Duy trì làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa bằng Microsoft Teams

Làm cách nào để chuyển hàng chục nghìn nhân viên sang hình thức làm việc từ xa chỉ sau một đêm? Trong bối cảnh COVID-19 bùng phát trên toàn thế giới thì đây là bài toán hóc búa mà Microsoft trăn trở tuần qua. Và đến Thứ Tư vừa rồi, chúng tôi đã tìm được lời giải cho vấn đề này—gửi email đề nghị khoảng 50.000 nhân viên của Microsoft ở khu vực Seattle làm việc tại nhà nếu có thể. Chúng tôi vốn dĩ đã là những người dùng “cứng” của Teams nhưng trong những ngày đầu làm việc từ xa, mức sử dụng Teams của nhân viên Microsoft tại Hoa Kỳ đã tăng đáng kể. Tính đến cuối Thứ Năm, hoạt động trò chuyện đã tăng 50 phần trăm so với tuần trước và số cuộc họp tăng 37 phần trăm. Đồng thời, chúng tôi cũng ghi nhận sự gia tăng mức độ sử dụng từ khách hàng khi mà nhân viên ở khắp mọi nơi đang chuyển sang hình thức họp, trò chuyện và cộng tác hoàn toàn qua mạng. Chúng tôi muốn giúp mọi người vượt qua được thử thách này. Với tư cách là nhóm hỗ trợ của Teams, chúng tôi đã dành nhiều thời gian để tìm hiểu về các cách tốt nhất giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và an toàn tại nhà. Vì vậy, tôi xin chia sẻ các mẹo hàng đầu của chúng tôi sau đây.

Ghi chú nhanh trước khi bạn đọc tiếp: Những mẹo này là một phần trong nỗ lực liên tục của chúng tôi để giúp mọi người luôn duy trì kết nối và làm việc hiệu quả trong quãng thời gian khó khăn này. Tuần trước, tôi đã chia sẻ cách các cá nhân và tổ chức có thể tải Teams miễn phí, cũng như kế hoạch toàn diện giúp duy trì sự vận hành trơn tru của các dịch vụ xuyên suốt cuộc khủng hoảng này. Chúng tôi cũng đã chia sẻ những câu chuyện ấn tượng đến từ khách hàng và nhân viên trên khắp thế giới, bao gồm việc giáo viên và học viên tại Hồng Kông ứng dụng công nghệ để tạo ra những cải tiến ấn tượng về việc học tập trực tuyến và việc các khách hàng tại Trung Quốc cũng như khu vực lân cận tìm ra giải pháp thông minh để tiếp tục công việc. Nhưng khách hàng của chúng tôi cũng đang xin hướng dẫn về cách chuyển sang hình thức làm việc từ xa. Chúng tôi sẽ tiếp tục mang đến các mẹo, thông tin và những câu chuyện truyền cảm hứng từ khách hàng xuyên suốt thời gian bùng phát dịch, vì vậy hãy thường xuyên quay lại đây để đón chờ nội dung mới.

Bắt đầu

Khi bạn chuyển sang hình thức làm việc từ xa, một số thói quen chính sẽ giúp bạn gặt hái thành công.

Thiết lập không gian làm việc của bạn

Nếu bạn chưa có văn phòng tại nhà thì cũng đừng lo lắng. Bạn vẫn có thể làm việc hiệu quả tại nhà. Thực tế, chúng tôi đã thiết kế Teams như một văn phòng ảo mà bạn có thể mang theo đến bất kỳ đâu. Tuy bạn có thể không có máy in, các tệp vật lý hay điện thoại bàn tại nhà nhưng bạn vẫn có thể đưa tài liệu lên trực tiếp trong Teams, lưu trữ tệp một cách bảo mật tại nơi chỉ người thích hợp mới có thể truy nhập và tham gia nhanh vào các cuộc gọi cũng như cuộc họp. Tuy vậy, một điều cũng hết sức quan trọng đó là phải có một không gian làm việc chuyên biệt tại nhà nơi bạn có thể làm việc hiệu quả và thể hiện rằng bạn đang cần sự tập trung. Một góc ăn sáng, một góc yên tĩnh của phòng ngủ, một bàn trò chơi ít khi sử dụng trong phòng giải phí—bất cứ khu vực nào tốt cho việc tập trung đều có thể làm không gian làm việc. Và đừng lo lắng nếu mọi thứ trở nên bừa bộn đôi chút trong ngày, bạn luôn có thể sử dụng tính năng làm mờ nền trong khi diễn ra cuộc họp video để thành viên trong nhóm chỉ tập trung vào bạn.

