透過 BPMN 圖表簡化商業流程
透過詳盡卻又容易理解的圖表,為組織各層級部門標準化商業流程。
什麼是商業流程模型和標記法?
商業流程模型和標記法 (BPMN) 是從頭到尾呈現商業流程的標準做法。它的目的在於去除流程規範中的不確定性,以及提供完成流程所需的背景資訊。雖然流程對應通常非常複雜難懂,不過 BPMN 提供了一種通用的解決方案,它使用的是標準的模型技術和標準化的符號,讓任何人都可以輕鬆共用和理解流程模型;無論是技術性還是非技術性的 BPMN 圖表都會針對流程中牽涉到的步驟提供容易理解的視覺呈現,並提供充足的細節來確保實作順利。BPMN 可讓您更順利地進行溝通和共同作業,且在您嘗試提高效率和找出哪方面需要改進時會特別實用。
BPMN 的優點
所有組織都能透過 BPMN 支援的改進版商業流程受益。有了商業流程模型軟體,您就可以建立簡易或複雜的圖表,無論流程所需的項目是什麼。不管利害關係人是否有技術背景,都可以輕鬆認出並理解您製作的流程圖。
BPMN 旨在透過一項所有組織使用者都能夠理解的標準來協助支援整個組織的商業流程管理工作。以下是 BPMN 的優點:
- 簡單易懂。 建立所有團隊都能夠解讀的 BPMN 圖表後,錯綜複雜的工作流程便不會那麼難理解了。企業也可以透過 BPMN 定義其商業程序。
- 標準化。 備妥一項解決方案後,資訊便能夠迅速分享出去,而且所有人都能理解。BPMN 做為一種標準標記法,適用於各個層級的利害關係人。
- 簡便性。 圖表是一種視覺理解工具,比敘述性的文字更容易讓人理解。同時,圖表也是一項業界標準,因此幾乎沒有出錯的可能。
- 溝通。BPMN 可以設計出所有部門層級都能夠理解的流程圖,協助消弭不同團隊、部門及組織之間的溝通隔閡。
- 共同作業。 BPMN 是有效的共同作業工具,因為它能協助所有利害關係人了解流程。多個部門可以檢閱您的流程圖,並幾乎立即確定商業流程、團隊結果以及後續步驟,無需過多細節。
- 推動力。 由於 BPMN 能促進各部門進行有效且高效率的溝通,因此員工便能夠建立流程圖來代表他們的商業流程和其他活動。當團隊成員能夠迅速理解您的圖表時,對方便能更快速地做出明智的商業決策。
BPMN 的運作機制
BPMN 提供的視覺流程能消弭內外部團隊之間的溝通隔閡,並呈現從第一個步驟到最後一個步驟所需的動作。除此之外,做為全球流程制定標準的 BPMN 一直以來都維持單一來源的狀態。
BPMN 原先是由業務流程管理倡議組織 (BPMI) 開發出來的,但自從該公司於 2005 年與對象管理組織 (OMG) 合併後,就一直是由 OMG 進行維護。OMG 目前涵蓋其他全球標準,並協助制定各種技術和產業的企業整合標準。BPMN 的名稱在 2.0 版本中從「商業流程模型示意圖」改為「商業流程模型和標記法」。
由於 BPMN 的首要任務是建立易於理解的流程模型標記法,且要傳達其固有的複雜特性,因此 BPMN 會透過將圖形化層面整理成特定類別來應對這項問題。BPMN 透過使用一組小的標記法類別來協助讀者辨識圖表中的符號,讓讀者成功找出必要元素,以及了解手邊的圖表。BPMN 旨在擷取相關資料,並以圖形化方式為所有團隊精準且一致地呈現這些資料。您可以在不改變圖表外觀與風格的情況下,將其他資訊和背景資料新增到流程圖中。每一個符號和圖示都有其特定意義,或對某一項動作的注意事項。
建立 BPMN 圖非常簡單 (尤其是已使用過圖表製作軟體的情況下)。您必須了解和部署所有 BPMN 圖表使用的視覺語言和設計元素,以便建立流程的視覺呈現。
BPMN 設計元素
BPMN 是一系列符號和規則,用於說明如何將這類符號連結至商業流程模型。這些模型使用的 BPMN 語言是以分成以下五種元素的流程圖和圖形化標記法為基礎。
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流程圖
流程圖會連結有助於制定流程的元素。
- 事件:以圓圈形式呈現,代表一個事件的發生。事件分成以下三種類型:一開始先表達流程的第一步,接著描述頭尾之間發生的事件,最後表達您商業流程的最終階段。
- 活動:在視覺上呈現為圓角矩形,代表由人員或系統執行的任務。BPMN 有四種活動類型:工作、子流程、呼叫和處置。
- 閘道:菱形圖示表示活動必須經過不同的程序流程。幾種不同的閘道符號會分離和連結流程,包括排除、納入、並行和複雜閘道。
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連結物件
連結物件代表的是物件在流程中連結的方式。
- 順序流程:透過實線和箭頭來呈現商業活動的順序。
- 訊息流程:以虛線、圓圈和箭頭來呈現在不同部門或組織之間「流動」的訊息。
- 關聯:將實體物件或文字連結至事件、活動或閘道的虛線。
- 資料關聯:這些含有箭頭的虛線代表的是具有流程物件的資料。資料關聯會呈現活動的輸入和輸出。
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泳道
泳道是呈現流程參與者和各環節負責對象的圖形化圖示。
- 集區:這些是流程中的重要參與者 (無論是在公司內部還是外部)。
- 線道:這類物件會呈現參與者的活動和流程,並決定對方在流程中的責任。多條線道可以組成一個單一集區,因為集區是取決於流程中的組別必須完成的動作。
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實體物件
實體物件可以在不影響流程的情況下闡明新增至圖表的資訊。實體物件會透過關聯連結來與流程或連結建立關聯。
- 文字註釋:將提供的背景資訊複製到圖表中。
- 群組:在不改變圖表流程的情況下,對活動進行邏輯分組。
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資料
資料物件提供產生或執行商業流程所需的資訊 (以檔案圖示呈現)。此外,資料物件也被視為是實體物件,因為它們不會直接對訊息或順序流產生影響。
- 資料物件:顯示活動的必要資料。
- 資料輸入:整個流程的外部資料輸入。
- 資料輸出:該資料在整個流程的結果。
- 資料存放區:讀取或寫入資料的位置 (在整個流程中都會存在)。
最新版本「BPMN 2.0」建立在先前版本之上,提供了一套更廣泛的圖示、符號和標記法,使您在有需要時可以提供更多的細節。
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常見問題集
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BPMN 會以標準化且易於理解的方式記錄完成商業流程所需的一系列事件。
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商業流程模型會將公司的商業流程或工作流程以圖形化方式呈現,進而找出潛在的改進方向。
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BPM 與 BPMN 的差別在於,BPM 會描述完成組織目標所需的工作指派方式,而 BPMN 則會說明所有類型的商業流程。
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BPMN 被認為是一種圖形程式設計語言,因為每一個圖示在標準化流程中都有明確的用途。
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流程圖是一種沒有標準的圖形呈現方式,而 BPMN 則是一種有標準基礎的商業流程圖形呈現方法。
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