На сторожі даних — найголовнішого активу малого бізнесу
Якщо ви підприємець, то в роботі ви, напевно, стикаєтеся з численними труднощами, у якій би країні ви не працювали. Це й пошук і втримання персоналу в умовах кадрового голоду, і зміни в нормах, які регламентують умови на робочих місцях, і ще безліч чинників. Саме тому так важливо мати найновіші офісні інструменти, доступні на будь-яких пристроях. Вони допомагають працювати ефективніше та приділяти більше уваги найголовнішому — вашому бізнесу, клієнтам і працівникам. Але в умовах, коли потрібно змагатися за кадри та працювати віддалено, використовуючи найновіші інструменти, захист даних набуває ще більшого значення — особливо якщо зважати на те, якими темпами збільшується кількість інтернет-загроз. І старі методи для цього не підходять — тут потрібні нові підходи.
14 січня 2020 року ми припиняємо підтримку Windows 7, а незабаром після цього — і Office 2010. Тому дуже важливо потурбуватися про те, щоб ваші програми були не лише найпродуктивнішими, а й найбезпечнішими. Сучасні пристрої з нашим рішенням Microsoft 365 Business, яке об’єднує в собі Office 365, Windows 10 і найновіші функції безпеки, гарантують вашим даним надійний захист, де б ви не були.
Цього Національного тижня малого бізнесу ми вшановуємо малих підприємців, які вибрали Microsoft 365 Business, щоб із нашою підтримкою рости, розвиватися, перемагати, співпрацювати, бездоганно обслуговувати клієнтів — і все це зручно та безпечно. Сьогодні я б хотів розповісти вам історії трьох наших клієнтів, які дуже нас надихнули. А наприкінці на вас чекає пропозиція, що допоможе вам досягнути такого ж успіху, який здобули ці наші партнери: тільки з 5 по 11 травня 2019 року в США можна буде передплатити Office 365 Business преміум на рік зі знижкою 15%.
The PUR Company
Компанія The PUR Company починалася дуже скромно. У 2010 році її засновник і генеральний директор Джей Кляйн сам обходив будинки потенційних клієнтів, агітуючи купувати свій інноваційний продукт — жувальну гумку без аспартаму. А зараз продукція PUR продається в понад 50 000 торговельних точках у більш ніж 50 країнах. Штат компанії налічує 65 працівників у Канаді, США та Європі. І все одно The PUR Company є куди розвиватися.
Зі зростанням компанії більшало й занепокоєння Джея щодо основних проблем сучасних підприємств: безпеки даних, віддаленої співпраці, керування мобільними пристроями, потреби в гнучкому масштабуванні програмних інструментів. Тому він вирішив перевести PUR на Microsoft 365.
Більш-менш великій компанії потрібно думати про те, як утримувати старих працівників і вводити нових у курс справ, як захиститися від фішингу й інших зловмисних програм тощо. А коли штат розкидано по кількох континентах, важливо мати безпечні й надійні засоби комунікації та співпраці в реальному часі. Отже, у PUR шукали рішення, яке не потрібно було обслуговувати на місцях і можна було б масштабувати відповідно до потреб компанії з її стрімкими темпами росту. При цьому рішення мало забезпечувати можливості співпраці, роботи з мобільних пристроїв і максимально надійного захисту — і все це без складних налаштувань. Урешті-решт у PUR зупинилися на варіанті, який відповідав усім цим критеріям: Microsoft 365.
Тепер співробітники The PUR Company співпрацюють із комфортом завдяки постійним чатам і зручному обміну документами в Teams. А ще вони дедалі більше використовують для роботи мобільні пристрої, тому в PUR активно застосовують Intune для гнучкого керування пристроями та програмами. У цій службі можна надавати й відкликати мобільний доступ до корпоративних даних, забезпечувати дотримання корпоративних протоколів безпеки на мобільних пристроях працівників і керувати мобільними програмами, якими користується персонал. Більше того: якщо раніше на налаштування пристрою нового співробітника потрібен був цілий день, то з Intune це займає менше години.
Керівництво The PUR Company дуже задоволене покращеннями у сферах комунікації, безпеки, мобільності й аналітики даних. Але, як відзначає віце-президент із питань персоналу й корпоративної культури Керіс Кук, найголовніше для них — це те, як нове рішення позначилося на працівниках компанії: “З точки зору якості життя та в суто діловому аспекті утримання кадрів воно допомогло співробітникам дійсно зблизитися, відчути себе родиною. Для нас це дуже важливо”.
Meals on Wheels
Якщо вам або вашій близькій людині колись доводилося побувати на костурах або в інвалідному візку, ви знаєте, яким безпомічним почувається той, хто не може ходити. Некомерційна організація Meals on Wheels забезпечує таких людей харчами та людським теплом, адже воно їм потрібно чи не найбільше.
