利用 Microsoft Teams，在远程办公时保持高效工作
如何让数以万计的员工在一夜间转变为远程办公？随着 COVID-19 疫情在全球蔓延，Microsoft 上周主要考虑了这一大问题。于是在上周三，我们采取了行动，发送了一封电子邮件，要求西雅图地区约 50,000 名 Microsoft 员工条件允许就在家办公。我们已经是重度 Teams 用户，但在首次全员远程办公的日子里，在美国的 Microsoft 员工该产品的使用率大幅上升。截至上周四，聊天量每周上升了 50%，会议量增加了 37%。此外，随着全球各地的职场人士都适应了仅通过在线会议、聊天和协作来完成工作，该产品在我们客户中的使用率也在上升。我们希望帮助每个人应对这一挑战。作为 Teams 背后的团队，我们花了很多时间来研究让在家办公保持高效、健康的最佳方式。所以我想分享以下秘诀。
继续阅读前，可参考此简要说明：我们持续努力，帮助每个人在这充满挑战的时期保持联系和高效工作，这些秘诀就是其中的一部分成果。上周，我分享了个人和组织可以如何免费获取 Teams，以及我们在这场危机中保持服务平稳运行的全面计划。我们还分享了来自世界各地客户和员工的精彩故事，包括香港特别行政区师生利用科技进行令人惊叹的电子学习创新，以及中国及其周边地区的客户发现持续推进工作的巧妙方法。而客户也在向我们寻求有关切换到远程办公的指导。在整个疫情期间，我们将继续提供各种秘诀、信息和鼓舞人心的客户案例，所以请继续关注本页面以了解相关内容。
开始使用
采用远程办公时，一些关键的习惯会帮助你取得成功。
设置工作区
如果你没有家庭办公室，请不要担心。你仍可以在家中高效办公。事实上，我们将 Teams 设计成了一个可以随身携带的虚拟办公室。虽然家中可能没有打印机、实体文件或桌面电话，但可以直接在 Teams 中拉取文档，安全存储文件以便适当的人员可以访问它们，还可快速加入通话和会议。在这一前提下，拥有一个专门的家庭工作区，让你可以在其中提高工作效率，并发出你处于“请勿打扰”模式的信号，这一点非常重要。你吃早餐的角落、卧室里安静的一隅、棋牌室中闲置的游戏桌，任何适合专注的区域都可以用作工作区。请不要担心工作区一整天下来会变得有点凌乱，视频会议时可以随时使用背景模糊，让团队成员只专注于你。
沟通、沟通、沟通
尽管许多人至少有部分时间都在家办公，但我们仍然依赖于以亲自到办公室为基础的节奏和核心工作时间。 在家办公时，你的日常节律可能会发生变化。需要平衡工作和照顾孩子的人尤其如此。请将你的工作时间明确告知团队成员和协作者，让他们知道在什么时候联系你。你还可以在 Teams 中设置状态消息以主动共享此信息。
此外，还要养成经常向团队成员汇报工作进度的习惯。全员远程办公的公司倾向于强调文档，因为这是在分开工作时保持联系的关键方式。建议在 Teams 频道中发布你发现的更新、见解和有用资源，让团队成员可以了解你在做些什么，即使没有机会在走廊对话。此后，他们可以在需要时在该频道内搜索想法或内容。
维护健康边界
没有了往常工作日的信号（例如去吃午餐或者通勤），停下来休息可能是一个挑战。远程办公的人有时会发现自己的工作时间延长了，没有暂停工作来锻炼、社交或好好吃饭。这很快就会导致压力和倦怠。请记住：健康第一。留出时间吃饭，喝足量的水，并提醒自己在一天结束时在精神上从远程办公“打卡下班”。这些行为不仅能让你保持健康，从长远来看，还有助于你提高工作效率。
进行有效会议
采用在线会议
在没有实体会议室的情况下，你可能会觉得将每个人聚集在一起是远程办公时最大的挑战。将会议移到 Teams 时，请确保所有会议都有虚拟“加入”选项，用于创建在线会议室。此外，如果参与者愿意，建议全部打开视频。面对面的互动对于让每个人融入其中很有帮助。Teams 有多种可选的认证相机已经耳机和扬声器等设备，以确保你和同事始终能够清晰通话。
用心与包容
改为使用在线会议，我们可能会失去一些视觉提示，无法了解同事在会议中是否有话要说。如果参与电话会议的人数过多，参与者可能难以分享自己的观点。会议组织者应经常暂停以邀请参与者提问，并提醒他们还可以使用会议聊天窗口来分享自己的想法。
录制会议
为了弥补面对面交流时间的不足，一些远程办公的人会安排额外的会议，以便与客户、合作伙伴和同事保持联系。重复预定可能很难避免。如果你的组织允许，请在 Teams 中录制会议，以便同事稍后跟进。如果你无法参与，请提醒组织者在你缺席时进行录制。如果你尝试记住参加会议时得到的信息，自动生成的脚本也非常有用。希望详细了解 Teams 会议？这里有更多秘诀供你学习。
保持连接
弥补缺少的走廊谈话
许多远程办公人员发现，关于办公室，他们最怀念的就是闲聊。在饮水机或小吃架旁聊天不仅使我们保持联系，还经常能让我们意料之外的重要信息或见解浮现出来。可以有意地接触同事，和他们交流。将聊天消息视为虚拟饮水机，并给自己设置提醒，定期与他人联系。表情符号、GIF 和贴纸是让闲聊保持轻松愉快的有趣方式。
让你的团队集合在一起
远程办公会让人感到孤立。作为领导者，制造机会让整个团队能够进行虚拟集会非常重要。保持常规团队会议节奏或团队午餐会，只是将其变为在线形式。使用 Teams 中的“常规”频道进行每个人都可能感兴趣的讨论。若要进行大型头脑风暴，可以使用 Microsoft Whiteboard 应用，该应用可为会议参与者提供无限数字画布，让其能够直接在 Teams 中构思和协作。此外，还建议团队领导下载 Crisis Communication Power App。可以使用这个可自定义的应用，让你自己和你的团队了解在这次疫情中需要了解的一切。
愉快工作！
由于改用远程办公带来了众多变化，培养和保持团队士气非常重要。你可以在 Teams 中进行许多操作，让他人感到乐观和投入。可以在团队聊天中分享新闻和故事，或举办摄影比赛。我们在中国的一个教育界客户举办了学生烹饪挑战赛，受到热烈欢迎。
我知道每个个人和团队的工作方式都不同。但我希望我们团队的秘诀可以帮助你在适应新的工作方式时保持联系和高效工作。请记住，现在即可通过登录或免费注册开始使用 Teams。
准备好进行远程办公！下载我们的远程办公清单，并与团队成员共享。
远程办公清单：
- 设置工作区
- 经常沟通
- 维护健康边界
- 采用在线会议
- 用心与包容
- 录制会议
- 弥补缺少的走廊谈话
- 让你的团队集合在一起
- 愉快工作！