5 đặc tính của các nhóm thành công
Cách thức làm việc của chúng ta đã thay đổi. Ngày nay, thành công trong kinh doanh đòi hỏi sự đổi mới liên tục và sự đổi mới này thì lại yêu cầu sự cộng tác giữa các ngành, vùng địa lý và văn hóa. Trước khi xuất hiện sự thay đổi lớn lao tại nơi làm việc này, đơn vị nguyên tử của năng suất chính là cá nhân. Giờ đây, đơn vị này là nhóm. Nhóm hiệu suất cao tập hợp các cá nhân tài năng lại với nhau và hoạt động hiệu quả hơn tổng hiệu năng của từng người riêng lẻ. Nhóm sẽ khai thác điểm mạnh của từng thành viên và bù đắp cho các giới hạn cá nhân. Nhưng trong một thế giới phân tán mạnh và phát triển nhanh, ngay cả một đội ngũ ăn ý hoàn hảo vẫn là chưa đủ. Các nhóm ngày nay cũng cần các công cụ cộng tác để giúp sự ăn ý đó được thể hiện. Họ cần có công nghệ có thể tiếp cận vượt không gian và thời gian, đồng thời giúp các thành viên nhóm cảm thấy như họ chỉ cách nhau vài mét, ngay cả khi họ đang ở rất xa nhau.
Tại Microsoft, chúng tôi có sứ mệnh giúp mọi nhóm đều có thể thành công. Vì vậy, chúng tôi đã cộng tác với IDEO, một công ty thiết kế toàn cầu nổi tiếng với phương pháp tiếp cận liên ngành, lấy con người làm trung tâm. Chúng tôi đã cùng nhau nghiên cứu các nhóm làm việc thành công để tìm ra những điểm chung của họ. Sau đó, chúng tôi đã sử dụng những gì học hỏi được để tạo nên Nghệ thuật làm việc nhóm—một chương trình giảng dạy kỹ thuật số mới được xây dựng dựa trên năm đặc tính của một nhóm thành công.
Và đó chưa phải là tất cả. Chúng tôi đang sử dụng những phát hiện từ nghiên cứu để tinh chỉnh Microsoft Teams, trung tâm làm việc nhóm trong Microsoft 365. Điều rõ ràng rút ra được từ dữ liệu là tương lai của sự cộng tác tại nơi làm việc sẽ không được xác định bởi bất kỳ một công nghệ nào. Thay vào đó, các nhóm thành công cần các công cụ cộng tác kết hợp hàng loạt công nghệ theo các cách thức mới mẻ và đổi mới. Teams kết hợp cuộc trò chuyện, cuộc họp, cuộc gọi, hoạt động cộng tác trên tài liệu và dòng công việc vào một ứng dụng duy nhất—và sự kết hợp độc đáo này được hưởng ứng nhiệt tình.
Thực tế, hiện nay Teams có hơn 20 triệu người dùng hiện hoạt hàng ngày. Hơn thế nữa, dù những người dùng này chỉ bắt đầu với cuộc trò chuyện dựa trên văn bản đơn giản, họ đã nhanh chóng chuyển sang các hình thức giao tiếp và cộng tác phong phú hơn. Ví dụ: Tháng trước, khách hàng Teams đã tham gia hơn 27 triệu cuộc họp video hoặc thoại và thực hiện hơn 220 triệu hành động mở, chỉnh sửa hoặc tải xuống đối với các tệp được lưu trữ trong Teams.
Năm đặc tính
Khi cộng tác với IDEO, chúng tôi đã nghiên cứu các nhóm làm việc đa dạng—bao gồm các phi hành gia, đầu bếp, nhà sản xuất truyền hình và y tá—để hiểu các cộng tác viên hiệu suất cao có những điểm chung gì. Với các đối tượng là nhiều nhóm làm việc đa dạng, chúng tôi đã sử dụng các biện pháp quan sát trong ngữ cảnh, phỏng vấn với chuyên gia, nghiên cứu thứ cấp và các hoạt động nguyên mẫu để xác định những động lực cụ thể mà các nhóm hiệu suất cao cùng chia sẻ. Chúng tôi thấy rằng các nhóm thành công có chung năm đặc tính:
- Mục đích nhóm—Giúp các nhóm tập trung, cảm thấy thỏa mãn và thống nhất để đạt được mục tiêu của mình.
