Як зберегти продуктивність в умовах віддаленої роботи з Microsoft Teams

Як перевести десятки тисяч співробітників на віддалену роботу за ніч? Через пандемію COVID-19 минулого тижня всі в корпорації Майкрософт мучилися цим питанням. Зрештою в середу ми наважилися – ми просто розіслали електронного листа приблизно 50 000 співробітникам із Сіетла, щоб ті за можливості працювали вдома. Хоча багато хто з нас вже користувався Teams, але в перші дні віддаленої роботи кількість користувачів із США дуже зросла. У четвер статистика показала, що за тиждень використання чатів зросло на 50 відсотків, а нарад – на 37 відсотків. Наші клієнти теж почали більше використовувати Teams – працівники по всьому світу поступово пристосовуються до онлайнових нарад, спілкування та спільної роботи. Ми хочемо допомогти всім упоратись із цим випробовуванням. Ми з командою Teams витратили багато часу, вивчаючи, як зробити роботу вдома продуктивною та здоровою. Ось основні поради від мене.

Але спочатку невелика примітка: ці поради – лише частина заходів, які ми вживаємо, щоб допомогти всім залишатися на зв’язку й продуктивно працювати в цей непростий час. Минулого тижня я розповів, як можна отримати Teams безкоштовно, а також про наш комплексний план, який забезпечить безперебійну роботу служби в умовах цієї кризи. Ми також поділилися неймовірними історіями від клієнтів і співробітників з усього світу, зокрема розповіли, як вчителі й студенти в Гонконзі використовують наші технології для дистанційного навчання, а клієнти в Китаї та сусідніх країнах знайшли нові підходи до роботи. Але клієнтам також потрібна допомога з переходу на віддалену роботу. Ми й надалі ділитимемося порадами, інформацією й історіями клієнтів, тож слідкуйте за новими статтями в найближчі дні.

Початок роботи

Легше призвичаїтися до віддаленої роботи допоможуть кілька важливих звичок.

Підготуйте робоче місце

Якщо у вас удома немає робочого кабінету, не хвилюйтеся. Ефективно працювати вдома можна й без нього. До речі, ми розробляли Teams саме як віртуальний офіс, який буде завжди з вами. Можливо, у вас удома немає принтера, фізичних документів або настільного телефона, проте усі файли можна безпечно перенести й зберігати в Teams, а звідти – ділитися ними з колегами, телефонувати чи організовувати наради. Саме тому важливо підготувати робоче місце, де ви зможете продуктивно працювати й де вас ніхто не відволікатиме. Можна розміститися на кухні, у тихому куточку в спальні, на ігровому столі в кімнаті відпочинку – підійде будь-яке місце, де можна сфокусуватися. І не хвилюйтеся, якщо в кімнаті трохи не прибрано, – під час відеонаради можна ввімкнути розмиття фону, і ваші колеги не побачать нічого зайвого.

Побільше спілкуйтеся

Хоча всі ми час від часу працюємо вдома, усе одно робочий ритм і години, які ми проводимо в офісі, грають для нас велику роль.  Під час роботи з дому щоденний ритм може змінитися. Особливо це помітять ті, хто поєднує роботу з доглядом за дітьми. Тому повідомте про свої робочі години колегам і співробітникам, щоб вони чітко знали, коли вас можна турбувати. Цю інформацію також можна зазначити в повідомленні стану в Teams.

Крім того, зробіть звичкою якомога частіше звітувати про виконану роботу своїм колегам. Працівники компаній, які працюють повністю у віддаленому режимі, зазвичай багато діляться документами, щоб завжди залишатися на зв’язку. Якщо ви знайшли щось цікаве чи корисне, радимо поділитися цим у каналах Teams, щоб ваші колеги теж володіли актуальною інформацією, адже поспілкуватися в коридорі вже не вийде. Коли їм знадобиться ваша інформація або вміст, вони завжди зможуть знайти їх у відповідному каналі.

Не перепрацьовуйте 

Без звичних сигналів робочого дня, наприклад прогулянки за обідом або поїздки на роботу, відмова від офісу може стати проблемою. Віддалені працівники можуть довго засиджуватися за роботою без перерв на фізичні вправи, спілкування або харчування. Це швидко призведе до стресу й вигорання. Пам’ятайте: ваше здоров’я – на першому місці. Виділяйте час для їжі, пийте багато води й не забувайте подумки “відключатися” від роботи в кінці дня. Це не тільки збереже ваше здоров’я, але й допоможе працювати продуктивно в довгостроковій перспективі.

