Vận hành doanh nghiệp 24/7 với Microsoft Bookings

Là chủ doanh nghiệp, bạn biết rằng việc lên lịch cuộc hẹn với khách hàng có thể làm bạn mất nhiều thời gian. Việc gửi email qua lại, gọi điện thoại không người nhận và nhắc mọi người có mặt có thể khiến ngày của bạn trở nên chộn rộn và bạn không thể thực hiện được các công việc quan trọng để phát triển doanh nghiệp của mình. Nhằm giúp việc lên lịch cuộc hẹn trở nên đơn giản hơn và hiệu quả hơn với bạn, nhân viên và khách hàng của bạn, chúng tôi xin giới thiệu một dịch vụ mới của Office 365 có tên là Microsoft Bookings.

Khách hàng có thể trực tiếp lên lịch trực tuyến với doanh nghiệp của bạn

Bookings mang tới cho doanh nghiệp của bạn một trang web duy nhất để khách hàng có thể sử dụng nhằm lên lịch cuộc hẹn, ngay cả khi bạn không sẵn sàng nghe điện thoại hay trả lời email. Cách sử dụng trang web rất đơn giản: đầu tiên, khách hàng chọn dịch vụ mình muốn, rồi dựa trên trạng thái sẵn sàng do bạn cung cấp, họ sẽ chọn ngày giờ khi bạn hoặc một trong số nhân viên của bạn sẵn sàng, nhập thông tin liên hệ, rồi đặt cuộc hẹn.

Trang web hiển thị tuyệt vời ở cả màn hình lớn và thiết bị di động. Thật dễ dàng để liên kết đến trang lập lịch biểu của bạn từ email bạn gửi cho khách hàng, từ website doanh nghiệp của bạn hoặc từ trang Facebook.

Khách hàng có thể đặt trước với doanh nghiệp bạn từ mọi thiết bị.

Giảm thiểu các cuộc hẹn bị nhỡ bằng xác nhận và lời nhắc

Khi khách hàng không có mặt tại cuộc hẹn, rất có thể thời gian và tiền bạc của bạn đã bị lãng phí. Để giảm thiểu việc hủy hẹn không báo trước, Bookings sẽ gửi email xác nhận cho khách hàng của bạn ngay sau khi họ đặt trước, với tùy chọn thêm nhanh cuộc hẹn vào lịch của họ. Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều biết mọi người có thể rất bận rộn. Vì vậy, nhằm giúp khách hàng nhớ có mặt tại cuộc hẹn, Bookings cho phép bạn thiết lập email nhắc nhở được gửi dựa theo mức độ thông báo bạn muốn đưa ra trước cuộc hẹn.

Giúp khách hàng dễ dàng lên lịch lại hoặc hủy bỏ đặt trước

Đôi khi, khách hàng của bạn cần lên lịch lại hoặc hủy bỏ đặt trước mà họ đã tạo. Với Bookings, khách hàng có thể dễ dàng tự thực hiện thay đổi. Khách hàng chỉ cần bấm vào liên kết trong email xác nhận hoặc cuộc hẹn trong lịch của họ, rồi họ sẽ được đưa trở lại trang web lập lịch biểu, tại đây, họ có thể chọn ngày giờ khác hoặc hủy bỏ cuộc hẹn. Bạn muốn tránh việc hủy bỏ ở phút chót? Rất đơn giản. Bạn có thể kiểm soát mức độ báo trước bắt buộc, dù là một giờ hay một tuần.

Khách hàng của bạn có thể dễ dàng lên lịch lại hoặc hủy bỏ đặt trước.

Quản lý thông tin đặt trước và khách hàng từ bất kỳ đâu

Toàn bộ đặt trước của khách hàng sẽ hiển thị trong lịch đặt trước tập trung nhằm giúp bạn có thể xem đầy đủ các cuộc hẹn sắp tới. Bạn có thể lên lịch lại, hủy bỏ hoặc gán lại đặt trước hiện có cho một nhân viên sẵn sàng khác. Bạn cũng có thể tạo nhanh đặt trước mới nếu đang trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại với khách hàng, đồng thời, sử dụng “dạng xem tách” ngày để nhanh chóng biết được nhân viên nào sẵn sàng tại một thời điểm cụ thể.

Bookings giúp bạn quan sát rõ ràng lịch biểu hàng ngày của nhân viên trên web và thiết bị di động.

Bookings còn cung cấp cho bạn danh sách khách hàng để giúp bạn giữ liên lạc với họ. Mỗi lần khách hàng tạo đặt trước bằng trang lập lịch biểu của bạn (hoặc bạn tạo đặt trước cho khách hàng trong lịch đặt trước của mình), Bookings sẽ tự động tạo một liên hệ cho khách hàng trong danh sách Khách hàng bên trong Bookings.

Bạn có thể quản lý toàn bộ chức năng này trên web bằng cách truy nhập dễ dàng từ thanh dẫn hướng của Office 365. Với những lần bạn không có mặt tại văn phòng, trong vài tháng tới, Bookings sẽ có một ứng dụng trên thiết bị di động giúp bạn quản lý đặt trước hoặc liên hệ với khách hàng chỉ bằng một vài thao tác nhấn.

Tải xuống chi tiết cuộc hẹn và thông tin khách hàng trong ứng dụng Bookings.