- Danh tính tập thể—Thúc đẩy cảm giác gắn kết và giúp các thành viên nhóm làm việc cùng nhau như một khối thống nhất.
- Nhận thức và hòa nhập—Cho phép các nhóm dẫn dắt động lực giữa các cá nhân và đánh giá cao quan điểm của mọi người.
- Sự tin cậy và sẵn sàng chịu rủi ro—Khuyến khích việc chấp nhận rủi ro giữa các cá nhân trong nhóm.
- Áp lực mang tính xây dựng—Đóng vai trò như một động lực để sản sinh ra những ý tưởng mới, thúc đẩy kết quả tốt hơn.
Để tìm hiểu thêm về khuôn khổ này, hãy xem qua video dưới đây:
Câu chuyện thành công của khách hàng Teams
Với Teams, khách hàng của chúng tôi đang vượt qua các giới hạn nhân tạo được tạo ra bởi các công cụ cộng tác độc lập hoặc được kết hợp lỏng lẻo và làm việc cùng nhau theo các cách mới. Câu chuyện của họ là minh họa sinh động cho năm đặc tính của nhóm thành công và vẽ nên một bức tranh khả thi.
Vẻ đẹp ấn tượng: L’Oreal
Barbara Lavernos, Giám đốc Điều hành và Công nghệ của công ty mỹ phẩm toàn cầu L’Oreal, giải thích: “Động lực của chúng tôi đến từ việc mọi người tương tác với nhau, đưa ra các ý tưởng khi thảo luận và tiếp cận chúng thông qua cuộc bàn bạc tự phát. Công nghệ mới tôn trọng cá tính, sự đóng góp và đổi mới thực sự chính là Microsoft Teams”. Với Teams, nhân viên L’Oreal có không gian để sáng tạo trong khi làm việc với tốc độ và quy mô cần thiết để cung cấp hơn 7 tỷ sản phẩm cho khách hàng mỗi năm.
Từ công trường đến văn phòng lãnh đạo: Alcoa
Nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng tại Alcoa, công ty hàng đầu toàn cầu về bauxit, nhôm và sản xuất nhôm, đã sử dụng Teams để truy nhập thông tin doanh nghiệp trên các thiết bị di động của riêng họ trong khi làm việc tại cơ sở Iceland từ xa. Trước khi sử dụng Teams, khi người quản lý cần ai đó vào thay ca, họ phải gọi cho người đó, thường là muộn vào ban đêm. Giờ đây, với Teams, người quản lý lập lịch biểu cho nhân viên nhà máy bằng cách sử dụng tính năng Ca mà họ có thể truy nhập trên các thiết bị di động của mình. Với tính năng Ca, vấn đề công nhân bỏ lỡ nhiệm vụ theo lịch trình đã được giải quyết, với tỷ lệ vắng mặt giảm xuống gần như bằng không. “Ca trong Teams cực kỳ hiệu quả trong việc sắp xếp con người” Friopjófur Tómasson, một giám sát nhà máy cho biết. “Nếu tôi phải dùng một từ để nói cho bạn biết Teams có ý nghĩa như thế nào với tôi thì từ đó chính là ‘hiệu quả’. Ca giúp tôi tiết kiệm được ít nhất một giờ mỗi ngày.”
