Giới thiệu Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance—giải pháp để bắt đầu sử dụng và mở rộng quy mô lực lượng lao động tự do của bạn

Trước tình hình ngày càng có nhiều người tham gia vào nền kinh tế làm việc tự do—thị trường lao động không cố định gồm những nhân viên độc lập với hợp đồng ngắn hạn—các doanh nghiệp đã bắt đầu thử nghiệm và sử dụng nhân tài làm việc tự do để hỗ trợ dự án. Theo Báo cáo về lực lượng lao động tương lai, 47% nhà quản lý tuyển dụng tại các tổ chức doanh nghiệp sử dụng người làm việc tự do (tăng so với mức 44% của năm ngoái), trong khi khoảng 90% nhà quản lý tuyển dụng cho biết họ thích người làm việc tự do hơn là các nhân viên tạm thời đến từ công ty cung cấp nhân sự. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuyển đổi kỹ thuật số hay bổ sung cho các giải pháp nhân viên không cố định thông thường, chúng tôi xin giới thiệu Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance, một bộ công cụ và mẫu được tuyển chọn cùng các biện pháp tốt nhất giúp khách hàng của chúng tôi bắt đầu, thực hiện và quản lý các chương trình người làm việc tự do ở quy mô lớn.

Nền kinh tế làm việc tự do, bao gồm người làm việc tự do, chuyên gia tư vấn, nhà thầu và nhà kinh doanh độc lập, đang trên đà phát triển. Theo Staffing Industry Analysts, đã có 792 tỷ USD được chi cho các công việc tự do trong năm 2015. Các chuyên gia tin rằng tỷ lệ lực lượng lao động Hoa Kỳ tham gia nền kinh tế làm việc tự do sẽ tiếp tục tăng trong 10 năm tới. Ngoài ra, theo Field Nation, 86% người lao động độc lập chủ ý chọn làm công việc tự do.

Điều này có ý nghĩa rất quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn. Với mục tiêu phát triển trong một môi trường cạnh tranh cao với công nghệ và nhu cầu khách hàng không ngừng thay đổi, các doanh nghiệp phải linh hoạt và thích ứng với những mô hình kinh doanh mới để có thể hoàn thành công việc với sự góp sức của nhân tài đến từ bên ngoài. Mặc dù việc kết hợp sử dụng nhân tài làm việc tự do theo nhu cầu mang lại kết quả rõ ràng về tốc độ và hiệu quả nhưng quá trình chuyển đổi các chính sách và quy trình hiện có gần như vẫn còn là một dấu hỏi.

Đối tác kết hợp cùng chúng tôi trong việc ra mắt bộ công cụ này là Upwork, một trong những thị trường trực tuyến toàn cầu lớn nhất với hơn 375.000 người làm việc tự do tại hơn 180 quốc gia. Chúng tôi đang đặc biệt hợp tác cùng Upwork Enterprise, giải pháp tuân thủ đầu cuối và tìm nguồn nhân tài làm việc tự do của họ.

Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance cung cấp các giải pháp cho những vấn đề mấu chốt mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai chương trình làm việc tự do, bao gồm: ý thức và liên lạc nội bộ, cộng tác trên toàn nhóm, phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình làm việc.

Ý thức và liên lạc nội bộ

Một trong những thách thức lớn khi bắt đầu chương trình làm việc tự do trong doanh nghiệp là nâng cao ý thức và hiểu biết giữa các bên liên quan và người tiếp nhận nội bộ. Nhân viên cần một nơi để bắt đầu tìm hiểu phương thức hoạt động của chương trình, truy nhập nội dung đào tạo bắt buộc và xem lại các biện pháp tốt nhất để gắn kết với người làm việc tự do.

Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance giúp giải quyết vấn đề này với mẫu site liên lạc SharePoint—một “điểm đến tổng hợp” cung cấp chi tiết về chương trình nhằm hỗ trợ thúc đẩy quy trình tiếp nhận người làm việc tự do, bao gồm:

• Kho lưu trữ tài liệu hướng dẫn và bản trình bày có liên quan đến chương trình.
• Tình huống minh họa giúp nhân viên nắm được các loại dự án họ có thể thực hiện với người làm việc tự do.
• Câu hỏi thường gặp với các câu hỏi hàng đầu từ nhân viên doanh nghiệp.
• Mẫu tương tác giúp bạn kết nối với người làm việc tự do trong nhóm chuyên gia nhân tài của SharePoint.

Xem đồ họa thông tin site liên lạc SharePoint của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Cộng tác trên toàn nhóm

Bản chất của dự án làm việc tự do của doanh nghiệp đòi hỏi các thành viên nhóm phải cộng tác trên nhiều tệp, quản lý các tác vụ khác nhau và liên lạc trên nhiều múi giờ. Để giúp các nhóm đa chức năng, đa dạng về địa lý thống nhất được phương hướng, Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance cung cấp định hướng thông qua việc sử dụng Microsoft Teams như một hub mạnh mẽ dành cho làm việc nhóm, tập hợp cuộc trò chuyện, họp, cuộc gọi, tệp và ứng dụng vào một không gian làm việc chung.

Nhờ Teams, doanh nghiệp có thể quản lý các nhu cầu cộng tác và liên lạc của người làm việc tự do một cách cụ thể thông qua:

• Liên lạc—Nhóm công khai và riêng tư để các thành viên tham gia thảo luận.
• Quản lý tác vụ—Nơi theo dõi tiến trình và sắp xếp quy trình làm việc của từng thành viên nhóm thông qua các công cụ quản lý dự án tích hợp như Microsoft Planner.
• Lưu trữ tệp—Nơi lưu trữ các tệp dùng chung và truy xuất những tệp này nhờ tính năng tìm kiếm thông minh.
• Quyền truy nhập của khách bên ngoài—Tính năng cho phép người dùng bên ngoài trên toàn thế giới cộng tác ở mọi khía cạnh của dự án làm việc tự do thông qua phiên bản miễn phí của Teams.
• Bảo mật—Quyền truy nhập của khách bên ngoài vào các nhóm cụ thể theo dự án để bảo vệ thông tin của bạn mà không cần cấp quyền truy nhập toàn bộ.

Xem đồ họa thông tin về Teams của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Phân tích dữ liệu

Một thách thức lớn trong việc mở rộng chương trình làm việc tự do của doanh nghiệp là nắm bắt, theo dõi và truyền đạt các chỉ số KPI về hiệu suất. Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance tận dụng Microsoft Power BI, một dịch vụ phân tích kinh doanh cung cấp thông tin chuyên sâu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực từ nhiều nguồn, đơn giản hóa việc chuẩn bị dữ liệu và tạo các báo cáo cùng bảng điều khiển dễ hiểu, tùy chỉnh.

Power BI giúp người quản lý chương trình của doanh nghiệp:

• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• So sánh kết quả chương trình làm việc tự do với các giải pháp nhân sự thông thường.
• Xác định các nhóm trong tổ chức của bạn hiện đang tận dụng nhân tài làm việc tự do theo loại tuân thủ kỷ luật để xác định các cơ hội trong tương lai trong công ty của bạn.

Với mục tiêu tăng cường chức năng cốt lõi của Power BI cho môi trường làm việc tự do, bộ công cụ làm việc tự do cung cấp:

• Mẫu Power BI với mẫu trực quan hóa.
• Trình kết nối Power BI giúp kéo dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào bảng điều khiển.
• Mẫu tương tác giúp bạn kết nối với những người làm việc tự do trong nhóm nhân tài của Power BI.

