Перші наслідки пандемії коронавірусу COVID-19 уже відчули мільйони людей у всьому світі. Закриті кордони, обмеження руху громадського транспорту, заборони збиратися великими групами – усе це помітно вплинуло на наше повсякденне життя. Останніми тижнями багато моїх колег і клієнтів питали в мене: “Як ми можемо допомогти?”
У Шанхаї в мене є колега й добра подруга Лілі Чжен. Коли я був у Китаї, ми певний час працювали разом, але переважно ми спілкуємось у Microsoft Teams. Нещодавно Лілі написала звернення до наших китайських клієнтів, у якому розповіла, як вони з колегами перейшли на віддалену роботу під час спалаху коронавірусу та які уроки з цього винесли. Її звернення надихнуло нас настільки, що ми вирішили відкрити безкоштовний доступ до Microsoft Teams усім, кого пандемія змусила працювати з дому. Я подумав, що досвід Лілі та її шанхайської команди може стати в пригоді людям по всьому світі, і вирішив поділитися цим зверненням із вами. Сподіваюся, воно допоможе вам, як допомогло мені.
А зараз я передаю слово Лілі.
Шановні клієнти!
Мене звуть Лілі Чжен. Я живу в Шанхаї та працюю в корпорації Майкрософт. У нас у Китаї пандемія коронавірусу COVID-19 досі негативно впливає на життя мільйонів людей. Зокрема, дуже багато з них тимчасово перейшли на віддалену роботу. Зараз такі працівники є в кожному навчальному закладі, кожній лікарні й на кожному підприємстві. У цей раз такі вимушені заходи пов’язано з коронавірусом COVID-19, але перехід на віддалену роботу може знадобитись у багатьох несподіваних ситуаціях – наприклад, у разі стихійного лиха. За ці тижні, що я працювала віддалено, я винесла для себе три уроки, і ще три уроки мені дали наші клієнти, яким теж довелося перейти на дистанційну роботу. А зараз я хочу поділитися цим досвідом із вами.
Як і багато з вас, я дізналася про спалах вірусу ще в січні. Тоді про це писали переважно в соціальних мережах. Але тоді я ще не усвідомлювала, наскільки це серйозна проблема. Усе змінилося напередодні Китайського нового року, або, як ми його називаємо, Свята весни. Перед цим святом наші люди люблять подорожувати. Через активні переміщення великих мас людей кількість заражених почала стрімко зростати. 23 січня уряд закрив провінцію Хубей, щоб стримати поширення вірусу. На наступний день – це був переддень Нового року – ми з рідними запланували похід у кіно. І тільки коли зі ЗМІ ми дізналися, що кінотеатри в усьому місті закрито, ми почали розуміти серйозність ситуації. Ще за два дні уряд оголосив, що заходи з приводу Свята весни скасовуються. Такого в нас іще ніколи не бувало. Мені теж довелося скасувати поїздку, про яку ми дуже довго мріяли всією сім’єю. Діти, звісно, були в розпачі, але здоров’я важливіше.
Лілі Чжен і її китайські колеги з Майкрософт тісно співпрацюють навіть під час віддаленої роботи
Часом мене питають, як це – працювати в Китаї зараз, під час епідемії. Мушу визнати, що в цієї ситуації є свої плюси. Завдяки віддаленій роботі ми не витрачаємо час на дорогу до офісу й назад. Нам більше не доводиться ламати голову над тим, що вдягнути на роботу. На час епідемії багато ресторанів закрилися, тож ми всі встигли стати шеф-кухарями, поки сиділи вдома. Але разом із нами сидять і наші діти, адже школи теж закрито на карантин. І наші няні теж застрягли в себе вдома. Ті, у кого теж є діти, зрозуміють: працювати в такому середовищі нелегко.
Які уроки я винесла з досвіду віддаленої роботи
Ми з моїми китайськими колегами вже були звичні до віддаленої роботи. Але за останні кілька тижнів ми стали в ній справжніми профі. Щоб довго й ефективно працювати з дому, потрібні три головні речі, і зараз я вам про них розкажу.
