След 2 седмици вкъщи: какво научихме за дистанционната работа

През двете седмици, откакто нашият екип тук, в Пюджит Саунд, премина към дистанционна работа, борбата срещу COVID-19 се засили. Много хора в държави от цял свят просто си стоят вкъщи. Със затворените училища, църкви, фирми и офиси разбираме какво наистина означава да бъдем вкъщи със семействата си през цялото време, като същевременно се опитваме да бъдем продуктивни и свързани с нашите служебни екипи. Има толкова много за научаване. Настоящата ситуация принуди екипа ми да погледне по нов начин към всичко – от планирането на събранията до начините, по които управляваме нашите екипи – и чух от много клиенти, че правят същото. Исках да споделя с вас някои от важните неща, които открихме до момента, като напълно дистанционен екип. Надявам се, че тези уроци ще ви се сторят полезни, докато се ориентирате в собствената ви работа.

Кратка забележка, преди да се задълбочим: Използваме това пространство за споделяне на съвети, разкази на клиенти и информация по време на епидемията от COVID-19. Тази публикация е продължение на една от миналата седмица, която описва подробно съвети за преминаване към дистанционна работа с Microsoft Teams. Освен това предложихме указания за прехвърлянето на събития на живо в онлайн пространството – с подробности за използването на инструментите на Microsoft, както и идеи от нашия лидер на събитията в Microsoft. Споделихме и съвети за ИТ отделите и директорите по защита на информацията от лидери в тези области. През следващите дни ще продължим да публикуваме още съдържание, свързано с дистанционната работа, така че проверявайте често. Добре, нека се съсредоточим върху наученото през последните две седмици.

1. Указания за споделяне на работа от дома

Повечето организации имат обучителни наръчници за начина, по който служителите трябва да се ориентират в своята офисна среда. Когато преминахме към дистанционна работа, бързо осъзнахме, че служителите имат нужда от указания и за този тип работа. Много от нас се сблъскват с дистанционната работа за първи път и имат много малко време, за да се подготвят за промяната. Нашият екип има въпроси: Как да настроите място, където можете да се концентрирате? Как да поддържате връзка, когато не можете да се срещате лице в лице? Защо изглежда, че моментът никога не е подходящ за почивка? Добавете предизвикателствата, свързани с децата и други зависими членове на семейството вкъщи – реалност за много от нас по време на тази епидемия – и ще разберете, че някои служители се изправят неизбежно пред сериозни затруднения.

В отговор на тази потребност миналата седмица разпратихме всеобхватно ръководство за работа от вкъщи на служителите. Помислихме, че то може да ви е от полза, затова създадохме версия за клиенти за вас, която можете да споделите с вашите служители, както намерите за добре. То е пълно с конкретни съвети за всичко – от настройването на вашите физически и виртуални работни станции до най-добрите практики за съобщаване на наличността на членовете на екипа.

2. Управление на последователни събрания

В офиса последователните събрания имат естествени паузи между тях. Има ги разходката по коридора, онези първи няколко момента на масата, когато чакате всички да пристигнат, и свободните разговори, докато членовете на екипа се поздравяват и споделят набързо новости. Често почти не забелязваме тези малки паузи за почивка, докато минаваме през работната си седмица. След това преминаваме към дистанционна работа и осъзнаваме колко много се нуждаем от тях, за да накъсаме неспирния ход на деня, изпълнен с множество срещи.

Как да се уверите, че вие и вашият екип се срещате толкова често, колкото е необходимо, но можете и да си починете междувременно? Съветваме служителите да планират приключването на събранията пет минути преди края на кръгъл или половин час. Това малко съкращава времето ви заедно, но върши чудесна работа за избягване на потенциалната преумора от последователните срещи.

3. Създаване на място за разпускане на хората

Когато работим в света, намираме ежедневни начини за разпускане, често дори без да се опитваме. Приготвянето на вечеря за семейството, срещата с приятели на тренировка след работа или ежедневното „отнасяне“ в автобуса на път към вкъщи ни помагат да се дистанцираме от събитията през деня, така че да можем да се подготвим за следващия. Дори при най-добри обстоятелства разпускането може да е трудно, когато работите дистанционно. За да помогнем на нашите служители, започнахме да предлагаме виртуални сесии за медитация, към които могат да се присъединят, когато имат нужда да се откъснат за малко от работата.

Ако решите да направите същото, тук има няколко практически съвета, които да споделите със служителите, участващи за първи път в онлайн класове по медитация. Първо, намерете тихо място, където няма да ви прекъсват. След това, заглушете микрофона си, така че другите да могат да се насладят на тишината. И накрая, използвайте камерата си, за да гледате водещия на сесията за указания относно техниките на дишане. След като почувствате, че сте ги усвоили, можете да изключите камерата, за да се съсредоточите изцяло върху успокояването на ума ви.

4. Непрекъснато насърчаване на екипната култура

От общи събрания до отпразнуване на малки постижения – здравата екипна култура зависи от чести събирания. С толкова много от нас, които преминават внезапно към дистанционна работа, е изкушаващо да превключим в режим „само най-важното“, отлагайки важни събития и забавни моменти за екипа до момента, в който успеем да се върнем към нормалното.

Открихме, че при възможност е най-добре да продължим да изграждаме екипната култура дори ако се налага да го правим разделени. Планирали сте парти за рождения ден на член от екипа? Присъединете се към събрание на Teams и изпратете стикери за рожден ден. Предстои голяма търговска конференция в офиса? Започнете да мислите как да я проведете виртуално. А ако е време за тримесечния ви тиймбилдинг извън офиса, просто го направете. Екипът ви ще бъде повече от готов да сподели идеи и да осъществи връзка. Събиранията, които подпомагат насърчаването на екипната култура, може първоначално да изглеждат трудни за провеждане дистанционно, но допълнителните усилия за поддържането на връзка между всички и вървенето напред си струват.

5. Упражняване на основни управленски умения

Служителите разчитат на ръководителите си да ги проверяват, да ги напътстват в промените и да демонстрират любопитство, за да им помагат да разрешават проблеми и да творят. Докато членовете на екипа ви се ориентират в един изцяло нов начин на работа, като същевременно се ориентират в глобалната здравна криза, те имат нужда от вашата подкрепа като ръководител повече от всякога. Как обаче можете да управлявате успешно, когато работите разделени?

Споделихме какво научихме за дистанционното управление в ръководство за работа от вкъщи. Това включва засилване на приобщаването, често проверяване и напътстване на членовете на вашия екип, за да им помогнете да открият собствени най-добри практики за дистанционна работа. Всеки служител се изправя пред уникални предизвикателства точно в този момент и всеки служител ще подходи към ситуацията различно. Като ръководители, за вас е изключително важно да се опитате да разберете и да реагирате на индивидуалните им нужди във възможно най-голяма степен.

Тези уроци отразяват някои от нашите ранни изводи след две седмици на дистанционно учене. От планирането на събрания през осигуряването на паузи за почивка до ефективното управление на отдалечени екипи – научаваме толкова много за този нов начин на работа. Сигурен съм, че тези уроци ще имат дълготрайно значение и след епидемията от COVID-19, тъй като организациите навсякъде продължават да поставят приоритет върху дистанционната работа. Но искаме да научим какво вие и вашият екип мислите, както и какво научавате. Моля, присъединете се към разговора в нашата общност за създаване на възможности за дистанционна работа.