Liên lạc, liên lạc, liên lạc

Mặc dù nhiều người trong chúng ta làm việc ở nhà ít nhất một phần thời gian, nhưng chúng ta vẫn dựa theo nhịp độ và khung giờ làm việc đã quy định như khi làm việc tại văn phòng.  Khi làm việc tại nhà, nhịp độ thường ngày của bạn có thể thay đổi. Điều này đặc biệt đúng đối với những người phải cân bằng giữa công việc và việc chăm sóc trẻ. Thông báo rõ ràng về giờ làm việc của bạn với các thành viên trong nhóm và cộng tác viên để họ biết khi nào có thể liên hệ với bạn. Bạn cũng có thể đặt thông báo trạng thái trong Teams để chia sẻ thông tin này một cách chủ động.

Ngoài ra, hãy tạo thói quen cung cấp báo cáo tiến độ thường xuyên cho các thành viên trong nhóm của bạn. Các công ty có đội ngũ nhân lực làm việc hoàn toàn từ xa thường có xu hướng xem trọng việc lập tài liệu vì đó là một cách chủ chốt để duy trì kết nối khi các bạn làm việc từ xa. Chúng tôi đề xuất bạn nên đăng thông tin cập nhật, thông tin chuyên sâu và tài nguyên hữu ích mà bạn khám phá được trong các kênh của Teams, để thành viên trong nhóm có thể nắm bắt công việc bạn đang thực hiện, ngay cả khi không có cuộc hội thoại trực tiếp ngẫu nhiên nào. Sau đó, họ có thể tìm kiếm ý tưởng hoặc nội dung trong các kênh khi cần.

Duy trì ranh giới lành mạnh

Khi không có các tín hiệu thông thường của ngày làm việc—chẳng hạn như đi bộ mua đồ ăn trưa hoặc việc đi lại từ nhà đến nơi làm việc—thì vấn đề cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi có thể là một thử thách. Nhân viên làm việc từ xa đôi khi nhận thấy bản thân làm việc liền một mạch suốt nhiều giờ mà không nghỉ giải lao để tập thể dục, giao lưu xã hội hoặc ăn uống một cách thích hợp. Điều này sẽ nhanh dẫn đến tình trạng căng thẳng và kiệt sức. Hãy nhớ rằng: sức khỏe là trên hết. Hãy dành thời gian để ăn, uống nhiều nước và nhắc bản thân “tạm rũ bỏ” công việc từ xa khỏi tâm trí vào cuối ngày. Những hành vi này không chỉ giúp bạn thực sự giữ gìn sức khỏe, mà còn giúp làm việc hiệu quả hơn về lâu về dài.

Tiến hành các cuộc họp hiệu quả

Tận dụng cuộc họp trực tuyến

Khi thiếu vắng phòng họp thực tế, thì việc tập trung tất cả mọi người lại có vẻ là thử thách lớn nhất của hoạt động làm việc từ xa. Khi bạn chuyển các cuộc họp sang Teams, hãy đảm bảo rằng mọi cuộc họp đều có tùy chọn “tham gia” ảo để tạo phòng hội thảo trực tuyến. Ngoài ra, chúng tôi đề xuất tất cả người dự nên bật video nếu cảm thấy thoải mái với điều đó. Sự tương tác mặt đối mặt có tác dụng rất lớn trong việc giúp mọi người cảm thấy được kết nối. Teams có đa dạng lựa chọn về camera được chứng nhận để bạn lựa chọn, cũng như các thiết bị như tai nghe và loa điện thoại để đảm bảo bạn và đồng nghiệp luôn có thể liên lạc một cách rõ ràng.

Cần lưu tâm và khuyến khích mọi người tham gia

Việc chuyển sang hình thức họp trực tuyến có thể làm chúng ta không còn các dấu hiệu trực quan thường dựa vào để biết khi có đồng nghiệp nào có điều muốn phát biểu trong cuộc họp. Những cuộc gọi hội thảo quá đông người dự có thể gây khó khăn cho việc chia sẻ ý kiến của mọi người. Người tổ chức cuộc họp nên tạm dừng thường xuyên để mời mọi người đưa ra câu hỏi và nhắc nhở người dự rằng họ cũng có thể sử dụng cửa sổ trò chuyện trong cuộc họp để chia sẻ ý kiến.

