Sử dụng Excel với Microsoft Excel trong Office 365
Bài viết hôm nay là của tác giả Jeremy, một trong hai anh em song sinh đã tham gia Thử thách song sinh: Office 365 đối đầu Office 2019.
Khi Microsoft mời tôi cùng Nathan, người anh em song sinh của tôi tới phim trường của họ ở Redmond để tham dự vào một “thử thách”, chúng tôi không thực sự rõ mình đang tham gia vào hoạt động gì. Họ nói với chúng tôi rằng hoạt động này sẽ rất vui nhộn và tất cả những gì chúng tôi cần làm là hãy cứ là chính mình. Với tinh thần luôn sẵn sàng đương đầu thử thách, chúng tôi đã chấp nhận lời đề nghị và khi tới đó, chúng tôi mới biết rằng chúng tôi sẽ thi đấu với nhau, tuy nhiên, không phải theo cách thức mà chúng tôi từng làm trước đây.
Chúng tôi được giao một số nhiệm vụ để hoàn thành bằng cách sử dụng hai phiên bản Excel khác nhau. Nathan sử dụng Excel for Office 2019, còn tôi thì sử dụng Excel for Office 365. Cả hai chúng tôi đều không biết rằng đó là các phiên bản Excel khác nhau, lại càng không biết chúng tôi sẽ thi đấu với nhau như thế nào.
Hóa ra khi thử thách hoàn tất, tôi đã đánh bại Nathan ở mọi nhiệm vụ nhờ vào sự trợ giúp từ trí tuệ nhân tạo (AI) và một tính năng có tên gọi là Kiểu Dữ liệu trong Excel for Office 365.
Kể từ lúc đó, tôi đã sử dụng Excel for Office 365 theo các cách thức mới và sẽ thật là ích kỷ nếu tôi giữ riêng cho mình toàn bộ những kỹ năng mới mà tôi tìm hiểu được từ Microsoft.
Dưới đây là một số mẹo tiết kiệm thời gian yêu thích của tôi:
- Kiểu dữ liệu trong Excel—Đây là một công cụ nghiên cứu tuyệt vời. Mặc dù bạn có thể thấy tôi sử dụng tính năng này để thêm thủ đô, dân số và các thành phố lớn nhất cho toàn bộ 50 tiểu bang ở Hoa Kỳ trong chớp mắt (tôi đã thực sự làm người anh em của mình cảm thấy bối rối với thử thách này), gần đây, tôi đã sử dụng tính năng này để theo dõi các khoản đầu tư cổ phiếu của mình. Tôi có thể dễ dàng thấy được một loạt dữ liệu ở mọi vị trí của mình chỉ bằng một thao tác bấm đơn giản, giúp tôi xác định các xu hướng và (hy vọng) mang lại những quyết định đầu tư sáng suốt hơn. Những người bạn ở Microsoft cho tôi biết rằng sẽ còn có nhiều kiểu dữ liệu được triển khai trong tương lai, bởi vậy, hãy theo dõi tính năng này để xem sẽ có gì mới tiếp theo.
- Ý tưởng—Với Ý tưởng, bạn có thể xác định các xu hướng, mẫu hình cũng như giá trị ngoại lệ trong một tập hợp dữ liệu và nhanh chóng nắm bắt được các con số, điều này cơ bản giống như việc có một chuyên gia dữ liệu xem xét các con số và đưa ra gợi ý về việc những con số này cho thấy điều gì—bạn có thể thực hiện tất cả những việc này mà không cần tới chuyên gia! Ý tưởng còn giúp bạn thể hiện dữ liệu qua đồ họa với định dạng biểu đồ hoặc đồ thị phù hợp nhất cho kiểu dữ liệu đó. Để sử dụng Ý tưởng, hãy bấm vào biểu tượng tia chớp ở góc trên cùng bên phải của dải băng trong tab Trang đầu.
- Mảng Động—Tính năng này có hơi phức tạp một chút nhưng vẫn giúp biến một tác vụ vốn thực sự phức tạp trở thành một vấn đề dễ xử lý hơn nhiều. Nếu bạn gặp khó khăn khi lọc dữ liệu để tìm thông tin chuyên sâu có thể thực thi, Mảng Động sẽ giúp bạn trở thành một chuyên gia phân tích dữ liệu. Bạn có thể lọc, sắp xếp và phân loại dữ liệu mà không cần phải viết một loạt các công thức tùy chỉnh. Khi sử dụng Mảng Động, mọi công thức trả về mảng giá trị đều sẽ “tràn” trơn tru sang các ô trống lân cận, giúp bạn dễ dàng nhận được mảng giá trị không khác gì khi làm việc với một ô riêng lẻ. Vẫn còn rất nhiều chức năng mới sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng những bảng tính gần như không thể thực hiện trước đây. Joe McDaid, giám đốc chương trình cấp cao tại Microsoft, sẽ giải thích về tính năng này tốt hơn tôi.
- Chú thích theo luồng—Những người dùng Excel lâu năm hẳn sẽ hiểu rõ tầm quan trọng của tính năng này. Trước đây, không dễ có thể để lại chú thích trong một ô cụ thể của sổ làm việc. Giờ đây, với việc sử dụng @đề cập đến và các câu trả lời lồng nhau, bạn có thể dễ dàng theo dõi các cuộc hội thoại xoay quanh nội dung trong một ô và tương tác trực tiếp với đồng nghiệp. Cùng với khả năng đồng tác giả trong thời gian thực, hoạt động làm việc trong bảng tính cùng nhiều cộng tác viên và chỉnh sửa từ thiết bị bất kỳ đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mặc dù tôi nghĩ tính năng này sẽ rất tuyệt vời với Excel, tính năng này cũng hoạt động trong cả Word và PowerPoint, phòng trường hợp bạn rất thích sử dụng tính năng này.
- Sắp ra mắt: Chèn Dữ liệu từ Ảnh—Tính năng này vẫn đang trong giai đoạn phát triển, tuy vậy, tôi vẫn muốn chia sẻ về tính năng này. Khi ở Microsoft, tôi được xem trước một tính năng đang trong giai đoạn phát triển mà bạn sẽ sớm được trải nghiệm (đầu mùa xuân 2019). Đã bao nhiêu lần bạn tham gia cuộc họp và có người vẽ một khái niệm lên bảng trắng, rồi nội dung đó được tạo lại thủ công trong Excel? Bạn không cần phải nhập lại dữ liệu đó nữa! Thật đó, bạn không cần phải nhập lại dữ liệu đó. Bạn chỉ cần sử dụng tính năng Chèn Dữ liệu từ Ảnh. Excel nhận nội dung từ ảnh và chuyển đổi chúng vào các ô. Bấm. Bùm. Thế là xong!
Và đây chỉ là một số tính năng yêu thích của tôi trong Excel for Office 365. Nếu bạn muốn dùng thử chúng nhưng chưa có Office 365, bạn có thể tải bản dùng thử miễn phí và chạy thử.
Lưu ý: Ý tưởng, Mảng Động và Chèn Dữ liệu từ Ảnh chỉ sẵn dùng ở bản xem trước cho người đăng ký Office 365 đã đăng ký tham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.