Сам принцип “доставка гарячого харчування нужденним” звучить дуже просто, але на практиці працівники Meals on Wheels стикаються з численними труднощами. Кількість і волонтерів, і нужденних різниться день у день — але останніх завжди дуже, дуже багато.
Співробітникам відділення Meals on Wheels в окрузі Ґрінвілл доводиться не лише керувати розкладом 2000 волонтерів, у кожного з яких власний графік, а й на постійній основі працювати з конфіденційними даними з різних джерел (платіжними реквізитами жертводавців, діагнозами клієнтів тощо). Для відділення було вкрай важливо забезпечити доступ до цих даних так, щоб не поставити під загрозу персональну інформацію людей.
Перш за все необхідно було оптимізувати доставку харчів, тому в Meals on Wheels перейшли до Microsoft Teams і Microsoft SharePoint. У Teams зручно спілкуватися будь-де, будь-коли й у будь-якій формі: за допомогою голосових дзвінків, відеовикликів, чату тощо. Якщо потрібно в останню хвилину змінити маршрут, це більше не проблема, адже зміни дуже легко організувати й відстежити. А якщо волонтер загубиться чи забуде, куди далі, він зможе відразу звернутися по допомогу до товаришів або просто переглянути журнал повідомлень за день.
Вирішивши проблему співпраці, у Meals on Wheels в окрузі Ґрінвілл узялися працювати над не менш важливим питанням — питанням безпеки. Особливо вразливими в цьому аспекті були мобільні пристрої, адже їх використовували всі волонтери Meals on Wheels. І це природно: щоб доставити їжу додому, потрібно знати адресу людини, а два-три десятки адрес не запам’ятаєш. Але водночас це означало, що один-єдиний загублений пристрій міг призвести до розголошення персональних даних сотень беззахисних людей, не здатних вийти з дому.
На щастя, у Microsoft 365 є потужна система керування мобільними пристроями, у якій можна заблокувати доступ до конфіденційних даних на втраченому пристрої. Так вони завжди будуть у безпеці, у чиїх би руках не опинився волонтерський смартфон.
John’s Crazy Socks
Любите каламбури, собак коргі чи Едгара Аллана По? Яскраві веселі шкарпетки John’s Crazy Socks продемонструють вашу любов усьому світу (чи принаймні тим, хто побачить ваші шкарпетки). Уже протягом свого першого року ця невеличка компанія розіслала 43 000 замовлень до 44 країн по всьому світі. У неї ви зможете придбати шкарпетки, що світяться в темряві, шкарпетки з ляльковим волоссячком, яке можна розчісувати, або шкарпетки, що привертають увагу до проблем людей з аутизмом і синдромом Дауна. Якщо оформити замовлення до третьої години дня, “шкарпеткові бійці” компанії John’s Crazy Socks надішлють ваш пакунок іще до вечора.
У кожної компанії своя специфіка — у John’s Crazy Socks це, наприклад, різкі коливання кількості замовлень і оформлення покупок у рамках щотижневої акції Monday Madness Mystery Bags (щопонеділка клієнти можуть придбати загадкову торбинку з набором випадково вибраних шкарпеток). Тому підприємству потрібні були нові інструменти для роботи з бізнес-даними та комунікації між співробітниками. Останній момент став особливо актуальним, коли штат John’s Crazy Socks за 10 місяців виріс із 4 до 35 працівників. Багато з них працюють неповний робочий день, щоб не втратити пенсію за інвалідністю, і у вільний час не мають доступу до комп’ютера. У більшості працівників навіть ніколи не було власної адреси електронної пошти. Керівникам фірми доводилось узгоджувати розклади та повідомляти про заходи близьких і опікунів персоналу в телефонному режимі чи за допомогою друкованих документів.
Тепер деякі працівники почали користуватися базовими можливостями — електронною поштою, сховищем і обміном файлів, — а інші навчилися спілкуватись у таких передових програмах, як Skype для бізнесу та Teams. Для співробітників John’s Crazy Socks продуктивна співпраця також означає безпеку, адже їм не потрібно запам’ятовувати окремі імена користувачів і паролі для входу в програми, якими вони користуються щодня. “Служба OneDrive повністю інтегрується з нашими програмами Office і входить до нашої передплати, тож користуватися нею зручніше й дешевше, ніж шукати якесь стороннє сховище”, — відзначає один із засновників компанії Марк Кронін.
Працюйте ефективно, як малі підприємства
Слухаючи ці історії, я замислився над тим, чого може досягти купка людей, озброєних найпродуктивнішими та найбезпечнішими інструментами. Хочете дізнатися більше про тенденції в галузі малого бізнесу та найкращі нові пристрої для таких підприємств? Перегляньте новий випуск програми Coffee with America, присвячений Національному тижню малого бізнесу.