Два тижні потому: що ми дізналися про віддалену роботу

Уже два тижні поспіль наша команда з П’юджет-Саунд працює віддалено. Увесь цей час боротьба з COVID-19 лише набирає оберти. Багато людей у різних країнах світу залишаються вдома. Лише після закриття всіх шкіл, церков, підприємств і офісів ми зрозуміли, як це непросто – безперервно сидіти вдома з родиною й водночас ефективно працювати та підтримувати зв’язок із колегами. Нам є чому вчитися. Поточна ситуація змусила нас по-новому поглянути на все: від планування зустрічей до підходів у керуванні командами. І я чув, що багато клієнтів роблять те саме. Я хочу поділитися деякими важливими висновками, які ми зробили, працюючи повністю віддалено. Сподіваюся, що ці уроки будуть вам корисними.

Невелика примітка, перш ніж ми почнемо: у цьому блозі ми ділимося порадами, історіями клієнтів та інформацією, поки триває пандемія COVID-19. Цей допис – продовження минулотижневої публікації, у якій ми розповідали, як перейти на віддалену роботу за допомогою Microsoft Teams. Ми також дали кілька порад, як перенести наради онлайн, і показали, як працювати з нашими рішеннями. У блозі можна знайти статті від спеціалістів Microsoft з організації подій, ІТ-технологій та інформаційної безпеки. Ми продовжимо публікувати дописи про віддалену роботу, тож регулярно перевіряйте наш блог. Отже, ось про що ми дізналися за останні два тижні.

1. Допомагайте працівникам організувати роботу вдома

У більшості організацій є посібники, які допомагають працівникам організувати роботу в офісі. Коли ми перейшли на віддалену роботу, то швидко зрозуміли, що такі ж посібники потрібні для роботи вдома. Багато з нас вперше стикаються з віддаленою роботою, і часу, щоб адаптуватися до змін, майже немає. У нашої команди виникли запитання: як створити умови, які дадуть змогу зосередитися на роботі? Як підтримувати зв’язок, коли немає змоги зустрітися віч-на-віч? Чому так важко зробити перерву й відпочити? А ще не забувайте про дітей та інших членів родини, які залишаються вдома під час пандемії. Із цим неминуче доведеться стикнутися більшості працівників.

Зважаючи на це, минулого тижня ми розіслали всім докладний посібник із роботи вдома. Ми подумали, що він може бути корисним і вам, тому створили версію для клієнтів, якою ви можете поділитися зі своїми колегами. У посібнику містяться поради з різних питань: тут пояснюється, як краще налаштувати фізичні й віртуальні робочі станції, тримати в курсі колег про те, коли ви доступні, тощо.

2. Стежте за тривалістю нарад

Коли ви працюєте в офісі між нарадами природним чином трапляються паузи. Наприклад, ви можете пройти коридором, почекати за столом, поки всі зберуться, перекинутися кількома фразами з колегами, поцікавитися, як у них справи. Часто у вирі роботи ми не помічаємо цих коротких перепочинків. Лише працюючи віддалено, ми розуміємо, наскільки вони важливі.

Як ви, можливо, уже переконалися, удома нарад не стало менше. Та чи є у вас змога роботи короткий перепочинок між ними? Ми рекомендуємо закінчувати наради за п’ять хвилин до запланованого часу. Ви трохи менше поспілкуєтеся, проте зможете уникнути вигоряння від безперервної роботи.

3. Дайте можливість відволіктися від роботи

У звичайних умовах ми можемо відволіктися від роботи без особливих зусиль. Наприклад, приготувати вечерю для родини, піти з друзями на фітнес – навіть звичайна поїздка додому допомагає відсторонитися від подій дня та підготуватися до наступного. В умовах віддаленої роботи це може бути непросто. Для своїх працівників ми почали проводити сеанси віртуальної медитації, до яких вони можуть приєднатися, щоб відпочити від роботи.

Якщо ви хочете організувати щось схоже, ось кілька практичних порад для новачків. По-перше, знайдіть тихе місце, де вас не будуть чіпати. Вимкніть звук мікрофона, щоб інші могли насолоджуватися тишею. За допомогою камери керівник покаже, як правильно контролювати своє дихання. Коли все буде готово, ви можете вимкнути камеру, щоб повністю зосередитися на медитації.

4. Постійно підтримуйте командний дух

Щоб підтримувати здоровий дух у команді, важливо регулярно збиратися разом. У режимі віддаленої роботи існує спокуса відмовитися від частих зустрічей і збиратися лише з важливих питань, відклавши веселі й цікаві заходи, допоки ми не повернемося до нормального життя.

Ми з’ясували, що підтримувати командний дух важливо, навіть коли всі працюють удома. У колеги день народження? Відправте йому кілька анімованих привітань у Teams. Невдовзі проходитиме цікава конференція? Подумайте, як все організувати в Інтернеті. І якщо прийшов час для щоквартального виїзду на природу, придумайте, чим її можна замінити. Упевнений, що ваші колеги з радістю поділяться своїми ідеями. Хоча непросто зібрати всіх в умовах віддаленої роботи, це варте зусиль – так ваші колеги не втратять зв’язок між собою та зможуть легше подолати труднощі.

5. Підходьте до керування з розумом

Працівники в усьому покладаються на своїх керівників: вони очікують, що ті допоможуть адаптуватися до змін і вирішити можливі проблеми. Оскільки тепер ваша команда працює по-новому й вимушена справлятися з глобальною кризою охорони здоров’я, зараз їм потрібна підтримка керівника більше, ніж будь-коли. Але як керувати командою, коли всі працюють окремо?

У посібнику з роботи вдома ми розповідаємо все, що дізналися про керуванні в умовах віддаленої роботи. У ньому ви дізнаєтеся, як організувати роботу працівників з особливими потребами, перевіряти доступність ресурсу та допомагати колегам віднайти власні підходи для ефективної роботи вдома. Зараз кожен співробітник стикається з унікальними проблемами й кожен по-своєму буде підходити до цієї ситуації. Керівникам дуже важливо зрозуміти індивідуальні потреби підлеглих і адекватно реагувати на них.

У цих уроках ми розповідаємо, чому навчилися за два тижні дистанційної роботи. Ми дізнаємося багато нового про важливість перерв між нарадами, про те, як краще керувати віддаленими командами. Я впевнений, що ці уроки стануть у пригоді й після пандемії COVID-19, оскільки багато організацій уже вбачають у віддаленій роботі великі перспективи. Але нам цікавий і ваш досвід: чому ви навчилися та які висновки зробили за цей час. Чекаємо на вас у нашій спільноті.