Tự động thêm đặt trước vào lịch của nhân viên

Không chỉ mỗi khách hàng là người quên cuộc hẹn, nên Bookings sẽ tự động thêm các cuộc hẹn khách hàng mới hoặc được cập nhật vào lịch của bạn hoặc lịch của nhân viên. Bookings hoạt động hiệu quả với lịch Outlook trong Office 365. Nếu bạn hoặc nhân viên sử dụng lịch Outlook.com hoặc lịch Google, đừng lo—Bookings cũng tích hợp với các lịch đó.

Bạn luôn nỗ lực để phát triển doanh nghiệp; chúng tôi mong muốn được phát triển cùng bạn

Bạn làm việc chăm chỉ để xây dựng doanh nghiệp và khi công ty của bạn mở rộng, Bookings sẽ lớn lên cùng bạn. Bạn có thể tạo các trang đặt trước khác nhau và dễ dàng thêm nhân viên mới khi số nhân viên của bạn tăng lên. Bạn không mất thêm phí khi tạo thêm trang đặt chỗ, đồng thời, các nhân viên bổ sung không cần phải có đăng ký Office 365.

Làm thế nào để sở hữu Bookings

Bookings hiện đang được triển khai trong Phiên bản Đầu tiên cho khách hàng đăng ký gói Office 365 Business Premium và sẽ được triển khai cho toàn bộ khách hàng của Business Premium trên toàn thế giới trong một vài tháng tới. Sau khi được triển khai, bất cứ ai có đăng ký Office 365 Business Premium đều có thể truy nhập Bookings trong công cụ khởi động ứng dụng thuộc trải nghiệm web Office 365. Bookings không yêu cầu email doanh nghiệp của bạn phải được định tuyến qua Office 365, vì vậy bạn có thể tiếp tục sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp hiện tại của mình mà không cần thay đổi.

Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào Office 365, mở Bookings từ công cụ khởi động ứng dụng, rồi bấm nút Tải xuống ngay. Bạn cần cung cấp một vài thông tin về doanh nghiệp của mình và các dịch vụ bạn muốn khách hàng của mình đặt trước. Sau đó, chỉ cần bấm vào nút Lưu và phát hành trong tab trang đặt trước để phát hành trang web lập lịch biểu của bạn. Khách hàng của bạn hiện đã có thể bắt đầu đặt trước cuộc hẹn với doanh nghiệp của bạn. Thật dễ dàng!

Chúng tôi hy vọng Bookings sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian để phát triển doanh nghiệp, giúp bạn giảm thiểu những cuộc hẹn bị nhỡ và tình trạng hủy hẹn không báo trước, đồng thời, giúp bạn duy trì theo dõi doanh nghiệp của mình dù bạn đang ở bất cứ nơi đâu. Khi bạn sử dụng Bookings, vui lòng cho chúng tôi biết suy nghĩ của bạn bằng cách đưa ra phản hồi trong trang chủ của Bookings.

Câu hỏi thường gặp

H: Khi nào Bookings sẽ sẵn dùng?

TL: Bookings hiện đang được triển khai cho người đăng ký Office 365 Business Premium, là những người tham gia chương trình Phiên bản Đầu tiên và sẽ được triển khai cho tất cả những người đăng ký Business Premium trên toàn thế giới trong vài tháng tới.

H: Đăng ký Office 365 nào có quyền truy nhập vào Bookings?

TL: Bookings sẽ sẵn dùng với đăng ký Office 365 Business Premium.

H: Là chủ doanh nghiệp, toàn bộ nhân viên của tôi có cần phải là người đăng ký Office 365 không?

TL: Không. Bạn chỉ cần một tài khoản Office 365 Business Premium để thiết lập và quản lý Bookings. Nhân viên của bạn có thể sử dụng bất cứ dịch vụ email nào.

H: Làm thế nào để tôi có thể quản lý các cuộc hẹn trong khi không ở văn phòng?

TL: Trong vài tuần tới, Microsoft Bookings sẽ phát hành một ứng dụng đồng hành cho phép người dùng được chỉ định có đăng ký Office 365 quản lý và xem mọi cuộc hẹn cũng như toàn bộ thông tin của khách hàng.

H: Khách hàng của tôi có thấy lịch cá nhân hay lịch công việc của tôi không?

TL: Không. Khách hàng của bạn sẽ chỉ thấy lịch Bookings mà bạn phát hành trực tuyến. Bạn sẽ chỉ định các dịch vụ, thời gian và nhân viên được hiển thị trên lịch đó.

H: Khách hàng của tôi có cần tài khoản Microsoft hay đăng ký Office 365 để có thể đặt trước với tôi không?

TL: Không. Trang Bookings của bạn sẵn dùng công khai. Để đặt trước cuộc hẹn, khách hàng của bạn chỉ cần cung cấp tên và email của họ để Bookings có thể gửi email xác nhận và lời nhắc.

H: Khách hàng của tôi có cần tải xuống ứng dụng để đặt trước cuộc hẹn không?

TL: Không. Khách hàng của bạn có thể truy nhập vào trang đặt trước nền web của bạn từ mọi trình duyệt trên thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính xách tay. Ứng dụng Bookings dành cho thiết bị di động sắp ra mắt chỉ dành cho chủ doanh nghiệp để quản lý lịch Bookings của họ.