Стежте за своїм здоров’ям
Здавалося б, ми для того й перейшли на віддалену роботу, чи не так? Увесь цей карантин потрібен, щоб не заразитися коронавірусом, і це розуміють усі. Але не кожен усвідомлює, що працювати з дому – це теж стрес для організму. Тому обов’язково треба добре харчуватися, а також виділяти час на фізичні вправи та повноцінний відпочинок без комп’ютера й телефона. Це допоможе залишатися здоровими та повними сил і натхнення.
Нічого не відкладайте
Коли працюєш віддалено, спокуса відкласти певні справи до кращих часів дуже велика. Але потрібно розуміти, що робота через Інтернет – це теж повноцінна, “справжня” робота, і такий режим аж ніяк не заважає виконувати все намічене: спілкуватись особисто, проводити великі наради, готувати з колегами важливі презентації. Адже для того й придумано відеовиклики.
Допомагайте одне одному
Ці тижні показали, що найпотужніше джерело енергії та найкращий спосіб зберігати оптимізм – це допомога іншим. Тому в наших веб-інструментах ми не лише працюємо, а й щодня цікавимось у колег, як у них справи й самопочуття, ділимося фото рідних і домашніх улюбленців тощо. Підбадьорюючи одне одного, ми не просто зберігаємо бойовий дух, а й залишаємося згуртованими, навіть коли працюємо дистанційно.
Чого я навчилась у клієнтів
Лише за кілька тижнів наші клієнти – китайські компанії – зуміли повністю перебудувати свою роботу. Ось три секрети їхнього успіху, які я вивела для себе, спостерігаючи за китайськими підприємствами.
Негайно налагодьте зв’язок зі співробітниками
Коли люди працюють віддалено, особливо важливо стежити, щоб усі вони були в курсі подій і знали, що їм робити. Один із наших клієнтів – велика азійська страхова компанія. У ній налагодили трансляцію відеороликів з останніми новинами для персоналу. Не всі працівники мали змогу дивитися ці ролики в прямому ефірі – наприклад, у деяких маленькі діти, які вимагають уваги. Але такі співробітники могли переглянути новини в записі. Те саме стосувалось інструктажів, планерок і нарад.
Не зупиняйте роботу
Ця ситуація вибила ґрунт із-під ніг багатьох організацій. Спокуса відкласти плани до часів, коли все стане на свої місця, може бути дуже великою. Але китайські підприємства все ж придумали, як можна продовжити роботу навіть в умовах загального карантину. Наприклад, за підтримки уряду багато навчальних закладів змогли вчасно почати новий семестр, оскільки перевели всі навчальні процеси в мережу. Щоб допомогти учням і студентам призвичаїтися, у навчальних закладах потурбувалися, щоб розклади були максимально чіткими. Новини, інструкції й домашні завдання повідомляються так, щоб не лякати й не перевантажувати дітей. У школах та університетах навіть проводять різні заходи для підняття морального духу – наприклад, кулінарні челенджі.
Навіть дуже великі наради можна проводити через Інтернет
Багато з нас звикли максимум до коротких дзвінків або відеочатів із кількома колегами. Але великі офіційні заходи теж можна успішно проводити онлайн. У нас такі наради почали влаштовувати навіть у лікарнях, адже багато їхніх співробітників теж перейшли на віддалену роботу. Наприклад, в одній даляньській лікарні для цього використовують Teams. Щоб велика онлайн-нарада була ефективною, треба обов’язково розробити чіткий порядок денний і вести інформативний протокол заходу, щоб потім розіслати ці нотатки працівникам. Також на початку наради слід усунути проблеми зі звуком у співробітників, які на таке скаржитимуться, щоб усі запрошені могли повноцінно брати участь у нараді. І пам’ятайте: часом не в усіх є можливість приєднатися до наради. Якщо у вашій компанії це дозволено, то варто записувати наради й публікувати ці записи для персоналу.
Для мене й багатьох людей у всьому світі цей рік почався зовсім не так, як гадалося й бажалося. Але все ж він уже багато чого нас навчив. А служба Teams допомогла нам упоратися з багатьма труднощами. Ще не всі про це знають, але зараз вона доступна безкоштовно. Дізнайтеся про це більше. Але якими б інструментами ви не користувалися, я дуже сподіваюся, що ці поради стануть вам у пригоді, і бажаю вам та вашим родинам здоров’я й усього найкращого!
