Працюйте продуктивніше з Microsoft Excel в Office 365

Автор сьогоднішнього запису – Джеремі, один із братів-близнюків, які брали участь у заході Змагання між близнюками: Office 365 проти Office 2019.

Коли представники корпорації Майкрософт запросили мене та мого брата-близнюка Натана на свою кіностудію в Редмонді для участі в якомусь змаганні, ми не мали жодного уявлення, що нам доведеться робити. Нам тільки сказали, що буде весело, а від нас вимагатиметься лише бути собою. Ми погодилися, адже любимо позмагатися. І на кіностудії виявилося, що нам потрібно буде боротись один з одним, але в дуже незвичний спосіб.

Нам видали однакові списки завдань і запропонували виконати їх у різних версіях Excel. Натан працював в Excel для Office 2019, а я – в Excel для Office 365. Ми навіть не знали, що існують різні версії Excel, не кажучи вже про те, яка з них краща.

У результаті я легко побив Натана в усіх завданнях завдяки штучному інтелекту та функції “Типи даних” в Excel для Office 365.

Відтоді я активно працюю з Excel для Office 365. А тепер я вирішив, що настав час поділитися секретами, які я дізнався під час участі в змаганні від Майкрософт.

Ось кілька моїх улюблених функцій, які допоможуть вам заощаджувати час.

1. Типи даних в Excel – це дуже крутий інструмент для аналізу даних. Тут показано, як я скористався ним, щоб майже миттєво внести в таблицю столиці, населення та найбільші міста всіх 50 штатів США (серйозно, у цьому я просто вщент розгромив брата). Але останнім часом я застосовую цю функцію, щоб відстежувати придбані акції. Одне клацання – і на екрані в мене різноманітні дані про всі мої інвестиції. Це дуже допомагає аналізувати динаміку курсу акцій (і, сподіваюся, краще вкладати гроші). Мої друзі з Майкрософт казали мені, що незабаром в Excel з’явиться підтримка нових типів даних, тож стежте за новинами про цю функцію.

2. Інструмент Ідеї допомагає миттєво виявляти в наборах даних тенденції, закономірності та сторонні значення. Це наче крутий спеціаліст-аналітик, завжди готовий підказати, про що свідчать ваші цифри. “Ідеї” також допомагають візуально представляти інформацію у вигляді графіка чи діаграми, оптимальних для кожного типу даних. Щоб скористатися цим інструментом, перейдіть на вкладку Основне та клацніть піктограму блискавки на стрічці вгорі справа.

3. Динамічні масиви – не найпростіша функція, але вона помітно полегшує виконання дуже складних завдань. Якщо вам важко робити на основі своїх даних аналітичні висновки, ця функція – те, що вам потрібно. З нею ви зможете фільтрувати, сортувати й виокремлювати дані, не вдаючись до численних настроюваних формул. Якщо ви застосовуєте “Динамічні масиви”, то кожна формула, що повертає масив значень, просто заповнюватиме ними порожні сусідні клітинки. Отже, тепер працювати з такими формулами не менш зручно, ніж із тими, які повертають одиничні значення. В Excel з’явилося багато нових функцій, які дають змогу легко виконувати в електронних таблицях завдання, що раніше були б майже неможливими. Старший керівник групи проектів у корпорації Майкрософт Джо Макдейд уже розповів про них набагато краще за мене.

4. Ланцюжки приміток – це надзвичайно корисна функція. Якщо ви давно користуєтесь Excel, то знаєте про це не гірше за мене. До її появи в книгах було дуже важко залишити примітку до певної клітинки. А тепер за допомогою @згадок і вкладених відповідей можна легко стежити за обговоренням кожної конкретної клітинки та брати в ньому участь. Ланцюжки приміток і можливість співавторства в реальному часі надзвичайно спрощують спільну роботу над електронними таблицями з будь-яких пристроїв. Як на мене, це дуже круто. І ця функція є не лише в Excel, а ще й у Word і PowerPoint.

5. Незабаром: вставлення даних із зображення. Я не міг про це не розповісти (тільки нікому не кажіть). У Майкрософт мені показали нову функцію, яка має вийти на початку весни 2019 року. З вами колись бувало таке: ви сидите на нараді, колега малює на дошці певну схему, а потім її дані доводиться вручну вводити в Excel? Тепер вам більше не потрібно буде витрачати на це час: просто сфотографуйте дошку й скористайтеся функцією вставлення даних із зображення, а Excel автоматично розпізнає вміст на фотографії та вставить його в клітинки. Раз-два, і готово!

Це лише деякі з моїх улюблених функцій Excel для Office 365. Якщо ви хочете випробувати їх, але у вас немає Office 365, скористайтеся безкоштовною ознайомлювальною версією.

Примітка. Функції “Ідеї”, “Динамічні масиви” та Вставлення даних із зображення доступні в підготовчій версії. Ними можуть користуватись абоненти Office 365, зареєстровані в програмі оцінювання Office.