混合式工作登場。您準備好了嗎？

在 Microsoft，我們相信混合式工作是未來的趨勢。所有組織往後都需要一種新的作業模式來進行混合式工作，這是一種不用倚賴舊工作規範 (例如 8 小時、朝九晚五時段工作日) 的作業模式。 員工的期望已徹底改變，超過 80% 的經理表示他們預期在後疫情時代採用更具彈性的在家工作原則，而超過 70% 的員工表示他們計畫善加利用這些原則。若要在這個新世界競爭，領導者需在員工何時、何地以及如何工作方面擁有極致的靈活性。

每位與我交談的客戶都想要打造動態、流暢以及具備雲端功能的工作環境，以提升員工工作效率。他們想要找出透過允許同步和非同步共同作業的解決方案，讓員工隨時隨地工作的方法。這是「整個組織」的轉變。從 IT 部門到人力資源、營運、行銷以及製造部門，這是一場需要整個組織的領導者一起重新思考工作的對話。 

身為嶄新工作環境的學生，我們隨著工作的演變不斷實驗及分享我們學到的內容。今天，我想分享我們的方法來打造彈性的工作環境，以提升世界各地員工的工作效率。 這是由三個部分組成的策略：首先，建立原則以讓員工獲得極致的靈活性。其次，重新建構實際空間。 第三，投入可隨時隨地連繫每個人的技術。

讓我們來看看每個部分。

建立原則，讓員工獲得極致的靈活性

您今天做出的選擇會影響組織好幾年。這是需要明確願景的時刻。您需要計畫和原則，讓您獲得極致的靈活性。這些決策將影響一切，包括如何塑造文化、如何吸引並保留人才、如何回應環境中的變更和未來創新。

許多組織在彈性工作方面已堅定地向前邁進。Twitter 宣布他們的員工可以「永久」進行遠端工作。 Dropbox 宣布他們本質上會減少辦公室空間以專心工作，轉換實體位置以迎合會議和共同作業。 Spotify 希望以紐約和舊金山水準的薪資吸引人才，讓員工在世界各地進行遠端工作。Microsoft 的員工現在有長達 50% 的時間可在家工作。 

如何讓員工獲得極致的靈活性始於回答重要問題：誰可以進行遠端工作？誰需要進到辦公室？需要待多久的時間？ 員工需要專心工作時，要在何處進行？那麼共同作業呢？ 在現今環境中，不斷發生的干擾 (自然災害、地緣政治事件和全球衛生危機) 是新常態的一部分，您需要做好回應突變的準備。 全新的彈性原則採用這些問題的解答並進行編纂，當員工進行實驗時，為他們提供明確性和指導方針。 

重新建構實際空間

決定好極致靈活性的原則後，就可以使用它們將您的做法引導至實際空間。從現在開始，我們將不再僅倚賴實際空間來進行共同作業、連繫及建立社會資本。但空間仍然很重要。我們是社會性動物，我們想聚在一起、互相交流想法並體驗面對面活動的能量。辦公室空間往後需搭起實體和數位世界之間的橋梁，並符合每個團隊與特定角色的需求。

有意義的設計

在 Microsoft，我們對員工進行調查並研究所有項目 (從社交圖譜乃至員工流量模式) 以了解如何為團隊提供需要的空間，並知道這些需求會隨著時間而演變。不常來辦公室的銷售小組可以採用辦公桌輪用制來預訂一天或一小時的工作站，而工程小組可能需要專用共同作業空間和工作站。為了容納遠端工作者，我們正在探索異地協同工作中心。因為我們知道我們的工作方式將持續演變，所以我們正在所設計的所有空間中建立靈活性。

將實體與數位連結

思考如何消除面對面與遠端體驗的差異也很重要。 當所有人都在辦公室時，一起工作是相當簡單的。 而在過去 12 個月內，我們已找出當所有人在家上班時完成工作的方式。 當某些人聚在一起工作，而其他人則是以虛擬方式參與時，如何處理其中的混亂是一項挑戰。 

今日最先進的 Microsoft Teams 會議室包括高品質音訊和視訊，可協助所有人看見、聽見彼此。會議室相機可藉由框住會議室的人員或追隨主要的說話者，提供高畫質的視訊串流並將檢視最佳化。智慧喇叭可識別會議室中誰正在說話，並在會議轉錄內容中呈現個人名稱和檔案。即時輔助字幕、即時轉錄內容、舉手、表情符號和聊天等功能可協助人員追蹤並提供機會以非口頭方式或不打斷說話者的情況下發表意見。可在會議室與家中存取的數位白板能夠促進共同作業和共同創作。現場人員可以在 Surface Hub 上或是透過手機或膝上型電腦直接手寫，遠端的參與者可以在相同的共用數位畫布上繪圖。此外，我們的智慧型擷取相機可擷取、對焦、調整大小及增強類比白板影像和文字，因此即使有人站在白板前方，遠端出席者仍可即時清楚地看見腦力激盪。

現在所有這些功能都可以在 Microsoft Teams 會議室中使用，但我們才剛開始而已。我們看到不久後會議會成為沈浸式體驗，讓我們隨時隨地都能「身歷其境」。 我們的未來願景包括變更會議室配置、增加多個螢幕以建立參與者、聊天、白板、內容和筆記的動態檢視，以及加強會議室內技術以協助遠端參與者追蹤並參與會議流程。 

投入可隨時隨地連繫每個人的技術

除了實際空間以外，您的極致靈活性計畫應包含促進團隊合作的技術，並且可打造新的數位員工體驗，無論員工身在何處都能進行追蹤。

當疫情迫使世界各地的人不得不移轉至遠端工作時，視訊會議是人們用來連繫並讓工作持續進行的主要工具。與 COVID-19 發生之前相比，人們在這幾個月內參與的數位會議多了 55%，我們都感受到相關的壓力和疲勞感。視訊會議一直都很重要，但它只是一個工具，並不能提供推動混合式工作所需的溝通和共同作業基礎結構。Microsoft Teams 是唯一將會議、聊天、通話和共同作業合併在同一個位置的解決方案，全都與 Office 應用程式和商務程序自動化工具進行整合。 此外，它會開啟知識工作者與前線工作者之間的共同作業，並能夠自然整合同步和非同步工作。 它是唯一可完成這一切的應用程式，可提供支援整個組織工作流程的組織層。 

過去一年以來，我們推出了超過 100 個 Teams 的新功能，都是專為極致靈活性所打造，之後還會推出更多新功能。但我們需要更進一步支援新興分散式工作模式。Microsoft Viva 是第一個專為混合式工作所設計的整合員工體驗平台。Teams 和 Viva 一起提供了技術平台，可供人員交流互動，並協助他們瀏覽新潮流。

工作正在快速演變，無法回到疫情發生前的世界。 隨著疫苗開始在全球推出，世界各地的企業領導者需要新的作業模式計畫，也就是極致靈活性。雖然我們還在不斷學習，但很明顯所有組織都需要三個要素：新原則、重新設定的實際空間，以及將其全部繫結在一起的技術。 雖然未來仍有挑戰，但對於打造每天可讓人們隨時隨地保持連繫並展現最佳工作成效的未來，我們仍保持樂觀態度。