Ghi lại cuộc họp của bạn

Để bù đắp cho sự thiếu hụt về thời gian gặp mặt, một số nhân viên làm việc từ xa thường sẽ lên lịch các cuộc họp bổ sung để duy trì kết nối với khách hàng, đối tác và đồng nghiệp. Việc đặt trùng lịch là khó tránh khỏi. Nếu tổ chức của bạn cho phép, hãy ghi lại cuộc họp trong Teams để đồng nghiệp có thể cập nhật nội dung vào lúc khác. Nếu bạn không thể đích thân tham dự, hãy nhắc người tổ chức ghi lại cuộc họp khi bạn vắng mặt. Bản chép lại được tạo tự động cũng rất hữu ích khi bạn đang cố gắng nhớ lại thông tin được đưa ra trong cuộc họp đã tham dự. Bạn muốn tìm hiểu thêm về Cuộc họp Teams? Tìm hiểu các mẹo khác tại đây.

Duy trì kết nối

Bù đắp cho cơ hội trao đổi trực tiếp bị thiếu hụt

Rất nhiều nhân viên làm việc từ xa sẽ thấy điều mà họ nhớ nhất khi làm việc tại văn phòng chính là những cuộc hội thoại ngẫu nhiên. Cuộc trò chuyện tại cây nước nóng lạnh hoặc kệ đồ ăn nhẹ không chỉ giữ chúng ta kết nối, mà còn thường mang đến thông tin quan trọng hoặc thông tin chuyên sâu mà chúng ta sẽ không ngờ đến. Hãy chủ động liên hệ và kết nối với đồng nghiệp của mình. Hãy coi các tin nhắn trò chuyện như là cây nước nóng lạnh của bạn và đặt lời nhắc thường xuyên liên hệ với mọi người cho bản thân. Emoji, GIF và nhãn dán là một cách thú vị để các cuộc tán gẫu trở nên hài hước và vui vẻ.

Gắn kết thành viên nhóm

Làm việc từ xa có thể mang tới cảm giác cô lập. Với tư cách là lãnh đạo, việc tạo cơ hội để toàn bộ thành viên trong nhóm gắn kết với nhau qua mạng là điều rất quan trọng. Hãy duy trì tần suất họp nhóm thường xuyên hoặc bữa ăn trưa nhóm, chỉ cần thực hiện chúng trực tuyến. Sử dụng kênh “Chung” trong Teams để thực hiện các cuộc thảo luận mà tất cả mọi người có thể quan tâm. Đối với những thời điểm cần động não nhiều, bạn có thể sử dụng ứng dụng Microsoft Whiteboard, cung cấp một bảng vẽ kỹ thuật số vô hạn dành cho người dự cuộc họp để lên ý tưởng và cộng tác trực tiếp trong Teams. Chúng tôi cũng đề xuất các nhà lãnh đạo nhóm tải xuống Ứng dụng Crisis Communication Power. Bạn có thể sử dụng ứng dụng tùy chỉnh này để thông báo cho chính bạn và nhóm của mình về tất cả mọi thứ họ cần biết trong toàn bộ đợt bùng phát dịch này.

Chúc các bạn làm việc vui vẻ!

Với tất cả những thay đổi gắn với việc chuyển sang hình thức làm việc từ xa, điều quan trọng là phải thúc đẩy và duy trì tinh thần của nhóm. Có rất nhiều điều bạn có thể thực hiện để giữ cho mọi người cảm thấy tích cực và gắn kết. Chia sẻ tin tức và câu chuyện trong cuộc trò chuyện nhóm hoặc tổ chức một cuộc thi ảnh. Một trong các khách hàng của chúng tôi làm công tác giáo dục tại Trung Quốc đã tổ chức một thử thách nấu ăn dành cho học viên và điều này đã nhận được sự đón nhận đặc biệt từ các học viên.

Tôi hiểu rằng mỗi cá nhân và mỗi nhóm lại có cách làm việc khác nhau. Nhưng tôi hy vọng các mẹo từ nhóm của chúng tôi sẽ giúp bạn luôn làm việc hiệu quả và duy trì kết nối khi điều chỉnh theo cách làm việc mới. Và hãy nhớ rằng, bạn có thể bắt đầu sử dụng Teams ngay hôm nay bằng cách đăng nhập hoặc đăng ký miễn phí.

Sẵn sàng làm việc từ xa! Tải xuống danh sách kiểm tra về việc làm việc từ xa và chia sẻ với thành viên trong nhóm của bạn.

Danh sách kiểm tra về làm việc từ xa:

• Thiết lập không gian làm việc của bạn
• Liên lạc thường xuyên
• Duy trì ranh giới lành mạnh
• Tận dụng cuộc họp trực tuyến
• Cần lưu tâm và khuyến khích mọi người tham gia
• Ghi lại cuộc họp của bạn
• Bù đắp cho cơ hội trao đổi trực tiếp bị thiếu hụt
• Gắn kết thành viên nhóm
• Chúc các bạn làm việc vui vẻ!