Đơn giản hóa việc cộng tác: Telefónica
Tại công ty viễn thông Telefonica, nhân viên thực hiện các dự án xây dựng doanh nghiệp trong Teams. Giờ đây, cuộc họp tại chỗ của các giám đốc điều hành có thể được điều phối trong một trung tâm tập trung, bảo mật cao. Cuộc họp đơn giản này từng là một cơn ác mộng về điều phối, khi có sự tham gia của tới 20 đồng nghiệp từ một số phòng ban tập trung vào các quy trình công việc khác nhau. “Trước khi sử dụng Teams, chúng tôi đã phải tích hợp các khía cạnh khác nhau, vốn được tạo ra một cách tách biệt lại với nhau. Hiện tại, một nhóm đồng nghiệp có thể tiếp tục phát triển dựa trên các tài liệu theo cách thức mang tính cộng tác và chỉnh sửa dự án trực tiếp. Quá trình này thường mất bốn tuần nhưng giờ thì còn tính bằng ngày”, Jamie Rodriguez-Ramos Fernandez, Giám đốc Phân tích Chiến lược tại Telefónica cho biết.
Đặt việc chăm sóc bệnh nhân lên hàng đầu: Mạng lưới chăm sóc sức khỏe của Đại học St. Luke (SLUHN)
Các nhà cung cấp thuộc Mạng lưới chăm sóc sức khỏe của Đại học St. Luke đang thay thế các ứng dụng cộng tác bên thứ ba khác nhau bằng Teams để đơn giản hóa cuộc sống của họ bằng một không gian làm việc duy nhất cho các cuộc hội thoại mọi lúc, mọi nơi về bệnh nhân. “Ngay cả khi chúng tôi dựa vào tính năng nhắn tin văn bản bảo mật như một trong những lợi thế của điện thoại di động phổ biến, chúng tôi vẫn phải tuân thủ HIPAA và các yêu cầu bảo mật khác”, Tiến sĩ James Balshi, Bác sĩ Y khoa, Giám đốc Thông tin Y tế kiêm Bác sĩ giải phẫu Mạch máu tại SLUHN cho biết. “Tuy nhiên, chúng tôi không cần phải lo lắng về điều này khi sử dụng Teams. Ứng dụng này hữu ích trên cả điện thoại thông minh, máy tính bảng và máy tính để bàn. Tôi sử dụng công nghệ camera trên điện thoại để chia sẻ thông tin bệnh nhân theo cách thức tuân thủ HIPAA và bảo mật hơn với các đồng nghiệp trong cuộc gọi video Teams. Tôi cũng đã chia sẻ ghi chú EMR và hình ảnh chụp X-quang.”
Kết nối toàn cầu: Trek
Trek là một nhà thiết kế, nhà sản xuất và nhà bán lẻ xe đạp hàng đầu, có khả năng thích ứng nhanh chóng với môi trường thay đổi nhanh. Một số nhân viên tại Hoa Kỳ không làm việc ở các trụ sở chính của công ty tại Waterloo, Wisconsin, mà làm tại các cơ sở khác, tại nhà hoặc các địa điểm bán lẻ. Hoạt động kinh doanh quốc tế của Trek cũng đã phát triển nhanh khi công ty mở rộng hoạt động ra 17 văn phòng được thành lập trên toàn thế giới. “Có khả năng kết nối tốt và trải nghiệm họp kỹ thuật số là điều quan trọng trong cách thức chúng tôi làm việc thành công”, Nathan Pieper, Giám đốc Cộng tác và Ứng dụng Doanh nghiệp CNTT tại Trek chia sẻ. Chức năng cuộc họp trong Teams “là tính năng tuyệt vời thu hút mọi người tham gia”, Pieper cho biết. “Mức tiếp nhận Teams đã tăng lên vì mọi người đã sử dụng ứng dụng này, giới thiệu cho người khác sử dụng và mời họ tham gia các cuộc họp trực tuyến trên đó.”
Nhóm có hiệu suất cao có thể thực hiện những điều sẽ là bất khả thi nếu không có hiệu suất như vậy. Và với Teams, không có giới hạn về những điều mà bạn và nhóm của bạn có thể đạt được trong công việc. Để cải thiện công việc nhóm trong tổ chức của bạn, hãy xem qua hướng dẫn làm việc nhóm kỹ thuật số tại trang chủ Nghệ thuật làm việc nhóm. Và nếu bạn chưa sử dụng Teams, hãy bắt đầu ngay hôm nay!
Lưu ý: Khách hàng chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với yêu cầu tuân thủ HIPAA của mình.