Проведення ефективних нарад

Проводьте наради онлайн

Найскладніше завдання за відсутності фізичної конференц-зали в умовах віддаленої роботи – зібрати всіх співробітників. Щоб кожен зміг узяти участь у нараді в Teams, переконайтеся, що в усіх онлайнових конференц-залах доступна можливість “приєднатися”. Крім того, якщо зручно, рекомендуємо всім учасникам увімкнути відео. Розмова віч-на-віч допомагає відчувати соціальний зв’язок. Для Teams доступний широкий вибір сертифікованих камер, а також різного обладнання, зокрема гарнітур і пристроїв гучного зв’язку, щоб ви з колегами завжди могли якісно спілкуватися.

Будьте уважні до інших

Під час роботи онлайн ми не бачимо візуальних сигналів, які можуть підказати, що в співрозмовника є що сказати під час наради. А під час масових телефонних конференцій люди не завжди можуть вільно висловити свою думку. Організатор наради повинен часто робити паузи, щоб інші могли поставити запитання, і нагадувати учасникам про чат, де кожен може поділитися своїми думками.

Записуйте свої наради

Щоб компенсувати брак спілкування та не втратити зв’язок із клієнтами, партнерами й колегами, деякі віддалені працівники організовують додаткові наради. Через велику кількість деякі наради можуть співпадати за часом з іншими. Якщо політика вашої організації це дозволяє, записуйте наради в Teams, щоб колеги могли переглянути їх пізніше. Якщо ви не можете взяти участь у нараді, попросіть організатора зробити запис. А краще запам’ятати інформацію, представлену під час наради, допоможе автоматично згенерована розшифровка. Хочете дізнатися більше про наради в Teams? Ознайомтеся з порадами тут.

Завжди на зв’язку

Частіше пишіть один одному

Багатьом віддаленим працівникам найбільше не вистачає випадкових коротких бесід із колегами в офісі. Розмови біля кулера або на кухні допомагають не лише підтримувати зв’язок, а й часто дають важливу інформацію чи ідеї, про які ми навіть не здогадувалися. Не забувайте підтримувати такий зв’язок і під час віддаленої роботи. Бесіди біля кулера може замінити чат – поставте собі нагадування час від часу писати колегам у чаті. Емодзі, GIF-анімації та наклейки допоможуть зробити спілкування невимушеним і легким.

Зберіть команду разом

Працюючи вдома, людина може відчувати себе ізольовано. Як лідер, ви маєте створити такі умови, щоб уся ваша команда могла збиратися віртуально. Якщо ви звикли обідати разом, перенесіть обіди в онлайн. Обговорювати цікаві всім теми можна в каналі “Загальні” в Teams. Масштабні мозкові штурми можна проводити в Microsoft Whiteboard із нескінченним цифровим полотном, на якому кожен може ділитися своїми ідеями. Ми також рекомендуємо лідерам груп завантажити програму Crisis Communication Power App. З її допомогою ви можете слідкувати за важливою інформацією про пандемію та передавати її співробітникам.

Веселіться!

Щоб справитися з усіма змінами, пов’язаними з переходом на віддалену роботу, важливо підтримувати командний дух. Є багато речей, які ви можете робити в Teams, щоб люди відчували себе бадьоро й не втрачали ентузіазм. Діліться новинами й історіями в груповому чаті або проведіть фотоконкурс. Один із наших клієнтів у Китаї організував кулінарний конкурс для студентів, який став дуже популярним.

Я розумію, що кожна людина й команда працюють по-різному. Але я сподіваюся, що ці поради допоможуть вам залишатися продуктивними й підтримувати зв’язок із колегами, поки ви адаптуєтеся до нових умов роботи. І пам’ятайте: ви можете почати використовувати Teams уже сьогодні. Просто увійдіть у свій обліковий запис або зареєструйтеся безкоштовно.

Будьте готові до віддаленої роботи! Завантажте цей контрольний список і поділіться ним із колегами.

Контрольний список для віддаленого працівника:

• Підготуйте робоче місце
• Спілкуйтеся частіше
• Не перепрацьовуйте
• Проводьте наради онлайн
• Будьте уважні до інших
• Записуйте свої наради
• Частіше пишіть один одному
• Зберіть команду разом
• Веселіться!