saatliğine iş istasyonları kiralamak için bir rezervasyon modeli kullanırken mühendislik ekiplerinin özel işbirliği alanlarına ve iş istasyonlarına ihtiyacı olabilir. Uzaktan çalışanların işini kolaylaştırmak için şirket dışında birlikte çalışabilecekleri merkezleri inceliyoruz. Çalışma biçimimizin dönüşmeye devam edeceğini bildiğimizden tasarladığımız her alana esneklik katıyoruz.

Fiziksel alanı dijital alana bağlama

Yüz yüze ve uzak deneyimler arasında köprü oluşturmak da kritik önem taşır. Herkes ofisteyken birlikte çalışmak son derece basit bir eylem. Ayrıca son 12 ay içinde herkes evdeyken işlerin nasıl halledileceğini çözdük. Asıl zorluk, bazı çalışanların fiziksel olarak birlikte olduğu, bazılarının da sanal olarak katılım gösterdiği durumların üstesinden gelmek. 

Günümüzün en gelişmiş çözümlerinden Microsoft Teams Odaları herkesin görülmesini ve sesini duyurmasını sağlamak için yüksek kalitede ses ve görüntü özellikleri içeriyor. Yüksek tanımlı video akışları sunan toplantı odası kameraları odadaki kişileri çerçeveleyerek veya etkin konuşmacıyı takip ederek izleme deneyimini iyileştiriyor. Akıllı hoparlörler odada kimin konuştuğunu algılarken toplantı transkriptlerinde tek tek adlar ve profiller gösteriliyor. Canlı alt yazılar, canlı transkripsiyon, el kaldırma, tepkiler ve sohbet gibi özellikler, katılımcıların toplantıyı takip etmesine yardımcı olurken sözel olmayan bir şekilde veya konuşmacıyı bölmeden toplantıya dahil olma fırsatları sunuyor. Hem toplantı odasında hem de evde erişilebilen dijital beyaz tahtalar işbirliğini ve ortak üretim sürecini destekliyor. Şirket içindeki kişiler kendi telefonlarından veya dizüstü bilgisayarlarından doğrudan Surface Hub’da mürekkeple düzenleme yapabilir, uzaktan çalışanlar ise paylaşılan dijital tuval üzerine çizim yapabilir. Ayrıca Akıllı Yakalama kameralarımız analog beyaz tahta resimlerini ve metinlerini yakalar, odaklar, yeniden boyutlandırır ve iyileştirir. Böylece, beyaz tahtanın önünde duran biri olsa bile uzaktan katılımcılar, beyin fırtınasını gerçek zamanlı olarak ner bir şekilde görebilir.

Bunların tümü Microsoft Teams Odaları’nda hemen kullanılabilir. Ancak daha yeni başlıyoruz. Toplantıların, istediğimiz yerde ve istediğimiz zaman “orada var olmamızı” mümkün kılan kapsayıcı deneyimlere dönüştüğü, çok da uzak olmayan bir gelecek görüyoruz. Geleceğe yönelik vizyonumuz, uzak katılımcıların toplantı akışını takip etmesine ve toplantıya dahil olmasına yardımcı olmak için toplantı odası düzenlerinde yapılacak değişiklikleri, birden fazla ekran eklemeyi, katılımcıların, sohbetin, beyaz tahtaların, içeriklerin ve notların dinamik görünümlerini oluşturmayı, toplantı odası içindeki teknolojilerde yapılacak iyileştirmeleri içeriyor. 

İnsanların her yerde ve her zaman bağlantı kurmasını sağlayan teknolojiye yatırım yapmak

Fiziksel alanlarla birlikte üst düzey esnekliğe yönelik planınız, ekip çalışmasına olanak tanıyan ve çalışanlarınızı gittikleri her yerde takip edebilecek yeni dijital çalışan deneyimi oluşturan bir teknolojiyi barındırmalıdır.

Pandemi her yerde insanları uzaktan çalışmaya geçmeye zorladığında, görüntülü konferans, insanların bağlantı kurup çalışmayı sürdürmek için kullandığı birincil araç oldu. Aylar içinde insanlar, COVID-19 öncesiyle karşılaştırıldığında yüzde 55 oranında daha fazla dijital toplantıya katılıyordu ve hepimiz bununla ilgili stres ve tükenmişlik durumları yaşıyorduk. Görüntülü konferans önemini her zaman koruyacak ancak bu yalnızca bir araç ve hibrit çalışmayı desteklemek için gereken iletişim ve işbirliği altyapısını sağlamıyor. Office uygulamaları ve iş süreci otomasyonu araçlarıyla tamamen bütünleşik olan Microsoft Teams, toplantıyı, sohbeti, aramayı ve işbirliğini tek bir noktada bir araya getiren tek çözümdür. Üstelik bilgi çalışanları ile ön saflarda çalışanlar arasında işbirliğine olanak tanırken zaman uyumlu ve zaman uyumsuz çalışmayı doğal bir şekilde harmanlar. Bunların tümünü yaparak kurum genelinde çalışma akışını destekleyici bir düzen katmanı sunan tek uygulamadır. 

Geçtiğimiz yıl Teams’de 100’den fazla yeni özellik kullanıma sunduk. Bunların tümü üst düzey esneklik göz önünde bulundurularak tasarlandı ve yakında yenileri de eklenecek. Ancak dağıtılmış çalışmanın yeni ortaya çıkan düzenlerini desteklemek için daha da ileri gitmemiz gerekiyor. Microsoft Viva hibrit çalışma için tasarlanmış ilk bütünleşik çalışan deneyimi platformudur. Teams ve Viva bir araya geldiğinde, çalışanlarınız arasında bağlantı kuran ve onların yeni gerçekliği benimsemesine yardımcı olan bir teknoloji platformu sunar.

İş dünyası hızla dönüşüme uğruyor ve artık pandemi öncesi dünyaya geri dönüş söz konusu değil. Aşı tüm dünyaya yayılmaya başlarken iş liderlerinin de yeni operasyon modeli olan üst düzey esneklik için bir plana ihtiyacı vardır. Öğrenmeye devam ediyor olsak da her kurumun üç unsura ihtiyacı olduğu açık: yeni ilkeler, yeniden yapılandırılmış fiziksel alanlar ve tüm bunları birbirine bağlayan teknoloji. Önümüzde bizi bekleyen zorluklar var ancak insanların istedikleri her yerden, istedikleri her zaman bağlantı kurmasına, her gün en iyi işlerini ortaya koymasına olanak tanıyan bir gelecek inşa etme konusunda umutluyuz.