Xem đồ họa thông tin về Power BI của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Tự động hóa quy trình làm việc

Chương trình làm việc tự do của doanh nghiệp yêu cầu các hoạt động cung cấp, tuân thủ và giám sát, đồng thời phải mang đến một quy trình trơn tru cho nhân viên. Để giảm thiểu yêu cầu thực hiện các tác vụ lặp lại theo cách thủ công, Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance sử dụng Microsoft Flow để tạo quy trình làm việc tự động giữa các ứng dụng và dịch vụ, có tác dụng gửi thông báo, đồng bộ hóa tệp và thu thập dữ liệu.

Ví dụ: Microsoft Flow có thể giúp người nắm quyền quyết định trong doanh nghiệp tự động hóa các tình huống sau:

• Đào tạo nhân viên và tuân thủ. Bằng cách truy nhập chương trình làm việc tự do trên site liên lạc của SharePoint, nhân viên có thể đăng ký bản thử nghiệm bằng cách xem hết video đào tạo về tuân thủ do Microsoft Stream hỗ trợ.
• Đăng ký tham gia cộng đồng nội bộ. Sau khi xem hết video đào tạo về tuân thủ, nhân viên sẽ được tự động thêm vào kênh Teams nội bộ, nơi nhân viên có thể cộng tác với những thành viên khác của chương trình và chia sẻ kinh nghiệm.
• Tạo tài khoản Upwork. Sau khi nhân viên được thêm vào kênh Teams, thông tin tài khoản của họ, bao gồm tên và địa chỉ email, được gửi đến Upwork để tạo tài khoản trên nền tảng của họ và họ có thể bắt đầu đăng công việc lên nền tảng đó.

Ngoài chức năng Microsoft Flow cốt lõi, bộ công cụ làm việc tự do còn cung cấp:

• Các nghiên cứu tình huống hướng dẫn bạn cách sử dụng Microsoft Flow trong chương trình làm việc tự do của doanh nghiệp.
• Mẫu tham gia để giúp bạn kết nối với những người làm việc tự do trong nhóm tài năng Microsoft Flow.

Xem đồ họa thông tin về Microsoft Flow của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Hành trình của chúng tôi và những gì chúng tôi đã học được

Giống như nhiều khách hàng, Microsoft cũng đang trong quá trình định hướng cách gắn kết hợp lý các nhân viên làm việc tự do với môi trường doanh nghiệp của chúng tôi. Trong năm qua, chúng tôi đã hoàn thành hơn 2.000 dự án làm việc tự do như viết, nghiên cứu, chỉnh sửa video, dịch thuật, thiết kế và khoa học dữ liệu—trải dài trên 25 nhóm nội bộ và hàng trăm nhân viên.

Nhưng để đạt được điều đó không hề đơn giản—chúng tôi đã phải tự thay đổi nội bộ và cần xây dựng một cơ sở hạ tầng có thể hỗ trợ sự phức tạp của chương trình làm việc tự do trong doanh nghiệp. Điều này đã khiến chúng tôi phát triển Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance, kết hợp các ứng dụng năng suất doanh nghiệp hàng đầu của chúng tôi với những công cụ, mẫu được tuyển chọn cùng các biện pháp tốt nhất để giải quyết nhu cầu cụ thể từ các chương trình làm việc tự do của doanh nghiệp. Và những nỗ lực đó đã đem lại thành quả. Đến thời điểm hiện tại, chúng tôi nhận thấy có sự thay đổi rõ ràng về chi phí và thời gian.

Bắt đầu

Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance hiện đã sẵn có trên đăng ký Office 365 Enterprise hoặc Microsoft 365 Enterprise mà không yêu cầu thêm chi phí. Tìm hiểu thêm về Bộ công cụ Microsoft 365 Freelance và đăng ký Microsoft 365 Enterprise.

Vui lòng lưu ý: Mỗi doanh nghiệp sẽ cần đánh giá và xác định nhu cầu của riêng mình—bao gồm cả những nội dung như yêu cầu xử lý và tuân thủ về dữ liệu—đồng thời nên sử dụng các khoản đầu tư Microsoft 365 hiện có mà họ cho là phù hợp.

Tìm hiểu thêm về hành trình xoay quanh bộ công cụ làm việc tự do với Upwork.